# Mentoria para equipe organizadora da Python Brasil

- **Público alvo:** Big Kahuna e Equipe organizadora da próxima PyBr
- **Objetivos:**
- Guiar o time e a Big Kahuna, que muitas vezes nunca organizaram um evento ou não sabem o que
- Permite a direção da APyB estar mais próxima da organização do evento, ajudando de forma mais ativa e supervisionando problemas macros (Lembrete: APyB é responsável pela Python Brasil acontecer).

- **Período para início:** Entre 24 e 22 meses antes da realização do evento
- **Responsáveis:** APyB e membras da organização do evento anterior

## Estrutura
### 1. encontro: visão geral
**A ser realizado:** +- 22 meses antes do evento
1. Boas vindas
2. Apresentar agenda
3. O que é Python Brasil desde uma perspectiva de gestão (projeto de código aberto com uma membra fixa: a Gestora de Projeto)
4. Apresentar responsabilidade da APyB, como a associação pode dar suporte e possibilidade de pactuação do modelo de organização ([Como organizar eventos usando a infraestrutura da APyB](https://docs.google.com/document/d/1j0UwPbZrN1E8W3zdclzyIxaFPgztjLAATSdsPAizFX0/))
5. Papel da Big Kahuna (liderança de equipe, gestora de projeto, solicitar ajuda da Apyb, monitorar tamanho da equipe, realização de tarefas, etc.)
6. Linha do tempo:
**1.** Pré-evento (ordem cronológica de atividades):

**1.1.** 2 anos antes
- Idealização do evento;
- Convidar novas voluntárias (formação de equipe);
- Estabelecer fluxo de comunicação e trabalho;
- Escolha do local
- Desenvolvimento de identidade visual;
- Levantamento de custo para viabilização;
- Criação de fluxo de caixa;
- Planejar curadoria de conteúdo para o evento.

**1.2.** 1 ano antes
- Convidar novas voluntárias (durante a Python Brasil do ano anterior);
- Criação do Plano de Patrocínio;
- Formação de grupos de trabalho;
- Contato com empresas (ativo e passivo);
- Planejar campanhas publicitárias (ex.: lançamento do evento, chamada para patrocinadoras, submissão de palestras, etc.);
- Estabelecer grade horária do evento; (com isso será possível determinar quantidade de palestras, jobfairs, sorteiros, etc);
- Pactuação contratual de fornecedores a partir da priorização de gastos e execução orçamentária.

**2.** Execução do evento
**3.** Pós-evento:
- Execução orçamentária restante;
- Fechamento do fluxo de caixa do evento e publicação no site;
- Emissão de certificados;
- Abertura de dados anonimizados no repositório [dados](https://github.com/pythonbrasil/dados)
- Exclusão permanente de dados pessoais de participantes;
- Envio de relatório de impacto para patrocinadoras;
- Atualização do [Manual da Big Kahuna](manual.pythonbrasil.org.br.);
- Redação de Post mortem.
7. Ferramentas necessárias e sugestões:
- Gestão de projeto
[descrever o uso]
Sugestão: GitHub
- Comunicação interna
[descrever o uso]
Sugestão: Discord
- Comunicação externa
Sugestão: Freshdesk e Hootsuite
- Inscrição e submissão de atividades
- Emissão e envio de certificados
Sugestão: [Gerador de certificados](https://github.com/gabubellon/certificates-google-sheets-generator) e MailChimp
8. Conselhos finais
- Comunicação:
- Transparência como padrão;
- Estabeleceder uma ótima comunicação assíncrona;
- Estimular o uso das ferramentas de comunicação e gerenciamento estabelecida pela equipe;
- Estimular uma comunicação direta e sincera;
- Haver coversa de entendimento que todas as pessoas estão andando no mesmo sentido, no entanto discordancias acontecerão, cobranças também e isso não quer dizer que é um problema pessoal. As insatisfações precisam ser expostas para que haja a possibilidade de entendimento e resolução;
- Registrar todo o processo de execução da atividade na plataforma escolhida e estimular colaboração de todas nas que demandarem discussão. Um projeto de código aberto sem documentação não serve de muita coisa e dificulta muito a contribuição de outras pessoas.

### 2. encontro: detalhamento sobre atividades a serem desenvolvidas com 2 anos de antecedencia
**A ser realizado:** 15 dias após o 1. encontro
- Idealização do evento:
- Chuva de ideias para montar um evento ideal (argumentar o porquê pensar nisso agora);
- Designar atividades para a equipe entregar no próximo encontro:
- Esboço do evento (data, locais desejados, quantidade de participantes, quantidade de trilhas, acessibilidade do conteúdo para pessoas com deficiência auditiva, etc.). **Dica para organização:** fortemente levar em consideração a capacidade de trabalho da comunidade anfitriã do evento, seu engajamento na organização do evento, tempo disponível e possíveis ausências

- Formação de equipe; (importância da formação de uma equipe local e o papel da big kahuna nisso)
- Estabelecer fluxo de comunicação e trabalho (contar sobre experiência anterior, estabelecer ferramenta e fluxo para gestão das atividades, listar tópicos importantes na escolha da ferramenta);
- Escolha do local; (realizar escolha apartir do esboço do evento, falar sobre possibilidades (instituição pública e privada), sugerir criação de plano B, estabelecer prazo para contratação (formalização documental completa e concluída) e informar como APyB pode dar suporte a isso)
- Desenvolvimento de identidade visual;
- Levantamento de custo para viabilização; (tema a ser detalhado no próximo encontro)
- Criação de fluxo de caixa; (tema a ser detalhado nos próximos encontros)
- Planejar curadoria de conteúdo para o evento; (tema a ser detalhado nos proximos encontros, visão geral sobre cultura da comunidade (ver artigo Rougeth))

### 3. encontro: mentoria para "Levantamento de custo para viabilização"
**A ser realizado:** 30 dias após o 2. encontro
- Acompanhamento APyB
- "Esboço do evento" proposto no encontro anterior
- Fornecer modelo de planilha para registrar fluxo de caixa; (explicitar 10% da APyB)
- Fornecer modelo de planilha para reunir todos os custos de infraestrutura e terceirização de serviços baseado em preços reais + 15%
- Designar atividades para a equipe entregar no próximo encontro:
- Considerando o "Esboço do projeto", iniciar o preenchimento da tabela com o detalhamento do que será necessário para a viabilização de cada atividade, ou seja, partir do macro e ir pensando cada pedaço do evento e no que precisará contratar para isso, por exemplo:

- "Quero que no encerramento do evento tenha um espetáculo artístico"
- De que tipo?
- Precisará contratar artistas?
- Precisará alugar equipamento para a execução do espetáculo?
- Haverá alimentação para as artistas?
- Não sabe? Blz, então se escolhe o grupo artístico entra em contato e faz todas essas perguntas.
- Buscar orçamentos para custos do evento. Objetivo é ter uma ideia, mesmo que superficial, do custo dos items listados na tabela, começando pelos principais custos (ex. local do evento, áudio visual, coffee break etc)
- Argumentar o motivo de realizar esse levantamento com tanta antecedência, cotas de patrocínio;
- Tendo em vista que um dos itens essenciais para realização do evento é o local. Devem ser consideradas as possibilidades e orçadas ou ter conhecimento pleno sobre o processo burocrático para cessão governamental do espaço.

### 4. encontro: mentoria sobre curadoria de conteúdo
**A ser realizado:** 60 dias após o 3. encontro
- Acompanhamento APyB
- "Levantamento de custo para viabilização" proposto no encontro anterior;
- Definição do local do evento e processo para contratação.
- Planejar curadoria de conteúdo para o evento:
- Ferramenta a ser utilizada
- Sugestão de critérios praticados nos últimos anos ([ler](https://rgth.co/pt-br/blog/modelo-de-avaliacao-das-atividades-da-python-brasil/))
- Explicitar que a partir dos critérios estabelecidos são desenvolvidas as perguntas para o formulário de submissão de atividades (palestras, sprints, etc)
- Esboço do perfil socio cultural das ministrantes das atividades com a maior quantidade de diversidade e inclusão, de forma que pessoas de diferentes gêneros, raças e classes sociais sejam contempladas.
- Determinar prazo para entrega da identidade visual;
- Designar atividades para a equipe entregar no próximo encontro:
- Proposta de avaliação do conteúdo para formação da programação do evento;
- (remover) Site

### 5. encontro: acompanhamento das atividades
**A ser realizado:** 30 dias após o 4. encontro

- Entrega da identidade visual;
- Entrega de site;
- Acompanhamento da contratação do local para o evento.

### 6. encontro: detalhamento sobre atividades a serem desenvolvidas com 1 ano de antecedência
**A ser realizado:** 30 dias após o 5. encontro

- Convidar novas voluntárias (durante a Python Brasil do ano anterior);
- Criação do Plano de Patrocínio; (tema a ser detalhado nos próximos encontros);
- Mapeamento das empresas que já patrocinaram em edições anteriores;
- Formação de grupos de trabalho;
- Contato com empresas (ativo e passivo);
- É importante que as empresas a serem contactadas possuam um alinhamento com os valores da APyB, antes e durante o evento (vide [Código de Conduta]() e de acordo com as [seções 3 e 4 do Termo de Responsibilidade](https://docs.google.com/document/d/1m3pewebkXuMskYya5x6TCytNQ4TqGdy0boFju148arM/edit))
- Planejar campanhas publicitárias; (tema a ser detalhado nos proximos encontros)
- Colocar site do evento no ar;
- Estabelecer grade horária do evento; (com isso será possível determinar quantidade de palestras, jobfairs, sorteiros, etc) (tema a ser detalhado nos proximos encontros)
- Pactuação contratual de fornecedores a partir da priorização de gastos e execução orçamentária (jamais pagar 100% do contrato adiantado. Explicitar apoio jurídico que APyB pode fornecer).

### 7. encontro: mentoria para "Criação do Plano de Patrocínio" (12 meses antes do evento)
**A ser realizado:** 30 dias após o 6. encontro

- Resgatar "Levantamento de custo para viabilização" proposto no encontro anterior;
- Disponibilizar modelo ou planos de eventos anteriores;
- Definir recebimento ou não de patrocínio estrangeiro;
- Dicas de como estabelecer valor das cotas e benefícios de cada uma;
- Calcular cotas estrangeiras, caso aplicável;
- Designar atividades para a equipe entregar no próximo encontro:
- Desenvolvimento do plano de patrocínio

### 8. encontro: mentoria para "Campanhas publicitárias" e "Grade horária do evento"
**A ser realizado:** 30 dias após o 7. encontro

- Fornecer modelo de planejamento para campanhas publicitárias;
- Fornecer grade horária dos eventos anteriores e dar dicas de experiências exitosas; (com isso será possível determinar quantidade de palestras, jobfairs, sorteiros, etc)
- Designar atividades para a equipe entregar no próximo encontro:
- Planejamento de campanhas publicitárias
- Grade horária do evento

### 9. encontro: considerações finais
**A ser realizado:** 30 dias após o 8. encontro

- Revisão do "Planejamento de campanhas publicitárias" e "Grade horária do evento"
- Incentivar reuniões semanais da organização, caso ainda não estejam ocorrendo

### 10. encontro: pós-evento
**A ser realizado:** 1 semana após a realização da PyBR

- Execução orçamentária restante;
- Fechamento do fluxo de caixa do evento e publicação no site;
- Emissão de certificados;
- Abertura de dados anonimizados no repositório [dados](https://github.com/pythonbrasil/dados)
- Exclusão permanente de dados pessoais de participantes;
- Envio de relatório de impacto para patrocinadoras;
- Atualização do [Manual da Big Kahuna](manual.pythonbrasil.org.br.);
- Redação de Post mortem