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行政幹訓(職責、歷屆習慣、能力)



行政負責內容

  • 社團規劃
  • 活動籌備
  • 學校跑單
  • 製作社團評鑑(社長)

社團規劃

  • 社團的發展方向? 「電算社」?
  • 社團要辦什麼活動,跟誰辦,辦什麼?
  • 社團的經費要怎麼使用?
  • 使用社辦空間

歷屆活動

靜態展

(13校15社)聯合迎新:

有點小莫名的東西orz
簡單來說,就是聚集了很多學校沒有活動經驗的人來生出迎新活動
開會超亂,對活動沒什麼概念,會有一些意想不到(異想天開)的事情
ㄛ對了,附中在這方面沒什麼話語權QQ。

四校聯合營隊但沒有副中QQ,附中交友圈ㄎㄅ

before: 附中山聯合社課,北一附中聯合社課。

校內迎新

after社課小活動,讓大家認識彼此。
沒辦過不清楚,提個小方向maybe你們可以做。


送舊

送大屆學長的活動,主要是吃飯,maybe有一點小活動,準備送舊禮。


資訊營

有什麼問題等一下在討論時間問


茶會

因為是社團幹部內部的活動,所以彈性很大,盡情發揮。

通常來說,茶會是在暑假某天的下午(盡量是假日),然後就是你們和我們的交接,實體的話可以邀請外校的人,有時會準備吃的。

before:
流程,我們之前交接前有玩一些破冰遊戲,中間讓大家熟悉彼此後(因為是四社聯合交接),再玩一個劇本殺,最後才開始交接行程。

交接過程中需要一個主持人(44屆),然後就maybe一個一個幹部進行交接,通常正副社長留在最後,如果有沒有對到的幹部,需要有人代替(例如你們的學術比較多,可能就要有人交接多次),交接的人可以準備一些感言,然後maybe會交換禮物。

至於交接要實體還是線上呢,你們可以自己決定,而以過來人的經驗,線上適合的活動不多,很常會有尷尬的現象;而如果你們決定要實體,記得先找好場地,確定防疫規範(如果臨時要改線上需要提早通知)

關於活動呢,實體的話蠻好解決的,不過要注意場地問題。
(對了,如果沒有要跟其他校合辦,那就不用破冰活動)

說到合辦,如果要合辦的話,你們需要想想有什麼多人活動是「需要那麼多人的」,上一屆面臨到的情況是,那麼多人(100多人)的茶會,跟四校分開其實沒什麼區別,反而有很多的管理困難(ex gather太多人會當掉,前期開會的時候要一直喬時間等等)。


青苑

聚集很多大屆學長姐來相聚的活動,重點擺在相聚而不是活動,你們只要負責找場地以及清點人數就可以,時間通常半在晚飯時間過後,地點不限,之前是在人性空間(好處是有桌遊,不再人性空間的話,記得帶一些桌遊過去),辦在暑假尾聲為佳。


聯合社課

是個體現公關作用的活動,究竟公關能不能找到學校願意合辦聯合社課呢?
聯合社課是在某周假日,聯合社員們上課+活動(也可以純上課or純活動?)
上課的部分會選一些比較特別的主題,脫離單純c++。


秋遊

歷屆大多是去中研院參觀,聽說有玩活動,但因為疫情所以去年無法去中研院。
(有關中研院的事情可以問42屆的人)去年改成是捷運的解謎。


秋烤

往年在秋遊結束後,大家會聚集在松山站河濱烤肉,
但去年河濱完全不開放,店裡面烤肉又因為梅花座的關係,訂不到那麼多位子,所以就沒了。


寒訓

在清交辦三天兩夜活動
必要:領隊,需成年。根大屆學長姐場勘。
聯絡,寫正式書信,拒絕方式,講話方式。


迎新舞會:

靜態部分:可以製作小短片,宣傳一些電算社酷酷的東西(這個要付錢)
動態:上台
迎新時還會有社團簡介本要處理,通常就是放一些電算社在幹嘛,特色活動,教學內容等等。


社團博覽會:

類似靜態展,但比靜態展重要得多
一樣是把作品擺在電腦上呈現給別人看。
展現一些花招吸引社員,可以show一些酷酷的東西(again?),maybe遊戲、作品集、比賽成果展現(要有完整得內容,不要只有code),簡單來說就是說服他人加入電算社(108課綱之後,好像有蠻多人因此來crc,maybe你們可以想一些這方面的宣傳點)。


除了這些活動以外,你們當然還可以辦很多創新的活動。
活動有分學術性的或是娛樂性的,活動方向由你們自己協商。


行政責任

溝通橋梁

身為行政,你會是對活動最了解的人,你應該最清楚此時此刻在幹嘛,每個事件run到什麼程度(概括),確認事情不要脫節。
除此之外,你們也要盡量讓其他人(maybe活動負責人)知道事情進展到哪裡,整體的準備工作處理到什麼程度了,做了什麼決定也要讓其他人知道。

資訊落差一大來源於,行政知道自己需要什麼,但其他人不知道,討論時就會不明白對方立場。

工作分配

在大多數情況,把一項工作分配給其他人後,行政就只要對這件事情維持低量關注就好(ex事情會不會做不完,那個人的實行過程有沒有遇到難關,它的成果在執行上有沒有困難),太多的內容干涉會讓活動的多樣性降低,也會讓執行得那個人覺得自己做事情上一直被管,產生反感。
畢竟大家都有自己的想法,犧牲掉一些自己對活動的執念,而信任其他人,不只可以讓活動更豐富,還可以讓準備過程更和諧。


定期籌會

  1. Recall For Action
  2. 討論事項 <- 會議記錄
  3. Call To Action <- 進度追蹤

活動的事情與人員安排

通常在籌備活動時,總副召會碰到一大堆的應做事項 ex 寒訓五籌
你可以看到,在一次會議當中,除了固定的活動進度回報,通常事情是非常雜亂的。在當次會議中,就同時有,遊覽車,吃飯,預算,粗流細流等等一系列
看似毫無相關實際上環環相扣的事情要處理。

行政組在籌備活動上,要想辦法把雜亂的事情整理好安排何時要處理某事,決定某個籌會要討論什麼,著個工作要分配給誰比較好,並追蹤後續進度(或是請他在籌會回報)。

How to 安排何時要處理某事 and 決定某個籌會要討論什麼:

  1. 大部分的事情都是扣在一起的,ex 排細流前,粗流一定要先出來,粗流出來前,活動時間(when and how long)要先喬好,喬時間前maybe還要確認場地,人手安排等等。總副召除了要按照事情輕重緩急(時效性)先後討論,更要按照時序的優先順序
    若想要在 9籌 前把細流完整排出來,那麼在8籌就要把前備事項做完。
SITCON 怎麼做

額外補充

1. 開會要注意控制時間,尤其是線上開會。

線上開會常常開著開著就離題,或是說著說著就到了所謂的"討論時間"
然後就會漫無目的地討論著,浪費時間。

該散會就要散會,不一定要拉著大家一起討論

2. 運用工具

  1. HackMD
  2. Discord
  3. 甘特圖

3. 如何正確地「使用」學長姐?

通常學長姊沒有時間一個字一句話的看完你們的討論串,或是追你們的會議紀錄、開會時間。有什麼不知道要怎麼處理的問題,建議可以先「主動」描述你們遇到的問題,表達目前的情況(背景),學長姐才會知道你們想要幹嘛。

主動很重要,你們在做活動我們不會主動插手,所以遇到問題要自己講。

4. 會議記錄

把所謂的文書角色忘掉,因為每個人都應該具備文書功能。
會議記錄是每個人都要學的東西,我們之前的分工是,總召 or 副召開會,另外一個人就當主要紀錄,把開會提到的重點摘要事項記錄下來,確認每個事情都已經有結論(也就是接下來知道要做什麼的狀態),並且把漏掉沒講的事情放到臨時動議。而其他人呢,可以幫忙紀錄會議的其他內容,比如說教學的細節,活動的具體方案,或幫忙打逐字稿,把會議記錄整理或附上其他資料等等,所以大家比較不會是閒著的。

會議記錄的大功能:

寒訓五籌

  1. 讓有來會議的,看到會議記錄後可以回想起會議的detail。
  2. 讓沒來會議的人,看到會議記錄後可以知道你們每週做了什麼以及你們在會議中決定or討論了什麼。
  3. 把每個人接下來一週的工作記錄下來
    1. 當事人可以清楚追蹤他的工作。
    2. 行政可以監督他每週該有什麼進度。

為了要滿足第一點,你們可以做逐字稿,或是以問題,討論,結果的方式呈現。
(逐字稿太累的話,可以嘗試看看錄音)

為了滿足第二點,你們在開會前,最好都先安排一段時間做進度回報(參加寒訓會議記錄),並且也要記錄下來,而不是覺得「做完了就不記了」,否則會很難讓其他人追蹤目前進度。

通常我們(43屆)在開會的時候,在散會前,回由主持人統整大家or每個組在這一個禮拜有什麼工作要做,這對其他人在執行上比較輕鬆。
(建議也可以在每週會議後,統整或更新To do list or 甘特圖)


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