🔙 Back to 歷年 PyCon TW Organizing 共筆
🔙 Back to PyCon TW 2021 Organizing 共筆

PyCon TW 2021 場務組新進志工指南

Hey Folks,
歡迎加入 PyCon TW 大會籌備團隊 - 場務組，這份文件是整理給場務組新進志工，讓我們能夠快速認識與合作，因此再麻煩花一些時間確認。另外，在籌備期間，如果遇到任何問題或困難，都請一定要跟組長或小隊長反映。

團隊協作

為了讓我們籌備更加順利進行，以下是場務組在籌備期間會參與到的會議：

  • 每兩週的組內會議 (Bi-weekly Venue Meeting)
    • 參與人員：場務組各小隊長、場務組常駐志工 (盡量參加)
    • 會議時間：控制在 1HR 左右結束。
    • 會議方式：原則上採線上進行，如果改成實體進行會另行通知。
    • 會議內容：以同步場務組組內進度為主。
  • 每月的大會籌備會議 (Committee Monthly Meeting)
    • 參與人員：場務組組長/副組長、場務組常駐志工 (盡量參加)
    • 會議時間：通常是 2.5HR 左右。
    • 會議方式：原則上是實體進行，但也可線上加入。
    • 會議內容：以同步籌備團隊各組的進度為主。
  • 場務組 Team Building (不定期)
    • 參與人員：場務組常駐志工 (盡量參加)
  • 線上庶務志工訓練會議 (約於大會前一週)
    • 參與人員：場務組各小隊長、場務組常駐志工 (盡量參加)、庶務志工
    • 會議方式：以線上進行。
    • 會議內容：針對大會期間的庶務志工訓練，會分各個小隊進行。
  • 場務組行前會議 (大會場佈前一天)
    • 參與人員：場務組常駐志工
    • 會議方式：原則上是實體進行，但也可線上加入。
    • 會議內容：同步場務組內所有人於大會期間的任務。
  • 場務組檢討會議 (約於大會後一週)
    • 參與人員：場務組常駐志工
    • 會議方式：原則上是實體進行，但也可線上加入。
    • 會議內容：檢討場務組內於籌備期間所遭遇的問題。
  • 大會籌備檢討會議 (約於大會後二週)
    • 參與人員：場務組常駐志工 (盡量參加)
    • 會議方式：原則上是實體進行，但也可線上加入。
    • 會議內容：同步籌備團隊各組的檢討內容。

團隊協作工具

以下為今年度 PyCon TW 大會籌備團隊所使用的協作工具，可以點選下方各個邀請連結進入，也請務必確認都有成功加入。如果有無法加入的，請務必與組長或小隊長聯繫。

成為場務組成員

  • 請先至 工作人員名冊 的「Venue」分頁填寫個人資訊，此資料僅作為籌備使用。
    • Name：請填寫真實姓名，僅作為核對使用。
    • Location：以約組聚使用。
    • Phone：緊急聯絡使用。

如何參與協作？

  • Discord (訊息討論)
    • 如何有效傳達訊息？
      • 由於在 Discord 裡面的成員相當多，因此善用「標記 (Tags)」能更有效的傳達訊息。
      • 請將目標對話的人，請在訊息一開始先標記對方。
      • 如果要標記小隊的所有成員，可以直接標記「小隊名稱」，標記的名稱同「頻道名稱」。
        • e.g, @team_venue_food：標記餐點小隊的所有成員。
      • 若要標記「所有場務組的小隊長」，可以標記 @team_venue_squad_lead。
      • 若要標記「所有場務組成員」，可以標記 @team_venue。
      • 若要標記「頻道內的所有人」，可以標記 @here。
      • 若要同步訊息給某些人，可以在訊息最後加上 cc:
      • 如有任何使用上問題，請在 Discord 中的 discord_usage 頻道上提出。
    • 場務組頻道有哪些？
      • team_venue：場務組，會有其他組進入討論場務相關事宜。
      • team_venue_private：場務組 ONLY，用於場務組發佈訊息使用。
      • team_venue_admin：行政小隊
      • team_venue_equipment：器材小隊
      • team_venue_food：餐點小隊
      • team_venue_events：活動小隊
      • team_venue_access：動線小隊
      • team_veune_circuit：直播線路小隊
    • 其他注意事項
      • 由於 PyCon TW 的 Discord 頻道相當的多，鼓勵大家行有餘力可以到其他頻道串門子。
      • 如果不想被其他組別的訊息打擾，可以對左側的頻道名稱點選右鍵的「Mute Channel」靜音，但是「team_venue」前綴的頻道不能靜音。
  • Trello (進度追蹤)
    • 任務的狀態
      • 列表 (List) 可以視為「任務的狀態」，場務組的看板中分為以下列表：
        • README：公告使用 (非流程)
        • TODO：待辦的任務列表
        • PENDING：暫停的任務列表
        • DOING：進行中的任務列表
        • REVIEW：回顧的任務列表
        • DONE：已完成的任務列表
      • 每一個任務在 Trello 中會以「卡片 (Card)」的方式呈現。在 README 列表中有「卡片模板」可以直接建立卡片，卡片的生命週期如下： 
        ​​​​​​​​​​​​st=>start: TODO
​​​​​​​​​​​​e=>end: DONE
​​​​​​​​​​​​op1=>operation: DOING
​​​​​​​​​​​​op2=>operation: REVIEW
​​​​​​​​​​​​cond=>condition: NO PENDING？

​​​​​​​​​​​​st->op1->cond->op2->e
​​​​​​​​​​​​cond(yes)->op2->e
​​​​​​​​​​​​cond(no)->op1
    • 任務卡片 (Cards)
      • 所有任務卡片請由模板建立：https://trello.com/c/jUHGvUIM
        • Description
          • 任務：描述任務內容。
          • 記錄：描述任務當前的進展與記錄。
          • 相關任務：相關任務卡片連結。
          • 跨組協作 (如有需要)：列出需要協作的組別活人員。
        • Checklist：自行新增的待辦清單。
        • DoD (Definition of Done)：在 Review 階段的檢查點。
      • 每一張任務卡片請務必加上相關的標籤，標籤以顏色區分為各個小隊的任務。
    • 標籤 (Labels)
      • 共用標籤為：跨組協作
      • 目前已經建立的標籤如下，如果需要，請自行增加或修改名稱，但標籤顏色按照組別區分。
        • 行政 (紅色)
        • 器材 (紫色)
        • 餐點 (橙色)
        • 活動 (藍色)
        • 動線 (綠色)
        • 直播線路 (黑色)
  • Google Drive (檔案存放)
    • 可以對 pycontw2021-protected 的資料夾點右鍵「加入星號」，方便日後查找。
    • 場務組的資料夾為：pycontw2021-protected > Venue 場務。
      • 請勿更動其他「非場務組」的檔案。
    • 存放內容：
      • 「非敏感性」資料 (e.g., 非個資型的資料)
      • 內部非文件類型的檔案為主 (e.g., 照片、影片、PDF 等)。
      • 需要跨組協作的相關檔案。
      • 第三方所提供的相關資料。
  • HackMD (文件協作)
    • 由於 HackMD 為團隊的文件協作工具，因此限存放「非敏感性」文案。
    • 以存放內部文件類型的檔案 (非機密文件) 為主，包含：會議記錄、流程等。
    • 關於 HackMD 的協作原則，請參考：PyCon TW HackMD 協作原則
    • 由於 HackMD 上的文件結構較為零散，因此方便日後能快速找到文件，請務必在文件開頭加上以下「分類標籤與導頁」： 
      ​​​​​​​​---
​​​​​​​​tags: 2021-organize, 2021-venue
​​​​​​​​---

​​​​​​​​🔙 Back to [歷年 PyCon TW Organizing 共筆](/ryPr7SFyP/%2FHM5mHCFKQCu7-W5ea8ITcw%3Fview)
​​​​​​​​🔙 Back to [PyCon TW 2021 Organizing 共筆](/Wb9vQrfJQk-5tPoPR23hwA)
  • Google Calendar (行程提醒)
    • PyCon TW 的 Google Calendar 為今年度所有籌備團隊所共用，讓跨組協作時可以更方便。
    • 由於此行事曆為所有籌備團隊共用，因此在建立新的行程時，務必邀請需要參與的人員，以確保都有收到通知。

場務組的組織架構

PyCon TW 籌備團隊一直都是扁平化架構，基本上不限制每個人只能擔任一個組別的職務，只要行有餘力，想要多跑幾個組別都可以。以下是今年度場務組的組織架構：

  • 場務組 (組長：David Lu / 副組長：地瓜)
    • 行政小隊 (隊長：Yider)
    • 器材小隊 (隊長：Matthew)
    • 餐點小隊 (隊長：Fiiish)
    • 活動小隊 (隊長：Jason)
    • 動線小隊 (隊長：Ray)
    • 直播線路小隊 (隊長：Juihsiang)

詳細的場務組成員請參考 場務組成員，此份記錄會隨時更新。籌備過程中，如果想要換組或換小隊是可以的，但請先跟組長或小隊長討論。

任務目標

以下是今年度 PyCon TW 場務組的任務目標，將分成各個小隊進行。其中會有一些任務需要跨組或跨隊合作。

  • 行政小隊 (隊長：Yider)
    • 任務：
      1. 志工訓練規劃
      2. 助理主持人安排
      3. 場務文案紀錄
      4. 場務行前信
      5. 交通規劃
      6. 志工住宿規劃
  • 器材小隊 (隊長：Matthew)
    • 任務：
      1. 器材盤點
      2. 倉儲物流
      3. 攤位器材管理
  • 餐點小隊 (隊長：Fiiish)
    • 任務：
      1. 大會午餐規劃
      2. 大會茶點規劃
      3. 志工餐點規劃
  • 活動小隊 (隊長：Jason)
    • 任務：
      1. PyNight 場務規劃
      2. Open Space 場務規劃
      3. 講者晚宴安排
  • 動線小隊 (隊長：Ray)
    • 任務：
      1. 大會場地空間規劃
      2. 大會防疫政策
      3. 大會門禁管控
      4. 場佈與場撤規劃
  • 直播線路小隊 (隊長：Juihsiang)
    • 任務：
      1. 大會網路架設
      2. 大會錄影聯播
      3. 大會電路架設

授權 (CC BY-SA 3.0 TW)

此文件採用 姓名標示-相同方式分享 3.0 台灣 授權條款。

本個人資料保護聲明從 2020 年 07 月 01 日起開始生效，惟為因應社會環境及法令的變遷與科技的進步，為保護客戶個人資料安全及隱私，我們將隨時修改這份公告聲明，並將儘速更新與公告予您。
感謝。

Select a repo