行政幹訓（職責與歷屆習慣）

--- tags: 組訓-幹訓 title: 行政幹訓（職責與歷屆習慣） --- # 行政幹訓（職責、歷屆習慣、能力） ---- [TOC] ---- ## 行政負責內容 - 社團規劃 - 活動籌備 - 學校跑單 - 製作社團評鑑(社長) ### 社團規劃 - 社團的發展方向？「電算社」？ - 社團要辦什麼活動，跟誰辦，辦什麼？ - 社團的經費要怎麼使用？ - 使用社辦空間 --- ### 歷屆活動 #### 靜態展 #### （13校15社）聯合迎新：有點小莫名的東西orz 簡單來說，就是聚集了很多學校沒有活動經驗的人來生出迎新活動開會超亂，對活動沒什麼概念，會有一些意想不到（*異想天開*）的事情ㄛ對了，附中在這方面沒什麼話語權QQ。四校聯合營隊但沒有副中QQ，附中交友圈ㄎㄅ ##### before: 附中山聯合社課，北一附中聯合社課。 #### 校內迎新 after社課小活動，讓大家認識彼此。沒辦過不清楚，提個小方向maybe你們可以做。 #### 送舊送大屆學長的活動，主要是吃飯，maybe有一點小活動，準備送舊禮。 #### 資訊營有什麼問題等一下在討論時間問 #### 茶會 #### 因為是社團幹部內部的活動，所以彈性很大，盡情發揮。通常來說，茶會是在暑假某天的下午（盡量是假日），然後就是你們和我們的交接，實體的話可以邀請外校的人，有時會準備吃的。 before: 流程，我們之前交接前有玩一些破冰遊戲，中間讓大家熟悉彼此後（因為是四社聯合交接），再玩一個劇本殺，最後才開始交接行程。交接過程中需要一個主持人（44屆），然後就maybe一個一個幹部進行交接，通常正副社長留在最後，如果有沒有對到的幹部，需要有人代替（例如你們的學術比較多，可能就要有人交接多次），交接的人可以準備一些感言，然後maybe會交換禮物。至於交接要實體還是線上呢，你們可以自己決定，而以過來人的經驗，線上適合的活動不多，很常會有尷尬的現象；而如果你們決定要實體，記得先找好場地，確定防疫規範（如果臨時要改線上需要提早通知）關於活動呢，實體的話蠻好解決的，不過要注意場地問題。（對了，如果沒有要跟其他校合辦，那就不用破冰活動）說到合辦，如果要合辦的話，你們需要想想有什麼多人活動是「需要那麼多人的」，上一屆面臨到的情況是，那麼多人（100多人）的茶會，跟四校分開其實沒什麼區別，反而有很多的管理困難（ex gather太多人會當掉，前期開會的時候要一直喬時間等等）。 #### 青苑聚集很多大屆學長姐來相聚的活動，重點擺在相聚而不是活動，你們只要負責找場地以及清點人數就可以，時間通常半在晚飯時間過後，地點不限，之前是在人性空間（好處是有桌遊，不再人性空間的話，記得帶一些桌遊過去），辦在暑假尾聲為佳。 #### 聯合社課是個體現公關作用的活動，究竟公關能不能找到學校願意合辦聯合社課呢？聯合社課是在某周假日，聯合社員們上課+活動(也可以純上課or純活動?) 上課的部分會選一些比較特別的主題，脫離單純c++。 #### 秋遊歷屆大多是去中研院參觀，聽說有玩活動，但因為疫情所以去年無法去中研院。 (有關中研院的事情可以問42屆的人)去年改成是捷運的解謎。 #### 秋烤往年在秋遊結束後，大家會聚集在松山站河濱烤肉，但去年河濱完全不開放，店裡面烤肉又因為梅花座的關係，訂不到那麼多位子，所以就沒了。 #### 寒訓在清交辦三天兩夜活動必要：領隊，需成年。根大屆學長姐場勘。聯絡，寫正式書信，拒絕方式，講話方式。 #### 迎新舞會：靜態部分：可以製作小短片，宣傳一些電算社酷酷的東西（這個要付錢）動態：上台迎新時還會有社團簡介本要處理，通常就是放一些電算社在幹嘛，特色活動，教學內容等等。 #### 社團博覽會：類似靜態展，~~但比靜態展重要得多~~。一樣是把作品擺在電腦上呈現給別人看。展現一些花招吸引社員，可以show一些酷酷的東西(again?)，maybe遊戲、作品集、比賽成果展現（要有完整得內容，不要只有code），簡單來說就是說服他人加入電算社（108課綱之後，好像有蠻多人因此來crc，maybe你們可以想一些這方面的宣傳點）。 除了這些活動以外，你們當然還可以辦很多創新的活動。活動有分學術性的或是娛樂性的，活動方向由你們自己協商。 ---- ## 行政責任 ### 溝通橋梁身為行政，你會是對活動最了解的人，你應該最清楚此時此刻在幹嘛，每個事件run到什麼程度(概括)，確認事情不要脫節。除此之外，你們也要盡量讓其他人（maybe活動負責人）知道事情進展到哪裡，整體的準備工作處理到什麼程度了，做了什麼決定也要讓其他人知道。 #### 資訊落差一大來源於，行政知道自己需要什麼，但其他人不知道，討論時就會不明白對方立場。 ### 工作分配在大多數情況，把一項工作分配給其他人後，行政就只要對這件事情維持低量關注就好（ex事情會不會做不完，那個人的實行過程有沒有遇到難關，它的成果在執行上有沒有困難），太多的**內容干涉**會讓活動的多樣性降低，也會讓執行得那個人覺得自己做事情上一直被管，產生反感。畢竟大家都有自己的想法，犧牲掉一些自己對活動的執念，而信任其他人，不只可以讓活動更豐富，還可以讓準備過程更和諧。 --- ## 定期籌會 1. Recall For Action 2. 討論事項 <- 會議記錄 3. Call To Action <- 進度追蹤 --- ## 活動的事情與人員安排通常在籌備活動時，總副召會碰到一大堆的應做事項 ex [寒訓五籌](https://hackmd.io/voWPH4rCR3C-HjYGIhZSuQ) 你可以看到，在一次會議當中，除了固定的活動進度回報，通常事情是非常雜亂的。在當次會議中，就同時有，遊覽車，吃飯，預算，粗流細流等等一系列看似毫無相關實際上環環相扣的事情要處理。行政組在籌備活動上，要想辦法**把雜亂的事情整理好**，**安排何時要處理某事**，決定某個籌會要討論什麼，著個工作要分配給誰比較好，並追蹤後續進度（或是請他在籌會回報）。 #### How to 安排何時要處理某事 and 決定某個籌會要討論什麼： 1. 大部分的事情都是扣在一起的，ex 排細流前，粗流一定要先出來，粗流出來前，活動時間(when and how long)要先喬好，喬時間前maybe還要確認場地，人手安排等等。總副召除了要按照事情輕重緩急（時效性）先後討論，更要按照**時序的優先順序**。若想要在 9籌前把細流完整排出來，那麼在8籌就要把前備事項做完。 ###### SITCON 怎麼做 ---- ### 額外補充 #### 1. 開會要注意控制時間，尤其是線上開會。線上開會常常開著開著就離題，或是說著說著就到了所謂的"討論時間" 然後就會漫無目的地討論著，浪費時間。 ##### 該散會就要散會，不一定要拉著大家一起討論 #### 2. 運用工具 1. HackMD 2. Discord 3. 甘特圖 #### 3. 如何正確地「使用」學長姐？通常學長姊沒有時間一個字一句話的看完你們的討論串，或是追你們的會議紀錄、開會時間。有什麼不知道要怎麼處理的問題，建議可以先「主動」描述你們遇到的問題，表達目前的情況(背景)，學長姐才會知道你們想要幹嘛。主動很重要，你們在做活動我們不會主動插手，所以遇到問題要自己講。 #### 4. 會議記錄把所謂的文書角色忘掉，因為每個人都應該具備文書功能。會議記錄是每個人都要學的東西，我們之前的分工是，總召 or 副召開會，另外一個人就當主要紀錄，把開會提到的重點摘要事項記錄下來，確認每個事情都已經有結論（也就是接下來知道要做什麼的狀態），並且把漏掉沒講的事情放到臨時動議。而其他人呢，可以幫忙紀錄會議的其他內容，比如說教學的細節，活動的具體方案，或幫忙打逐字稿，把會議記錄整理或附上其他資料等等，所以大家比較不會是閒著的。 #### 會議記錄的大功能： [寒訓五籌](https://hackmd.io/voWPH4rCR3C-HjYGIhZSuQ) 1. 讓有來會議的，看到會議記錄後可以回想起會議的detail。 2. 讓沒來會議的人，看到會議記錄後可以知道你們每週做了什麼以及你們在會議中決定or討論了什麼。 3. 把每個人接下來一週的工作記錄下來 1. 當事人可以清楚追蹤他的工作。 2. 行政可以監督他每週該有什麼進度。為了要滿足第一點，你們可以做逐字稿，或是以問題，討論，結果的方式呈現。（逐字稿太累的話，可以嘗試看看錄音）為了滿足第二點，你們在開會前，最好都先安排一段時間做進度回報（參加寒訓會議記錄），並且也要記錄下來，而不是覺得「做完了就不記了」，否則會很難讓其他人追蹤目前進度。通常我們（43屆）在開會的時候，在散會前，回由主持人統整大家or每個組在這一個禮拜有什麼工作要做，這對其他人在執行上比較輕鬆。（建議也可以在每週會議後，統整或更新To do list or 甘特圖） ---- [Next one](https://hackmd.io/5UJhiHdbTMiSkxwx7g3oog)