PyCon TW 2021 行前信 ✉️

目的

  • 讓各種不同身份的會眾，可以順暢地知道如何參與 PyCon TW
    • 讓會眾提早學會操作可能還不熟悉的系統，例如：gather town, discord …
    • 揭露各項活動資訊，在會眾心中建立活動的概念模型，並且提供「入口」
    • 導流（如果必要的話）
  • 由於今年是線上活動，所以行前信提供的不只是資訊，也是體驗的一環。

分工

  • 統整、潤飾信件內容：
    • @excusemejoe @gobby
  • 發信：
    • 註冊組
  • 提供信件內容資料：
    • 各組
  • 協助檢查信件內容跟體驗：
    • 主席 @clleew + 設計組 + 有興趣看的人

提議

2021.09.12 Update
依據目的不同，我們會發送「行銷信」與「行前信」給會眾。前者已經由 @gobby 機動進行，後者會在會議前發送。

我提議發 (2 + N) 封行前信，並且皆在 9/4 售票結束後，才進行發送以節省註冊組的作業複雜度（但如果其實很簡單要跟我講）。其中的 2 分別是：

  • 向購票會眾說聲 Hello（安安），並且附上 Gather Town 新手任務的信件。
  • 會議前一週，提供完整資訊的信件。

而 N 則是根據各組需求（活動、行銷、或是單純主席想說一些話），來追加的信件，其對象不一定是全體會眾，若有需求可以以購買票種作為發信對象。

作為完整的體驗，活動後其實也可以考慮再發一封信感謝會眾，跟把會議中的精彩時刻再整理給會眾回味。此處我先不做規劃。

行銷信

時程（暫定）

  • 我希望 9/19（日），可以收到所有的素材，這樣我才有足夠的時間：

    • 潤飾一下內容
    • 找好心人翻成英文版
    • 請設計組幫忙弄一下信件的視覺與體驗

  • 9/26

    • 跟主席、各組確認完信件內容
    • 送交給註冊組進行最終測試

  • 10/1（五）發送行前信

各組素材、草稿提供區

提供範例

  • 主席組
    • 活動之所以能夠舉辦是因為 OCF 默默支持，希望每個會眾都能捐一萬給 OCF 😼
    • OCF 捐款連結：https://ooxx1234
  • 議程組

    • 與會平台

      • 報到&文字交流平台: Discord (請 Jorden 提供 discord 註冊方式 => 帶 token) （註冊組提供 csv mapping）(開發組執行寄信) （請 gobby 測試寄信是否可以脫離垃圾收件夾）
      • 線上活動: Gather.town (提供兩個連結，說明導流需求 allen 補上連結)
        • Gather.town 會場開放時間：10/2 上午 8:00 到 10/3 晚上 8:00
        • 使用報名時填寫的 email 登入 Gather.town
      • 演講直播串流: Youtube （use token to view youtube video on our official website）

    • 大會議程

      • 議程類型分為主題演講(Keynote)、一般演講(Talk)、專業課程(Tutorials)。今年共有 43 場精彩議程，詳細內容可見 PyCon TW 2021 議程表。
      • 今年共有四個議程廳，分為R0、R1、R2、R3。其中，R0、R1 位於 Gather.town Space1；R2、R3 位於 Gather.town Space2。
      • 如何聽議程？
        • 喜歡交際人: 使用 Gather.town，去到議程廳的位置，我們已經在場地準備好 Youtube 直播的分享畫面，可以利用slido Q&A問答以及會後到Mingle Lounge與講者進行交流。
        • 電腦不夠力人: 使用 discord，點選 r[0-3]-track頻道，進到 Youtube 連結享受低延遲高畫質的現場演講直播！同樣可使用 slido Q&A 問答。

    • 開放空間 (Open Space)

      • Gather.town 地點: Space1 左下角
      • 開放空間 (Open Space) 有別於大會大部分的會議內容，是由大會與會者「當場」計畫的自助式、聚會形式的議程活動。開放空間讓你能用任何你喜歡的方式定義、組織、規劃你自己的小聚，想聊技術或是聊八卦都可以，讓參與者自己決定。
      • 我們今年在 Gather.town 上提供了 Open Space 的專屬空間，並在第二天下午 14:30 ~ 15:20 有獨立時段！ 如果你有主題想討論，就快來填寫 Open Space事前預約！主題登記處吧！

    • 周六晚會 (PyNight)

      • Gather.town 地點: Portal 第三個神秘通道，17:45 正式開放。
      • PyNight 是往年 BoF 活動的延伸，試著為 Python 社群提供一個更多元的娛樂與社交場合。在第一天白天議程結束後，17:45 將正式開放 PyNight 入口。希望會眾們能於議程結束後去買個晚餐回來，一邊享用、一邊參與我們的神祕小活動！神秘小活動預計於 18:30 開始，我們已備好豐富的獎項，歡迎各位來大展身手拿大獎！

    • 閃電秀 (Lightning Talk)

      • Gather.town 地點: Space2 左下角
      • Youtube Track: R0
      • 顧名思義即為「閃電般的短演講」。每位講者僅有 5 分鐘的時間，當直播畫面一切換為講者的投影片，倒數便開始！講者須以飛快的速度，進行簡潔扼要的分享。要是沒能在 5 分鐘結束，會被直接踢出會議室！如果要報名閃電秀，現在就可以填寫閃電秀報名表單！我們會在大會兩天的 13:00 抽出當日的中選名單。沒有中選的講題會留到隔日繼續抽，所以越早投稿，機會越大！
  • 場務組

行前信

（Joe）

  • 標題：PyConTW 2021 行前通知信
  • $abc_de 表示為需要被代換的變數
  • 如果有追蹤連結的需求，就再請做行銷、Data 的大大修改原始連結了！

Hi $registration_name,

很高興能在 PyConTW 2021 看到你！台灣首次的虛擬線上 Python 年會即將在 10/02 揭開序幕，我們特別整理了一些實用資訊，敬請詳細閱讀：

線上報到流程

本次年會將使用 Discord 作為官方的討論平台，包括大會公告、大會議程討論、線上服務台都會在 Discord 有對應頻道。

請先利用以下邀請連結加入Python Taiwan Discord 伺服器：
$discord_invitation_link

接著參閱 PyConTW Discord 指南 以進行註冊，取得討論區的權限。

待補：

  • discord 邀請連結 Jordan 補上了
  • 帶有使用者 token 的指南連結 (已補 by matt)

如何前往虛擬會場

為了讓年會的所有參與者能夠有更好的交流，我們在 Gather.Town 建構了虛擬會場，以供互動。

  • 開放時間：10/2 上午 8:00 到 10/3 晚上 8:00
  • 單一場地 (Space) 負載人數上限： 500 人，客滿時需分流

請使用你透過 KKTIX 購票時的 email 登入 Gather.Town：

  • 點此進入 Space1 (R0, R1, Open Space)
  • 點此進入 Space2 (R2, R3, 閃電秀場地)

如果你並不熟悉 Gather.Town，這裡有操作說明。

倘若遇到 Gather.Town 連線滿載、個人電腦運算或網路限制，亦可點此連結到你的專屬頁面觀看議程直播。

待補：

  • Space1 / Space2 的登入連結 Allen補上了
  • 官網上帶入個人 token 可以觀看 youtube 影片的網頁連結 (已補 by matt)

議程介紹

  • 大會議程

    • 議程類型分為主題演講、一般演講、專業課程。今年共有 43 場精彩議程，詳細內容可見 PyCon TW 2021 議程表。
    • 今年共有四個議程廳，分為 R0、R1、R2、R3。其中，R0、R1 位於 Gather.Town Space1；R2、R3 位於 Gather.Town Space2。
    • 聽議程的小秘訣：登入 Gather.Town 後，移動到議程廳與其他會眾一起觀看直播，並且利用 Slido 進行 Q&A，以及會後到 Mingle Lounge 與講者進行會後交流。

  • 開放空間 (Open Space)

    • Gather.Town 地點：Space1 左下角
    • 開放空間 (Open Space) 有別於大會大部分的會議內容，是由大會與會者「當場」計畫的自助式、聚會形式的議程活動。開放空間讓你能用任何你喜歡的方式定義、組織、規劃你自己的小聚，想聊技術或是聊八卦都可以，讓參與者自己決定。
    • 我們今年在 Gather.Town 上提供了 Open Space 的專屬空間，並在第二天下午 14:30 ~ 15:20 有獨立時段！ 如果你有主題想討論，就快來填寫 Open Space事前預約！主題登記處吧！

  • 晚會 (PyNight)

    • Gather.Town 地點：Portal 第三個神秘通道，17:45 正式開放。
    • PyNight 是往年 BoF 活動的延伸，試著為 Python 社群提供一個更多元的娛樂與社交場合。在第一天白天議程結束後，17:45 將正式開放 PyNight 入口。希望會眾們能於議程結束後去買個晚餐回來，一邊享用、一邊參與我們的神祕小活動！神秘小活動預計於 18:30 開始，我們已備好豐富的獎項，歡迎各位來大展身手拿大獎！

  • 閃電秀 (Lightning Talk)

    • Gather.Town 地點：Space2 左下角
    • Youtube 直播頻道：R0
    • 此活動顧名思義即為「閃電般的短演講」。每位講者僅有 5 分鐘的時間，當直播畫面一切換為講者的投影片，倒數便開始！講者須以飛快的速度，進行簡潔扼要的分享。要是沒能在 5 分鐘結束，會被直接踢出會議室！如果要報名閃電秀，現在就可以填寫閃電秀報名表單！我們會在大會兩天的 13:00 抽出當日的中選名單。沒有中選的講題會留到隔日繼續抽，所以越早投稿，機會越大！

就業博覽會 (Job Fair)

  • Gather.Town 地點：R0-R3 聯播
  • 時間：14:40 ~ 16:10

這是一個專門為 Python 工程師而設的就業博覽會。Job Fair 開放贊助商在台上自我介紹，會眾可以趁此時與現場的贊助商交流、投履歷，贊助商也會藉此時宣傳自己徵才的需求。對於想找工作的會眾，我們鼓勵你多與贊助商互相交流，也許媒合機會就此出現。

有求職需求的你，也不要錯過瀏覽位於 Space1 與 Space2 左上角的徵才牆喔！

待確認：
Job Fair 是不是在這裡舉辦 XDDD

大地遊戲抽獎活動

今年的大地遊戲需要解開謎題，才能通過位於 Gather.Town Space1 上方中間的彩虹橋，以抵達一個神秘空間登記抽獎。

去逛逛贊助商攤位吧，並且留意你所看到的一切小細節！

（贊助商置入部分 - 待補）

大會餐點食譜

遠端聚會時，在家不知道要吃什麼，這裡有食譜供您參考。

其他注意事項

我們將在活動結束之後開立電子發票，包括個人票與企業票，並寄送至您的 email 信箱。如果對發票有疑問，請來信 organizers@pycon.tw。

最後，也請您務必閱讀並一同遵守 PyCon Taiwan 行為準則，讓大家都能盡情享受年會的開心氛圍，彼此交流、傳承、啟發。

行前信(英文內文部分)

（宗翰）

  • Title：Welcome to PyCon Taiwan 2021
  • $abc_de 表示為需要被代換的變數
  • 如果有追蹤連結的需求，就再請做行銷、Data 的大大修改原始連結了！

Hi $registration_name,

Welcome to PyCon Taiwan 2021. We are very excited to have you with us in this wonderful event. This is our first virtual Python conference in Taiwan and the grand opening is on 2 October. We have prepared an exciting program and other activities for you. Below is a summarized information for reference.

Online Registration

Discord is our official messaging platform during this virtual conference. We will use corresponding channels on Discord for official announcements, talk discussions, and as the service desk.

Please use the following link to join official PyCon Taiwan 2021 Discord server:
$discord_invitation_link

To gain access to the discussion channels, read the PyConTW Discord Guideline to register.

待補：

  • discord 邀請連結 (已補)
  • 帶有使用者 token 的指南連結 (已補 by matt)

The Virtual Venues

We construct our virtual venues on Gather.Town to provide better interaction experience for attendees.

Use the email address you used to purchase the ticket on KKTIX to log into Gather.Town. Once you are logged in, you can utilize the following links to enter different venues directly.

  • Click to enter Space1 (R0, R1, Open Space)
  • Click to enter Space2 (R2, R3, Lightning Talks)

A single Gather.Town space is limited to 500 users. If you cannot enter a Gather.Town space due to hardware capacity or other difficulties, please try the other space, or watch our live broadcast on YouTube instead.

To learn how to use Gather.Town, please read this manual.

待補：T

  • Space1 / Space2 的登入連結 Allen補上了
  • 官網上帶入個人 token 可以觀看 youtube 影片的網頁連結 (已補 by matt)

Program

  • Agenda

    • Our program includes keynotes, 43 talks, and 3 tutorials. Refer to PyCon TW 2021 Schedule for further details.
    • There are four main rooms for keynotes, talks, and tutorials. R0 and R1 are in Space1 on Gather.Town, while R2 and R3 are in Space2.
    • After logging into Gather.Town, you can move to the corresponding room to attend talks, and use Slido for Q&A. Feel free to use the Mingle Lounge to interact with other attendees after the talk.

  • Open Space

    • Open Space is located at the bottom left corner of Space1.
    • Unlike the conventional program, Open Space allows participants to design and layout their plans. It allows any attendee to organize a special gathering space. The topic can be anything, even non-technical!
    • To sign up for your topic of interest, fill out the following form Open Space Registeration and you will be granted your own Gather.Town room during 14:30–15:20 on 3 October (Day 2).

  • PyNight

    • PyNight will be held in Gather.Town. Enter Secret Portal 3 at 17:45 on 2 October (Day 1).
    • PyNight is an extension to our annual BoF activity where the Python community can socialize and network. PyNight will be officially held at 17:45. It is highly recommended that attendees join us while having dinner so they can enjoy our Q&A challenge (prizes awarded). Q&A Challenge will be held at 18:30. Join us for a chance to win a prize.

  • Lightning Talks

    • Lightning Talks are located at the bottom left corner of [Space2]
    • The talks will also be featured on YouTube in the R0 broadcast.
    • Lightning Talks are as fast as lightning. Each speaker has five minutes to present and the clock starts ticking as the slides are presented. The speaker will have to finish their talk in a fast and precise manner. Failing to do so will result in being kicked out of the meeting room. If you are interested in signing up for one of our Lightning shows, fill out our sign-up sheet Lightning Talk Registeration to enter a draw. We will announce the speaker for each day at 13:00. Registration will roll over to the next day, so the earlier you sign up, the higher is the chance of being drawn!

Job Fair

  • Job Fair will be broadcasted in all rooms during 14:40–16:10 on Day 2.
  • Our job fair specifically targets Software Engineers (Python) positions. It allows our sponsors to promote their company and potential job openings on stage. Attendees can utilize the opportunity to communicate with sponsors, network, or even pass out their resume. We encourage you to speak to our sponsors if you are interested in working for their company.
  • There will also be a Job Board at the top corner of [Space1] and [Space2]

Wide Game

  • Our Wide Game this year involves hidden clues. Once you have solved the puzzle, it will grant you access to the rainbow bridge on top of Gather.Town Space1 where you can enter a draw.
  • Visit our sponsors and keep an eye on any details for clues.

（贊助商置入部分 - 待補）

Food and Recipe

If you have trouble deciding what to eat when attending the conference remotely, here are recipes for your reference.

Notice

We will send electronic invoices directly to your email address after the event. Please feel free to contact organizers@pycon.tw if there are any questions.

Finally, please read our Code of Conduct, and comply accordingly during the event. Let us enjoy and cherished the moments during PyConTW 2021, share and inspire each other!

工作區

先confirm 各組產出和時間點
做出行前信件素材、分類
範例：https://medium.com/mopcon-工人智慧記事本/mopcon/home

場務組

PyCon TW 2021 場務組工作說明 (線上會議)
PyCon TW 2021 場務行前信
操作說明分兩種，1種是重要簡單必讀（要先義），另1種鉅細靡遺（補充連結）

產出不同路線推薦

議程組-聽、說

2021 活動總覽

會用slido 、discord
Pycast 、young talent 回顧
Open space、Lightning talk

贊助組-逛

贊助商攤位： Kloudless, 國泰
大地遊戲：Gather Town 會場中有個無助的小精靈，如果伸出援手，相信好心會有好報的，豐富的獎品等著你唷

設計組

Pysafe:使用說明書（如口罩、酒精空瓶等）

網站組

  • 議程組內文會需要官網上 discord 說明 & 直播頁面的網址
    • 目前還在修 bug，最晚下週 (9/25) 提供
    • 兩組網址上 query param 都有一組會眾 ID，需要在電子豹上設定參數
  • 預期官網要有 Gather Town 說明頁面
    • 目前網頁設計志工處理私事中，可能無法如期完成，Allen 表示可以只寄操作手冊就好

以前的行前信 template

2020
2019

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