--- title: 文件:後疫情時代的新課題,企業該如何管理遠端協作並保持生產力 tags: blog image: https://hackmd.io/_uploads/HyS5iCd8Y.png --- ![](https://hackmd.io/_uploads/rJbqjAOLY.png) {%hackmd @hackmd/blog-article-base-layout %} >:point_left: 回到 [HackMD 中文官方部落格](https://hackmd.io/@hackmd/blog-tw/https%3A%2F%2Fhackmd.io%2F%40hackmd%2Fblog-home) :point_right: [本文單篇連結](https://hackmd.io/@hackmd/productive_remowork) # 文件:後疫情時代的新課題,企業如何管理遠端協作並保持生產力 <div class="author-info flex justify-start items-center"> <img src="https://hackmd.io/_uploads/rk8IuCUBF.png" class="img-circle" height="50"> <div> <b><a href="https://hackmd.io/@StanleyWu"> Stanley</a></b> <br> 面惡心善的業務經理 </div> </div> 自疫情爆發,Work From Home 已經成為工作常態,許多國內外的企業紛紛鼓勵員工在家工作,甚至大方贊助居家辦公所需用品,只為了降低員工感染的風險。 如今疫情減緩,當企業要求員工回到辦公室恢復過去的辦公型態,多數的員工卻希望維持「遠端工作」,甚至不惜主動辭職尋求可以遠端工作的職務,企業主這才發現一切都回不去了。 實體、遠端工作的溝通與轉換,該怎麼辦? ## 遠端工作是趨勢,如何管理保持生產力是新課題 2019年 VMware 的《數位化員工體驗調查》顯示,78% 的亞太地區受訪者希望能 **「更輕鬆地在辦公室以外的地方工作」**。 而最新一期的《麥肯錫季刊》表示,自 2021 年 4 月以來掀起了大離職潮 (The Great Resignation),已有超過 1,900 萬美國員工主動辭職(持續增加中),人們並沒有在逐漸復甦的經濟下擁抱工作,反而選擇在高失業率的狀態下,離開現有的工作型態,其中遠端工作的職務成為了熱門選擇。 產業結構發生變化,部署遠端工作的企業組識,該如何管理遠端協作並保持生產力,成為了新的課題。 ## 線上會議效率不佳,可能乎略了會議紀錄的重要性 因為疫情無法進行實體會議,企業大量啟用各家視訊會議服務來進行會議討論,少了面對面的監督,發生了許多問題讓會議效率大打折扣,除了會議無法準時開始、話語權不均、容易離題或分心,更嚴重的是,因為缺乏組織性的管理及紀錄,最容易發生 **「會而不議、議而不決、決而不行」** 三種狀況。 文字紀錄,是為了為確保與會者對過程及結論的認知一致,此時會議紀錄的重要性更為突顯。 **掌握會議紀錄三大重點** * 議程(Agenda) * 關鍵人物(Key Person) * 執行決策(Action Item) ## 建立議程,任務指派,進度追蹤 ![](https://hackmd.io/_uploads/HyS5iCd8Y.png) 公司成員分佈在兩個時區,基本維持遠端辦公 (Remote-Work),會議都需以視訊方式進行,讓我們來看看 HackMD 業務團隊如何使用自家的文件協作服務來完成會議紀錄。 1. 事前準備效率加倍 - 在例行會議的前一週,就預先建立會議文件並套用設定的範本,團隊成員就會各自依照議程大綱編輯內容,需要補充的檔案資料或圖片,可透過上傳、嵌入 iframe 或使用建立連結的方式整統於會議文件內,這樣一來會議上需要討論及決策的項目也可以明確有效的進行溝通。 2. 善用標記帳號功能 - 若有需要同仁協助或是指派任務的事項,在文件內 @標記帳號,負責執行的同仁便可收到通知並進行確認回覆,這樣一來也大大減少因課責不明產生的問題。 3. 協作編輯權限分層 - 難免會遇到臨時性的會議,與會者以即時協作編輯的方式將會議討論過程給紀錄下來,內容上有誤解或落差的部份也可立即提出修正,主要為了能將會議過程還原並確認共識,若有需要補充之處,會後也可編輯修改,HackMD 會自動標註編輯者及版本控管功能。 - 若需要與客戶或外部合作夥伴進行會議時,因文件與使用者權限各自獨立,可邀請訪客到指定的議文件協作,並設定編輯或閱讀不同的權限管理。 4. 紀錄問題臨時動議 - 會議過程中,團隊成員也習慣先將問題紀錄下再進行討論,避免影響議程的進行,造成會議時間延宕。 5. 留言討論追蹤進度 - 紀錄好決策項目並標記各項的負責人後,剩下的就是追蹤執行進度。過程中,除了在通訊軟體上即時溝通,由於分屬兩個不同的時區,有時太過即時的通訊軟體反而是種打擾;所以,團隊習慣在 **文件段落內使用留言功能**,除了讓討論重點更聚焦,也方便隨時補充重要資訊讓內容更完整。 ## 效率來自信任,打造高效、數位的工作環境 打造數位工作環境需先盤點自身的需求,制定遠端工作策略並選擇最適合團隊運作的協作工具組合。除此之外,企業管理者需積極建立團隊溝通及協作的管道,培養注重結果的工作文化,而非固守既定辦公形式。 從微觀管理 (Micromanagement) ,轉向尊重與信任,讓人才無論在什麼地方,都能夠發揮所能。信任,是後疫情時代的課題,也是企業如何留住人才提升競爭力的關鍵。 {%hackmd Bf1L2utoQm6ys8U-0bY7Tw %}