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2023 註冊組新進志工指南

Hey Newcomers,
歡迎加入 PyCon TW 大會籌備團隊─註冊組 (Registration Team)！
這份文件是給註冊組新進志工，讓我們能夠快速認識與合作，因此再麻煩花一些時間確認。另外，在籌備期間，如果遇到任何問題或困難，都請一定要向組長反映。

新手的第一個任務 Newcomer TODO

  • 加入 Discord Server：PyCon TW Volunteer
    • 可以參考如何參與協作？進行通知設定
    • 記得要開啟「註冊組頻道 (team_registration)」的通知，才不會漏掉訊息！
  • 和今年的組長約一個小時的時間閒聊互相認識吧！
    • David Lu (Discord ID:) @yungshenglu
  • 提供 Google 與 HackMD 帳號給今年的組長，以開通共用雲端硬碟與共筆權限。
    • David Lu (Discord ID:) @yungshenglu
    • Derick (Discord ID:) @derick0823
  • 訂閱 PyCon TW 行事曆： 
    ​​​​​https://calendar.google.com/calendar/ical/t9r9qd19ju6760neai5gilt1v8%40group.calendar.google.com/public/basic.ics
  • 加入註冊組 Trello：Registration Team。
  • 在工作人員名冊 PyCon TW 2023 Staff / Registration 分頁填寫聯絡資訊。
    • 如果是今年新加入的志工，請勾選「Newcomer」欄位。

團隊協作

為了讓我們籌備更加順利進行，以下是場務組在籌備期間會參與到的會議：

  • 雙週同步會議 ([REG] Team Bi-weekly)
    • 參與人員：註冊組全員。
    • 會議時間：約 1 HR 左右。
    • 會議方式：實體與線上交錯進行。
    • 會議內容：同步註冊組組內進度。
  • 每月的大會籌備月會 (Committee Monthly Meeting)
    • 參與人員：註冊組組長、註冊組組員（自由參加）。
    • 會議時間：約 2 HR 左右。
    • 會議方式：實體進行為主，但也可線上加入。
    • 會議內容：同步各組的進度。
  • 團隊建設活動 (Team Building)
    • 參與人員：註冊組全員（盡量參加）。
  • 註冊組行前會議（大會前一天）
    • 參與人員：註冊組全員（盡量參加）。
    • 會議方式：線上進行。
    • 會議內容：同步註冊組於大會期間的任務。
  • 註冊組檢討會議（約於大會後一週）
    • 參與人員：註冊組全員（盡量參加）。
    • 會議方式：實體進行為主，但也可線上加入。
    • 會議內容：檢討註冊組於籌備期間所遭遇的問題。
  • 大會籌備檢討會（約於大會後二週）
    • 參與人員：註冊組全員（盡量參加）。
    • 會議方式：實體進行為主，但也可線上加入。
    • 會議內容：檢討大會籌備團隊於籌備期間所遭遇的問題。

團隊協作工具

以下為今年度 PyCon TW 大會籌備團隊所使用的協作工具，可以點選下方各個邀請連結進入，也請務必確認都有成功加入。如果有無法存取的，請務必與組長聯繫。

成為註冊組成員

  • 請聯絡組長協助將你加入 PyCon TW 協作的 Google Drive 共用雲端硬碟 pycontw2023-protected，接著至PyCon TW 2023 Staff / Registration 分頁填寫個人資訊。
    • 此資料僅作為籌備使用並已設定權限，不會對外公開。

如何參與協作？

  • Discord（訊息討論）
    • 如何有效傳達訊息？
      • 由於在 Discord 裡面的成員相當多，因此善用「標記 (Tags)」能更有效的傳達訊息。
      • 請將目標對話的人，請在訊息一開始先標記對方。
      • 若要標記「所有場務組成員」，可以標記 @team_registration。
      • 若要標記「頻道內所有在線上的人」，可以標記 @here。
      • 若要同步訊息給某些人，可以在訊息最後加上 cc:
      • 範例：

        @here @team_registration
        歡迎大家加入 2023 PyCon TW 註冊組

        cc: @team_registration

      • 如有任何使用上問題，請在 Discord 中的 discord_usage 頻道上提出。
    • 註冊組頻道有哪些？
      • team_registration：註冊組
      • team_registration_bot：註冊組售票機器人
    • 其他注意事項
      • 由於 PyCon TW 的 Discord 頻道相當的多，鼓勵大家行有餘力可以到其他頻道串門子。
      • 如果不想被其他組別的訊息打擾，可以對左側的頻道名稱點選右鍵的「Mute Channel」靜音，但是 team_registration 不能靜音，以免漏掉重要訊息。
      • 個人 Discord 通知提醒設定記得要確認，行動裝置推播通知記得要勾起來，不然很容易錯過訊息

        • 網頁版：對著頻道名稱旁按 ﹀，進入「通知設定 🔔」，開啟「行動裝置推播通知」

        • 手機版：對著頻道名稱旁按 …，進入「🔔 通知」，開啟「行動裝置推播通知」

  • Trello（進度追蹤）
    • 任務的狀態
      • 列表 (List) 可以視為「任務的狀態」，場務組的看板中分為以下列表：
        • README：公告使用（非流程）
        • BACKLOG：待辦的任務列表
        • TODO：每兩週待辦的任務列表
        • PENDING：暫停的任務列表
        • DOING：進行中的任務列表
        • REVIEW：回顧審核的任務列表
        • DONE：已完成的任務列表
      • 每一個任務在 Trello 中會以「卡片 (Card)」的方式呈現。在 README 列表中有「卡片模板」可以直接建立卡片，卡片的生命週期如下： 
        ​​​​​​​​​​​​st=>start: BACKLOG
​​​​​​​​​​​​e=>end: DONE
​​​​​​​​​​​​op1=>operation: TODO
​​​​​​​​​​​​op2=>operation: DOING
​​​​​​​​​​​​op3=>operation: REVIEW
​​​​​​​​​​​​cond=>condition: NO PENDING？

​​​​​​​​​​​​st->op1->op2->cond->op3->e
​​​​​​​​​​​​cond(yes)->op3->e
​​​​​​​​​​​​cond(no)->op2
    • 任務卡片 (Cards)
      • 所有任務卡片請由卡片模板建立
        • Description
          • 描述：描述任務內容。
          • 相關任務：相關任務卡片連結。
          • 跨組協作（如有需要）：列出需要協作的組別活人員。
        • Checklist：自行新增的待辦清單。
        • DoD (Definition of Done)：在 Review 階段的檢查點。
      • 任務卡片前出現 [未描述] 表示還沒釐清整理完要做的事情。
      • 任務卡片前有的 Emoji 符號是「任務性質的分類」。
        • 📄：文案類型，以編寫文案文主的任務。
        • 🛠：工具操作類型，會要操作特定平台完成的任務。
        • 📍：企劃類型，需要規劃目標、執行方式的任務。
        • ✉️：書信類型，需要書信往返溝通的任務。
        • 🪄：組內事務
      • 每一張任務卡片請務必加上相關的標籤。
    • 標籤 (Labels)
      • 目前已經建立的標籤如下，如果需要，請自行增加或修改名稱。
  • Google Drive（檔案存放）
    • 可以在左方「共用雲端硬碟」裡面找到 pycontw2023-protected。
    • 可以對 06 註冊 Registration 的資料夾點右鍵「加入星號」或「新增捷徑」，方便日後查找。
    • 請勿隨意刪除檔案，刪除前務必與組長確認。
    • 存放內容：
      • 非個資型等非敏感性資料。
      • 內部非文件類型的檔案為主（e.g., 照片、影片、PDF 等）。
      • 需要跨組協作的相關檔案。
      • 第三方所提供的相關資料。
  • HackMD（文件協作）
    • 由於 HackMD 為團隊的文件協作工具，因此限存放「非敏感性」文案。
    • 以存放內部文件類型的檔案（非機密文件）為主，包含：會議記錄、流程等。
    • 關於 HackMD 的協作原則，請參考：PyCon TW HackMD 協作原則
    • 由於 HackMD 上的文件結構較為零散，因此方便日後能快速找到文件，請務必在文件開頭加上以下「分類標籤與導頁」： 
      ​​​​​​​​---
​​​​​​​​tags: 2023-organize, 2023-registration
​​​​​​​​---

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  • Google Calendar（行程提醒）
    • PyCon TW 的 Google Calendar 檢視版 為今年度所有籌備團隊所共用，讓跨組協作時可以更方便。
    • 由於此行事曆為所有籌備團隊共用，因此在建立新的行程時，務必邀請需要參與的人員，以確保都有收到通知。
    • 其他注意事項
      • 請先訂閱 PyCon TW 行事曆，才能建立 PyCon TW 的活動邀請。
      • 建立活動邀請時，請選擇 PyCon TW 行事曆。
      • 活動名稱格式：[組別] 活動名稱，例如：[REG] Meeting

註冊組的組織架構

PyCon TW 籌備團隊一直都是扁平化架構，基本上不限制每個人只能擔任一個組別的職務，只要行有餘力，想要多參與其他組是可以的：

  • 註冊組
    • 組長：David Lu @yungshenglu
    • 組長：Derick @derick0823

詳細的註冊組成員請參考註冊組成員，此份記錄會隨時更新。

任務目標

以下是今年度註冊組的任務目標。其中會有一些任務需要跨組或跨隊合作，也歡迎組員多參與其他組別的討論。

  • 售票規劃
    • 售票定價策略 (WIP)
    • 預計銷售的票種 (WIP)
    • 企業票團購方案 (WIP)
    • 個人/保留/企業票售票文案 (WIP)：包含大會官網與各大社群平台
  • 聯名套票合作案
    • 與 APAC PyCon 組織接洽合作銷售聯名套票
  • 售票行銷
    • 早鳥/一般/晚鳥階段的售票策略
    • 針對過去購買企業票之企業發送售票行銷信
  • 大會行前信
    • 彙整大會行前信
  • 大會報到
    • 紀念品與紀念衣服的數量提報
    • 大會報到系統名單匯入
    • 大會當天報到流程規劃
  • 票務疑問釋疑
    • 整理信件回覆模板與 SOP 方便每個人都能上手
    • 書信往返回覆會眾對票務的各種疑難雜症

授權 (CC BY-SA 3.0 TW)

此文件採用 姓名標示-相同方式分享 3.0 台灣 授權條款。

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