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2024 註冊組志工指南

Hey 歡迎加入 PyCon TW 大會籌備團隊─註冊組 (Registration Team)！ 這份文件是給註冊組志工，讓我們能夠快速認識與合作，因此再麻煩花一些時間確認。另外，在籌備期間，如果遇到任何問題或困難，都請一定要向組長反映。

環境 Setup

  • 填寫工作人員名冊
    • 組長會協助開通 hackMD 及 Google drive
  • 訂閱大會行事曆
  • 加入 Discord
    • 記得要開啟「註冊組頻道 (team_registration)」的通知，才不會漏掉訊息！
  • 加入 Trello
  • 和今年的組長約一個小時的時間閒聊互相認識吧！
    • 組長： petertc_chu / 副組長：derick0823

協作方式

參與籌辦期間會參與的活動及使用的工具

活動

以下是籌備期間可能會參與到的活動：

  • 任務導向討論
    • 參與人員：stakeholder
    • 方式：線上為主
    • 內容：討論特定任務進行方式
  • one on one
    • 參與人員：組長，個別成員
    • 方式：線上為主
    • 內容：AMA
  • 組聚
    • 參與人員：自由參加
  • 每月的大會籌備月會 (Committee Monthly Meeting)
    • 參與人員：組長、註冊組組員（自由參加）。
    • 會議時間：約 2 HR 左右。
    • 會議方式：實體進行為主，但也可線上加入。
    • 會議內容：同步各組的進度。
  • 註冊組行前會議（大會前一天）
    • 參與人員：註冊組全員
    • 會議方式：線上進行。
    • 會議內容：同步註冊組於大會期間的任務。
  • 註冊組慶功宴+檢討會（約於大會後一月內）
    • 參與人員：註冊組全員
    • 會議方式：實體進行為主，但也可線上加入。
    • 會議內容：檢討註冊組於籌備期間所遭遇的問題。
  • 大會檢討會（約於大會後一月內）
    • 參與人員：自由參加
    • 會議方式：實體進行為主，但也可線上加入。
    • 會議內容：檢討大會籌備團隊於籌備期間所遭遇的問題。

團隊協作工具

TL; DR

  • 訊息討論：Discord
  • 進度追蹤：Trello
  • 檔案存放：Google Drive 共用雲端硬碟
    • (Protected) 存放大會籌備相關的資料，個資等高度敏感資料請勿放這裡。
    • (Private) 主要存放與個資相關的資料，僅限特定成員瀏覽。
  • 文件協作：HackMD
  • 行程提醒：Google Calendar

使用方式

  • Discord（訊息討論）
    • 如何有效傳達訊息？
      • 由於在 Discord 裡面的成員相當多，因此善用「標記 (Tags)」能更有效的傳達訊息。
      • 請將目標對話的人，請在訊息一開始先標記對方。
      • 若要標記「所有場務組成員」，可以標記 @team_registration。
      • 若要標記「頻道內所有在線上的人」，可以標記 @here。
      • 若要同步訊息給某些人，可以在訊息最後加上 cc:
      • 範例：

        @here @team_registration
        歡迎大家加入 2024 PyCon TW 註冊組

        cc: @team_registration

      • 如有任何使用上問題，請在 Discord 中的 discord_usage 頻道上提出。
    • 註冊組頻道有哪些？
      • team_registration：註冊組
      • team_registration_bot：註冊組售票機器人
    • 其他注意事項
      • 由於 PyCon TW 的 Discord 頻道相當的多，鼓勵大家行有餘力可以到其他頻道串門子。
      • 如果不想被其他組別的訊息打擾，可以對左側的頻道名稱點選右鍵的「Mute Channel」靜音，但是 team_registration 不能靜音，以免漏掉重要訊息。
      • 個人 Discord 通知提醒設定記得要確認，行動裝置推播通知記得要勾起來，不然很容易錯過訊息

        • 網頁版：對著頻道名稱旁按 ﹀，進入「通知設定 🔔」，開啟「行動裝置推播通知」

        • 手機版：對著頻道名稱旁按 …，進入「🔔 通知」，開啟「行動裝置推播通知」

  • Google Drive（檔案存放）
    • 可以在左方「共用雲端硬碟」裡面找到 pycontw2024-protected。
    • 可以對 06 註冊 Registration 的資料夾點右鍵「加入星號」或「新增捷徑」，方便日後查找。
    • 請勿隨意刪除檔案，刪除前務必與組長確認。
    • 存放內容：
      • 非個資型等非敏感性資料。
      • 內部非文件類型的檔案為主（e.g., 照片、影片、PDF 等）。
      • 需要跨組協作的相關檔案。
      • 第三方所提供的相關資料。
  • HackMD（文件協作）
    • 由於 HackMD 為團隊的文件協作工具，因此限存放「非敏感性」文案。
    • 以存放內部文件類型的檔案（非機密文件）為主，包含：會議記錄、流程等。
    • 關於 HackMD 的協作原則，請參考：PyCon TW HackMD 協作原則
    • 由於 HackMD 上的文件結構較為零散，因此方便日後能快速找到文件，請務必在文件開頭加上以下「分類標籤與導頁」： 
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​​​​​​​​tags: 2024-organize, 2024-registration
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  • Google Calendar（行程提醒）
    • PyCon TW 的 Google Calendar 檢視版 為今年度所有籌備團隊所共用，讓跨組協作時可以更方便。
    • 由於此行事曆為所有籌備團隊共用，因此在建立新的行程時，務必邀請需要參與的人員，以確保都有收到通知。
    • 其他注意事項
      • 請先訂閱 PyCon TW 行事曆，才能建立 PyCon TW 的活動邀請。
      • 建立活動邀請時，請選擇 PyCon TW 行事曆。
      • 活動名稱格式：[組別] 活動名稱，例如：[REG] Meeting

2024 團隊目標

2024 註冊組志工招募簡介 有列出今年度註冊組的任務目標。其中會有一些任務需要跨組或跨隊合作，也歡迎組員多參與其他組別的討論。

授權 (CC BY-SA 3.0 TW)

此文件採用 姓名標示-相同方式分享 3.0 台灣 授權條款。

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