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tags: 組訓-幹訓
title: 行政幹訓（活動籌備）

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# 行政幹訓（活動籌備）

[TOC]

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## 前置項目

1. 確認活動主題(旨)
2. (確定實體還是線上)
3. 確認整體活動項目
4. 確定活動時間（以及工人有空時間）
5. 排定粗流、預估細活動時間、場地(以及確認場地不會撞到)
6. 人員職務分配(粗略)
7. (If 疫情，行政積極確認學校反應)

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## 準備初期

7. (背景執行項目) 想主題、活動名稱
7. 行政排預算表
8. 行政確認及製作[活動企劃書](https://drive.google.com/file/d/1UFUSvtAItR14B0jMKlM_BM_MNJGZWwQP/view)
12. 行政安排deadline
9. 美宣想主視覺
10. 活動們討論主題如何貫穿以及銜接
11. (教學決定課程大綱)

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## 準備中期

14. 活動把活動架構，以及劇情主軸設計出來
13. 美宣開始動工海報、宣傳圖、(衣服or紀念品)
14. 行政確認活動間是否連貫，時間安排上有沒有問題(微調)
15. 行政開始申請場地
16. 行政拉人去做瑣碎的項目(ex保險、遊覽車、住宿、吃飯)
18. 公關開始宣傳、處理招生事項(如何收費、早鳥?、家同)
19. 總務收錢

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## 準備後期

20. 排場勘
21. 行政準備細流
22. 排跑活和試教
23. 總彩排、確認隊輔搞清楚狀況

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## 活動當下

24. 機動組記得拍照(學習歷程、社團評鑑)
25. 準備回饋單

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## 細項

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### 前制項目

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### 1. 確認活動主題(旨)

確認活動的主題要幹嘛
ex資訊營 -> 辦營隊給未入學的學弟妹，茶會 -> 交接
決定活動的傾向(要以學術為主呢，還是以活動為主)

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### 2. (確定實體還是線上)
這點會拉到很前面，是因為實體的活動和線上的活動具有很大的差別，以我們之前的資訊營為例，以下有一個表格可以呈現差異。

| | 實體 | 線上 |
| -------- | -------- | -------- |
| 活動 | 戶外活動占多數，要注意雨備以及道具等問題，通常人與人可以實體接觸會讓互動效果更佳 | 要選擇開場在哪個軟體，活動要設計遊戲(通常線上的創新遊戲比較難)想要的遊戲會不會有連線問題以及收費問題 主持人要一個人Hold住全場 因為他人回應會少很多 互動過程要注意避免尷尬 |
|教學| 要租借教室，確認有無電腦直播 現場可以安排助教幫忙|dc google meet youtube <br> 確認連線、麥克風 <br> 很難直接具體教學情況
|學校|要用附中場地or附中集合 就一定要配合學校填寫很多的相關資料 有可能迫於疫情問題有很多變數|基本上學校的變數會少很多|
|營服，紀念品|可以|不方便
|收費|收費會比較高<br>可以實體或轉帳|收費較低(通常)<br>非轉帳的話很難處理

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### 3. 確認整體活動項目

以資訊營為例，此時要確認"我要辦哪些活動"
ex 大地活動、RPG、密室解謎等等
以及，這些活動要幹嘛，粗略審視一下執行上有沒有困難。
接著，預估這個活動需要多久的時間(ex大地活動我們安排了3小時)，以確認大概要準備多少活動內容。接著考慮有沒有適合的場地。
最後分派活動的負責人，總召盡量不要當活動負責人，分配負責人時，記得確認他本身的工作量(ex 美宣+活動負責人 == 爆肝)。

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### 4. 確定活動時間（以及工人有空時間）
先以google表單確認每個人實體的時間，權衡得失後訂定活動日期。
除了同屆以外，也早一點確定"學長姐有空的時間"
通常活動現場，幹部的人手會不夠，勢必需要學長姊support，越早訂時間，可以越早讓學長姐排開行程。統計完人數，就可以精準的預估有多少人手，就不會有後續才發現缺人的問題了。

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### 5. 排定粗流、預估細活動時間、場地(以及確認場地不會撞到)
粗流非常重要，除了未來活動安排銜接，活動企劃書，申請場地，工作安排等都會需要搭配粗流，所以粗流越早出來越好。
排粗流時，記得在活動與活動之間，安排空白時間。
通常，活動的日程安排，要使人手容易提前準備下個活動(a->b b的場佈不能是a的負責人)，以及場地轉移的方便性。

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### 6. 人員職務分配(粗略)

接著就可以分派人力了，首先先確定誰可以負責幫忙籌備什麼事情，瑣碎的事情要給誰負責，隊輔、機動組要給誰當，最好建一個表格讓大家知道自己要幹嘛。現場的人員分配可以等到活動出來的差不多再安排。

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### 7. (IF疫情，行政積極確認學校反應)
(通常是社長)積極確認社活組態度，必要時趕快改為線上。

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### 準備初期

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### 8. (背景執行項目) 想主題、活動名稱

想主題是為了讓 1. 美宣設計主視覺 2. 讓活動有一個大方向，
所以它其實沒有到非常著急，會議時間的集思廣益非常的消耗時間，可以先讓大家想好之後再在某次籌會直接投票決定。

確定主題後，每個活動的設計就要跟著主題跑，各個活動間也盡量要接在一起，看看能不能讓所以活動整合成一個連貫的完整活動。

如果準備的人手不太夠，可以試試看走極簡風

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### 9. 行政排預算表

(from 43寒訓)

從要支出多少錢來預估要收多少錢，以及是否要收工人費。
工人費可以從召生角度考量

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### 10. 行政確認及製作活動企劃書
[社活組的新版企畫書範本](https://drive.google.com/file/d/1UFUSvtAItR14B0jMKlM_BM_MNJGZWwQP/view)

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### 11. 行政安排deadline
安排deadline剛剛有講，這裡跳過。

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### 12. 美宣想主視覺

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### 13. 活動們討論主題如何貫穿以及銜接
劇情銜接?

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### 14. (教學決定課程大綱)

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### 活動中期

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### 15. 活動把活動架構，以及劇情主軸設計出來

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### 16. 美宣開始動工海報、宣傳圖、(衣服or紀念品)

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### 17. 行政確認活動間是否連貫，時間安排上有沒有問題(微調)、統計人手

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### 18. 行政開始申請場地

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### 19. 行政拉人去做瑣碎的項目(ex保險、遊覽車、住宿、吃飯)

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### 20. 公關開始宣傳、處理招生事項(如何收費、收多少、早鳥?、家同)

公關要和美宣以及文書配合，準備好宣傳文，宣傳圖設計，招生資訊等內容，再開始招生以前，記得要準備家長同意書。

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### 21. 總務收錢

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### 活動後期

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### 22. 排場勘
各個活動的負責人以及隊輔一定要去場刊
活動負責人場勘要確認場地實際情況，maybe調整點位or布點
隊輔場勘以熟悉環境，確認路線。

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### 23. 行政準備細流
[43屆寒訓細流](https://docs.google.com/document/d/1oIDXfzjmaYK8yg2QRcJQljwy1WDa4ecJWs08JTk_Sl8/edit)

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### 24. 排跑活和試教
所以活動或是教學都一定要彩排，彩排會突然蹦出一堆之前沒有想過得問題。

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### 25. 總彩排、確認隊輔搞清楚狀況