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title: SITCON 年會/夏令營 行政組工作
tags: SITCON 交接文件, SITCON, 夏令營, 年會, 行政組, 交接, 交接文件
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# SITCON 年會/夏令營行政組懶人包
## 夏令營行政
- 分工
- 組長
- 票務
- 人事
- 文書
- 工作項目(分工)
- 組長：
- 總檢討會
- 行政組細流安排
- 與各組跟總副召窗口
- 指揮行政組運作
- 籌會時間調查 **(Doodle)**
- 管理行事曆 **(Google Calendar)**
- 管理 Mailing list **(SITCON Camp、SITCON Camp admin)**
- 管理相關權限 **(KKTIX、Google Drive 資料夾...)**
- 新人手冊
- 票務：
- 細流
- 二階報名
- 一階錄取通知文案
- 一階學員資料給課活 **(給課活組資料)**
- KKTIX 報名文案
- 退費機制
- 人事：
- 房間安排
- 保險
- 細流
- 工人與學員衣服 size 跟飲食習慣
- 工人感謝狀跟學員參加證明與特別感謝狀
- 行政系統與工人登錄與工人凍結 **(凍結後拒絕換任何資料)**
- 服務時數
- 慶功宴
- 交通補助
- 文書：
- 學員回饋單
- 細流
- 學員行前信校對
- 工人行前信校對
- 無線電
- 如何抵達XX學校文案
- 退費機制文案撰寫
- 已有檔案的文案：
- 家長同意書文案
- 中途、提前離營切結書
- 中途、提前離營家長同意書
- 住宿注意事項文案
- 學員補助條件
- 詳細報名辦法文案
- 報名簡章
- 工作項目(由後往前)
- [ ] 總檢討會
- [ ] 工人電子版感謝狀寄送
- [ ] 慶功宴
- [ ] 學員回饋單 收集資訊、製作跟review
- [ ] 細流
- [ ] 服務時數
- [ ] 學員行前信
- [ ] 工人行前信
- [ ] 房間安排
- [ ] 保險 **(旅平險)**
- [ ] 無線電
- [ ] 工人與學員衣服 size 跟飲食習慣 **(跟文創與庶務配合)**
- [ ] 工人感謝狀跟學員參加證明與特別感謝狀 **(跟文創配合)**
- [ ] 二階報名 **(跟財務配合)**
- [ ] 一階錄取通知文案
- [ ] 錄取文案
- [ ] 一階學員篩選 **(跟課活配合)**
- [ ] 報名簡章
- [ ] 詳細報名辦法文案
- [ ] 學員補助條件
- [ ] KKTIX 報名文案 **(或許會跟行銷組配合)**
- [ ] 匯入今年工作人員進mailing list
- [ ] 行政系統與工人登錄與工人凍結 **(凍結後拒絕換任何資料)**
- [ ] 清理 Mailing list** (往年總副召、組長可保留)**
- [ ] 住宿注意事項文案
- [ ] 家長同意書文案 **(未滿 20 歲要收)**
- [ ] 中途、提前離營切結書
- [ ] 中途、提前離營家長同意書
- [ ] 如何抵達XX學校文案
- [ ] 退費機制
- [ ] SITCON 夏令營基本行為準則 / 夏令營工作人員行為準則
- [ ] SITCON 夏令營 颱風因應配套規劃
- 手冊資料
- [ ] SITCON 夏令營 營規
- [ ] xx大學地圖
- [ ] 手冊工人資料 **(跟隊輔配合)**
- [ ] 房間分配
- [ ] 學員分組 **(跟課活配合)**
- [ ] 中途、提前離營切結書
- [ ] 中途、提前離營家長同意書
### 夏令營預算評估
- 旅平險 7天 64元/人 5天 54元/人
- 學員補助(全額)1名 (半額)5名
- 交通補助(營期間) 北屏客運 x 2 x 人數
- 交通補助(場勘)(可規劃)
- 慶功宴 300 x 人數 (依每年不同規劃)
- 雜費(印細流用)
## 年會行政
- 分工
- 組長
- 票務
- 人事
- 工作項目(分工)
- 組長：
- 總檢討會
- 服務台排班
- 行政組細流安排
- 與各組跟總副召窗口
- 指揮行政組運作
- 會後問卷
- 籌會時間調查 **(Doodle)**
- 管理行事曆 **(Google Calendar)**
- 管理 Mailing list **(SITCON 日常、SITCON、SITCON admin)**
- 管理相關權限 **(KKTIX、Google Drive 資料夾...)**
- 新人手冊
- 票務：
- 會後問卷與心得抽獎
- 邀請票產生與相關邀請票申請事宜
- KKTIX 售票頁面與售票相關事宜
- 提供會眾飲食習慣給人事
- 邀請票寄出信件文案
- 人事：
- 房間安排
- 保險
- 工人與講師與會眾衣服 size 跟飲食習慣 **(跟文創與場務配合)**
- 工人感謝狀與講者感謝狀
- 與議程組確認講者相關資訊
- 交通補助
- 行政系統與工人登錄與工人凍結 **(凍結後拒絕換任何資料)**
- 服務時數
- 慶功宴
- 工作項目(由後往前)
- [ ] 總檢討會
- 借場地跟詢問要在哪天開檢討會
- [ ] 工人電子版感謝狀寄送
- 將沒有申請紙本的工人將電子板感謝狀用夾帶附件檔案寄出，其他有申請紙本的將感謝狀檔案放在 SITCON 的私人雲端硬碟資料夾給其他工人下載並設下載期限
- [ ] 慶功宴
- 在年會前一到兩個月訂餐廳，並在訂餐廳前一到兩週統計參與人數
- [ ] 服務時數
- 在年會前兩週開始統計至檢討會，並將資料給 OCF 開立，並請 OCF 協助寄送
- [ ] 交通車（如果有的話）
- [ ] 會後問卷/會後心得 收集資訊、製作跟 review
- [ ] 行政組細流&服務台排班
- 由組長排行政組細流，如果服務台是行政組
- [ ] 會眾行前信製作、review 與寄送
- 可參考往年行前信的製作，並測試寄送方法
- mailchimp
- [ ] 工人行前信製作、review 與寄送
- 可參考往年行前信的製作，並測試寄送方法
- mailchimp
- [ ] 寫工人Opass的卡片
- [ ] 將會眾資料、工人資料給開發組Opass
- [ ] 保險 **(公共意外險+食物中毒)**
- [ ] 工人與講者衣服 size 跟飲食習慣 **(跟文創與場務配合)**
- 將數量統計至一個試算表內，並給文創與場務做後續作業
- [範本](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1WKGSfi5AR_fuUTuve15qZpZ_STZfHlxP4SqIRsMKDc4/edit?usp=drive_web&ouid=117803652519176267160)
- [ ] 工人感謝狀與講者感謝狀資料給文創 **(跟文創配合）**
- 將資料匯出並做成以下版本給文創組
- [範本](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ufo1q5Iz4ok-eNQ8xoREROIPEXs66SkXNty0gTaDGQk/edit#gid=1393382614)
- [ ] 跟議程組要講者資料 **(跟議程配合)**
- [ ] 二階售票 **(跟編輯配合)**
- [ ] 一階售票 **(跟編輯配合)**
- [ ] KKTIX 報名頁面 **(個人贊助需與行銷組配合、文案需與編輯配合)**
- [ ] 房間安排
- 依照申請的人安排房間並確認總副召、各組組長與必須住宿的組員是否有申請住宿
- [ ] 去年會後問卷/心得 抽獎
- 依照上一個票數規劃去抽會後問卷，會後心得則依照心得符合資格數量在討論抽獎或直接發放
- [ ] 各類票數規劃 **(與其他各組跟夏令營行政組配合)**
- 規劃各特別票的數量，分配完後的剩餘票數 80% 學生票 20% 為一般票
- [ ] 邀請票申請事宜與邀請票審核 **（與議程組合作）**
- 制定每年的特別票種的申請（2019 有的特別票種：特別貢獻、遠道而來、組長邀請），並協調邀請票的審核方式與人員
- 2019 特別貢獻：請議程組協助審核
- 2019 遠道而來：北北基桃竹苗以外，並有符合申請標準
- [ ] 匯入今年工作人員進mailing list
- 工人登錄後的 mail 匯入
- [ ] 工人登錄與工人凍結 **(凍結後拒絕換任何資料)**
- 開工人登錄表單，並確認今年工人登錄的資訊
- [ ] 行政組相關日期死線確認（工人凍結、邀請票申請與寄送日程、慶功宴日期、售票日期、各項死線）
- 從行政組先內部討論在丟出來跟各組協調
- [ ] 交通補助上限更新
- 將交通補助價格調整（價格參考統聯、國光跟其他客運公司的全票（原價價格）的價格）
- [ ] 清理 mailing list **(往年總副召、組長可保留)**
- 會由前任行政組長開給下任行政組長，並將 SITCON ml 內的除了往年總副召、組長外刪除，並將那些刪除的人員加到 SITCON 日常）
### 年會預算評估
- 公共意外險+食物中毒 6500 元
- 交通補助(年會期間-工人)　北屏客運ｘ2ｘ人數（最高不會超過 20K，最多估工人人數 4 成）
- 慶功宴 300 x 人數 (依每年不同規劃)
- 會眾交通車 7200 元（一小時 $1200，一次三小時起跳，兩台車）
- 中研院住宿 雙人房 1700 x 30 (依照每年不同調整)
### 關於 SITCON 2019
- 贈票
- 知識王贈票三張
- TyL_1.618
- 阿貴
- 晴
- 會後問卷贈票七張
- 會後心得贈票七張
- 需於 2018/4/30 前上傳至公開部落格
- 並有 300 字以上、一張照片才算合格