tags: meeting, coscup, program, COSCUP2024
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去年參考文件
https://hackmd.io/@coscup/rk-rJm-qj
# 2024 Community Tracks 提案規劃

## 填寫說明

> 這份文件是幫助 task force leader 更容易 kickoff 展開今年的工作。
> 這份文件列出每個大項目在推動時可能需要考慮的事情，填寫時也可以思考一輪，也便於後續溝通。
> 年度規劃主要目的是思考與表達，請把 effort 放在這上，避免做無謂的 paper work。
> 年度規劃是很大的 issue，可能會花上數週甚至數天的時間。建議可以先粗略花 1hr 產生一版，再來持續改善。
> 如果你已經有自己習慣做事的流程和方法，歡迎提出和大家溝通，不用 stick to。

> 寫多少才夠？check points for reference
> * 內容是否可以讓其他夥伴知道這個項目今年要做什麼？為何要做？要做到什麼程度？
> * 內容是否足以讓妳可以以此為基礎開出工作卡片，進行分工？
> * 內容是否足以幫助我們在期末回顧這些規劃目標是否有達成？

## 今年目標及推動方式

> 👉 以下是期初目標。請妳以此為基礎補完拓展，規劃今年如何帶著夥伴完成。
> 若妳有更好的想法，歡迎提出討論後把這些目標推翻掉 and relace w/ yours.

* Pretalx 做一些新的功能減少一些人力 Mac會去做： 通知信功能改善等等功能
* 使用英文講程講者需增加-外國人講者 or Speaker 願意以英文開講 可去找去年的人數來估算今年目標10~15位(可討論，我亂抓)
* 要怎麼提高誘因
* 可以再分成口說就是英文 or 中文口說英文簡報
* 多元議程形式：工作坊、Pannel、debate、roundtable..etc
* Pannel/rountable 先來，debate等到先敢做再說(不要吵架為主的主題AI的影響Postive/Negative-Bof：Beauty 來主持)
* 議程x交流：對於出國的議程及對於交流到的議程可以怎樣有進一步 Reach 的連結(TBC)
* 擴展新TA???
* Virtual meet up? (Global FOSS Community)x3?簡單的做個介紹COSCUP跟台灣開源環境，看拉到的社群多少每個社群發表不超過20~30 mins
* 可增加國際稿件
* 擴展新TA
* 需發文宣傳讓有觀賞的觀眾會有點像是Panel的形式可開放Q&A
* 放入open world tour 裡面一個講題
-先整理出來一個Global FOSS Community list 請國際交流組＋國際組來做+議程組
-在徵稿截止前來做2次至少(目標做兩次，如不行至少一次)Peter/Mac
## WBS

> 👉 要完成上述目標，需要完成哪些 tasks？請先在這邊大致盤點列出。之後以此為基礎細切卡片，帶著妳的組員一起完成。
* 以 pretalx 徵求社群軌
* 社群招募文案撰寫
* Basic Info
* as usual info
* New Info
* 合作新制度
* 社群需剪接影片
* 歡迎社群招募經驗分享人
* 說明 open hour：如開放時間時可以直接變成working hour+open hour沒有例會的那週可挑個時段來做COSCUP 的時段來服務社群(徵稿開始前最多＋問最多pretalx)
* branding 的使用規範、不能限定特定會眾參與、可以有自己的獨立規範、頁面、活動，但要規範需 mention 到 COSCUP 主辦。
* 今年 CFP 會同時提供各社群聯絡方式，讓會眾直接連絡社群軌(社群負責人email會在blog 上＋Pretaxl )
* others
* 社群招募說明會資訊應該都要上文案
* 建議調查新加入社群得知 COSCUP 的管道與參加的原因

* 社群招募說明會
* 線上、訂時間、準備簡報
* 說明今年錄影交由社群剪接
* 說明社群招募經驗分享
* 備注今年由兩位不同人推薦兩位不同人並且同時答應，我因事先有和分享者聯繫給予活動連結，並有通話所以有事先發現了，對方對於這個分享會的內容的想像跟我們預定的不同。之後有溝通清楚了。
* 提早發給分享者的聯繫資訊，給簡報＋連結＋通話(確認分享內容、時間等等細節)
* 說明社群 open hour
* 說明 prime session社群大人物推薦
* 說明社群文案募集
* 社群招募經驗分享-請雁雁幫忙
* 議程組說明怎麼辦社群議程
* 邀請有經驗的社群進行經驗分享

* 社群軌審核
* 請訂下標準社群跟開源裡說明清楚(在社群截止前停止寫好標準)-可補充我需要看一下有沒有說清楚＋並且在裡面加個欄位有無興趣參加社群進行經驗分享

* 強化社群參與精緻度
* 社群 open hour
* Online meeting，開放讓社群線上問問題
* bi-weekly 大會進度 update
* 徵稿前會需要較密集籌備
* 社群大人物推薦
* 準備表單、修改文案
* 強調會是 prime speaker，獨享時段
* 議程徵稿文案撰寫/收集- 徵稿前一個月Pretalx 內文
* 準備表單
* 設定 pretalx - 別人做＋需要研究一下＋Mac
* 提供各議程軌的負責社群資訊
* 議程投稿/審核 and 社群軌宣傳- 提供給我們文案(社群本身介紹＋講者介紹等等文案)email給我們-需要寫一下該怎麼在COSCUP裡面宣傳
* 寫文案徵文案邀文案
* 小啄工單卡時段
* 重要時辰的 Google Calendar 同步-自己另外設定如原本calendar沒辦法自己加
＊可以不要做，在tg上直接重要日期公布提醒

* 提升外語議程比例
* 後來再補充............
* .....

* 議程x交流
* 後來再補充............
* .....

## 時程

> 👉 可參考去年經驗整理出與你負責項目有關部分
> 之後再執行工作的時候，就可以此為依據決定輕重緩急

- 02/11 社群招募 Open !
- 02/20 COSCUP 2024 - Early Bird - Call for Proposals 部落格文案
- 02/25 社群議程招募說明會
- 03/01 請Mavins 與「贊助組」確認需要留多少位置給贊助議程
[name=MAVINS]贊助議程？攤位？
主軌去年兩天/16個議程(贊助商買走，4個時段)
- 03/17 社群議程截止申請
- 03/17 大人物進度update
- Early Bird CfP
- 03/31 Early Bird CfP 投稿截止
- 04/30 Early Bird CfP 稿件錄取通知（4/20確定稿件審稿完畢COSCUP內部:審稿人-所有議程組組員按照去年模式給分標準給出文件，加入顧問的給分來做評鑑）4/10?
- 05/15 Early bird CfP 開始進行社群媒合動作（google sheet 上面有ealry bird 稿件，在幾號前需請社群回傳表單）-
4/15進行社群媒合動作
04/10 做好表單/ -04/20社群回傳表單?

- 03/18 社群 open hour Start/公布錄取社群名單(03/11 提醒議程組去準備社群名單，議程組組員選好負責名單)
- Online Meeting
- 03/24 (03/20 提醒議程組是否收齊相關資訊)
- prime session speaker (獨立移出來的時段早上9am)推薦表單 Open（COSCUP內部截止日期找到為止）
- 社群議程提供徵稿資訊截止

- 03/31 大人物進度update
- 03/31 公告徵稿訊息- 0325 徵稿訊息ready(blog/social media)
- 04/14
- keynote speaker 推薦表單 Close !(對外日期)

- 05/09
- 徵稿截止
- 審稿開始(COUSCUP綜合審稿05/02ready，每一自辦軌都要有審稿人odd number)
- 04/15大人物進度update
- 04/30大人物進度update
- 04/24 社群軌宣傳一(前置工作：邀請文案，文案截止，工單製圖)邀請文案0415
- 04/26 社群軌宣傳二(前置工作：邀請文案，文案截止，工單製圖)
- 04/28 社群軌宣傳三(前置工作：邀請文案，文案截止，工單製圖)
- 05/15 審稿 paper狀況-請關心社群負責人目前狀況 1st Follow up (審稿狀況目前審稿幾%，需要變成一天的軌嗎？)
- 05/25 審稿 paper狀況-請關心社群負責人目前狀況 2st Follow up (審稿狀況)
- 06/09
- 公布錄取稿件
- 社群提供所配發時段內的完整議程表
- 06/09
- 排完綜合軌議程表-完成排搞、寄錄取通知
- 06/09 尋找綜合軌主持人
- 06/10 議程顧問調查中、
- 06/10 出社群攤位規格書 （行銷組拿寄給社群攤位申請的組）
- 06/17 教室發布給社群
- 06/17 審/排/開議程教室
- 06/17 排社群攤位(贊助商先選完-先給贊助組選完位置，社群再選，開另一張卡紀錄社群的special request我想要跟誰在隔壁)
- 06/17 議程表上官網(跟資訊組06/05測試截止日期，請把data 在pretaxl拉出來幾號可以提供給社群看)
- 06/20 社群人力招募 ?0608 可以發信壓06/16,還有在志工系統裡撈志工拿去幫社群[name=MAVINS]人力短缺的社群議程需要支援主持、接待......
- 06/26 議程宣傳一
明年議程組建議先拉所有相關貼文時辰
議程宣傳建議拉到活動前一個半月就開始宣傳
我不很懂，請問是說要幫社群徵稿還是請人去聽議程還是兩者都是，(社群徵稿+COSCUP房間we're at R112 etc)只有宣傳議程上面那個是宣傳社群
- 06/28 議程宣傳二
- 07/07 總議程表發佈
- 07/14 議程宣傳三(前置工作：邀請文案，文案截止，工單製圖)
- 07/18 議程宣傳四(前置工作：邀請文案，文案截止，工單製圖)
- 07/22 議程宣傳五(前置工作：邀請文案，文案截止，工單製圖)

- 寄發議程委員行前通知信[name=MAVINS]委員與顧問的分別？審主軌、early bird，舊同事=顧問
- 議程顧問行前通知自辦
- 7/26 講者行前信
- 08/03~08/04 COSCUP Taiwan 2024
- ?? 提供錄影影片
- ???影片剪接開始
- ???議程影片公布
要看別人的進度喔！我們再來跟進度即可
- 今年自辦？軌
- 今年自辦11軌（含國際）負擔太重了Peter說過的如很多可多加人手？

## 哪些項目需要與外部 stakeholder 協調？

> 👉 可能的 stakeholders 包含但不限於其他組、合作社群、講者、廠商等等，請先花 3 min. 初步評估，以在後續工作時準備好溝通互動。

* 與社群合作項目
* prime session：透過社群邀請一位有國內外知名度的講者來臺
* oscvpass workshop，邀請專案加入
* 社群經驗分享講者邀請
* 議程/社群分享文案供稿/邀稿

其他:會不會有社群稿件收不足的問題，Quality?
Beauty 之前提過社群-人員配置上，一個處理內部相關資訊，四個社群提供一人當窗口的配置，實作後不合理，應該要反過來，請問這是什麼意思

因招募表單沒有設計社群來源，因此社群招募說明會效益無法評估？

社群招募說明會的資訊有些沒有同步加進表單中？

國際交流timeline to do需要補進去
自辦軌timeline to do
-我們以此來開卡

議程表 review 中、提醒社群檢查講者英文信?

## 回顧去年執行及檢討事項

> 👉 去年的卡片在此，或許有些心得可以供今年參考？ https://trello.com/b/dJBkYvOi/coscup22-program-main
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> 👉 若還有時間，可以再稍微參考去年問券及檢討事項，列出你認為今年最值得參考的一些項目。但不建議看著後照鏡開車。
> * 大會檢討報告 https://docs.google.com/document/d/1tB3FHkIjdvWojhVcRcP5oiBr5ORfBJQf6t1w09HYjF0/edit
> * 議程組檢討報告 https://hackmd.io/WDs6KWXoQN6utwD_Edlp_A
> * 合作社群檢討報告 https://docs.google.com/document/d/1Boa5_vC9svRfOdT3mKM_vPI10niQQjUZBH4MHFp-TXM/edit