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# program lead role responsibilities and guideline

我們鼓勵成員站出來帶領大家把事情做好。過去的運作經驗中歸納可能有以下 lead role pattern：
* project lead: 協調組員把特定任務如時如值完成
* 跨組 status meeting 負責人：代表議程組與各組同步籌辦事宜
* 組內 status meeting lead：協調議程組會議，讓大家充分討論參與，及瞭解接下來的任務

這份文件整理這些角色的需求、職責與慣例，希望幫助扮演這些角色的成員可以更快上手、團隊成員有流暢的體驗、以及增進團隊效率。

## project lead

:::success
2025 嘗試做法：將此角色再拆分為企劃及PM兩部分，降低負擔及避免因 project lead 掉球導致籌辦卡關。
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project lead, 小組長, whatever, 負責主導一項[議程工作](https://hackmd.io/_GvWQnoOQMCytxDBAPs1ig?view#%E5%B7%A5%E4%BD%9C%E9%A0%85%E7%9B%AE%E6%A6%82%E8%A6%BD)，讓他在今年的 COSCUP 開花成果。

職責
* 規劃負責的專案項目做什麼、怎麼做、做到什麼程度
* 讓團隊瞭解妳的想法，進而讓大家願意投入
* 遭遇困難時危機處理及尋求協助
* 會後檢討及交接

實作
* 產出提案、切卡、定義每項工作 input/output、追蹤及 review 成果
* 依需求於例會時開啟 breakout room 進行 planning
* 依需求舉辦小組會議，推進進度
* 於例會與大家同步執行狀況與成果

傳承
* 盡量讓新成員可以共同參與工作
* 如果現在無法確認明年可以繼續參與，請將你做的事流程化，或讓一位新夥伴能接手

注意事項
* 所有專案項目原則上是大家認同發生在今年的 COSCUP 很讚而存在。若一項目可能因為整體工作量過大或是無人願意參與，則應該思考 pivot or suspend
* 雖然有專案分組，但我們還是 cross function team，包含 project lead 自己都不會被限制在只做一個項目。
* 小組長若需請假，要先與小組成員確認相關工作可以持續進行，不要卡住團隊運作。

擔任條件
* 理論上能負擔上述職責及意願的人都能擔任，實務上期初時建議先由有經驗的組員擔任，後期上手後再歡迎新組員承接

## 跨組 status meeting 議程組代表

參與總召召開之大會跨組會議
* 代表議程組報告工作成果/進度/計畫
* 回應各組問題及需求
* 對於需求現場決策或帶回組內討論
* 帶回會議相關資訊，於組內同步

參考準備時間：1hr+

### checkpoints
* 是否有讓各組瞭解議程組重要事項？
* 是否有解決議程組需要尋求他組協助的事項？
* 是否有將相關代辦事項及結論帶回組內？

### tasks
* 於會議前一兩週瞭解近期議程相關工作
* program 相關 channel, trello
* 更新 meeting minutes https://hackmd.io/@coscup/S1dS6nvJ9
* 需跨組討論事項
* 前後兩週成果/進度/計畫，可參考前一次會議紀錄
* 會前找 petertc 確認
* 準時參與會議
* 會後帶回討論同步事項 https://chat.coscup.org/coscup/pl/rbquxyqy9fnqjgimhf9c5m8pro

## 組內 status meeting lead

定義：此處 status meeting 定義為核心1hr 會議時間

以下整理組內 status meeting lead 目標以及流程供參考。

note: 開會當然不會有絕對的形式，但為了會議進行順利，如果有變動要先在一開始說明今天的流程及變動讓所有參與者理解。

參考準備時間：3hr+

### goal
* 維護會議秩序 [會議規範](https://hackmd.io/uR3JmZeFQ326Symz2GBIZA#%E6%9C%83%E8%AD%B0%E8%A6%8F%E7%AF%84)
* 凝聚成員歸屬感
* 回顧：知道我們完成什麼，哪邊可以更好
* 展望：讓整體工作進展，知道接下來要朝哪走

### check points
* 會議是否有讓每位與會者都 involve?
* 會議過程是否可以讓每位與會者感到舒適？
* 會議後，是否所有組員明確知道接下來要做什麼？

### agenda / meeting minutes template
• review
• highlight personal wins
• review finished/delay tasks
• plan
○ checkpoints
○ call for participant
○ review/discuss/dispatch upcomming tasks

### rundown template
• warmup
§ 簽到/點名
§ 要求更新卡片/meeting minutes
• review
○ highlight personal wins
○ review finished/delay tasks
§ done
□ move done card
§ parking
§ in progress
§ in sprint
• plan
○ checkpoints
○ call for participant
○ review/discuss/dispatch upcomming tasks
§ 拉卡片
□ due day
□ (optional) 新項目
§ 領卡片
□ 確認理解 card in next sprint，有辦法認領
□ 3min 認領
§ review
□ 請大家確認及承諾接下來週期的工作
• call to action
• 下次會議時間
• 提醒執行卡片

### 2023 planning 作法

* 期初時新加入成員會以 assign task 為主，等較熟悉後再自行認領工作
* 期初及有需求時，以 google meet breakout room 分組進行 planning，由 project lead 帶領協調

### tasks

會前
* 瞭解 role responsibilites，從看板等文件瞭解小組整體工作進度，有不了解的地方趕快問
* 會議至少前準備好 agenda，供所有人 review 及提出討論事項 https://hackmd.io/WiVPEFXMQoKELDSHPF5R-A
* (optional) 找組長或其他成員確認本次會議 rundown
* (optional) 提醒大家開會
* (optional) 確認卡片負責人是誰，有助於加速會議進行
會中
* 確定已完成項目 / 進行中項目的狀態
* 鼓勵互相 sync 對現階段工作的想法及困難

會後
* 確認所有卡片在正確的位置
* 自我成長： review checkpoints 是否達成等
* (optional) 取得組長或其他與會者 feedback
* 依據自身經驗補完本文件

## 附錄：議程組團隊運作的思考與紀錄

議程組其中一個 convention 是希望所有成員瞭解/執行不同 role 之職責。這種作法可能有以下好處：
* 助於維持一個任務型無給職團隊之 sustainability
* 讓成員擔任不同 role，有助於 full function team 之運作，避免成員只關注在單一任務領域。
* 增加參與感，並在執行不同 role 的時候了解其他 projects，進而可能讓自己清楚想參與在哪些 project(s) 裡。

另一方面，這種作法根據過往經驗實務上可能有以下缺點
* 降低會議效率與決策品質

2022 嘗試的事
* 明文記錄每個職責要做的事（本文件）
* 團隊磨合前期以組長負責 lead 會議，讓成員有時間體驗會議流程及規範
* 安排有經驗組員擔任大會 status meeting 議程組代表，新進組員擔任組內 status meeting lead