# 職場工作者的第一守則

## 文件
1. 文件別全形、半形字跟標點符號混雜。
2. 投影片要上頁碼，Feedback Q&A 才知道要討論哪裡。
3. 文件條列式編碼不要要自己打，要使用預設編碼功能。
4. Ctrl+S 隨時存擋、Ctrl+Z 復原、Ctrl+Shift+V 去格式貼上等快捷鍵很好用。
5. Word 換頁不要一直按 enter，用分頁符號 / Ctrl+Enter。
6. 進階：學會 VLOOKUP 怎用。
7. 複製貼上要懂得用文字編輯器洗掉格式；至少要用 Ctrl+Shift+V。
8. 文件正確的使用標點符號，還有善用 tab 鍵。
9. 文件要使用追蹤修訂、修訂建議功能。 [使用方法](https://support.google.com/docs/answer/6033474)
10. 檔案名稱命名對於版本管理很重要。 [參考資料](https://www.itread01.com/content/1549022763.html)
11. 如果文件內容要對方拿去用的，不要給對方 PDF 檔，除非你就是要折磨他（若是要給對方列印的，給 PDF 檔格式才不會亂）。
12. Word 裡面請用段落排版，不要拉尺規。
13. Excel 表格要置中對齊。
14. Word 和 PPT 請避免用新細明體（老闆跟公部門可以是例外）。
15. Excel 檔的不同工作表要看，很多檔案不是只有開起來看到的那張工作表，還有別張。
16. 文件丟出前請檢查一遍有無錯字。
17. 文件中的數字，尤其是金額，請養成千分位逗點的習慣。
18. 中文和英文之間加空格。「有研究顯示，打字的時候不喜歡在中文和英文之間加空格的人，感情路都走得很辛苦，有七成的比例會在 34 歲的時候跟自己不愛的人結婚，而其餘三成的人最後只能把遺產留給自己的貓。畢竟愛情跟書寫都需要適時地留白。」[中文文案排版指北](https://github.com/sparanoid/chinese-copywriting-guidelines?fbclid=IwAR3b9cs01VqLLEcs1MydBCTxdb2GrLfkJHQTQMag4_c2Q7vhT8nTB3Pr1J4)

## 信件
1. 搞懂密件副本，不要寄一封信結果讓所有收信者都知道大家的 E-mail 了。（通常是對外部時）；對內部有時反而是要 CC 所有相關人士以便後續收件者全部回覆。
2. 使用簽名檔，第一次寫信給別人，請自己先介紹自己。
3. 不要每封 Email 回覆都要換標題。
4. 回覆 Email thread 時從最新的那封回覆起。
5. 信件記得寫主旨 / 寫有意義能搜尋到的主旨。
6. 收到那種寄給全部門的信，回信時不要按回覆全部人。
7. 在信件中先簡單解釋一下重點，不要只寄一個空白信加一個附件。
8. Email 不是寄了就是表示對方看了。
9. 寄合約回對方公司請不要寄到對方的負責人。
10. 電話中要留對方 Email 時不用問是大小寫。Email 沒有區分大小寫，都收得到，請輸入小寫就好了。
11. Email 個人訊息要記得改，不要把私人暱稱或是不正式的照片放在上面。
12. 客戶叫做 Cathy 的很多個，使用 Email address 快速記憶鍵入時，記得看清楚寄給哪個 Cathy，不然把機密文件寄錯客戶就死定了。
13. 善用收回信件功能。
14. 寫信開頭請不要用 Dear！用 Hello 或 Hi 比較安全。
15. 不要濫用驚歎號，建議也不要濫用點點點。
16. 寫 Email 請不要只會複製貼上前人的回應，只改個署名，不要當個機器人。
17. 信件內文要看完不要只看主旨。
18. 一封信裡面，字體大小顏色都要統一。

## 溝通
1. 不要回：「恩恩」，請回「ok」、「好的」；不知道回什麼就回「謝謝」。尤其跟主管說話不要說「好喔」。
2. 如果有緊急事情要去聯繫，請不要說「我已經發 Email 了，可是對方都沒回。」，「我有打桌機了，都找不到人。」，是在哈囉？既然緊急，就是要找到人為止，想盡一切辦法包括打手機、傳簡訊（如果 Line 也已讀不回的話）。
3. 私下文字溝通一定要加波浪，才不會讓別人覺得太兇。
4. 跟客戶和主管溝通重要事項和傳檔案一定要寄信，不是以為只丟 LINE 就結束了。
5. 跟女性應對，就算覺得對方年紀比較大，也不要自動喊人家「姊」。
6. 在吸煙室跟其他部門同事聊 30 分鐘，可以獲得大量資訊。
7. 大多數名詞都可以找到相對應的英文，不要自己發明一個然後沒有人懂你在講什麼。
8. 客戶如果真的用 LINE 傳文件一定要先下載下來，期限過了會無法下載。
9. 重要文件不要用該死的 LINE 傳在公開串。
10. 要打電話解釋自己提供給別人的檔案之前，先把檔案寄出。
11. 不要在網路上抱怨公司/合作夥伴/廠商/客戶的事，需要協助可以直接找主管或公司溝通。
12. 給人聯絡方式時，不要只給張截圖，請把數字文字打出來。
13. 重要的事情直接打電話聯絡；不重要的事情可以用 Email 或 SNS（Line 或其他的通訊 APP）。
14. 你是來工作的，不是來交朋友的。不要把同事預設成朋友。
15. 臉書抱怨主管不要開地球。
16. 不要以為同事不這樣做是因為別人比您笨，請先了解整個環節狀況生態流程再提出建議！
17. 跟警衛、櫃檯、掃地阿姨打好關係。
18. 可以一個對話框交代完的就請不要拆成好幾個訊息發 Line。
19. 慎選公司小團體，安全牌是先加入零食飲料購買團。
20. 不要隨便把主管的電話給廠商或客戶。
21. 不要說「收到」，要說「收到，我會怎麼處理、哪時候交」。
22. 不要每次都只問一句「你在忙嗎？你有空嗎？」要告訴我你要幹嘛我才能決定我有沒有空！
23. 不要遇到事情直接回答「我不會」，你可以說「我沒做過但我會試試看，如果我有問題可以請教你嗎？」
24. 不要白目的一直問前輩可以上網查到的東西。
25. 設計人員提出需求或指派設計人員工作，有需要圖片的，是商標的就最好提供向量檔，否則請至少確認檔案夠大，不然會⋯效果很糟，別浪費互相的時間。
26. 要筆記下自己工作內容和進度備詢。
27. 不要在非上班時間找老闆同事客戶，除非有關錢的大事情。
28. 搞清楚（客戶或職場上的）職稱大小，以免失態或得罪客戶。
29. 公司事情上媒體請不要自作聰明的在臉書高論，應等公關部門擬好講稿統一發布。

## 電話
1. 不管代主管還是同事接電話，或是接到業務電話，請記得留下對方大名、職稱與手機（盡量要到），不要一問三不知來電者何人，讓人不知道事情輕重及如何回應。
2. 轉接電話給主管要先問主管接不接，問的時候先把電話靜音。
3. 幫別人代接電話的時候，不要說他在廁所或他在幹嘛，直接講他不在座位上就好，沒人想知道你同事廁所上多久。
4. 接電話小聲一點，沒人想聽你聊什麼。

## 主管
1. 做什麼都要 C.C 給主管讓他知道你有在做事 最好附上數據跟圖表 看起來專業點。（事情都要 C.C 給主管，就算是別單位口頭發的需求）
2. 當天臨時請假請用電話跟直屬主管請假，而不是用 Line 交代我明天請假。
3. 記得好事壞事都要定時跟主管主動回報，不要讓主管太過「驚喜」。
4. 跟主管外出開會請記得主動跟小黃大哥報地址，也要準備好車資。
5. 如果要出門，請記得自己老闆的職稱。
6. 陪主管出去跟客戶吃飯，請負責張羅碗筷茶水，且請坐在上菜的位子，別白目等著被伺候。
7. 跟主管搭小黃，請先坐進去後座左側或是副駕，右後方是大位。
8. 新人有建議權，但主管有決定權，不要自作主張，搞不清楚是主管說了算。可以勇於提出意見，但意見如果不被採納，照主管的指示去做就是了，因為責任和風險是主管要扛的、要面對的。
9. 遇到問題要說，沒遇到問題，事情做好也要主動回報。
10. 主管交辦的事項，如果沒有壓日期、而新人自己也沒問死線是何時，那就是當天下班前要交，沒完成也要跟主管講一下進度與難處。
11. 知道大老闆的名字。
12. 同事和主管講好話很高機率是客套，但是他們的批評一定要記住。
13. 當主管要你下班前給資料。假設你的下班時間是六點，別傻傻的真的 17:59 分給，你是要主管加班幫你看資料嗎？
14. 不要一開始就不照 SOP 走。
15. 開始做了不熟的事都要講，也要請人檢查是否正確。
16. 錯誤發生就算不會處理也要出面道歉並且尋求協助，不要讓大家幫你擦屁股。
17. 說幾點上班就是幾點上班！說幾點下班不是幾點就真的可以下班。

## 開會
1. 開會前先把通訊軟體都登出，免得講到一半忽然蹦出通知，尷尬。
2. 菜鳥寫會議紀錄，如果有 Follow up 事項，壓的日期要由有決定權的人拍版而不是讓與會者隨便糊弄。
3. 線上開會沒要說話的話記得保持 Mic 靜音。
4. 會議準時出席。

## 行政
1. 發票等重要文件要寄掛號，不是平信；寄給公司請在信封上寫公司收，並標註是發票，不要直接寫老闆名字 XXX 收。
2. 手寫發票先寫好金額數字、統編、再寫抬頭。
3. 抬頭統編請存在自己的手機記事本和名片上。
4. 匯款不要自己扣手續費，會計會對不起來。（更好的做法是在 E-mail 附上單據，說原款項多少，對方是否有註明手續費由誰支付）
5. 要人家匯款時請提供銀行名、分行名、帳號、正確的戶名。
7. 不要寄方向不對的掃描檔出來。
8. 學會影印機該怎麼用，不要老是問人。
9. 午休時間 12點-1點 給予彈性，不要到職後馬上自動調整為 12點-2點。
10. 訂 KTV 時自告奮勇。
11. 不小心關掉網頁可以按 Ctrl+Shift+T
12. 便當不能整間公司都訂一樣的 [精華細節](https://www.facebook.com/notes/郭力維/劇場人的訂便當指南/10156810206988927/?hc_location=ufi)
* 計算便當數量（要不要多訂、配合中後段才到的人另外訂）
* 評估特殊需求（有的人吃全素、有的人不吃牛、有的人海鮮會過敏）
* 選擇店家（能否配合我們要的數量外送，太多太少都可能會被打槍；大家吃膩了沒）
* 電話聯繫與決定菜色（通常因為會叫外送業者提早送到，所以要考慮到食物一定會冷掉，會吸收湯水的麵點、冷掉會顯得油膩的炸物就不適合作為會議便當）
* 便當送到一定要核對金額數量、有無報帳收據！拿到後馬上分類以減少拿錯便當的可能（尤其是前有第二點的特殊需求時）
* 廠商報價請確認金額是否含稅。
* 收好單據，記得時限內報帳。
* 報價單請寄 PDF 檔，不要寄 Excel 又帶有利潤計算公式的給客戶。

> 參考資料來源：[李柏鋒臉書貼文](https://www.facebook.com/firefly88/posts/10158864922104375?comment_id=10158866317029375&notif_id=1603992106578740&notif_t=feedback_reaction_generic_tagged&ref=notif) 眾人回答