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# sciwork@nycu preparation meeting 20211116

## Contents
- [Meeting Time](#Meeting-Time)
- [Team Member](#Contents)
- [Event Planning](#Event-Plainning)
- [流程圖](#流程圖)
- [日期區間](#日期區間)
- [車馬費、講師費](#車馬費、講師費)
- [活動介紹](#活動介紹)
- [聯絡方式](#聯絡方式)
- [講師](#講師)
- [場地](#場地)
- [彩排](#彩排)
- [宣傳](#宣傳)

## Meeting Time

- Date: 2021/11/16 (二)
- Time: 19:15 - 20:45
- Place: [Gather Town](https://gather.town/app/Ah2W9miIObkT3FQ3/sciwok%20at%20ccca%20venue)

## Team Member
### Teacher & Consultant
- [ ] Yung-Yu Chen (@yyc ; intro: https://yyc.solvcon.net/)
- [ ] Sophi
- [ ] JoJo (urban design and regional planning. interest in GIS. Podcast: https://linktr.ee/utopiataiwan)

### Student
- [ ] Jenny Pei-Chen Yen (CS student in NYCU, interest in web/software engineering. Love outdoor event, especially hiking )
- [ ] Ting-Yu Chuang (grad student in NYCU, major in CS. Currently working on music visualization & IoT)
- [ ] Johnny
- [ ] Yuko
- [ ] Max
- [ ] Ben
- [ ] Po-Yu Liu
- [ ] Terry.Chan

## Task Assignment
- 主持：Johnny

## Event Plainning

### 流程圖

### 日期區間
- 1/12 - 1/18 (期末考結束的下一週)
- 平日晚上 or 週末
- 先請講師挑選出 3 個時段

### 經費
#### **要保留發票並打學校統編 87557573**
- 場地費
- 雜項支出
- 膠帶、名牌......
- 印刷費
- 餐飲費：
- 小木屋
- 餅乾糖果類
- 車馬費：
- 講師非新竹人 => 補貼交通費 (保留票根 or 報學校統編)
- 講師新竹人 => 補貼油錢
- 來源：
- 學聯會補助款
- 社費
- 講師費：
- 未提供
- 學聯會補助規則

1. 補助對象: 課活組立案之社團、系所立案之系學會
2. 活動時間: 活動時間位於2021/08/01~2022/01/28
3. 補助額度: 社團總額補助30000元

4. 申請時間與流程:(兩者擇一)
    (a) 專案補助：3000元以上（由學生議會大會審議）
        (1) 準備好簡易活動企劃書(概要說明活動時間、內容、預算規劃)。
        (2) 於12/03(五)18:00前填寫申請表單
        (3)須派一位代表親自列席議會大會(詳細日期時間將另行告知)說明，若未派代表出席則視同放棄。
        * 專案補助之申請單位應至少編列該項活動總預算百分之三十之自籌款項,始得向本會提出申請。 
        * 專案補助之申請單位應將本分會列為該活動之協辦單位。
        * 建議提供至多三種申請金額方案，提供給交通分會作為最後核發參考(3000以上的專案核發金額只會從三種申請金額中選一個核發)。
    (b) 一般補助：3000元以下（由交通分會行政部門審議）
        (1) 準備好簡易活動企劃書(概要說明活動時間、內容、預算規劃)。
        (2) 在12/03(五)18:00前填寫申請表單
             申請表單：https://forms.gle/CrM2hM6tkNUESXcF7
             
5. 審核方式: 交通分會將依據活動效益、活動宗旨、活動預期效果、預算需求綜合評選，並以粉專及電子郵件通知，獲補助之學生團體，未錄取則不另行通知。
6. 領取方式: 獲補助之學生團體應在補助通知信件內的指定時間，完成簽訂補助切結書，並當場簽署領據及領取現金。

* 申請補助之學生自治組織於活動結束之後,應憑明確之收支證明,向所隸屬之本會行政部門提出決算並檢舉報銷。未依前項規定檢舉報銷者，視為不良違規紀錄，取消申請補助之資格二會期。

* 需要填寫之資料:

- Source: https://www.facebook.com/NYCUSACTCampus/posts/4988841231134965

### 活動流程
#### Basic Info:
- Topic: 團隊合作在工作上的重要性
- Duration: 1HR
- Estimated Attendance: 40~50
#### 1. Opening (Johnny)
- 5 mins
- 介紹 `sciwork@nycu`
- 這個社群在做什麼
- 想要吸引什麼人
- 活動的方向是什麼
- 說明 event agenda
- 提到 Slido
#### 2. Icebreaking / Self-Introduction (TingYu)
- 活動前 15~30 min
- 暖場方式
- 放音樂
- 準備一些聊天話題
- 桌遊
- 提供餐點: 小點心可以帶走
#### 3. Lecturer Introduction (Yuko)
- 2 mins
- 簡短介紹講師身份及過去經歷
- 介紹講師與主題的關係（為什麼要請他）
- 簡短為主（2 mins）
#### 4. Talk Session (Yuko)
- 40 mins
- 務必「預先」先和講者確認器材沒問題（鏡頭、麥克風、投影片投影）
- 這段時間給講師運用
- 時間提醒
#### 5. QA Time (Johnny)
- 這部分由 3. Lecturer Introductor 需要事先準備問講者問題 & 看看 Slido 上有沒有什麼問題
- Pre-prepared question (暗樁) in order to encourage questioning
#### 6. Sharing Time (Jenny)
- invite the participants to share what they have learned in this event.
- free talk between lecturer and participants
- [Do we need a form for participants to give us some feedback about this event?]

### 聯絡方式
- 由 Johnny 與講師溝通
- 直接聯繫 Johnny (Email or Phone)

### 講師
- [所有講師名單](https://padlet.com/l066858998/4j7bjzi7si90m45k)
- 目前講師排序：
- 林俊翰
- David Ko 敏捷三叔公
- 張仲樸 Enzo
- Meng-Ying Tsai
- 邀請函 (CCCA Google Cloud)

### 場地
:::info
確定實體講座
:::
- 場地建議至少借3小時 (活動前中後各1小時)
- 需要場地指引（前天晚上或當天下午去貼）
- 防疫相關規定
- 社團活動空間採線上申請登記借用，並依指揮中心規定集會活動人數上限 (**目前為室內80人**、室外300人)進行人流（總量）管制。定期巡邏及清潔消毒，**入口處量體溫、噴酒精，發燒或有上呼吸道症狀者禁止進入。人員採實聯制，全程佩戴口罩，保持社交距離，禁止飲食**。不符集會活動相關規定者，應提防疫計畫，或依本校防疫規定辦理。
候選場地：
- 場勘
- [殷之浩紀念空間](https://www.lib.nycu.edu.tw/html/categoryid-6/id-17?lang=zh-TW#)
- 優點: 寬敞、舒適、漂亮、不用錢
- 缺點: 不能吃東西、會有回音
- 投影機可以向圖書館借
- 假日時間圖書館只到下午五點
- [工程一館共創基地(EA101)](https://property.ict.nycu.edu.tw/laboratory_ii.html?getId=11)
- 
- [工三 329教室](https://it.cs.nycu.edu.tw/equipment-room)
- (敏捷社群常使用的那一間，靠近系計中門口)
- 空間容納人數: 45人
- 設備: 兩台投影機、大面白板牆
- 借用條件: 需主任同意借用
- 工三 330 教室
- 空間容納人數: 50人
- 設備: 兩台投影機、大面白板牆
- https://it.cs.nycu.edu.tw/file/%E5%9C%8B%E7%AB%8B%E4%BA%A4%E9%80%9A%E5%A4%A7%E5%AD%B8%E8%B3%87%E8%A8%8A%E5%AD%B8%E9%99%A2%E9%9B%BB%E8%85%A6%E6%95%99%E5%AE%A4%E5%80%9F%E7%94%A8%E8%BE%A6%E6%B3%95.pdf
- https://it.cs.nycu.edu.tw/file/%E9%9B%BB%E8%85%A6%E6%95%99%E5%AE%A4%E5%80%9F%E7%94%A8%E7%94%B3%E8%AB%8B%E8%A1%A8.pdf
### 彩排

### 宣傳
- 報名表
- 傳單 / 海報 (要附地圖)
- 貼海報要跟學校申請