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tags: 2021-organize, organize
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# Gather Town Meeting Minutes

[TOC]

## Bi-Weekly Meeting (20210905)

:::info
- **Location:** Home
- **Link**: https://meet.google.com/tfe-gqos-uop
- **Date:** 14:00 Sep 05, 2021 (TST)
- **Participants:**
- Allen
- Wei
- Ray
- tumi
- Vivian
- David
- Gobby
- Jojo
:::

### Discussion
- 地圖目前的進度
- [Space 1](https://gather.town/app/y7iXkqcZ2cUe43Mr/PyCon%20TW%202021%20Space%201) (password: `pycontw2021venue`)
- 預計 9/11 Ready to go
- Sponsor Demo Day 狀況
- 錄影：https://youtu.be/cZ3Z8Bfz-zA
- Unboxing day
- 週末開始發送 Unboxing day 社群邀請+擺攤邀請 -> Gobby
- 主持人 -> Gobby
- 執行夥伴 -> JOJO / Allen / 場務組(課間遊戲)
- 找夥伴
- Fish -> JOJO/Allen/David
- 議程組 -> Jordan / Peter / Winnie -> Wei
- 壓力測試
- 體驗內容 -＞ Gobby&jojo路線規劃，體驗大地遊戲1/4的支線劇情&課間團康活動
- 會場密碼：ihaveaPYdream
- 回饋問卷 -> Tumi
- 流程
- 19:30
- 19:40-19:50 廣場集合
- 歡迎 -> Wei
- 解說 -> 主持人
- 分族群
- 兩團（先遊戲解說）
1. （輕遊團新手教學）純新手學完再帶走一次解任務、會場
2. （自由行）已經會用的 -> 不用帶，你自己去玩
- 20:30 解完任務到休息區發放問卷、分享心得、聊天（志工把回饋紀錄在內部表單）
- 會場開放到 00:00
- 不開放體驗的區域，用前景黑布or迷霧蓋起來 -> 增加神秘感
- 課間活動（課金活動？！ 😱）
- 10-15 mins
- 10/2
- 午餐時段最後 20 分鐘
- Job fair 最後 20 分鐘
- 10/3
- 午餐時段最後 20 分鐘
- Open space 最後 20 分鐘
- 遊戲參考：https://gartic.io/
- 新手教學場
- 複製到另一個空間，不會跟主會場連接 -> for security issue -> Allen
- 行前信、FB Post -> Gobby / Allen <- PR
- 到時候可以分享到 Gather Town Taiwan 的社團
- 英文說明指引
- Lyra -> Allen
- Wording fix
- 到時候會需要大家統一用字，原則上都是 Py後面的第一個字大寫
e.g., PyCast, PyCon TW, PyNight
- 贊助看板要露出？ -> 待確定
- 問 pinchun
- 多宣傳的，沒有 promise
- 場地頁面網站進度 -> Anan -> Allen
- 預計 9/18 上線
- gather town 會有推播訊息嗎？
- 需求表單 -> JOJO設計，找gobby.allen確認架構，請各組填寫。後續要再調配。
- 有什麼東西希望 Wei 在 Opening / Closing 要提到
- ~~操作指引(最重要的幾個)(Ghost mode?)~~
- 哪裡有活動(在 gather town 中有獨家活動「講者互動區」，「閃電秀」、「open space」，會場超酷）
- e.g., where's the info desk?
- Wei 會再開文件給大家填需求
- Closing
- 各組截圖，丟到某資料夾 -> Wei 開，這件事的 organizing 交給 Andy
- by topic 再分一層
- on conference PR post -> tai/宗翰

### A.O.B. （臨時動議）
- 社群擺攤數量限制
- 5 or 10 個 （先說先搶先贏，不說數量）
- 截止時間： 9/14 (Tue) 23:59
- 不主動說 9/18 還可以再加
- 物件：社群名稱、聯絡資料、去背橫向logo、連結（對NPC志工按X）
- 通知
- 跟社群開箱日一起寄出去
- 表單 -> Gobby
- ideally sent before 9/7
- demo day 素材：https://youtu.be/cZ3Z8Bfz-zA
- MO 娘 VTuber 合作？
- Gobby 向 MOPCON 提出 Unboxing Day 合作
- 主持人用固定路線帶
- 也許可以停在 MOPCON 的攤位
- 社群攤位
- 可以給設計權
- 下次開會時間
- 9/11 晚上 8:30
- 地圖最終確認！
- 規劃 Unboxing day
- 主會場密碼？
- 會議當天會直接使用白名單，不須密碼

## Bi-Weekly Meeting (20210821)

:::info
- **Location:** Home
- **Link**: https://meet.google.com/kdg-xjvr-irp
- **Date:** 14:00 Aug 21, 2021 (TST)
- **Agenda:**
- **Participants:**
- Wei
- Allen
- David
- Jordan
- JoJo
- Ray
- tumi
- Gobby
- Joe
- **Minutes Taker:**
:::

### Discussion

- 目前地圖的狀況
- [GT+大地遊戲流程](https://www.figma.com/file/mhBX2ZQGJfck7g79MIeOpq/Pycon-2021-GT-%E5%A4%A7%E5%9C%B0%E9%81%8A%E6%88%B2?node-id=0%3A1)
- 廣播需求
- [GT Map](https://www.figma.com/file/kGREZeV8F5oy3kzRSZBUgX/Pycon-2021-GatherTown-construction?node-id=0%3A1)
- 已完成 [Sprint 場地](https://gather.town/app/6NKcuFatDrrfpAgY/PyCon%20TW%20Sprint%20Venue)+推廣到地方社群
- 想問後續有收到任何社群的回饋嗎？
- 麻煩大家幫忙 debug
- 需要上 Gather + sponsor 的 LOGO
- 活動當天需要白名單？[name=坤賢]
- 寫信開通接下來的 [場地需求](#Discussion2) [name=David]
- Gather town 場地頁面@pycontw 網站
- 若今年報名人數少，是否考慮只開放一個 space
- 拜託不要報名人數少 QQ
- 規劃 gather town 如何提醒哪個空間有重要的活動
- gather town 置頂訊息
- 大聲公
- Opening / Closing 融入世界觀？
- talk 埋活動要素？
- 由主持人提供
- 但我們需要引導會眾多去聽 talk 嗎？
- 繼續衍生如果我們想影導會眾去開 open space 呢？
- 過場動畫 (在每場議程開始前播放 (大家衝進議程廳的影片))
- feature request -> [name=Ben]
- 符合 gather town 風格的 slide template
- 在gather.town上鼓勵會眾多進行互動
- 誘因
- [贊助 Demo Day](https://discord.com/channels/752904426057892052/845976899846275083/878204179439583262)
- 讓贊助商熟悉 GT 場地
- 若其他部分還沒完成，可以簡單標記其他區域
- deadline: 8/28
- Gather 匯入會眾白名單
- Sprint Day -> 向 [name=坤賢] 確認
- [ ] 所有參與人員的名單 (From 註冊組)
- [ ] 確認是否有贊助商要參與？
- [ ] 最晚 09/25 匯入名單
- Speakers Rehearsal
- [ ] 手上已有講者的mail
- [ ] 可以在 09/11 前先匯入講者的嗎 (Jordan可以自行匯入嗎)
- PyCon TW 2021
- [ ] 贊助商擺攤人員(From 贊助組)
- [ ] Keynote (From 議程組)
- [ ] 會眾名單 (From 註冊組)
- [ ] 最晚 09/26 匯入名單？
- [PyCon TW 2021 Unboxing Day](#%E8%A8%8E%E8%AB%96%E5%BF%97%E5%B7%A5%E8%A8%93%E7%B7%B4%E5%85%A7%E5%AE%B9-20210808)
- 邀請日期：9月初
- 到會期前的活動
- 新手教學場 (全天最低人數限制)
- 時間：9/12
- 對象：會眾
- 需求：提供會眾熟悉 Gather.town 基本操作
- 搭配行前信
- Sponsorship Demo Day (全天 100 人)
- 時間：09/03 - 09/04 (12:00 - 13:00)
- 對象：志工 / 贊助商
- 需求：年會主場地 (2 Spaces)
- [Space-1]( https://gather.town/app/y7iXkqcZ2cUe43Mr/PyCon%20TW%202021%20Space%201)
- [Space-2]( https://gather.town/app/zrrivgpwheEOCy8e/PyCon%20TW%202021%20Space%202)
- PyCon TW 2021 Unboxing Day (全天 100 人)
- 時間：09/18 (19:30 - 21:00)
- 對象：志工 / 受邀的社群
- 需求：年會主場地 (2 Spaces)
- [Space-1]( https://gather.town/app/y7iXkqcZ2cUe43Mr/PyCon%20TW%202021%20Space%201)
- [Space-2]( https://gather.town/app/zrrivgpwheEOCy8e/PyCon%20TW%202021%20Space%202)
- PyCon TW 2021 Sprint Day (全天 100 人)
- 時間：09/26 (09:00 - 16:30)
- 對象：Sprint 參與者
- 需求：Sprint 場地
- [Gather](https://gather.town/app/6NKcuFatDrrfpAgY/PyCon%20TW%20Sprint%20Venue)
- PyCon TW Rehearsal Day (全天 100 人)
- 時間：10/01 (19:30 - 22:00)
- 對象：志工
- 需求：年會主場地 (2 Spaces)
- [Space-1]( https://gather.town/app/y7iXkqcZ2cUe43Mr/PyCon%20TW%202021%20Space%201)
- [Space-2]( https://gather.town/app/zrrivgpwheEOCy8e/PyCon%20TW%202021%20Space%202)
- PyCon TW 2021 (全天 500 人)
- 時間：10/02 - 10/03
- 對象：志工(活人XD) / 講者 / 贊助商 / 會眾
- 需求：年會主場地 (2 Spaces)
- [Space-1]( https://gather.town/app/y7iXkqcZ2cUe43Mr/PyCon%20TW%202021%20Space%201)
- [Space-2]( https://gather.town/app/zrrivgpwheEOCy8e/PyCon%20TW%202021%20Space%202)

### A.O.B. （臨時動議）
- 下次開會時間

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## 討論志工訓練內容 (20210808)

:::info
- **Location:** Home
- **Link**:
- **Date:** 21:00 Aug 08, 2021 (TST)
- **Agenda:**
- **Participants:**
- David
- Allen
- Vivian
- tumi
- Gobby
- **Minutes Taker:**
:::

### Discussion
- 提前釋出新手教學場
- ==中秋烤肉開箱 Day==
- 9/18 PM 8:00 (19:30 開始集合)
- 非公開活動
- 參加的人上來體驗遊戲、有人帶團踩點（要自由行也可以）
- TA: 志工 + 社群朋友
- show 場地 + 催票
- 流程
- 集合時間 30 分鐘
- 活動說明 10 分鐘
- 新手教學 30 分鐘（包括新手志工）/第一團出發 30 分鐘
- 新手出團 30 分鐘（包括新手志工）/第一團回來先收集意見/聊天/填問卷
- 新手團回來收集意見/聊天/填問卷
- 社群名單
- Py社群：台北Py, 新竹Py, 台中Py, 台南Py, 高雄Py, 花蓮Py, 南投Py, PyLadies, Django girls Taipei --＞[name=Joe]
- Conf: **COSCUP, SITCON, MOPCON, g0v**, HITCON, JSDC(?)
- 預定邀請時間
- 9/4 邀請（各組志工、社群）
- Py社群--＞Joe
- 風格
- 夢一場
- 補充：歷年售票人數
- 2018: 663 人
- 2019: 675 人
- 2020: 441 人
---
## Bi-Weekly Meeting (20210807)

:::info
- **Location:** Home
- **Link**: https://meet.google.com/gpp-zdws-ddn
- **Date:** 14:00 Aug 07, 2021 (TST)
- **Agenda:**
- **Participants:**
1. Allen
2. David
3. Vivian
4. Joe
5. Gobby
6. Ben
7. JoJo
8. Ray
- **Minutes Taker:**
:::

### Discussion

- 確認目前地圖的狀況
- [會眾行為模式心智圖 (邀請碼:2767)](https://gitmind.com/app/join/3cf2923142)
- Sprint 場地建造並將 GT 推廣到地方 Py 社群
- Goal
- 提前教育會眾使用 GT
- 宣傳 PyCon (售票資訊等等)
- 目前需要行銷規劃的活動
- 志工訓練 + 社群交流
- 新手教學場
- 到會期前的需求
- 新手教學場 (全天最低人數限制)
- 時間：預計年會前一個月
- 對象：會眾
- 需求：提供會眾熟悉 Gather.town 基本操作
- Sponsorship Demo Day (全天 100 人)
- 時間：09/03 - 09/04
- 對象：志工 / 贊助商
- 需求：年會主場地 (2 Spaces)
- ==PyCon TW 2021 Demo Day (全天 100 人)==
- 時間：09/18
- 對象：志工 / 受邀的社群
- 需求：年會主場地 (2 Spaces)
- Sprint (全天 100 人)
- 時間：09/26
- 對象：Sprint 參與者
- 需求：Sprint 場地
- PyCon TW Rehearsal Day (全天 100 人)
- 時間：10/01
- 對象：志工 / 講者
- 需求：年會主場地 (2 Spaces)
- PyCon TW 2021 (全天 500 人)
- 時間：10/02 - 10/03
- 對象：志工 / 講者 / 贊助商 / 會眾
- 需求：年會主場地 (2 Spaces)
- 備援方案
- 與贊助組討論備案 discord 平台使用 (要不要加開語音頻道)
- 先開 Google meet 備用

### A.O.B. （臨時動議）

- 下次開會時間 8/21 (六) 14:00
- COSCUP 使用心得
- 幫所有人設定 Gather.town 名稱
- 多人同時螢幕分享的時候有一點卡但可以接受
- 兩人的 Private Space 使用率蠻低 (可以用 Bubble)
- 路過攤位區再分享 Talk 的時候會眾沒關麥克風經過會一陣尷尬
- 無限走廊迴圈

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## Weekly Meeting (20210725)

:::info
- **Location:** Home
- **Link**: https://meet.google.com/byz-xudz-ikx
- **Date:** 14:00 Jul 25, 2021 (TST)
- **Agenda:**
- **Participants:**
1. Wei
2. David
3. Allen
4. Jordan
5. Joe
6. Ray
7. Gobby
8. tumi
- **Minutes Taker:**
:::

### Discussion
* 來看看中研院重置狀況如何了
* [Figma draft](https://www.figma.com/file/6ooo1T2zFVMaW6CpmoPbr9/2021-PyCon-Map?node-id=0%3A1)
* [Young Inspirers 場地開通](https://trello.com/c/ng5DFvws)
* Workflow

st=>start: 開始
e=>end: 10/02 議程當日

op1=>operation: P1.1 場務：產出 Figma 雛形，整合議程、贊助需求與會眾行為模式(休閒空間) (07/18－07/25)
op2=>operation: P1.2 設計：開版(包含優化空間)與設定 Design System (07/26-08/08)
op3=>operation: P1.3 場務/設計：在 Figma 上先放置好非互動物件 (08/09-08/22)
op4=>operation: P2.1 場務：匯入背景/設定基本地磚及互動物件/Gather.town場地說明文件(文件/影片)
行銷贊助：大地遊戲、互動遊戲 (08/23-08/29)
op5=>operation: P2.2 場務：Gather.town場地說明文件(文件/影片)/測試流程Mission
行銷贊助：贊助攤位 (Sponsors Demo Day) (08/30-09/24)
op6=>operation: P3 最後驗收 & 壓力測試 (09/25-10/01)

st->op1->op2->op3->op4->op5->op6->e

- 互動遊戲的進行方式 (場務/行銷企劃)
- 利用 Gather.town 現成提供的遊戲進行
- 歡迎行銷組提供各種玩法
- idea: 可以考慮 gather.town的dungeon escape那張地圖的遊戲玩法?
- 最後驗收與壓力測試 (行銷企劃)
- 時間預計在大會前一周的某一天
- 目前想到的形式：
- ==方案一：社群交流與志工訓練 (Prefer)==
- 志工訓練
- 讓平時比較沒接觸 GT 的志工們能夠在會期前對場地熟悉
- 社群交流
- 邀請社群朋友提供建議和分享之前的活動經驗
- 協助測試 Gather.town 的體驗流程 (Mission)
- 搜集大家對 PyCon TW Gather.town 的反饋
- 方案二：前夜派對 (線上啤酒杯交流)
- 可以預先知道今年買票的會眾參與度多高及增加熱度
- 如果處理得不好，可能會拉低會眾對會期的期望值
- 考量是否還有多餘的人力？
- 是否與 Pynight 性質類似而有衝突？
- ==Speaker Rehearsal Day with MICARE (Day 0：10/01)==
- 測試 YouTube 直播訊號以及到 Gather.town 之間的連線
- 邀請講者先進行 Rehearsal 之後一起參與活動
- 場外的 Speaker Q&A
- 月會可以測試 Gather.town (暫定9月可能比較適合)
- 3 大 conern
1. 壓測
2. 志工訓練
3. 會眾訓練 -> 額外的 gather town 教學地圖？（e.g., [初鹿牧場](https://gather.town/app/EaFvGYXvo89mmKTx/ChuLuRanch)）
- 從入口到中研院的路口
- 另外的一個空間，不用人數限制。
- 可以有好幾個同樣的設計的空間 <- 會眾不被期待在入口教學空間互動
- 大會地圖也會新增傳送點到新手教學空間
- 行前信：要提到可以調小環境音
- 請中研院的老師一起分享
- Goal
- 紀念 10th PyCon TW
- 也算是感謝中研院歷年借我們的場地
- Not our goal
- 因為這樣拿到超多會眾

### A.O.B. （臨時動議）

- 酒精空瓶其實在裝填上是較為困難的（因為開口很小），會需要透過針筒或滴管才能完成裝填，可能會使體驗變得很差
- [name=Wei Lee] 如果沒辦法換版型的話，聽起來附上漏斗是個好作法，如果都不行的話，好像也沒辦法 🤔
- [name=David Lu] 確認廠商是否提供填裝器具以及報價，最晚八月第一週確認。
- 遊戲進行分為攤位遊戲和大會遊戲，是否有機會整合？因為大會遊戲主要是用來採點，把人流導到我們希望把人導過去發現場地的亮點並進行解任務。
- 攤位遊戲：導人流到攤位
- 大會遊戲：額外的體驗遊戲
- 要考慮時間
- E.g., 限時任務
- 議程外 Q&A
- 要有議程組的人帶講者
- or panel like event (需要主持人host)
- 導講者到比較開放的space繼續QA? (open space?)
- 設計額外 Private space -> 靠近贊助商

---

## Let's sort our what's unclear abour gather town

:::info
- **Location:** Home
- **Link**: https://meet.google.com/bzz-owcc-ige
- **Date:** 22:00 July 17, 2021 (TST)
- **Participants:**
1. Wei
2. Gobby
3. Pinchun
4. Allen
5. Jordan
6. Yucheng
7. David
8. Liyu
- **Minutes Taker:**
:::

### Discussion

* 分工不夠清楚
* by Wei
* 場務： 蓋 gather town
* 議程： 提出議程相關需求
* [議程組 Gather Town 需求](https://hackmd.io/@pycontw/Byi2hyM9w/%2F6EMC_Er4TsCCwPNtosrz6w%3Fview)
* 贊助執行： [提出攤位需求](https://hackmd.io/63vO1itsTFqDcyEvwH4-mA)、大地遊戲
* 企劃： 大地遊戲
* 是否跟贊助商攤位遊戲整合，需要知道各組在地圖上的期望和限制
* 大地遊戲
* 贊助組會own 攤位打卡的活動
* COSCUP 每個攤位前面有通管密語，輸入 google 表單
* 取代攤位打卡
* 設計： gather town 流程最佳化、上述活動外能讓會眾互動更好的方式，
* 大會小彩蛋
* nice to have, no plan so far
* [coscup](https://docs.google.com/presentation/d/e/2PACX-1vQ1hvHDWM0BH1DNfwOMaPRDdMEyHY5I0U7Cz8jNaHh8GMg-9ziRDpo0bi02SMmVczfdPSgdv-lmifq9/embed?start=false&amp;loop=false&amp;delayms=3000&amp;slide=id.ge3e210e770_0_80&amp;usp=embed_googleplus&slide=id.ge3e210e770_0_306)
* Example: 贊助執行提出徵才牆需求，由場務將它蓋在 gather town，蓋之前可以先跟設計討論蓋在哪可能比較多人會過去，或蓋之後設計再來 review
* 設計上的優先考量與順序是什麼
1. 提高會眾對 gather town 的黏著度（e.g., 大地遊戲必須在 gather town 進行）
* 建立講者 QA 專區，讓會眾可以在議程結束後與講者交流，交流的時限不限，所以可能需要多間 QA 專區
* 讓議程的 QA 環節在 Gather 上執行。
2. 盡可能讓會眾接觸到所有贊助商
* 大地遊戲送天龍書局的書
* 尚未釐清的項目們（？）
* 建立會議廳嗎？
* 對，要建立 R0, R1, R2, OpenSpace, 講者 QA 小房間會議廳
* 兩個 space 的結論？
* 要兩個空間沒錯 (兩個不同的 Gather Town Link)
* 一個空間上限 500u
* 要是其中一個空間（會議廳）爆炸就叫會眾去 YT 看議程，QA 就換到 Discord
* 兩個 Space 需要是不同的會議廳與其他功能廳
* A Space - R1 - 最大廳, OpenSpace, idle room, 講者 QA 小房間, 贊助商攤位A
* B Space - R2, R3 小廳, 會眾出生點, 贊助商攤位B
* 7/18(日) 例會需要測試議程中錄影將在 Gather Town 遇到的問題回報給官方
* 補充：會議廳中可放 TV embeded 直播

* [name=pinchun, Allen] 決定轉為線上會議之後大家還沒有建立跨組間的工作默契，容易掉球/沒跟到最新的討論，建議是不是就幾個大項目讓某個組別主要負責其他組別support, 或是清楚拉出需要被loop進討論串的人員
* PySafe 紀念品 [name=贊助, 設計, 場務]：贊助這邊只負責把設計的成果/金流和贊助商溝通
* 其他現有贊助項目無關的發想（？）
* 大會時間表：想知道對於Demo Day, 壓力測試, Rehersal 的時間排定，有幾次, 有哪些組別需要involve
* 誰要去聯絡gahter town 升級連結?
* 之前都是贊助組在聯絡gather town 現在贊助方案已經確定，贊助組會專注在回饋贊助項目
* Gather Town: 贊助的時程表如下

gantt
    dateFormat  YYYY-MM-DD
    title 贊助商溝通時間表
    axisFormat %m/%d

    section 內部準備
    贊助商攤位規格 : a1, 2021-07-05, 7d
    GT操作文件    :a2, 2021-07-12, 7d
    大會場地區域介紹   : a3, 2021-08-02, 14d
    GT活動簡介: a3, 2021-08-02, 14d
    DEMO Day準備  : a4, 2021-08-16, 14d
    攤位佈置客製化 : a5, 2021-09-06, 21d
    section 聯絡贊助商
    寄發GT操作文件    :b1, 2021-07-19, 7d
    寄發場地區域介紹   : b2, 2021-08-16, 7d
    DEMO Day  : b3, 2021-09-03, 3d
    攤位佈置客製化 : b4, 2021-09-06, 21d

* [name=Gobby] 綜上所述，想徵求專案小組或整合資訊的PM必要性：
* Trello: https://trello.com/invite/b/6jUMvHg5/63115a74594ce218cb693b3790de527b/gathertown-team
* Gather 跨組別 Host - Allen, David
* 專案小組成員美術 - Ben,
* 場務 - Ray,
* 贊助 - 品淳,
* 議程 - Jordan
* 行銷企劃 - Gobby

### Reference

### A.O.B. （臨時動議）

### Action

1. 下次 Gather 跨組別會議時間 - 7/25 PM 2:00~