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tags: program, system design
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Program Management System
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## 可能有的

以下列出理想上各種角色應用此系統的方式與流程，若有任何既存系統在大方向上可以符合需求，但有部分無法配合或有更好的作法，這些說明都可以視情況因應調整或接受暫行方案。

### 系統上的角色定義

* 投稿者：投稿至議程軌的人，一個人可能投多份稿，一份稿也可能有多位投稿者。投稿者的稿件被選入後，稱為講者。
* 講者：稿件被選入議程軌的投稿者。
* 組織：因相同（FLOSS 相關的）喜好而聚集的一群人（社群）、FLOSS 相關商會、或者特定 FLOSS 主題的幾位推動者。
* 協調人：組織中前來申請議程軌的人，目前制度下每個社群有兩位，是組織對主辦單位的窗口。同一協調人可能分跨不同組織，協調人也可能同時是投稿者。
* 審稿夥伴：由協調人邀請參與審稿的人。同一審稿夥伴可能參與不同組織，也可能同時為其他組織的協調人。
* 主辦單位：Superuser, or GM。可能有多位。
* 議程軌：COSCUP 術語是 Community Room，一間內容完全由協調人控制的會議廳。原則上一組協調人同時間只控制一個議程軌，如有組織欲申請多軌，應提出多組協調人分別申請。
* 參與會眾：從系統得知各項議程資訊以方便參與大會的人。

### 協調人

協調人詳細閱讀了當年度的申請規則，決定申請議程軌。在**申請帳號並填寫了各種申請資料**後，另外還收到主辦單位的聯繫，要求補充資料，於是**在期限內上網修改**。主辦單位要求組織需有兩名協調人以為互補。在主辦單位發布入選消息後，兩位協調人都收到了申請通過的確認函，並且開始著手準備 CfP 事宜。

協調人在期限內填入 CfP 相關資料（包含特殊的徵稿欄位與文字說明）後，CfP 準時連同其他組織的資訊一併公佈了。在等待投稿的這段時間內，他邀請了組織裡的一些夥伴參與審稿。協調人跟審稿夥伴都在有人投稿時收到通知訊息，並且可上網查看稿件，與投稿者聯繫。協調人與審稿夥伴也可以直接分享某份稿件的網址給其他有權限查看的人，以便討論。

在協調人與投稿者溝通過程中，部分稿件的內容需要修改。由於是順手，協調人就自己動手修了。這個修改的記錄包括協調人、審稿夥伴、投稿者都看得到。

投稿期限即將截止，因為投稿狀況不太順，協調人希望延長收稿，於是與主辦單位協調。主辦單位最後決定該議程軌可延長收稿一週，並依此修改了該議程軌的收稿期限。

投稿期限截止後，協調人收到通知，概述了收稿狀況並請協調人於期限前確認要收錄的稿件。此時亦有講者希望修改投稿內容，於是通知協調人修改。

組織審稿完畢後，協調人上線登記通過的議程清單，以及各自分配的時間。在此之前，協議人已經從主辦單位那邊得知所分配的演講廳以及可以利用的時間，這些資訊同時也在協調人登入時可以看到。登記議程入選結果的過程中，協調人因為手誤而有時間重疊以及超過可用時間的問題，系統都在第一時間告訴協調人相關錯誤；系統也同時告知原訂的某位講者在同時間也於另一軌演講，雖然仍可存檔，但要求協調人與該軌協調人調解衝突。

協調人可以看見其他議程軌目前議程安排狀況，包括題目、摘要及講者姓名。由於目前選入的某份稿件與其他議程軌有點時間上的衝突，因此協調人據此稍微調整了原訂要安排給該稿件的時間。時間都確認完畢後，協調人可以從總表中確認所有入選議程的時間分配，並且寄發入選確認信；若不幸在確認信寄發後才有要調整時間的狀況，系統也會提示發出時間調整的通知信函。

協調人每天登入系統確認講者是否都已經確認出席，並且不斷跟催。最後有一位講者無法出席，因此協調人便挑選另一份稿件分配時間，並且再度針對該講者寄發確認信。在所有議程確認後，第一位協調人打算針對未入選者寄發拒絕信，不過從系統上發現第二位協調人已經寄了，於是停手。

這些確認信，協調人都可以自訂文字，但系統已經提供了一份可以直接寄出的範本，所以這位協調人就啥也沒改直接寄出了。

議程公佈後到會期間，協調人陸續還是會收到主辦單位或講者的各種需求：來自主辦單位的需求有額外成為一份 checklist 顯示在登入時的畫面，時時提醒協調人；講者則通常是要求換時間等等，協調人都力求滿足大家的需求。大會前夜，協調人登入系統確認各種來自主辦單位的需求，並可匯出講題與講者的資料離線使用以備不時之需。

當講者提供投影片時，協調人將收到通知；會後，協調人也可以登入系統確認各講題投影片提供的狀況，並視情況跟催。協調人也決定聯絡幾位遺珠，邀請到自己組織平時的活動分享原定主題。會期之後，協調人仍陸續收到來自大會的通知，告知問卷、相片、錄影等等資訊，而協調人也可登入系統獲取這些重要連結。

一年後該組織決定再度申請議程軌，但改由不同的協調人協助。新的協調人雖然掛在同一組織下，但無法看到過往稿件的狀況。

### 審稿夥伴

作為組織的一份子，雖然沒有能力負擔協調人工作，但他倒是仍然願意協助審稿，因此在協調人詢問之下加入成為審稿夥伴。在收到審稿者的邀請信後，他很快註冊了帳號並加入該議程軌，並且開始收到投稿的相關資訊。由於在他加入之前已經有人投稿了，雖然收不到這些人的信，但他也可以從系統裡面很快查閱所有該議程軌投稿者的資料。

在審稿過程中，他對於某投稿者的稿件有進一步疑問，便很快在公用的註記欄加入自己的想法。由於他可以看見投稿者的個人資料，他很快聯絡了講者詢問問題，並且在公用註記欄位紀錄了相關的答案。聯繫過程中，他與講者協議修改稿件內容，也獲得講者的正面回應，但由於沒辦法直接修改稿件資訊，他仍然聯繫了協調人代勞。

偶爾，他也會在稿件的公用註記欄位上看到其他審稿夥伴的意見。根據這些意見，他們彼此之前交換了對於稿件的想法，並且約了最後的線上會議決定入選順序。決策完畢後，協調人依據這些意見開始分配時間，而審稿夥伴則可以看到最新的時間分配狀況，並透過其他管道與協調人討論。

### 投稿者

在了解今年度的投稿時間相關消息後，CfP 公開的當天他就立刻前往投稿。在登入並且填寫基本資料後，他看到了每個議程軌的主題描述、稿件要求等等資訊。由於對某議程軌有興趣，但看說明還有一點疑問，他循著投稿資訊上的協調人資訊，向議程軌的協調人發問。

問題釐清後，他便選定三個議程軌投稿。其實，其中一份稿件同時符合兩個議程軌的主題，因此一樣的內容他也寫了兩回 -- 還好個人介紹只要寫一次就可以了。投稿完畢後，他經由訊息再度了解可以於截稿日前回來修改自己的稿件內容，而登入後的第一個畫面也列出了他所投稿的內容，以及該軌協調人的資訊。

過了幾天，他收到某人的信件，對方表示自己是議程軌的審稿者，向他詢問稿件內容的相關問題。他據實以告，了解審稿者的疑問後提出微調稿件的提議，並且直接修改了自己的稿件資訊。修改完畢後，他可以從畫面上看見自己的修改紀錄。

結果公布的前幾天，他收到三封通知信，告知其中兩個講題有入選、另一個重複投稿的則無。入選通知的那兩封信附上了確認連結，他便立即點選其中一個，隨即導引至系統網頁。從畫面上，他知道自己已經確認出席，並且也看到他所投稿的每個講題狀態：已確認、未確認、未入選。未確認的文字有加上連結，他點擊後系統便詢問他是否要確認出席，按下「確定」後便完成了確認出席的手續，正式成為準講者。

### 講者

在確認出席後幾天，講者便收到通知，告知整體議程表已經公布。他上網查看議程表，確認自己的資訊，然後看見自己有個錯字沒有抓到，便進入系統想要更改。此時畫面上出現了醒目的提醒，告知投稿資訊目前鎖定中，需要聯絡議程軌的協調人修改，於是他便向協調人提出修改需求，也在數日後收到通知信、看見自己的稿件內容已然修正。

隨著大會日期接近，講者收到了各式各樣的通知函，有單純只與議程軌相關的（例如服裝建議、簡報範本建議等），也有跟大會整體相關的（例如會前派對、行前通知等）。其中有部分資訊在登入系統後還可確認，例如票券跟會前派對的 RSVP 狀況，而講者也可以從這邊找到捷徑通往一些與其相關的資料，例如演講廳分配、簡報範本、大會邀請函下載等等。

會後，講者收到最後的通知，請他盡可能在期限前登入系統將使用的投影片上傳；事實上這個上傳介面在大會前一週就出現了，而他也曾上傳過，不過在期限前他仍可任意修改資訊（包括上傳新版本等）。信中還另外附上了問卷、大會相簿、錄影等說明與連結，這些都可以在登入系統後看見。

隔年的 CfP 開始前，講者收到了邀請投稿的通知，裡面描述了該年度各議程軌的徵稿資訊。他又重新燃起想要投稿的念頭。

### 主辦單位（COSCUP）

### 參與會眾

## Non-goal (for this stage)

* integrated system to include all the conference needs
* build from scratch