場務組新進志工指南

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Hey new comers,
歡迎加入 PyCon TW 大會籌備團隊──場務組。今年我們要回歸實體了 🎉
這份文件是整理給場務組新進志工，讓我們能夠快速認識與合作，因此再麻煩花一些時間確認。另外，在籌備期間，如果遇到任何問題或困難，都請一定要向組長或小隊長反應。

To-Do
團隊協作
場務組的組織架構
- 任務目標
授權 (CC BY-SA 3.0 TW)

To-Do

加入 Discord Server：PyCon TW Volunteer，可以參考如何參與協作？進行通知設定，但記得要把開啟場務組相關頻道的通知，才不會漏掉訊息喔！
提供 Google 與 HackMD 帳號給組長 Derek (Discord ID: dbelroeckk) ，以開通雲端共用資料夾、工作人員名冊以及共筆權限
~~加入 Trello Board：[Venue Team]~~
- 在工作人員名冊 Venue 分頁填入基本聯絡資訊

訂閱 PyCon TW 行事曆：

https://calendar.google.com/calendar/ical/t9r9qd19ju6760neai5gilt1v8%40group.calendar.google.com/public/basic.ics

請參考訂閱他人的 Google 行事曆

接下來就開心地閱讀下面其他說明吧～

團隊協作

為了讓我們籌備更加順利進行，以下是場務組在籌備期間會參與到的會議：

每兩週的組內會議 (Bi-weekly Venue Meeting)
- 參與人員：場務組各小隊長、場務組常駐志工（盡量參加）
- 會議時間：控制在 1 hr 左右結束。
- 會議方式：原則上採線上進行，如果改成實體進行會另行通知。
- 會議內容：以同步場務組組內進度為主。
每月的大會籌備會議 (Committee Monthly Meeting)
- 參與人員：場務組組長、場務組常駐志工（盡量參加）
- 會議時間：通常是 2.5 hr 左右。
- 會議方式：原則上是實體進行，但也可線上加入。
- 會議內容：以同步籌備團隊各組的進度為主。
不定期的團隊建設活動 (Team Building)
- 參與人員：場務組常駐志工（盡量參加）
場務組行前會議（大會前一天）
- 參與人員：場務組常駐志工
- 會議方式：以線上進行。
- 會議內容：同步場務組內所有人於大會期間的任務。
場務組檢討會議（約於大會後一週）
- 參與人員：場務組常駐志工
- 會議方式：原則上是實體進行，但也可線上加入。
- 會議內容：檢討場務組內於籌備期間所遭遇的問題。
大會籌備檢討會議（約於大會後二週）
- 參與人員：場務組常駐志工（盡量參加）
- 會議方式：原則上是實體進行，但也可線上加入。
- 會議內容：同步籌備團隊各組的檢討內容。

團隊協作工具

以下為今年度 PyCon TW 大會籌備團隊所使用的協作工具，可以點選下方各個邀請連結進入，也請務必確認都有成功加入。如果有無法加入的，請務必與組長或小隊長聯繫。

訊息討論：Discord
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- The image file may be corrupted
- The server hosting the image is unavailable
- The image path is incorrect
- The image format is not supported
Learn More →
PyCon TW Volunteer
~~進度追蹤：Trello~~
文件協作：HackMD
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- The image file may be corrupted
- The server hosting the image is unavailable
- The image path is incorrect
- The image format is not supported
Learn More →
PyCon Taiwan
- 請與組長聯繫加入，組長提供邀請連結（可從 團隊設定 的 團隊成員 區塊取得邀請連結）
權限管理：Google Group
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- The server hosting the image is unavailable
- The image path is incorrect
- The image format is not supported
Learn More →
PyCon TW Venue Internal
檔案存放：Google Drive
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- The server hosting the image is unavailable
- The image path is incorrect
- The image format is not supported
Learn More →
03 場務 Venue
- 請與組長聯繫加入
行程提醒：Google Calendar
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- The image file may be corrupted
- The server hosting the image is unavailable
- The image path is incorrect
- The image format is not supported
Learn More →
PyCon TW
信件收發：Google 群組
Image Not Showing Possible Reasons
- The image file may be corrupted
- The server hosting the image is unavailable
- The image path is incorrect
- The image format is not supported
Learn More →
PyCon TW Venue
- 因為來往信件眾多，預設只加入組長、小隊長，若組員想加入可以請組長協助

成為場務組成員

請先找組長將你加入 PyCon TW 協作的 Google Drive 共用雲端硬碟 pycontw2024-protected，接著至工作人員名冊的 Venue 分頁填寫個人資訊，此資料僅作為籌備使用。

這份文件已設定權限，不會對外公開。

如何參與協作？

Discord（訊息討論）
- 如何有效傳達訊息？
  - 由於在 Discord 裡面的成員相當多，因此善用「標記 (tags)」能更有效的傳達訊息。
  - 請將目標對話的人，請在訊息一開始先標記對方。
  - 如果要標記小隊的所有成員，可以直接標記「小隊名稱」，標記的名稱同「頻道名稱」。
    - e.g, @team_venue_admin：標記行政小隊的所有成員。
  - 若要標記「所有場務組的小隊長」，可以標記 @team_venue_squad_leads。
  - 若要標記「所有場務組成員」，可以標記 @team_venue。
  - 若要標記「頻道內所有在線上的人」，可以標記 @here。
  - 若要同步訊息給某些人，可以在訊息最後加上 cc:
  - 範例：
    
    @here @team_venue
    歡迎大家加入 PyCon TW 場務組~~
    
    cc: @team_venue_squad_leads
  - 如有任何使用上問題，請在 Discord 中的 discord_usage 頻道上提出。
- 場務組頻道有哪些？
  - team_venue：場務組
  - team_venue_admin：行政小隊
  - team_venue_broadcast：轉播小隊
  - team_venue_equipment：器材小隊
  - team_venue_food：餐點小隊
  - team_venue_space：場地小隊
- 其他注意事項
  - 由於 PyCon TW 的 Discord 頻道相當的多，鼓勵大家行有餘力可以到其他頻道串門子。
  - 因每天訊息很多，若擔心重要通知被淹沒，可以將伺服器通知設定為 只有 @mentions
  - 如果不想被其他組別的訊息打擾，可以對左側的頻道名稱點選右鍵的「Mute Channel」靜音，但請勿將「team_venue」前綴的頻道靜音，以免漏掉重要訊息。
  - 個人 Discord 通知提醒設定記得要確認，行動裝置推播通知記得要勾起來，不然很容易錯過訊息喔～
    - 網頁版：對著伺服器名稱旁按 ﹀，進入「通知設定 🔔」，開啟「行動裝置推播通知」
    - 手機版：對著伺服器名稱旁按 …，進入「🔔 通知」，開啟「行動裝置推播通知」
~~Trello（進度追蹤）~~

Google Drive（檔案存放）
- 可以在左方「共用雲端硬碟」裡面找到 pycontw2024-protected。
- 可以對 03 場務 Venue 的資料夾點右鍵「加入星號」或「新增捷徑」，方便日後查找。
- 請勿隨意刪除檔案，刪除前務必與小隊長或組長確認。
- 存放內容：
  - 「非敏感性」資料（e.g., 非個資型的資料）。
  - 內部非文件類型的檔案為主（e.g., 照片、影片、PDF 等）。
  - 需要跨組協作的相關檔案。
  - 第三方所提供的相關資料。
HackMD（文件協作）
- 由於 HackMD 為團隊的文件協作工具，因此限存放「非敏感性」文案。
- 以存放內部文件類型的檔案（非機密文件）為主，包含：會議記錄、流程等。
- 關於 HackMD 的協作原則，請參考：PyCon TW HackMD 協作原則
- 由於 HackMD 上的文件結構較為零散，因此方便日後能快速找到文件，請將文件名稱以 2024 作為標題開頭，並請務必在文件開頭加上分類標籤 2024-venue 2024-organize
- 請在文件開頭加上導頁，以便快速跳轉：
```
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```
Google Calendar（行程提醒）
- PyCon TW 的 Google Calendar 檢視版為今年度所有籌備團隊所共用，讓跨組協作時可以更方便。
- 請訂閱 PyCon TW 的 Google Calendar 訂閱版
- 由於此行事曆為所有籌備團隊共用，因此在建立新的行程時，務必邀請需要參與的人員，以確保都有收到通知。
  - 可以透過群組 venue-internal@python.tw 邀請所有場務組成員
  - 可以從工作人員名冊 PyCon TW Staff 2024 查詢相關人員的 Google 帳號
- 其他注意事項
  - 請先訂閱 PyCon TW 行事曆，才能建立 PyCon TW 活動。
  - 建立行事曆活動時，請選擇 PyCon TW 行事曆。
    - 網頁版
    - 手機版
  - 活動名稱格式：[組別] 活動名稱，例如：[Photography / Program / Sponsorship / Venue] Studio Survey
Google Group（信件收發、活動邀請）
- 使用方式請參考 Google 群組使用手冊

報帳請款

請款方式請見報帳流程
- 發票資訊（如為手開發票，請索取三聯式發票）
  - 抬頭：財團法人開放文化基金會
  - 統編：38552170
請將發票圖片上傳至發票／收據資料夾
請將請款資料同步填寫至 2024 場務組帳本

場務組的組織架構

PyCon TW 籌備團隊一直都是扁平化架構，基本上不限制每個人只能擔任一個組別的職務，只要行有餘力，想要多跑幾個組別都可以。以下是今年度場務組的組織架構：

場務組（組長：Derek）
- 行政小隊（成員：Sunfish）
- 轉播小隊（成員：Mark）
- 器材小隊（成員：Yoyo Jaihua）
- 餐點小隊（成員：Lily）
- 場地小隊（成員：TN）

任務目標

以下是今年度 PyCon TW 場務組的任務目標，將分成各個小隊進行。其中會有一些任務需要跨組或跨隊合作，也歡迎組員多參與其他組別或小隊的討論。

行政小隊（隊長：Sunfish）
- 任務：
  1. 安排志工訓練規畫
  2. 管理場務組員對資料的存取權限設定
  3. 協助講者交通費用申請
  4. 安排大會當天志工與講者住宿
  5. 撰寫場務文案紀錄
  6. 撰寫場務行前信
  7. 規劃、管理助理主持人與場控人員
轉播與線路小隊（隊長：Mark）
- 任務：
  1. 協助紀錄組進行十週年紀錄片拍攝
  2. 場勘時協助轉播、網路廠商與場地管理員協調現場問題
  3. 與廠商確認需求項目以及報價單
  4. 管理廠商提供之對講機給各組
器材小隊（隊長：Yoyo Jaihua）
- 任務：
  1. 管理器材與租借倉庫
  2. 處理年會倉庫物資管理與盤點
  3. 協助設計組與廠商進行溝通
  4. 處理紀念品倉儲工作
餐點小隊（隊長：Lily）
- 任務：
  1. 安排志工早餐
  2. 進行午餐店家訪價與確認餐點內容
  3. 進行茶點店家訪價與確認餐點內容
  4. 佈置茶點
  5. 發放早餐與午餐
場地小隊（隊長：TN）
- 任務：
  1. 預定大月月會、場務實體會議場地
  2. 協助紀錄組租借十週年紀錄片拍攝場地
  3. 調查大會場地選項
  4. 協調場勘時間並與管理員預約
  5. 規劃場地空間使用與動線安排
  6. 協助贊助組安排贊助商攤位
  7. 安排大會當天場佈與場復的人員與事項

授權 (CC BY-SA 3.0 TW)

此文件採用姓名標示-相同方式分享 3.0 台灣授權條款。

本個人資料保護聲明從 2020 年 07 月 01 日起開始生效，惟為因應社會環境及法令的變遷與科技的進步，為保護客戶個人資料安全及隱私，我們將隨時修改這份公告聲明，並將儘速更新與公告予您。
感謝。

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