# 議程組啟動指南

Why: 議程組自視為 COSCUP 的產品及社群經理，根據經驗需要更早啟動，要不然後面會太辛苦。

What: 序列化議程組啟動程序幫助新任組長更容易接手。當然每屆碰到的環境和人都不同，可以以此指南作為起點再依實際情況調整，並把流程精進後再傳下去。

Targeted audiance: 議程組長、(optional) 核心團隊成員

## 時程大項目

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此處時程為既有作法，2025朝向能更早確定組長人選，同時進行檢討與交接，參考[雙製作組]。(https://hackmd.io/K8Ze41wlReOrlX4Ol5P2UQ)。
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（2024試辦）配合宣傳，提早於 2023 年 11 月開啟 early bird CfP
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Scope: 從確認議程組長人選～展開議程工作之間要做的事

* 7月底活動結束 ~ 11月
* 推選下屆組長、與組員及跨組確認人選
* 11月
* 下屆團隊成員邀請、對外新成員招募
* 12月
* 組長與受邀組員討論今年參與期望
* 決定今年工作大方向和分工
* Setup 團隊工作環境
* 1月 完成團隊啟動準備（最好過年前就完成準備，過年後可以直接開始啟動）
* 生出新年度提案
* 開 Q1 任務卡片
* 面談敲定第一批新成員
* 2月 （過年後）團隊啟動
* 新成員 onboard
* 開始例會領卡
* 問候聯繫社群及議程合作夥伴
* 3月 對外公開議程籌劃開始
* 徵求社群：社群軌、攤位
* 提前徵稿：early bird CfP、first-timer program
* 大人物、邀稿
* ... 見歷年 roadmap

## 團隊組成
籌備團隊建議控制在 ~12 人（思考方向：一小時會議每人可以有5分鐘發言），以控制 cross function team 溝通成本。每年都要有名額讓新成員加入，確保團隊永續發展，不形成小圈圈。

### 核心團隊組成方式
* 組長邀請核心團隊成員並與成員討論，參考 [agenda](/TBodGillSe-h65MC1uXmmg)
* 組長依據成員的回饋協調今年的工作方向，團隊運作方式，以及小組分工。

### 新成員招募
招募條件：找人方向是曾為 COSCUP 會眾，對 COSCUP 議程有想法及動機。有經驗的組長可考量 diversity 納入有其他國內外社群經驗，甚至完全無經驗者，但量力而為。

新成員招募可能需要準備的文件：
* [議程組招募指南](/xW4GmPAqRlyEipyrmcLmmA) (To 組長/核心組員)
* [議程組招募簡章](/RnBT6_3DTUiuJq7j6S5FCw) (To candidates)

我們珍惜每個願意貢獻的人，不鼓勵以篩選的心態看待 candidates。那些沒緣分加入籌辦團隊的人還是可以對議程工作有貢獻，例如引導擔任社群小幫手、現場志工任務，或是鼓勵先擔任會眾或講者。

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（2023試辦）期中額外招募較無經驗者，專職負責議程宣傳（~program-marketing）及留用預備現場人力
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## kickoff 前要準備的項目 checklist
* 排新年度會議時間： [2025 schedule](https://hackmd.io/mlWUMAgbRHmFqSlEkAAEPA?view)
* 產出新年度 onboard 指南： [2025 議程組 onboard](/vRfkxOTBQqmIRJaKzGyzow)
* 產出新年度各議程專案的規劃提案： [2025 議程組專案規劃](https://hackmd.io/_GvWQnoOQMCytxDBAPs1ig?view)
* 訂出新年度 roadmap： [2025 Roadmap]([/1NXEAek7SfmZAMBzK_MKJA](https://hackmd.io/KxrpMbg7Sz-VYPtzvkEq-g)) => 若組員較有經驗，也可以等組員規劃完個別項目後，再整合

## 團隊工作環境要 Setup 的項目

* 移除畢業組員權限
* 有對外發布的權限的 hackmd、blogger、telegram admin role
* 其他項目若畢業組員願意遵守大會 CoC/個資保護規範，則可保留
* 與前任取得組長所需權限
* google workspace, hackmd, 看板, matermost...
* 開新年度的團隊工作區，項目如下：
* 需要手動開通/邀請的組員權限
* matermost private channel
* hackmd
* github kanban
* telegram 議程相關群組
* pretalx
* ...

## 實作紀錄：2023 議程組啟動

組長啟動階段參考投入時數：peak 20-40 hrs per week

Dec 
    * 組長 Setup 團隊工作環境
    * 邀請核心團隊成員 one on one
    * 約 prekickoff
Jan 7 prekickoff 1
    * 核心團隊組成、專案時程規劃
    * call to action: 年度提案規劃
(過年)
Feb 4 prekickoff 2
    * review 年度提案規劃
    * call to action: Q1 任務切卡
Feb 11 prekickoff 3
    * 新成員 onboard
    * review 切卡
Feb 18 例會 #1
    * 成員認領執行 公開徵求社群軌 工作卡
Mar 4 例會 #2
    * 確認完成公開徵求社群軌準備
Mar 8 公開徵求社群軌

注意回推相關 dependency：
* 開始徵求社群軌前需有兩次例會，以能展開與review 相關工作進展
* 開始例會前要先完成 年度規劃、Q1 切卡、環境建置等，以能順利執行例會程序

年底到過年這段時間大家都很忙，建議組長及核心團隊成員妥善安排跨年前後行程。

## What's next

完成啟動後，妳們應該有了新的團隊、新的 Roadmap、新年度的專案規劃與期待，可以以妳們的步調和喜歡的樣子進行。