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tags: finance, organize
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# 報帳流程

有關 PyCon Taiwan 支出的請領及發票單據，請依照以下方式辦理：

* 每個月的固定撥款日為 **當月 25 日**。
* 請各組組長確認預算之後，預估廠商請款日，最遲於撥款日的一週前，請填寫 [PyCon TW 2025 報帳核銷表單](https://forms.gle/rGuV8J8gbQYpKQmR8)。
* 每次表單上傳一張，第二張以上，請重新填寫表單。
* 如未收到實體的紙本單據，財務不會開始報帳程序。
* 發票資訊 (如為手開發票，請索取三聯式發票)：
* 抬頭：==財團法人開放文化基金會==
* 統編：==38552170==
* 單據種類有很多，如果廠商問你要發票還是收據，請拿發票才能夠抵稅。
* 對單據種類不熟悉，建議先閱讀[核銷單據範例](https://drive.google.com/file/d/1i4PQTWiyRnD4pwWnRuG_-YU159uVFOGv/view)。
* 電子發票：便利商店常見的那種，直接打統編即可。
* 電子計算機發票：比較老一點的商店會用收銀機打印出的發票，細長條狀，打統編即可。
* 手寫發票：比較大張，會用複寫紙來手寫，有分二聯、三聯式，要拿三聯式才能抵稅。
* 一般收據：收據上應有開立公司之大章、小章 (公司負責人章)、以及「免用發票專用章」等字眼、公司名稱和統一編號。收據上的金額若寫錯，**不得修正**，請重開收據。
* 電子發票若無實體紙本，無需印出寄送。
* [高鐵乘車證明申請](https://ptis.thsrc.com.tw/ptis/#)：**搭乘高鐵，請申請電子乘車證明（注意，非購票證明）來請款即可，如以紙本乘車證明、實體票根等方式請款，均需紙本寄回。**
* 手機票證請改用[T Express 交易資訊系統查詢](https://ptis.thsrc.com.tw/ptis/index.jsp?url=3)。
* 如連結失效，自行至高鐵網站 -> T-Express -> 電子車票證明 -> 輸入抬頭統編 -> 下載電子車票證明。
* 若為國外商家的支出，雖然沒有統一編號也可嘗試列印出一些單據，找空位儘量填上 **開放文化基金會 (38552170)** 與刷卡帳單一起報帳。
* **郵局購買票品證明單亦可為支出單據。**
* 收到單據後請盡快拍照存擋避免單據毀損不堪辨識，並且盡快繳交。**跨雙月分的發票沒辦法抵稅，跨年度的發票沒辦法報帳。**
* **請務必同時準備實體發票與數位版發票。**
* ==實體發票==：紙本的實體發票直接寄出至
- **開放文化基金會 (105057 台北市松山區八德路四段 636-1 號)**
- 請於信件外註明 **PyCon Taiwan**
* ==數位發票==：
* 將實體發票拍照或掃描成數位檔案留存一份，避免遺失。
* 數位發票為避免實體發票遺失之備份檔案，故拿到發票請一定要完成這個動作。
* 如需講師費、稿費的領據，請找 ROCK 提供領據範本。
* 如有疑問請聯繫信箱：[[e-mail]](mailto:[e-mail])