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> Hey new comers,
> 歡迎加入 PyCon TW 大會籌備團隊──場務組。今年我們要回歸實體了 🎉
> 這份文件是整理給場務組新進志工，讓我們能夠快速認識與合作，因此再麻煩花一些時間確認。另外，在籌備期間，如果遇到任何問題或困難，都請一定要向組長或小隊長反應。

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[TOC]

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## To-Do

- 加入 Discord Server：[PyCon TW Volunteer](https://discord.gg/C5kRU6M7DW)，可以參考[如何參與協作？](/uIz_BmSBRbu2H8CnWEJu8g#如何參與協作？)進行通知設定，但記得要把開啟場務組相關頻道的通知，才不會漏掉訊息喔！
- 提供 ==Google== 與 ==HackMD== 帳號給組長 [name=Derek (Discord ID: dbelroeckk)] ，以開通雲端共用資料夾、工作人員名冊以及共筆權限
- ~~加入 Trello Board：[Venue Team]~~
- - 在[工作人員名冊 `Venue` 分頁](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CtHBjfqS6Kryq2Jq2SHL3O5isfXL6FnDFAgl7pidK-M/edit#gid=734399646)填入基本聯絡資訊
- 訂閱 PyCon TW 行事曆：

     https://calendar.google.com/calendar/ical/t9r9qd19ju6760neai5gilt1v8%40group.calendar.google.com/public/basic.ics

> 請參考[訂閱他人的 Google 行事曆](https://support.google.com/calendar/answer/37100?hl=zh-Hant&ref_topic=10510447)
- 接下來就開心地閱讀下面其他說明吧～

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## 團隊協作

為了讓我們籌備更加順利進行，以下是場務組在籌備期間會參與到的會議：

- ==每兩週的組內會議 (Bi-weekly Venue Meeting)==
- 參與人員：場務組各小隊長、場務組常駐志工（盡量參加）
- 會議時間：控制在 1 hr 左右結束。
- 會議方式：原則上採線上進行，如果改成實體進行會另行通知。
- 會議內容：以同步場務組組內進度為主。
- ==每月的大會籌備會議 (Committee Monthly Meeting)==
- 參與人員：場務組組長、場務組常駐志工（盡量參加）
- 會議時間：通常是 2.5 hr 左右。
- 會議方式：原則上是實體進行，但也可線上加入。
- 會議內容：以同步籌備團隊各組的進度為主。
- ==不定期的團隊建設活動 (Team Building)==
- 參與人員：場務組常駐志工（盡量參加）
- 場務組行前會議（大會前一天）
- 參與人員：場務組常駐志工
- 會議方式：以線上進行。
- 會議內容：同步場務組內所有人於大會期間的任務。
- 場務組檢討會議（約於大會後一週）
- 參與人員：場務組常駐志工
- 會議方式：原則上是實體進行，但也可線上加入。
- 會議內容：檢討場務組內於籌備期間所遭遇的問題。
- 大會籌備檢討會議（約於大會後二週）
- 參與人員：場務組常駐志工（盡量參加）
- 會議方式：原則上是實體進行，但也可線上加入。
- 會議內容：同步籌備團隊各組的檢討內容。

### 團隊協作工具

以下為今年度 PyCon TW 大會籌備團隊所使用的協作工具，可以點選下方各個邀請連結進入，也請務必確認都有成功加入。如果有無法加入的，請務必與組長或小隊長聯繫。

- 訊息討論：Discord :point_right: [PyCon TW Volunteer](https://discord.gg/wNXGXfnW)
- ~~進度追蹤：Trello~~
- 文件協作：HackMD :point_right: [PyCon Taiwan](https://hackmd.io/@pycontw)
- 請與組長聯繫加入，組長提供[邀請連結](https://hackmd.io/join/SkBo4slaT)（可從 `團隊設定` 的 `團隊成員` 區塊取得邀請連結）
- 權限管理：Google Group :point_right: [PyCon TW Venue Internal](https://groups.google.com/a/python.tw/g/venue-2024)
- 檔案存放：Google Drive :point_right: [03 場務 Venue](https://drive.google.com/drive/folders/1xIQ6wl6Filpv93y3_JBDMhOCQHgwHHaT?usp=drive_link)
- 請與組長聯繫加入
- 行程提醒：Google Calendar :point_right: [PyCon TW](https://calendar.google.com/calendar/u/0?cid=dDlyOXFkMTlqdTY3NjBuZWFpNWdpbHQxdjhAZ3JvdXAuY2FsZW5kYXIuZ29vZ2xlLmNvbQ)
- 信件收發：Google 群組 :point_right: [PyCon TW Venue](https://groups.google.com/a/python.tw/g/pycon-tw-venue)
- 因為來往信件眾多，預設只加入組長、小隊長，若組員想加入可以請組長協助

### 成為場務組成員

- 請先找組長將你加入 PyCon TW 協作的 Google Drive 共用雲端硬碟 `pycontw2024-protected`，接著至[工作人員名冊的 `Venue` 分頁](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CtHBjfqS6Kryq2Jq2SHL3O5isfXL6FnDFAgl7pidK-M/edit?usp=sharing)填寫個人資訊，此資料僅作為籌備使用。
> 這份文件已設定權限，不會對外公開。

### 如何參與協作？
- **Discord（訊息討論）**
- 如何有效傳達訊息？
- 由於在 Discord 裡面的成員相當多，因此善用「標記 (tags)」能更有效的傳達訊息。
- 請將目標對話的人，請在訊息一開始先標記對方。
- 如果要標記小隊的所有成員，可以直接標記「小隊名稱」，標記的名稱同「頻道名稱」。
- e.g, `@team_venue_admin`：標記行政小隊的所有成員。
- 若要標記「所有場務組的小隊長」，可以標記 `@team_venue_squad_leads`。
- 若要標記「所有場務組成員」，可以標記 `@team_venue`。
- 若要標記「頻道內所有在線上的人」，可以標記 `@here`。
- 若要同步訊息給某些人，可以在訊息最後加上 `cc: `
- 範例：
> @here @team_venue
> 歡迎大家加入 PyCon TW 場務組~~
>
> cc: @team_venue_squad_leads
- 如有任何使用上問題，請在 Discord 中的 `discord_usage` 頻道上提出。
- 場務組頻道有哪些？
- `team_venue`：場務組
- `team_venue_admin`：行政小隊
- `team_venue_broadcast`：轉播小隊
- `team_venue_equipment`：器材小隊
- `team_venue_food`：餐點小隊
- `team_venue_space`：場地小隊
- 其他注意事項
- 由於 PyCon TW 的 Discord 頻道相當的多，鼓勵大家行有餘力可以到其他頻道串門子。
- 因每天訊息很多，若擔心重要通知被淹沒，可以將伺服器通知設定為 `只有 @mentions`
- 如果不想被其他組別的訊息打擾，可以對左側的頻道名稱點選右鍵的「Mute Channel」靜音，但請勿將「team_venue」前綴的頻道靜音，以免漏掉重要訊息。
- 個人 Discord 通知提醒設定記得要確認，行動裝置推播通知記得要勾起來，不然很容易錯過訊息喔～
- :::spoiler 網頁版：對著伺服器名稱旁按 `﹀`，進入「通知設定 🔔」，開啟「行動裝置推播通知」
:::
- :::spoiler 手機版：對著伺服器名稱旁按 `…`，進入「🔔 通知」，開啟「行動裝置推播通知」
:::
- ~~**Trello（進度追蹤）**~~
<!--
- 任務的狀態
- 列表 (List) 可以視為「任務的狀態」，場務組的看板中分為以下列表：
- `README`：公告使用（非流程）
- `TODO`：待辦的任務列表
- `PENDING`：暫停的任務列表
- `DOING`：進行中的任務列表
- `REVIEW`：回顧審核的任務列表
- `DONE`：已完成的任務列表
- 每一個任務在 Trello 中會以「卡片 (Card)」的方式呈現。在 `README` 列表中有「卡片模板」可以直接建立卡片，卡片的生命週期如下：

            st=>start: TODO
            e=>end: DONE
            op1=>operation: DOING
            op2=>operation: REVIEW
            cond=>condition: NO PENDING？

            st->op1->cond->op2->e
            cond(yes)->op2->e
            cond(no)->op1

- 任務卡片 (Cards)
- 所有任務卡片請由[卡片模板](https://trello.com/c/sJ6SpQT6)建立
- Description
- **任務**：描述任務內容。
- **記錄**：描述任務當前的進展與記錄。
- **相關任務**：相關任務卡片連結。
- **跨組協作（如有需要）**：列出需要協作的組別活人員。
- Checklist：自行新增的待辦清單。
- DoD (Definition of Done)：在 Review 階段的檢查點。
- 每一張任務卡片請務必加上相關的標籤，標籤以顏色區分為各個小隊的任務。
- 標籤 (Labels)
- 目前已經建立的標籤如下，如果需要，請自行增加或修改名稱，但標籤顏色按照組別區分。
- <font color=ef7564>組長（紅色）</font>
- <font color=ffaf3f>行政（橙色）</font>
- <font color=f5dd29>轉播（黃色）</font>
- <font color=7bc86c>器材（綠色）</font>
- <font color=5ba4cf>餐點（藍色）</font>
- <font color=cd8de5>場地（紫色）</font>
-->
- **Google Drive（檔案存放）**
- 可以在左方「共用雲端硬碟」裡面找到 `pycontw2024-protected`。
- 可以對 `03 場務 Venue` 的資料夾點右鍵「加入星號」或「新增捷徑」，方便日後查找。
- 請勿隨意刪除檔案，刪除前務必與小隊長或組長確認。
- 存放內容：
- 「非敏感性」資料（e.g., 非個資型的資料）。
- 內部非文件類型的檔案為主（e.g., 照片、影片、PDF 等）。
- 需要跨組協作的相關檔案。
- 第三方所提供的相關資料。
- **HackMD（文件協作）**
- 由於 HackMD 為團隊的文件協作工具，因此限存放「非敏感性」文案。
- 以存放內部文件類型的檔案（非機密文件）為主，包含：會議記錄、流程等。
- 關於 HackMD 的協作原則，請參考：[PyCon TW HackMD 協作原則](https://hackmd.io/@pycontw/rJteUJF-v)
- 由於 HackMD 上的文件結構較為零散，因此方便日後能快速找到文件，請將文件名稱以 `2024` 作為標題開頭，並請務必在文件開頭加上**分類標籤** `2024-venue` `2024-organize`
- 請在文件開頭加上**導頁**，以便快速跳轉：

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- **Google Calendar（行程提醒）**
- [PyCon TW 的 Google Calendar 檢視版](https://calendar.google.com/calendar/embed?src=t9r9qd19ju6760neai5gilt1v8%40group.calendar.google.com&ctz=Asia%2FTaipei) 為今年度所有籌備團隊所共用，讓跨組協作時可以更方便。
- 請訂閱 [PyCon TW 的 Google Calendar 訂閱版](https://calendar.google.com/calendar/ical/t9r9qd19ju6760neai5gilt1v8%40group.calendar.google.com/public/basic.ics)
- 由於此行事曆為所有籌備團隊共用，因此在建立新的行程時，**務必邀請需要參與的人員**，以確保都有收到通知。
- 可以透過群組 `[e-mail]` 邀請所有場務組成員
- 可以從工作人員名冊 [PyCon TW Staff 2024](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1CtHBjfqS6Kryq2Jq2SHL3O5isfXL6FnDFAgl7pidK-M/edit#gid=734399646) 查詢相關人員的 Google 帳號
- 其他注意事項
- 請先訂閱 PyCon TW 行事曆，才能建立 PyCon TW 活動。
- 建立行事曆活動時，請選擇 PyCon TW 行事曆。
- 網頁版
- 手機版
- 活動名稱格式：`[組別] 活動名稱`，例如：`[Photography / Program / Sponsorship / Venue] Studio Survey`
- **Google Group（信件收發、活動邀請）**
- 使用方式請參考 [Google 群組使用手冊](/KcDCyVkaTxaAxdJByrT-Fg)

### 報帳請款

- 請款方式請見[報帳流程](/Q0UAT1knT52u0mHaqtWiUg)
- 發票資訊（如為手開發票，請索取三聯式發票）
- 抬頭：==財團法人開放文化基金會==
- 統編：==38552170==
- 請將發票圖片上傳至[發票／收據](https://drive.google.com/drive/folders/1mw6Q9zgKfE2jYBgaIykEDIn68AxcQsud)資料夾
- 請將請款資料同步填寫至 [2024 場務組帳本](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Qpa0PGIiv1Goh4I1gt-1kWTte1voQRzbWtTBh_fHQyY)

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## 場務組的組織架構

PyCon TW 籌備團隊一直都是扁平化架構，基本上不限制每個人只能擔任一個組別的職務，只要行有餘力，想要多跑幾個組別都可以。以下是今年度場務組的組織架構：

- 場務組（組長：[name=Derek]）
- 行政小隊（成員：[name=Sunfish]）
- 轉播小隊（成員：[name=Mark]）
- 器材小隊（成員：[name=Yoyo] [name=Jaihua]）
- 餐點小隊（成員：[name=Lily]）
- 場地小隊（成員：[name=TN]）

<!--詳細的場務組成員請參考[場務組成員](https://trello.com/c/1a6vgbAn)，此份記錄會隨時更新。籌備過程中，如果想要換組或換小隊是可以的，但請先跟組長或小隊長討論。-->

### 任務目標

以下是今年度 PyCon TW 場務組的任務目標，將分成各個小隊進行。其中會有一些任務需要跨組或跨隊合作，也歡迎組員多參與其他組別或小隊的討論。

- 行政小隊（隊長：[name=Sunfish]）
- 任務：
1. 安排志工訓練規畫
2. 管理場務組員對資料的存取權限設定
3. 協助講者交通費用申請
4. 安排大會當天志工與講者住宿
5. 撰寫場務文案紀錄
6. 撰寫場務行前信
7. 規劃、管理助理主持人與場控人員
- 轉播與線路小隊（隊長：[name=Mark]）
- 任務：
1. 協助紀錄組進行十週年紀錄片拍攝
2. 場勘時協助轉播、網路廠商與場地管理員協調現場問題
3. 與廠商確認需求項目以及報價單
4. 管理廠商提供之對講機給各組
- 器材小隊（隊長：[name=Yoyo] [name=Jaihua]）
- 任務：
1. 管理器材與租借倉庫
2. 處理年會倉庫物資管理與盤點
3. 協助設計組與廠商進行溝通
4. 處理紀念品倉儲工作
- 餐點小隊（隊長：[name=Lily]）
- 任務：
1. 安排志工早餐
2. 進行午餐店家訪價與確認餐點內容
3. 進行茶點店家訪價與確認餐點內容
4. 佈置茶點
5. 發放早餐與午餐
- 場地小隊（隊長：[name=TN]）
- 任務：
1. 預定大月月會、場務實體會議場地
2. 協助紀錄組租借十週年紀錄片拍攝場地
3. 調查大會場地選項
4. 協調場勘時間並與管理員預約
5. 規劃場地空間使用與動線安排
6. 協助贊助組安排贊助商攤位
7. 安排大會當天場佈與場復的人員與事項

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## 授權 (CC BY-SA 3.0 TW)

此文件採用 [姓名標示-相同方式分享 3.0 台灣](https://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0/tw/deed.zh_TW) 授權條款。


本個人資料保護聲明從 2020 年 07 月 01 日起開始生效，惟為因應社會環境及法令的變遷與科技的進步，為保護客戶個人資料安全及隱私，我們將隨時修改這份公告聲明，並將儘速更新與公告予您。
感謝。