# *Manual de usuario*
> ### SISTEMA DE GESTIÓN DE ASPIRANTES EN LA ESCUELA DE ESTUDIOS DE POSTGRADO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS MÉDICAS, UNIVERSIDAD DE SAN CARLOS DE GUATEMALA
> Versión: 1.1.1
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# **Índice**
1. [Introducción](#Introducción)
2. [Requisitos](#requisito)
3. [Módulos](#modulo)
3.1 [Módulo administrador](#moduloAdmin)
3.2 [Módulo revisor](#moduloRevisor)
3.3 [Módulo comisión](#moduloComision)
3.4 [Módulo docente encargado](#moduloDocente)
3.5 [Módulo aspirante](#moduloAspirante)
4. [Importante](#importante)
5. [Conclusión](#conclusiones)
# Introducción
<div id='Introducción' />
Este documento está diseñado para proporcionar a los usuarios finales una guía completa sobre cómo utilizar eficazmente el sistema y aprovechar al máximo sus funcionalidades.
### Objetivo
El objetivo principal de este manual es brindar a los usuarios la información necesaria para comprender, utilizar y beneficiarse de las características y capacidades del sistema. Desde las funciones básicas hasta las más avanzadas, este manual le guiará a través de cada paso de su experiencia de usuario.
### Audiencia Objetivo
Este manual está dirigido a todos los usuarios finales que interactuarán con el *sistema de gestión de aspirantes*. No es necesario tener conocimientos técnicos avanzados, ya que se ha redactado de manera clara y accesible para usuarios de todos los niveles de habilidad.
### Estructura del Documento
El manual está organizado de manera lógica, comenzando con una visión general del sistema y sus capacidades. Luego, se detallan las instrucciones paso a paso para realizar tareas comunes y avanzadas. Cada sección se enfoca en una funcionalidad específica, proporcionando información clara y ejemplos prácticos cuando sea necesario.
# Requisitos del Cliente
<div id='requisito' />
Sistema de gestión de aspirantes utiliza tecnologías modernas en el lado del cliente para proporcionar una interfaz de usuario eficiente y atractiva.
#### React
La interfaz de usuario está construida con React. Asegúrese de contar con un navegador web compatible con React, como Google Chrome, Mozilla Firefox, o Microsoft Edge.
#### Notas Adicionales
Es recomendable contar con una conexión a Internet estable para acceder a recursos externos y posibles actualizaciones. Se asume un conocimiento básico de las herramientas mencionadas para la instalación y configuración.
# Módulos
<div id='modulo' />
El sistema de gestión de aspirantes está diseñado con una arquitectura modular para adaptarse a las necesidades específicas de cada tipo de usuario. Los módulos proporcionan funcionalidades especializadas y roles definidos para garantizar una experiencia personalizada y eficiente. A continuación, se describen los cinco módulos principales del sistema:
1. Módulo del Administrador:
El Módulo del Administrador es la parte central del sistema, otorgando acceso completo y control sobre todas las funcionalidades. Los administradores pueden gestionar usuarios, configuraciones del sistema, y supervisar el funcionamiento general. Este módulo es fundamental para la administración y configuración inicial del sistema.
2. Módulo del Revisor:
El Módulo del Revisor está diseñado para los usuarios encargados de revisar y evaluar documentos enviados por los aspirantes.
3. Módulo de la Comisión:
El Módulo de la Comisión está busca los candidatos idoneos para formar estudiantes de calidad. Para esto se lleva una selección de candidatos los cuales son evaluados en diferentes aspectos,para tomar decisiones basadas en la revisión de información recopilada.
4. Módulo del Docente Encargado:
Diseñado para docentes, el Módulo del Docente Encargado facilita la gestión de información relacionada con el progreso de los aspirantes el cual proporciona retroalimentación.
5. Módulo del Aspirante:
El Módulo del aspirante se centra en la experiencia del usuario final que participa en el sistema. Permite a los estudiantes cargar documentos, realizar seguimiento de su progreso y acceder a información relevante para su evaluación y aprendizaje.
Estos cinco módulos, junto con otras funcionalidades adicionales, contribuyen a un ecosistema completo y colaborativo. Cada módulo tiene su propósito específico, brindando a los usuarios las herramientas necesarias para desempeñar sus roles de manera efectiva
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# Módulo invitado
## Inicio de sesión
Se muestra la pantalla de inicio de sesión con los campos para ingresar valores como *usuario(correo electronico)* y su respectiva *contraseña*
### Acciones Adicionales:
Además de los campos mencionados, la pantalla de inicio de sesión puede incluir acciones adicionales, como:
**Recuperación de Contraseña**, enlace o opción para restablecer la contraseña en caso de olvido.
**Inscripcion para una maestría**, enlace para los usuarios que aún no tienen una cuenta, permitiéndoles registrarse en el sistema.
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### Pantalla de recuperación de contraseña
Solo esta presente el campo para ingresar el correo electronico con el cual esta registrado, esto para que le envie su contraseña temporal por medio de este.
**Imagen ilustrativa del correo con la contraseña temporal**
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### Pantalla de inscripción para una maestría
La página de registro en el sistema ofrece a los usuarios la oportunidad de crear una cuenta, un proceso que solo se realiza una vez. Durante este registro, se solicita a los usuarios que completen un formulario de inscripción proporcionando la información necesaria.
En la imagen se muestra que la información a completar esta en 3 secciones. A continuación se presentan:
**Datos personales**
**Datos educativos**
**Datos postgrado**
Para mantener la integridad del sistema, se realiza una validación exhaustiva para asegurarse de que cada aspirante se registre solo una vez. Esto garantiza que cada cuenta sea única y asociada a un único aspirante.
### **Inscripción Fuera de Tiempo**
En el caso de que un aspirante intente realizar la inscripción después de la fecha límite de la convocatoria, el sistema proporciona una notificación clara de "Ya expiro el tiempo para las inscripciones".
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# Módulo Administrador
<div id='moduloAdmin' />
**NOTA**
El administrador tiene credenciales por defecto
```
usuario: admin@gmail.com
contraseña: 123
```
## Pantalla principal
Se muestra graficos con informacion importante, seccionada por especialidad y por hospital. Recordando que tambien se puede realizar un filtrado por año.
## Pantalla del perfil del administrador
Se muestra la informacion del administrador.
## Pantalla para edición de datos
Se permite cambiar la información del administrador, recordando que debe de cambiar su contraseña que se tiene por defecto.
```
La imagen debe de tener como máximo dimensiones de 200 x 200
```
## Pantalla para convocatoria
La creación de convocatorias es un paso fundamental para gestionar el proceso de inscripción de aspirantes a las distintas maestrías ofrecidas. En esta sección, se describen los aspectos esenciales relacionados con la configuración de convocatorias:
### Definición de Fecha
En esta pantalla, se realiza la configuración de las fechas clave que delimitan el período de aceptación de solicitudes. Los campos principales incluyen:
**Fecha de Inicio de Convocatoria** indica el día en que se abren oficialmente las inscripciones para los aspirantes.
**Fecha de Cierre de Convocatoria** marca el fin del período en que se aceptan solicitudes. Después de esta fecha, los aspirantes ya no podrán registrarse.
**Listado de convocatorias**
## Pantalla de configuraciones generales
**Encabezados**
Se muestra la pantalla donde se suben las imagenes de los membretes que llevará cada acta y reporte generado dentro de la plataforma y en la misma se visualizar
```
La imagen debe de tener como máximo dimensiones de 200 x 200
```
**Registro de actividades**
Se muestra las actividades que el administrador ha realizado en el sistema durante el tiempo que se realiza el filtrado.
## Pantalla de hospitales y maestrías
### **Hospitales**
Se muestra la pantalla donde la lista de hospitales registrados en el sistema.
Este tambien tiene la opción de crear y editar informacion de los mismos.
**Cargar hospitales por medio de archivo**
Esto tambien es posible por medio de un documento en formato **.CSV**, el cual debe de seguir el siguiente modelo.
### **Especialidades**
En esta sección se puede visualizar la lista de especialidades que se tienen regitradas en el sistema.
**Crear especialidades**
Se crean especialidades llenando con la información adecuada, además se puede editar los datos.
**Cargar especialidades por medio de archivo**
Esto tambien es posible por medio de un documento en formato **.CSV**, el cual debe de seguir el siguiente modelo.
### **Especialidades en los hospitales**
En esta sección se puede visualizar la lista de especialidad en los centros hospitalios
Se visualiza toda la informacion e inclusive permite la edición de la misma.
Se permite el registro de nuevas especialidades en los centros hospitalarios, el cual solo permite el ingreso de la cantidad de puestos; los nombres de hospitales y especialidades ya estan ingresados con anterioridad.
## Pantalla de examenes
La creación de examenes y la carga de notas para todos los aspirantes
Editar la información de los examenes.
**Cargar especialidades por medio de archivo**
Se debe de subir por medio de un documento en formato **.CSV**, el cual debe de seguir el siguiente modelo.
## Pantalla de usuarios
En la sección de Gestión de Usuarios, se proporciona una visión completa de todos los perfiles registrados en el sistema, cada uno categorizado en tipos específicos para una administración eficiente. A continuación, se detallan las categorías principales de usuarios:
1. Usuarios Generales
En esta sección, se visualizan y gestionan los usuarios generales que tienen acceso a funciones básicas del sistema. Estos usuarios pueden incluir personal administrativo, docentes y revisores.
2. Aspirantes
Los aspirantes son aquellos usuarios que han completado el proceso de registro y están interesados en inscribirse en alguna de las maestrías ofrecidas. Desde esta interfaz, es posible acceder a la información básica del aspirante.
3. Comités Hospitalarios:
Los comités hospitalarios son usuarios con roles específicos relacionados con la evaluación y selección de aspirantes en entornos hospitalarios.
### **Registrar usuarios**
En esta sección se crean los usuarios de tipo administrador, docente o revisor. Al momento de crear el usuario automaticamente se le envia al correo con su contraseña temporal.
### **Registrar una comision**
En esta sección se crean una comision de evaluación, y se debe de agregar a sus integrantes.
**Nota**
> Para crear una comisión se debe de crear primero el usuario docente encargado, seguido se debe de ingresar los datos de este en la lista de los integrantes; esto con el fin de que quede registrado correctamente.
## Pantalla de actas
En esta pantalla se encuentran todas las actas y reportes generados en el sistema. Estos documentos deben de estar cargados por las personas que lo generan.
Sí, el documento ya esta cargado se muestra una vista del mismo.
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# Módulo Revisor
<div id='moduloRevisor' />
## Pantalla principal
En la pantala principal del revisor se muestra a todos los aspirantes que se han inscrito en cualquiera de los programas habilitados, en esta pantalla se visualiza el estado en que se encuentre la documentación que fue enviada por el aspirante. En este listado se puede realizar un filtrado de la informacion, exclusivamente en el año.
**Envio de mensaje masivo**
Se muestra los campos para poder enviar mensajes a todos, no importando en que maestía se encuentran asignados.
**Envio de mensaje privado**
Se muestra los campos para enviar mensajes privados.
## Pantalla ver perfil
Se muestra toda la información que el aspirante lleno al inscribirse en la concovatoria.
Recordando que el revisor puede cambiar de estado la documentación del aspirante. Solamente son las tres opciones que se muestran en la parte inferior del lado derecho, cada estado genera un correo para el estudiante informando el estado de su perfil.
**Correo documentacion aceptada**
Se presenta la muestra del correo que se envia al estudiante con su documentación aceptada.
## Pantalla del perfil del administrador
Se muestra la informacion del administrador.
## Edición del perfil
Se permite cambiar la información del revisor, recordando que debe de cambiar su contraseña que se tiene por defecto.
```
La imagen debe de tener como máximo dimensiones de 200 x 200
```
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# Módulo Comisión revisora
<div id='moduloComision' />
## Pantalla principal
Se muestra el listado filtrado con el año presente, cada aspirante posee un estado en la documentacion y en la entrevista, esto depende del icono que tenga.
* Icono Verde: ya esta calificado o validado.
* Icono Rojo: se encuentra pendiente de ser calificado o validado.
* Icono Amarillo: no tiene entrevista.
## Pantalla visualización de aspirante
Se muestra toda la información que el aspirante lleno al inscribirse en la concovatoria. Además se muestra un resumen de las notas que ha obtenido durante el proceso de selección.
Si ya se encuentra calificado, firmado el documento se puede visualizar, como se muestra.
**Curriculum**
Se presenta la sección de la calificación de curriculum, posee un campo por nota según el aspecto a calificar. Además se visualiza el documento que fue compartido por el aspirante.
**Entrevista**
Se presenta la sección de la calificación de curriculum, posee un campo por nota según el aspecto a calificar. Además se visualiza el documento que fue compartido por el aspirante.
## Pantalla de entrevista
En la pantalla se muestra el listado de aspirantes que quieren ingresar a la maestría. Se tienen tres distintos iconos los cuales son:
* Icono verde: entrevista realizada o calificada.
* Icono rojo: entrevista esta pendiente de realizarse.
* Icono amarillo: no tiene entrevista programada.
A continuación, se muestra el formulario para crearla entrevista al usuario.
## Pantalla de selección
Se listan todos los aspirantes los cuales ya tienen notas en los distintos aspectos evaluados, estos ya se encuentran filtrados según el año en curso. Además en la parte superior muestra la cantidad de aspirantes que el centro hospitalario acepta en la maestría.
Existen tres tipos de iconos los cuales representa el estado de los aspirantes:
* Icono verde: aspirante aceptado.
* Icono rojo: aspirante rechazado.
* Icono gris: el aspirante no tiene ningun estado de los anteriores.
## Pantalla del perfil de la comisión
Se muestra la informacion de la comisión revisora del centro hospitalario.
## Pantalla edición del perfil
Se permite cambiar la información del revisor, recordando que debe de cambiar su contraseña que se tiene por defecto.
## Pantalla de generación de actas
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# Módulo Docente encargado
<div id='moduloDocente' />
## Pantalla principal
En la pantalla principal se muestra la lista con información básica de los aspirantes que quieren ingresar a la maestría.
## Pantalla del aspirante
En la pantalla del aspirante se muestra la información resumida del aspirante, el cuál es importante que conozca el docente.
## Pantalla para el reporte
En esta pantalla se permite la creación y carga del reporte generado por el docente, este tiene detallado a los aspirantes aceptados y no aceptados en el programa.
Toda vez, se logre subir el archivo al sistema se mostrara el documento cargado para el año en curso.
## Pantalla del perfil del docente
Se muestra la informacion del docente encargado.
## Edición del perfil
Se permite cambiar la información del docente, recordando que debe de cambiar su contraseña que se tiene por defecto.
```
La imagen debe de tener como máximo dimensiones de 200 x 200
```
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# Módulo Aspirante
<div id='moduloAspirante' />
## Pantalla principal
Se visualiza el estado de las distintas fases existentes durante el proceso de selección para el estudiante, en la parte inferior se encuentra el estado.
## Pantalla del examen
Se visualiza la información del examen que el aspirante debe de realizar en la fecha estipulada.
## Pantalla del asesor
En esta pantalla se muestran los datos del docente encargado, esto con el fin de estar comunicado con esta persona.
## Pantalla de la entrevista
Se muestra la información importante para que el aspirante este enterado de la fecha y lugar de la entrevista que se lleva a cabo.
## Pantalla del perfil
En esta pantalla se muestra la información básica del aspirante. Los datos que se muestran son los recopilados durante la inscripción realizada por el aspirante.
## Pantalla documentación
Se muestra toda la información recopilada durante la entrevista, si en caso la documentacion fuese **temporalmente denegada**, existe este espacio para subir nuevamente la documentación con los cambios requeridos.
Además, en esta sección del módulo se genera la boleta para realizar el pago correspondiente del proceso de selección, esto con el fin de continuar interesado en la maestría.
# Importante
<div id='importante' />
Para iniciar el sistema por primera vez se debe de seguir los siguientes pasos.
**Para el administrador**
1. Se debe de crear los hospitales.
2. Se debe de crear las especialidades.
3. Se debe de crear las inscripciones de las especialidades para el año en curso.
4. Se debe de crear los docentes encargados para cada especialidad en el centro hospitalario.
5. Se debe de crear las comisiones.
6. Se debe subir las imagenes para los membretes en los documentos.
7. Se debe de crear los examenes
8. Se debe de crear las convocatorias.
**Para la comisión**
> Se debe de crear primero las actas y subir al sistema para luego el docente pueda generar y subir su reporte.
# Conclusión
<div id='conclusiones' />
En la creación de este Manual de Usuario, se han abordado diversos aspectos que buscan facilitar la experiencia de los usuarios al interactuar con el sistema.
Se ha puesto especial atención en diseñar una interfaz intuitiva y fácil de usar. La disposición clara de funciones y la navegación simplificada contribuyen a una experiencia de usuario amigable, permitiendo a los usuarios acceder rápidamente a las herramientas que necesitan.
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