# 2023 建景送舊檢討

aka Repkironca 碎碎念統整

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## Discord 伺服器

### 頻道太亂，很多頻道沒有意義，命名讓人不知所以

舉例而言，``活動計畫``、``執行細項``之類的東西，實際上並沒有什麼作用，打從一開始的定位就很奇怪

我其實心中大概有一套理想的伺服器架構，但我覺得講出來限制你們也沒什麼意義。不過有幾個算必備的元素，之後肯定會用到，我稍微列舉一下就好

- 報帳區
主要是錢分散在四校，常常需要以私人名義先墊，再拿公款下去補的情況。另外開個頻道讓他們拍發票上來，總務在算錢時也不會有爭議

- 質詢區
白話叫 ``問執秘問題區``，隨著活動規模擴大，一定會常常有工人想提出自己的想法，或溝通上有待釐清之處。然而大量私訊會造成混亂，且一不小心就會有資訊不對等的狀況發生。既然如此乾脆開個全員都看得到的地方處理此情況就好

- 會議紀錄
這邊的會議紀錄是指，你已經打在 ``HackMD``、``Notion``、``google document``，或任何你習慣的平台上，而且有放在雲端或 notion 中，最後為了方便把連結傳上來。請不要直接把紀錄打在這邊，超亂

- 回報區
用最白話的方法講，請每一組工作做完後回報在這邊。不用多打什麼，只要寫出哪一組的什麼東西做完，如果（通常會有）有文件順便附上來。除非有執秘會靈媒，有辦法通靈出大家進度，否則強烈建議創這東西讓他們主動講，這樣 check 死線也比較方便

### 討論區依據組別分開

對，不然之後會亂到哭出來

### 不要濫用 ``@Everyone``，也不要都不 tag 人

``@Everyone`` 的使用時機是這樣的。假設現在是你要開會、會議記錄出來了、開投票、緊急通知等等，你需要全體工人注意的時機，那可以直接在公告 tag 沒差。反之，假設你只想通知景資的，或可能要抓保險組出來，標記所有人就顯得很煩躁

### 公告

我其實會建議直接把發言權鎖到執秘 only，可能多個小組負責人。確實，可能會有需要根據公告內容繼續討論的情況，此時 discord 的討論串是個好東西，既不會占用公告空間洗版也能達到效果

## 執秘

### 分工

你們這次的分工方式比較像，東西擺在這邊你們大家自己認領，其實頗糟的。我枚舉一下自己看過的方式，如果你們想要創新當然更好哇

- 籌會中當場分工
通常是零籌。零籌前執秘先把所有工作列出來，加上一些說明之類。零籌的其中一個程序就是分工，當場找好組員選負責人。效率最高且最無爭議，缺點是沒來籌會的很難搞，你們要想辦法

- 調查表單（志願制）
請每個人把自己想做的工作案意願排序，再由執秘分完後公布。好處是執秘的操作空間比較大，可以排除不適任者（有些人就是特別有自信 you know）。壞處嗎...你永遠找不到完美的分工方式，能者多勞能者過勞死，然後會有人你不知道要怎麼放，最後錄取到志願序超低的工作

- 調查表單（自願制）
請每個人利用單選的方式，先選出兩個自己願意去的組別。選完兩個後會出現邏輯閘，問填表人是否願意再多接比常人分量多的工作。好處是願意做事的人有發揮空間，且絕對出於自願。壞處是可能出現一個人都招不到的組別

- Discord 表符
搭配 reaction roles 使用，可能籌會開完放出來讓他們按。好處是簡單方便，壞處在於先搶先贏並不保證其合理性與適任性

### 執秘沒有訂死線，更沒有催死線

不是喔呱，其實死線在零籌就該一次性訂完了。就是你們做事要有個規劃，什麼時候要達到什麼樣的進度。而且之後你們活動還會跨越段考等等的活動，沒有規劃最後是很難趕出理想品質的

至於催死線，延續上文的 ``工作回報區``，如果死線到了你沒看到東西，顯然要繼續去追殺對吧：）否則死線形同虛設

### 籌會日期

我自己決定籌會日期的方式為，先確定執秘夥伴們都能出席，接下來才發投票出去給他們。當然這還會受到一些因素影響，例如 **會議重點對象** 是否有辦法到等等

### 報名

以你們這次報名的開放日程，放到暑訓大概會有 5 個小隊員。你們之後的報名者可能是外校、甚至北北基國三生喔。算上他們轉帳繳費、正取備取等等的時間，報名最好可以開放一個月左右

不需要多完整的資訊，資訊你可以慢慢補，甚至能拿來在 IG 跟大家互動。重點只有時間地點，以及繳多少錢。上面這些零籌，最晚一籌，就差不多該出來了

## 籌會

### 籌會跟小組討論是兩回事

小組討論的話，只要聚集起小組內人員就好，幹嘛大費周章聚集全員？好不容易把所有工人齊聚，通常籌會要做的事情有

- 統一事項宣布：執秘要排細流、排活動人力之類的
- 進度確認：簡單提醒一下就好，其實最主要是，沒做完的要跟他討論死線怎麼處理
- 共同討論與投票：舉例而言，你們活動要收多少錢，你們寒暑訓的舞組要怎麼搞，你們茶會的夜遊要去哪裡，這種屬於全體範疇的事情

### 籌會要先預告

### 執秘會議前要先訂完並公布會議大綱

就是，你得先想好在這段寶貴時間內，到底要做什麼東西。到時候照著這張大鋼走，可以有臨時動議，但不是想到什麼講什麼

### 籌會頻率

承上，籌會要坐的那些事情，很明顯不是天天都有的。一個正式活動大概會有 ``零、一、二、三`` 共四場籌會，要增減也可以，但每週兩次真的太誇張。大家做事也都要時間，不要為了開會而開會

## 工人

### **看！訊！息！！！！！！！！**

不多解釋了

### 想好自己的定位，避免說出＂自己什麼都可以做＂

太沒主見有時反而是壞事，多分享自己的想法吧。隨遇而安也要看時機，造成他人困擾不太好

### 表單中記得放收費管道與方式

這次我還沒有看到。順帶一提，之後幾個活動比較麻煩，尤其茶會通常是現場繳費，而暑訓是匯款。在錢進來前會拿社費先墊，此時超級容易混亂，絕對要好好紀錄此時的金流動向，否則之後便無法回頭了 OAO

### 飲食調查問不夠細

舉例來說，不吃牛不吃豬不吃香菜怕辣怕酸怕油，血糖控制之類有的沒的，都會搞爆只問葷素的調查

### 開社帳創雲端/notion

你們之後會看到成電，他們學長是 notion 控，我猜感染到成楓了。總之開一個社團的 Google 帳號，為所有幹部共有，密碼放在自己的社內群組。舉凡之後要跟學弟妹往來，或辦活動之類，都使用這個帳號

雲端的意義則在於，所有人都能把東西放在那邊。除了自己人要找資訊方便之外，等明年你們爬到我這個位置要做傳承時，就能整盤托出去給他們了。你們也覺得從零開始通靈活動怎麼辦很痛苦吧，那可以用此制度，同時帶給自己跟下一屆方便