###### tags: `Forretningsprocesser`
# Forretningsprocesser - Helles NOTER til bogen

## Del 1 - begreber, de fire principper, hvorfor forundersøgelse

### Begreber
- Forundersøgelse
- Et målafklarende, problemformulerende og løsningsangivende project, der gennemføres i en virksomhed med sigte på at designe bæredygtige it-anvendelser ud fra en mere eller mindre præcis problemstilling i virksomheden
- producerer et beslutningsgrundlag for virksomheden som potentialer i og muligheder for at implementere it-anvendelser, som infrier problemstillingen. Resultatet af forundersøgelsen danner udgangspunkt for en efterfølgende udbudsforretning og implementering af forundersøgelsens visioner.
- *Går ud på:*
- analyserer virksomhedens forretnings- og it-strategi, dens mål, behov og muligheder.
- designe en eller flere visioner om en samlet forandring
- vurdere visionerne i forhold til virksomhedens forretnings- og it-strategier samt i forhold til grupper af ansatte, relationer mellem afdelinger, og i forhold til kunder og leverandører.
- fastlægge en strategi og plan for den tekniske og organisatoriske implementering samt at udarbejde økonomiske overslag for visionernes implementering
- løbende at sikre sig feedback fra relevante aktører.
- KARAKTERISTIK:
- problemformulerende, målafklarende og løsningsskitserende.
- Implementering
- Teknisk og organisatorisk realisering af visionerne.
- Organisatorisk implementering omfatter forandingsledelse og organisationsændringer inklusive tilrettelæggelse af ændrede arbejdsopgaver og nye arbejdesgang, uddannelse og oplæring mm.
- It-designer
- person med kompentencer indenfor forundersøgelse og it, som i samarbejde med virksomheden planlægger og gennemfører en forundersøgelse.
- It-anvendelse
- it-systemer set i en anvendelsessammenhæng, der inkluderer arbejdsorganisering samt de kvalifikationer, brugerne har brug for - for at kunne udføre arbejdet med den nye teknologi og i den nye organisering
- Vision
- resultater af en forundersøgelse er en eller flere samlede visioner om, hvordan man kan indfri mål, behov og muligheder, som understøtter virksomhedens forretningsstrategi og it-strategi.
- visioner beskriver fremtidige it-anvendelser og omhandler såvel it-systemers funktion, grænseflade, interaktionsformer og den tekniske platform som arbejdets organisering og de kvalifikationer, der er brug for hos de ansatte.
- Principper
- udtrykker metodens syn eller perspektiv - som projektgruppen bør tænke og handle ud fra, npr den planlægger og gennemfører en forundersøgelse. Principperne skal betragtes som generelle og overordnede retningslinker for metoden, uanset i hvilken situration den anvendes. I princippernes udtrkkes metodens rationale med hensyn til forundersøgelsens (indhold og organisering) og forundersøgelsens genstandsfelt (virksomheden og dens aktører)
- Fase
- er en samling af aktiviteter, der udføres mellem to tidspunkter, og som bringer forundersøgelsen fra den ene beslutningssituation til den næste. En fase vil typisk indeholde såvel analystiske designorienterede aktiviteter.
- Aktivitet
- En afgrænset arbejdsproces med et specifikt formål. En aktivitet kan understøttes af teknikker og beskrivelsesværktøjer
- Teknik
- er en konkret anvisning på, hvordan en bestemt aktivitet kan udføres. En teknik kan fx dække aktiviteter til dataindsamling, en anden kan benyttes til bearbejdning og præsentationen og en tredje til projektledelse. Teknikker kan anvendes uafhngigt af, hvordan forundersøgelsen tilrettelægges.
- Se figur
Teknikkerne giver forslag til, hvordan fasernes forskellige aktiviteter kan gribes an, mens beskrivelsesværktøjerne understøtter en eller flere teknikker, f gennem bearbejdsning og præsentation af den viden, som aktiviteterne bedrager med.

- Beskrivelsesværktøj
- er forslag til tegninger, figurer og modeller, der kan understøtte en eller flere teknikker, fx gennem bearbejdning og præsentation af den viden, som teknikken bidrager med.
- Produkt
- resultatet af en eller flere aktiviter. Et produkt svarer til referencelinkeplanlægning til resultatet af fasens aktiviteter ved referencelinjen.
- Slutprodukt
- henviser til produkter som ligger på forundersøgelsens sidste referencelinke
- Mellemprodukt
- henviser til alle andre produkter før slutproduktet.
- Standardsystem
- et system i form af et produkt som en leverandør tilbyder flere kunder (i modsætning til et skræddersyet system, som udvikles specielt i en udgave til en kunde). Standardsystemer kan ofte modificeres og tilpasses (konfigureres) i betydelig grad, og kaldes undertiden for rammesystemer eller standard/rammesystemer. Standardsystemer kan fx tilpasses ved opsætning af forskellige præferencer og parametre, gennem specielle funktioner og værktøjer eller vha. tilknyttede og dedikerede programmeringssprog.
- Usikkerheder i forundersøgeelser
- høj kompleksitet
- høj foranderlighed
- høj situationsafhængighed
- høj risiko for værdikonflikter
- Bæredygtighed
- Virksomhedens primære ressourcer er de ansatte med deres kvalifikationer og erfaringer, dens økonomiske grundlag samt dens it-systemer og anden teknologi. En forundersøgelse gennemføres i en virksomhed med sigte på at designe bæredygtoge it-anvendelser. Det betyder, at it-anvendelserne skal bidrage til en balance mellem udvikling, udnyttelse og beskyttelse af virksomhedens ressourcer. Dette skal ske på en måde, så virksomhedens aktuelle mål og behov tildoeses, uden at dens fremtidige udviklingsmuligheder sættes over styr.

### Fire typer af ressourcer til it-forundersøgelse med MUST-metoden

### De fire principper
*- overvej hvorledes det gøres i praksis, det er centralt i brugerdrevet inovation*
1. princip om en samlet vision
- Tre elementer i en samlet vision
- It-udvikling
- Organisatorisk udvikling
- Kvalifikationsudvikling
- Skal være bæredygtigt - se begreb
- Holde øje med under fornyelsesfasen (+ forbedredelsesfasen + fokuseringsfasen)
2. princip om reel brugerdeltagelse
- god ide at afklare hvem + bestemme fokus for brugerdeltagelsen i forbedredelsesfasen.
3. princip om at arbejdspraksis skal opleves
- særligt vigtigt i fordybelsesfasen
- 3 gode teknikker
- Observation
- In-situ interview
- Tænke-højt forsøg
- Vigtigt pga. say/do problem (sige noget og gøre noget andet...)
-
4. princip om forankring
- *informere om, skabe forståelige for samt opbakning til forundersøgelsens mål, visioner og planer*
- Målgruppe: dem der ikke direkte har deltaget i forundersøgelsen
- Styrende i alle faser!
> lav figur 2.4 - se side 90 i bogen og sæt ind her!

# Del 2 - fire faser - Forbedredelsesfasen, Fokuseringsfasen, Fordubelsesfasen, Fornyelsesfasen


# De fire faser i metoden
- *Formålet*
- Motivation
- Siturationer og abitionsniveau
- Eksempler
- Fasens mulige aktiviteter
- *Resultatet*
- *Hvordan resultatet er en forudsætning for den næste fase*

# Forbedredelsesfasen - projektetablering
- *Formålet*
- afklare og nå til enighed om rammerne for forundersøgelsen
- hvad skal den gå ud på?
- hvilke betingelser skal gælde for dens løsning?
- hvordan griber projektgruppen det an?
- Motivation
- Siturationer og abitionsniveau
- Eksempler
- Fasens mulige aktiviteter
- Planlæg forbedredelsfasen
- Skab overblik
- Præciser opgaven
- Identificer kritiske faktorer
- Kritiske succesfaktorer
- Kritiske forudsætninger
- Afklar fokuseringsfasen
- Organiser projektet
- Udvælg deltagerne
- Godt indblik i arbejdsområdet
- De skal være faglig respekteret og have "politisk" opbakning
- Engageret i projektet
- Hverken fasineret eller modstander af tekonologi
- Kortlæg interesser
- Potentielle interesser
- Indirekte brugere af it-systemerne
- Systemadministratorer og andre ansvarlige for it
- Ansvarlige for it-projektets tekniske og organisatoriske implementering
- Interesseprganisationer og faglige organisationer
- Afdelinger og projekter i virksomheden
- Faggrupper i virksomheden
- Leverandører og strategiske partnere
- Kunder
- Mulige relationer til interssenter
- Uformel information
- Formidling gennem mødereferater, nyhedsbreve, www og lignede
- Deltagelse i referencegruppe
- Observatørstatus
- Høringer
- Aftaler om forhandling
- Reviews eller afprøvning af prototyper
- Godkendelse af mellemprodukter
- Kontrakter om leverng af specifikke ydelser og produkter
- Start forankring af projektet
- Etabler projektgruppen socialt
- Formuler projektgrundlag
- Se figur 4.6 på side 130 for et eksempel
- Planlæg forløbet
- Anbefales planlægning med referencelinjer + risikostyring
- *Resultatet*
- Projektgrundlag for en plan for videre forundersøgelse
- *Hvordan resultatet er en forudsætning for den næste fase*

# Fokuseringsfasen - strategianalyse
- *Formålet*
- udpege de arbejdsområder, som skal være i fokus i fordybelsesfasen
- *Ikke* udvikle nye forretnings- eller it-strategier, men afklare de eksisterende samt kritisk at forholde de planlagte it-anvendelser dertil.
- Dermed
- At identificere og afklare virksomhedens overordnede situaration, omgivelser og forretningsstrategi.
- At afklare virksomhedens eventuelle it-strategi, specielt med henblik på denne strategis valg og prioriteringer vedrørende planlagte it-anvendelser.
- At afklare, hvordan ledelsen og andre involverede parter forstår sammenhængen mellem it-anvendelserne og virksomhedens overordnede forretningsstrategi.
- Sikre sig, at rammerne for it-anvendelserne er i overensstemmelse med virksomhedens forretnings- og it-strategi, og -i modsat fald- være parat til at kritisere projektets mål eller det strategiske grundlag herfor.
- At udarbejde et beslutningsgrundlag for forundersøgelsens videre fokus, dvs. med udgangspunkt i virksomhedens overordnede strategiet at identificere og afgrænse de arbejdsområder, som fordybelsesfasen bør forkusere på.
- Motivation
- Siturationer og abitionsniveau
- Eksempler
- Fasens mulige aktiviteter
- forudsættes at siturationen og ambinationsniveauet for fasen allerede er vurdetet --> i forbedredelsefasen
- Analyse af omgivelser
- gennerelle markedetssituration
- lovgivning, som virksomheden og dens produkter er udnerlagt
- kunder og leverandører
- konkurrenter
- ved brug af
- dokumentanalyse
- interview
- repræsentative kunder
- SWOT- og funktions-analyse
- Analyse af forretningsstrategi
- "top-down"-analyse
- ved brug af
- dokument analyse
- møder og interviews med virksomhedens ledelse
- evt. SWOT- og funktions-analyse
- Eksempel 5.3 s. 153 i bogen
- Analyse af it-strategi
-
- Innovativ teknologianalyse
- Udpeg projektets arbejdsområder
- Formuler rapport
- *Resultatet*
- *Hvordan resultatet er en forudsætning for den næste fase*

# Fordybelsesfasen - dybdeanalyse
- *af udvalgte arbejdsområder*
- særligt brug af teknikker der sætter projektgruppen i stand til at opleve brugerens arbejdspraksis *(observation, in-situ unterview eller kombination)* --> **princip om arbejdspraksis skal opleves**

- *Formålet*
- Underståtte prioteringen
- mål
- problemer
- behov
- *Foranking*
- *Arbejdspraksis skal opleves*
- *Reel brugerdeltagelse*
- Motivation
- svært at lave en god løsning, som også vil virke uden at kende til den nuværende løsning, samt rationalet for hvorfor det er som det er idag. --> skabe nyt bæredygtigt design.
- noget særligt der skal bevares / fremmes
- Siturationer og abitionsniveau
- omfang og ambitionsniveau varierer fra forundersøgelse til forundersøgelse.
- Se figur 6.1 side 166 *Fire typiske siturationer for en fordybningsfase*
- Eksempler
- Se evt. situration 3 for sammenligning med vores situration
- Fasens mulige aktiviteter
- Planlæg fordybelsesfasen
- Dataindsamling
- *Say/do problemet*
- Interviews, dødehavsruller og observation
- Analyse
- Interviews + oberservationer + tænke-højt forsøg --> mellemprodukt - temaopdelte sammendrag --> Rapport: Mål, problemer, behov, ideer og løsninger
- Præsentation
- Se figur 6.4 -> "Analyse- og præsentationsprocessens trinvise forløb og brug af beskrivelsesværktøjer"
- Overvej ændret fokus for fasen
- Rapportering
- Baggrund og fokus
- Væsentlige krakteristika ed arbejdspraksis
- Mål, problemer, behov og ideer til løsning
- Forslag til prioritering
- *Resultatet*
- *Hvordan resultatet er en forudsætning for den næste fase*

# Del 3 - forslag til teknikeer og beskrivelsesværktøjer

## Referencelinjeplanlægning
- At lægge en plan, med alle dato er aktiviter og et andet dokument med hvilke teknikker og værktøjer der skal bruges hvornår... rigtig smart :)

## Workshop (*kap. 9.10*)
- **Fase** 3, 4
- **Princip** **1, 2**, 3, 4
- **Vidensområde** A + B
- **Beskrivelsesværktøj**
- Frihåndstegning
- Collage
- Dødehavsrulle
- Affinitetsdiagram
- Rolleliste
- Kommunikationsmodel
- Tidslinje
- Designskitse
- Datamodel

- Roller undervejse i workshoppen
- 1-2 sekreterier
- 1 facilitator, der sikre fremdrift

LÆS 17 - 97
> Læs kap 4. - fokusér på:
> - formål,
> - resultater, og
> - hvordan de mulige aktiviteter bidrager til resultaterne
> - hvad overholdelse af de fire principper i praksis vil sige i Forberedelsesfasen
>
> samt hvordan Forberedelsen begynder på konkretisere projektet. Hvad er det der bliver konkretiseret i denne fase - og hvorfor er det smart at gøre det først?

# artikel om cost-benefit
## Moore's Law
....
**price-to-performance ratio** will continue to decline exponentially.
## productivity paradox
productivity = output / inputs
outputs = units produced (fx number of automibles) * average value
adjusted for:
- inflation
- any change in quality (fx increase safty or better gas milage)

inputs =
- hours of work = ratio of output to inputs is *labor productivity*
- investmens and materials are included = ratio is *multifactor productivity*


## Evaluating IT Investments: Needs, Benefits, Issues, and Traditional Methods

Justifying an IT investment means comparing the costs of each project against its benefits in what is known as a **cost-benefit analysis**.
- *return of investment (ROI)*

### Justifying
- Increased pressure for finacial justification
- now CIOs need to effectively communicate the **value** of proposed IT projects in order to gain approval.
- IT not always the the solution to all problems

What needs to be justifyed?
some may not need it, or only a one page
- When the value of the investment is relatively small for the organization
- When the relevant data are not available, inaccurate, or too volatile
- When the IT project is mandated—that is, it must be done regardless of the costs and benefits involved

IT investment categories
- IT infrastureture = stayes for a long time, shared by many applications
- IT applicaitions, specific systems = *more complex*

**IT justification process**
- Lay an appropriate foundation for analysis, and then conduct your ROI.
- Conduct a good research on metrics (including internal and external metrics) and validate them.
- Justify, clarify, and document the costs and benefits assumptions.
- Document and verify all figures used in the calculation.
- Make figures as realistic as possible and include risk analysis.
- Do not leave out strategic benefits, including long-term ones. Is the project really bolstering the company’s competitive and strategic advantage?
- Be careful not to underestimate costs and overestimate benefits (a tendency of many technology lovers).
- Commit all partners, including vendors and top management


Difficulties in measuring productivity and performance gains
- incorrectly defining what is measured
- estimating when positive results can be measured - timeestimating is difficult
- relating IT expenditures to organizational performance

Intangible benefits
- desireable benefits
- faster time to market
- satisfaction from employee, user and costumer
- easier distribution
- greater organizational agility
- improved control
- *difficult to place an accurate monetary value on them*
- 

Handling intangiable benefits
- make rough estimates of monetary values for all intangible benefits --> then ROI on both tangible and intangible benefits

Transaction Costs
- cover a wide range of costs that are associated with the distribution (sale) and/or exchange of products and services. Most economists (e.g., Chen, 2005) divide these costs into the **following five categories:**
1. **Search costs**. Buyers and sellers incur costs in locating each other and locating specific products and services.
2. **Information costs**. For buyers, this includes costs related to learning about the products and services of sellers and the basis for their cost, profit margins, and quality. For sellers, this includes costs related to learning about the legitimacy, financial condition, and needs of the buyer, which may lead to a higher or lower price.
3. **Negotiation costs**. Buyers and sellers need to agree on the terms of the sale (e.g., quantity, quality, shipments, financing, etc.). Negotiation costs result from meetings, communication-related expenses, exchanges of technical data and/or brochures, entertainment, and legal costs.
4. **Decision costs**. For buyers, decision costs result from the evaluation of sellers and their internal processes, such as purchasing approval, to ensure that they meet the buyers’ policies. For sellers, decision costs arise in the determination of whether to sell to one buyer instead of another buyer, or not at all.
5. **Monitoring costs**. Buyers and sellers need to ensure that the goods and/or services purchased translate into the goods and services exchanged. In addition, they need to make sure that the exchange proceeds according to the terms under which the sale was made

# Læsning
Kapitel
- 1, 2, 3
- tabel 8.1,
- 4 + 9.1
- 5 + BMG ch 1
- BMG ch 4 + BMG ch 6
- 9.4 + 9.6
- 6
- 8 + 9.8 + 9.9
- Ethnographic field methods and their relation to design
- 9.8 + 9.9 + 9.10 + 9.12
- 6 + 8 + 9
- til onsdag (3, 6+8+9)
- artikel om cost-benefit
> LÆST - 1, 2, 3, 4, 5, 6, %,
> TODO - 7, 8, 9 *(9.1, 9.6, 9.8, 9.9, 9.10, 9.12) cost-benefit, ethnographixc*

# Individuel læringsrapport
> med til at give ens individuelle karakter

**Se vejledning på LearnIT**

- **Formålet:** med rapporten er at fange og dokumentere din forståelse af **teorien**
- indeholder dine overvejelser i forhold til læremålet: "Argumentere for **valg** af *teknikker* og *beskrivelsesværktøjer* til at undersøge forretningsstrategier og arbejdspraksis **ud fra en given situration**"

NOTER FRA GENNEMGANG...
- meget konkret!
- gerne også personligt
- beskriv både det der sker i praksis (*her skal det være virkelige erfaringer --> virksomheden*) og hvad der sker i teorien (herunder brugen af principperne).
- balance mellem disse to.
- Hvad havde i tænkte inden da, hvad skete der, og hvordan passer det med teorien
- Helt i orden at man kun beskriver 1-2 beskrivelser.

# Eksamen
- 
- **SIG DET DER STÅR I BOGEN**
- Hvis rapporten ikke er god
- forklar / definere begreber og bevæg sig opad med at bruge det i praksis.
- arbejdsområder == arbejdspraksis
- kan også få fiktive siturationer, hvordan man så vil gøre.
- censor er ham der har skrevet bogen.
- trekanten med arbejdeOrganitation <-> IT <-> Kvalifiktioner <->
## De 4 principper
- Definitation - hvad teorien siger om hvad det vil sige i praksis
- Hvorfor princippet er vigtigt for metoden og for projetktets succes (og evt risici forbundet med **ikke** at følge det)
- Praksis betydning i hver af de fire faser - hvordan påvirker det resultaterne
- hvilke teknikker understøtter princippet og hvordan teknikken understøtter princippet i praksis.
**Principper**
1. En samlet vision
2. Reel brugerdeltagelse
3. Arbejdspraksis skal opleves --> bloomberg + ehnographic
4. Forankring

##