文件：打造學習型組織，不可忽視的知識管理

Stanley
面惡心善的業務經理

建立知識管理 (Knowledge Management) 或知識庫 (Knowledge Base)，是最多客戶透過 HackMD 想解決的使用需求。從新創到傳統產業，不論組織的規模大小，都試圖打造學習型組織。

「21世紀最有價值的企業，是以知識為基礎(Knowledge-Based)的企業」
美國趨勢專家 梭羅 Lester Thurow

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知識需要循環才能產生價值

至於是遇到了什麼問題，迫使這些企業開始思考知識管理的重要性？

HackMD 又從客戶端發現了那些常見的問題？

• 內容以各種不相容的檔案形式存在，版本更新難以維護
• 缺乏分類機制，內容不易查找取用
• 散落在各部門的知識內容，無法共享
• 專責或資深的員工離職後，容易產生資訊斷層或技術債
• 錯把文件管理當成知識管理

知識管理的第一步，是把隱性知識轉化為顯性知識，並加以保存

分享、學習及創新是學習型組織三大準則也是一個無形的循環，從個人的隱性知識分享開始、交流學習轉化成顯性知識，進而創造新的知識，最後再將新的知識投入循環、最終就會形成群體的知識。
而往往在導入時常忽略了學習及協作的重要性，一但無法產生知識的循環，累積再多的知識內容也只是徒勞無功。

創新是知識傳承的累積

有句台語諺語是這麼說的「江湖一點訣，講破不值錢」，這可是完全與知識管理背道而馳的言論。

以製造業客戶的案例來看，被稱為老師傅的資深員工經驗豐富，分享過去學習大多都是透過從旁觀察後主動請益前輩並勤做筆記，除了口耳相傳這些工作上的眉眉角角 (Know-How) ，這些訣竅卻鮮少以其它形式保存下來。

現在，工廠導入 HackMD 企業方案後，單位內的年輕組員們善用數位工具，以文字為主、照片影像為輔，將老師傅手把手的教學給紀錄下來，並透過團體實作進行學習，透過獲得、創造、分享的過程，對工作流程的改善起了極大的幫助，也達到當初設定組織共學的目標。

強調同步及非同步協作、組織權限彈性設定

市場上知識管理系統百百種，那一種才是適合組織發展學習的選擇？

從選擇 HackMD 做為知識管理系統的企業客戶身上得到幾個關鍵功能的回饋

• 全文搜尋搭配標籤(tag)分類，大幅提升內容搜尋的取用性
• 文件編輯 (CJK) 組字優化，同步協作共筆體驗流暢
• 透過文件內的選字留言，非同步也能確保討論聚焦
• 文件、個人及團隊權限獨立設定，可配合組織架構彈性調整
• 保留作者資訊，清楚記錄文件中每個文字之貢獻作者
• 完整保存文件版本，並提供版本比較功能
• 企業方案提供自架設版本，可視資安需求部署服務於地端機房或雲端服務

善用協作特性，提升遠距辦公的學習溫度，因為疫情改變了許多人的工作型態，以新進員工來說，Onboarding 的第一天就維持居家辦公遠端協作，這時入職訓練 (Orientation) 只能透過視訊方式進行，而效果往往大打折扣。若課程中能搭配文件即時共筆紀錄問題，除了線上的即時回覆，文件內的留言討論也都能讓學習保有持續性。當然，重點是引導員工如何在知識庫中「探索答案」，避免那些不知該求助於誰所產生的孤獨感。

選對管理系統還不夠，還得有明確的目標與策略

打造學習型組織，良好的學習氛圍與知識庫的應用，缺一不可。要達到持續的知識分享並不容易，有太多導入知識管理失敗的案例，無非是缺乏明確的知識發展策略及目標管理。

除了組織學習活動來帶動企業內的學習氛圍，個人的學習動力尤其重要。與工作緊密結合，使員工不覺得增加負擔，建立正確的知識管理共識，提高分享意願，重視員工的知識貢獻搭配適當的獎勵措施。

學習型組織，是所有產業加值的途徑

無論產業類別及規模，學習型組織都是加速企業內部效率優化，進而帶動產業加值的穩固途徑。

以組織的目標導向、策略設定與思維的創新為基礎，導入數位協作文件的輔助，為企業的「知識管理」提供最可靠的後盾。

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