# 總務工作內容交接

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嗯對雖然總務就是收錢付錢買蛋糕，記帳記清楚就沒啥問題了，但因為我都是用excel記帳，而且我不太想讀期末，所以打一篇提供一下各種函式的使用法
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### 來進入正題

這是去年的[帳務](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_NVYyTQZSfdVXL3FPHP8oZDEmWSDDKOGX6xEtJZ1Ez4/edit#gid=2012769143)

收支明細記支出收入應該不用多說，上面有一欄是餘額一欄是現金，這要結合下一頁[墊錢表單](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1_NVYyTQZSfdVXL3FPHP8oZDEmWSDDKOGX6xEtJZ1Ez4/edit#gid=0)使用
大家可能會墊了錢之後要跟你請隊費，但是你又不會隨時把一堆錢帶身上，這時候就可以先記支出之後，去墊錢表單填好明細，最後面是否已還選X
這時候餘額就會先扣掉，但是由於你還沒支付現金，所以現金欄的數字不會變
會發明這個東西是因為采昀常常墊錢然後忘記跟我拿，或者我去買蛋糕的時候不會先從隊費拿錢，久了就忘了，每次對帳都崩潰，乾脆用記ㄉ

至於後面的預算跟決算你就隨便看一下，預算基本上就照前一年的盃賽報名費總和抓，再除以人數，不過一般都收個500比較好收，據說以前會收到700，反正明年就是你決定了XD

### 蛋糕

很可惜，這邊沒辦法有滿滿一排選項QQ一個月預算我都只留300，所以只好每個月吃提拉米蘇XD
當然你可以把預算提高，三個月吃一次提拉米蘇以外的蛋糕之類的。可以多少注意一下大家有沒有什麼不吃的，比如我不喜歡芋頭跟紅豆還有栗子，請不要買這三種口味的蛋糕。

### 小工具

點開請假單裡面[隊員資料](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IChPhIxZZL7ymdAJ906-ijIDccWd5TnO3K8_a3xJWa8/edit#gid=1186162954)那頁，會看到後面有一個本月壽星，可以用下拉式選單選擇月份，旁邊就會顯示當月壽星。以下簡單介紹用到的幾個東西。

#### 下拉式選單
在儲存格按右鍵，最下面會有一個驗證資料，按下去會出現以下畫面


儲存格範圍可以不用改，反正你只需要這格XD
第二欄的條件改為「項目清單」，後面列出01-12月，把在儲存格顯示下拉式清單打勾
然後你就會得到下拉式清單ㄌ，讚讚

#### 資訊擷取
清單有了，再來就是要把月份從隊員資料的生日那欄分離出來，在這裡會用到的指令叫"Left"，完整函式如下：

=Left(目標儲存格,字數)

來我們舉個例子

可以看到我在K2中輸入了=Left(E2,2)，代表我要他擷取E2裡面，從左邊開始數的前兩個字，就得到06，也就是我們要的生日月分。

#### 過濾器
其實我也不到他應該怎麼叫比較正確XD但簡單來說，他可以篩選出符合你條件的東西。
完整的函式如下：

=filter(資料範圍,條件)

資料範圍代表如果這一列符合條件，我要顯示出的內容。這樣講好像很難懂，一樣用圖片來說明好了


我在G2中輸入了=filter(A2:A,LEFT(E2:E,2)=I2)，也就是說如果"LEFT(E2:E,2)=I2"成立（E欄的任何一格前兩個字=I2），會在G2中顯示A欄的內容。

所以綜合以上所有用到的東西

1. 我在I2用驗證資料，製作出下拉式選單，可以選擇月份
2. 我用LEFT，找到生日那欄的前兩位，所以條件設定為LEFT找到的東西=我們設定的月份
3. 使用filter，讓條件成立的那列的第一格會出現在格子裡，當條件符合的超過一項時，就會依序列在下面。
4. 隔壁那欄也是一樣的做法，只是前面的A2:A改成E2:E，會出現的就是生日。

### 排版

這個其實不太重要XD只是看了眼睛舒不舒服的問題(?
而且排版美醜其實蠻主觀的
簡單講一下我的表格的排版邏輯：

- 用色塊區分，並且盡量用淺色
- 只用線條來劃分格子的話其實比較難一眼分出兩者的差距，我們一樣用圖片舉例XD
上面的內容、格線、排版都一模一樣，只是左邊的我有上色，右邊沒有。相較之下，左邊的表格就比較容易能讓人找到「總計」、「餘額」等比較重要的資訊。
- 盡量用淺色的原因，是因為低彩度的顏色比較不會搶了文字內容的重點，一樣看兩張圖片
我覺得右邊這個配色真的母湯。

- 標齊文字
- 把標題合併儲存格之後置中
- 同性質的靠同一邊，比如數字靠右文字靠左
- 好像沒惹。

### 結語

逃避期末的力量無敵，我打了真多字。上面這些隨便看看就好，要回到手動記帳也是可以，就看你了XD
錢跟帳本我等體育部給的大經盃補助到了之後再一起給你好了，但是如果他到系級盃還沒給我我就要直接塞給你了，加油啦