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title: 文件：後疫情時代的新課題，企業該如何管理遠端協作並保持生產力
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# 文件：後疫情時代的新課題，企業如何管理遠端協作並保持生產力

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<b><a href="https://hackmd.io/@StanleyWu"> Stanley</a></b>
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面惡心善的業務經理
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自疫情爆發，Work From Home 已經成為工作常態，許多國內外的企業紛紛鼓勵員工在家工作，甚至大方贊助居家辦公所需用品，只為了降低員工感染的風險。

如今疫情減緩，當企業要求員工回到辦公室恢復過去的辦公型態，多數的員工卻希望維持「遠端工作」，甚至不惜主動辭職尋求可以遠端工作的職務，企業主這才發現一切都回不去了。

實體、遠端工作的溝通與轉換，該怎麼辦？

## 遠端工作是趨勢，如何管理保持生產力是新課題

2019年 VMware 的《數位化員工體驗調查》顯示，78% 的亞太地區受訪者希望能 **「更輕鬆地在辦公室以外的地方工作」**。

而最新一期的《麥肯錫季刊》表示，自 2021 年 4 月以來掀起了大離職潮 (The Great Resignation)，已有超過 1,900 萬美國員工主動辭職（持續增加中），人們並沒有在逐漸復甦的經濟下擁抱工作，反而選擇在高失業率的狀態下，離開現有的工作型態，其中遠端工作的職務成為了熱門選擇。

產業結構發生變化，部署遠端工作的企業組識，該如何管理遠端協作並保持生產力，成為了新的課題。

## 線上會議效率不佳，可能乎略了會議紀錄的重要性

因為疫情無法進行實體會議，企業大量啟用各家視訊會議服務來進行會議討論，少了面對面的監督，發生了許多問題讓會議效率大打折扣，除了會議無法準時開始、話語權不均、容易離題或分心，更嚴重的是，因為缺乏組織性的管理及紀錄，最容易發生 **「會而不議、議而不決、決而不行」** 三種狀況。

文字紀錄，是為了為確保與會者對過程及結論的認知一致，此時會議紀錄的重要性更為突顯。

**掌握會議紀錄三大重點**
* 議程（Agenda）
* 關鍵人物（Key Person）
* 執行決策（Action Item）

## 建立議程，任務指派，進度追蹤


公司成員分佈在兩個時區，基本維持遠端辦公 (Remote-Work)，會議都需以視訊方式進行，讓我們來看看 HackMD 業務團隊如何使用自家的文件協作服務來完成會議紀錄。

1. 事前準備效率加倍
- 在例行會議的前一週，就預先建立會議文件並套用設定的範本，團隊成員就會各自依照議程大綱編輯內容，需要補充的檔案資料或圖片，可透過上傳、嵌入 iframe 或使用建立連結的方式整統於會議文件內，這樣一來會議上需要討論及決策的項目也可以明確有效的進行溝通。

2. 善用標記帳號功能
- 若有需要同仁協助或是指派任務的事項，在文件內 @標記帳號，負責執行的同仁便可收到通知並進行確認回覆，這樣一來也大大減少因課責不明產生的問題。

3. 協作編輯權限分層
- 難免會遇到臨時性的會議，與會者以即時協作編輯的方式將會議討論過程給紀錄下來，內容上有誤解或落差的部份也可立即提出修正，主要為了能將會議過程還原並確認共識，若有需要補充之處，會後也可編輯修改，HackMD 會自動標註編輯者及版本控管功能。
- 若需要與客戶或外部合作夥伴進行會議時，因文件與使用者權限各自獨立，可邀請訪客到指定的議文件協作，並設定編輯或閱讀不同的權限管理。

4. 紀錄問題臨時動議
- 會議過程中，團隊成員也習慣先將問題紀錄下再進行討論，避免影響議程的進行，造成會議時間延宕。

5. 留言討論追蹤進度
- 紀錄好決策項目並標記各項的負責人後，剩下的就是追蹤執行進度。過程中，除了在通訊軟體上即時溝通，由於分屬兩個不同的時區，有時太過即時的通訊軟體反而是種打擾；所以，團隊習慣在 **文件段落內使用留言功能**，除了讓討論重點更聚焦，也方便隨時補充重要資訊讓內容更完整。

## 效率來自信任，打造高效、數位的工作環境

打造數位工作環境需先盤點自身的需求，制定遠端工作策略並選擇最適合團隊運作的協作工具組合。除此之外，企業管理者需積極建立團隊溝通及協作的管道，培養注重結果的工作文化，而非固守既定辦公形式。

從微觀管理 (Micromanagement) ，轉向尊重與信任，讓人才無論在什麼地方，都能夠發揮所能。信任，是後疫情時代的課題，也是企業如何留住人才提升競爭力的關鍵。

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