# meeting minutes

## Jul 15
Agenda
* 確認活動辦法
* https://docs.google.com/document/d/1s5u-4bw_hwKmhtpPA6pAalNF5Km91mLmdwMkxAUA1AE/edit
* day 1 night
* 場地：Beer to Go，提供酒/soft drink
* 人數：不限
* 費用：參加者自費可刷卡
* TA
* 想跨域、跨社群，英文友善交流的人
* 沒有其他社群 BoF 可以加
* day 3 tour
* 行程：傍晚 16:00 - 21:00， 大稻埕1hr+中藥材互動體驗館1hr+晉江茶堂（中式合菜）晚餐
* 人數：先目標 15人
* 費用：行程預算支出每人一千多，晚餐現金自費
* TA：
* 想跨域、跨社群，英文友善交流的人
* 想在臺北旅遊的人
* 宣傳
* BoF 公佈欄文案
* 向社群/講者宣傳方向
* day 1 night
* 社群：鼓勵自辦，沒資源自辦/怕沒人的話，還是可以在白天邀請講者 colo 到我們這團
* 講者：鼓勵參加所屬社群活動，但有想要跨社群/國際交流可以來我們這團
* 國內外對接、英文友善大家都是 non native speaker
* day 3 tour
* call to action
* petertc 會下週盡快向社群/講者宣傳這件事
* julia 要去跟承包商確認 1. 需要哪些個資，是否可以當天再給 2. 可否增加員額，最晚什麼時候要確認
* julia 要跟餐廳確認素食/清真等飲食需求，並寫在活動辦法
* julia 下週末觀察參加人數，員額要不要做調整，或是提早截止

## Jul 8
Agenda
* 對齊方向：為什麼要做這件事、想要達成的目標等
* briefing 目前的提案
* call to action
* 確認分工
* 產出項目 / due date
* 下次討論時間

recap
* 期待時程目標：下週確認活動辦法，Jul W3 發出宣傳
* 相關活動比照 BoF 開放參與，但會講清楚舉辦目的及TA
* susu 會決定 day 1 night 地點及初步活動辦法
* julia 會決定 day 3 tour 行程及初步活動辦法
* day 1 night 金流請 susu 找 OCF 申請支援 netCRM
* petertc 會把 BoF 頁面開出來，讓 susu/julia 可以登記活動
* petertc 要把 day 1 night idea pass 給今年有意願參與國際交流的幾個社群
* petertc 會安排鼓勵有興趣的社群和講者參與
* 下次討論時間...下週六八點看 susu / julia 可不可以？

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# 企劃
## 為什麼要做這件事
睽違多年年有外國會眾願意負擔較多的時間金錢來臺參加大會，我們希望能規劃一些 side event 讓他們有好的體驗，進而讓他們回國後可以幫忙增加 COSCUP 在國際的口碑。

## 想要達成的目標
1. MVP PoC：有五個樣本以上參與，取得 feedback 做未來是否要續辦/籌辦參考
2. ...

## 實作方向
day 1 night BoF, day 3 city tour
交流語言：英文

## 限制
* 常規流程 Jul W4 宣傳的話，Jul W2 辦法要出來。
* 花費上限
* 人力
* day 1 night / 週一可以參與的志工數量
* 志工任務？
* 外國好朋友？

## 可能要考慮的事

day 1 night BoF
1.
1. 地點和場地：晚宴的場地應該選擇在一個舒適、安全和方便的地方。需要考慮場地的大小、設施、位置和價格等因素，確定能否滿足所有參與者的需求。
1. 菜單和飲料：晚宴的菜單和飲料應該選擇符合講者和參與者口味的食品和飲料，考慮到講者和參與者的文化、宗教和飲食習慣等因素。同時，要確定晚宴的預算和菜單選擇是否相符。
* 素食 清蒸食物 酒精飲品
1. 促進參與者交流
* 餐飲/座位安排形式
1. 安全和保障：晚宴的安全和保障是非常重要的。需要確定場地是否符合安全標準，是否有足夠的緊急出口和緊急救援計劃等。同時，要確定是否有足夠的安全人員和保障措施，以確保所有講者和參與者的安全和保障。

day 3 city tour
1. 導覽行程內容：決定哪些景點和活動將包括在城市導覽中，例如著名的博物館、歷史悠久的建築、當地的文化活動等等。
1. 導覽方式：決定導覽的方式，例如步行、自行車、巴士、遊船等等。
1. 導覽時間：決定導覽的時間長短和具體的時間安排，例如是否需要安排午餐或晚餐時間、導覽的起始和結束時間等等。
3. 導覽人員：決定導覽人員的資格和能力，例如要求導覽人員能操流利的英語或其他語言、能夠提供有趣的背景知識等等。
4. 費用和預算：考慮城市導覽所需的費用和預算，例如導覽人員的薪資、交通費用、參觀門票等等。
5. 安全和風險：考慮城市導覽的安全和風險因素，例如要求導覽人員遵守安全標準，避免在危險的地方停留等等。
6. 參與者需求：考慮參與者的需求，例如是否有身體上的限制、是否需要提供翻譯服務等等。

## day 1 night BoF ideas
* 客家小炒 https://maps.app.goo.gl/wT54myDvTijxzNTq5?g_st=ic
* 不要太晚，留時間給他們自己探索
* day 1 認識的人可以有機會交流
* format?
1. 直接在一個室內的場地做Potluck?
2. English Friendly Environment
3. 全英文文案宣傳（BOF裡面宣傳）
4. 表單

=> 有冷氣、酒罷之類
抓個數字預定，不用包場？
Bof +1
g0v 場地小 可以到戶外有騎樓 https://www.facebook.com/TOGOBEERTAIWAN/
雨備？AYE TAIPEI
https://goo.gl/maps/LSKzRn2AiqhDNwFD6

＊找 KCD , ruinland 討論

## day 3 city tour ideas
* 2018 行程 https://jokosu.medium.com/my-amazing-trip-to-coscup-x-gnome-asia-x-opensuse-asia-2018-e41a00c9b2d2
* 政府推薦行程？https://halfdaytour.taiwan.net.tw
* 許家麵線＋坪林品茶
* https://www.kkday.com/zh-tw/product/28515
* 之前有帶過外國講者去過，這條線最受歡迎
* 有雨備
* 其他參考：島內散步（https://walkin.tw/）
* julia: 想要室內手做，不用雨備
* 不要太累，半天就好
* 全英走讀愛台灣系列 | 輝煌迪化街 | 全英文導覽 https://www.kkday.com/zh-tw/product/115688
* 大稻埕夏日節 https://walkin.tw/page/1233
* 千歲宴 https://www.xn--yes-897eo9j.taipei/Form?itemid=12&mid=5

規則定清楚的話可以大會輔助
講者開放申請，community 每組1-2位。

## 一些瑣碎但可能重要的小事
* 開放離島偏鄉參與？說法Taipei City Tour ，由於我們有數量的限制，開放申請，我們會放錄取通知參加者報名。
* 攜伴？
* D&I?
* day 3 活動也列為為 BoF?
* 我們可以先預訂餐廳ex.3桌先，請他們用toomore的系統先刷卡，先發現填表單確定人數通知行程。
* Community City Tour

# 宣傳文案（email）

## 對國內社群
> Tittle: 歡迎貴社群要約講者參與場外國際交流
>
> 社群夥伴好，
>
> 首先再次感謝貴社群共襄盛舉，讓我們有機會凝聚開放文化及開源技術社群、講者及愛好者。能讓如此多元跨領域的人共聚一堂，是 COSCUP 最大的存在價值。
>
> 如您所知今年有較多海外講者及會眾與會，已有社群計畫在議程時段外自辦 BoF 與這些海外參與者進一步交流，建立關係幫助未來講者邀約等。
>
> 另一方面，我們也收到合作夥伴反應有意進行國際交流，但已無多餘心力資源自辦場外活動。
>
> 對此我們嘗試促成兩項場外 BoF 活動，歡迎貴社群多多利用：
>
> 活動一：day 1 (7/29) 晚間「International Exchanges BoF - Cross community Gathering」
> 一個不限定社群，海外參與者友善的小聚。歡迎貴社群邀約海外講者會眾一起來！
>
> 活動二：day 3 (7/31) 下午「Taipei City Tour」
> 此活動希望讓海外或外地參與者能夠對這次 COSCUP 之旅留下更深刻的映像，英文友善的輕旅行（因物理限制此活動限額需事前報名）
>
> 兩項活動細節及參與方式請見：[COSCUP 2023 BoF - Google Docs](https://i.coscup.org/bof2023apply)，如有任何問題歡迎聯絡主辦人。
>
> 最後強調我們還是優先鼓勵社群自主舉辦BoF/場外活動，並貼在 BoF 表單讓我們幫忙宣傳。有任何問題歡迎洽詢議程組。
>
> 預祝貴社群活動圓滿成功！

## 對國外社群

用跟講者那篇改

## 對講者

> Title: Two Social Events You Might Be Interested in During the Upcoming COSCUP
>
> Dear [Speaker's Name],
>
> Thank you for joining us as a speaker this year.
>
> As you may know, besides talks and booths, there are a variety of Birds of a Feather (BoF) events available during the COSCUP days. We encourage you to join any of them or even host one yourself.
>
> Among all the options, we would like to recommend two events if it's your first time visiting Taipei or Taiwan.
>
> The first event is the "Cross Community Gathering," which will take place on the evening of day 1 (July 29). It will be a small gathering open to all COSCUP participants, aiming to provide an opportunity for Taiwan and overseas participants to network and connect. We would be thrilled if you could join us and have fun there.
>
> The second event is the "Taipei City Tour," which will take place on the afternoon of day 3 (July 31). This activity is designed to give overseas or out-of-town participants a deeper understanding of Taipei City and leave a lasting impression on them. It will be a light and friendly tour. Please note that due to physical limitations, the tour has limited capacity and requires advance registration.
>
> We believe that these events will not only be a chance for you to meet with other conference attendees and learn more about the local culture but also an opportunity for you to share your knowledge and expertise with the community. We would be honored if you could join us and make these events even more memorable.
>
> Please refer to [COSCUP 2023 BoF - Google Docs ↗](https://i.coscup.org/bof2023apply) for details and participation methods of the two events. If you have any questions, please contact BoF organizers.
>
> We look forward to meeting you at COSCUP!
>
> Best regards,
> [Your Name]