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# Partie I. b.

## I. Déplacement de la gestion de l’entreprise vers des pratiques liées à l’information-communication

### b) Le traitement de l’information et de la communication

Durant mon DUT, j’ai appris beaucoup de choses sur l’information-communication et surtout de son importance dans les entreprises d’aujourd’hui avec la place importante que prend le numérique. De nos jours, il est d’autant plus important d’utiliser ces pratiques dans la communication d’une entreprise face à la crise sanitaire de l’année dernière. Ces entreprises ont dû s'adapter à la situation et c’est dans cette adaptation que se trouvaient les pratiques de l’information-communication. Que ce soit dans la veille, dans l’utilisation du numérique ou dans l'analyse et la compréhension des enjeux et des nouvelles technologies de communication.

Durant mon stage, la transmission d’informations et la prise de contact ont été les missions les plus importantes que j’ai dû effectuer. En effet, avec la Covid-19 j’ai dû rencontrer les différents couples de mariés à travers des Zoom, j’ai dû échanger avec les différents traiteurs par téléphone et par mail ainsi qu’avec ma maître de stage. C’était une tout autre façon de travailler, car nous utilisons les services de partage de fichiers de type Google Drive afin de transmettre au mieux les informations. Nous avons également utilisé les réseaux sociaux et différentes applications de partage pour comprendre et imaginer certaines idées.
Par exemple, afin de percevoir les couleurs, teintes et ambiances souhaitées lors du mariage, nous demandions aux mariés de créer des “tableaux” sur Pinterest en y ajoutant des photos qui rejoindraient leurs envies.



Comme je le disais, Google Drive a été un outil important, il nous a permis de créer des tableaux Excel pour la veille par exemple, de partager des fichiers avec les différents devis des traiteurs ainsi que des photos et vidéos d’inspiration. J’ai donc pu utiliser mes compétences en veille apprises lors des mes années d’études.

Beaucoup de mails ont été échangés avec les différents prestataires également. Cette nouvelle façon d’échanger les informations totalement à distance pour l’organisation d’un événement est tout à fait logique, car tous ces outils existaient avant ainsi que leurs utilisations depuis l'émergence du numérique, en revanche le fait de devoir se reposer seulement sur ça pousse les entreprises à s’adapter et à réfléchir à de nouvelles alternatives, ce qui peut être compliqué et un frein pour certaines qui n’avaient pas anticipé l’importance de ces outils numériques. L’utilisation des dossiers sur Google Drive, qui nous permettent de tout partager, a été une super alternative à ce stage en télétravail, il était facile de réunir les devis des différents prestataires mais également de les trier.
La recherche d’informations à également montrer à quel point le numérique est devenu essentiel surtout avec la crise sanitaire. Certains traiteurs proposaient sur leur site directement des moyens de sélections pour trouver le menu idéal par exemple, tandis que d’autres n’avaient même pas de site web. J’ai également fait de la recherche d’informations lorsque j’ai dû mettre à jour le contrat de prestation de ma maître de stage. J’ai alors cherché la composition des contrats de prestations des Weddings Planners et analyser ce que faisait la concurrence dans ce domaine mais j’ai eu beaucoup de mal à trouver des informations sur ce sujet. J’ai fait beaucoup de recherches et j'ai fouiller beaucoup de sites afin de mettre à jours certaines conditions, comme celle qui concerne l’annulation en cas de contamination du Covid-19. Grâce à mes compétences acquises en cours j’ai su où trouver mes infos et comment les trouver. Une réelle recherche d’information a été faite dans ce cas.

Voici un exemple du contrat de prestation de l'entreprise "Eugénie Barron Événements":


Comme je l’ai dit dans la partie A, la communication sur les réseaux sociaux a pris une ampleur importante surtout depuis l’arrivée de la pandémie, c’est pourquoi il est important de faire une stratégie de communication numérique.

Si nous remontons dans le temps, avant le Web, les entreprises pratiquaient une communication descendante et unilatérale et depuis l’avènement du Web, la communication est devenue bilatérale, permanente et circulaire avec un postulat de réciprocité. C’est-à-dire que l’entreprise adresse ses messages auxquels l’internaute peut répondre, ces derniers peuvent l’interpeller, voire débattre avec elle. L’enjeu de la stratégie de communication numérique est de parvenir à créer une réputation de l’entreprise, puis, une fois cette étape franchie, de la maintenir, de la faire évoluer, voire, en cas d’incident de lui faire remonter la pente. Le but de la stratégie de communication est de créer un écosystème cohérent sur l’ensemble des plateformes pour incarner la marque et certaines entreprises ont encore du mal à concevoir cette difficulté malgré l’urgence de s’adapter aux outils numériques de nos jours.

Voici quelques étapes afin d’établir une bonne stratégie de communication:

* Établir la cible avec le *Buyer Persona* qui est une représentation imaginaire de cette dernière, qui décrit un ensemble possible d’acheteurs potentiels, ainsi que les caractéristiques. Il permet d’affiner les stratégies et les actions en identifiant les besoins et les contraintes de la cible et ainsi définir les bons leviers pour l’atteindre, pour communiquer un message et un contenu adapté. C’est une manière d’identifier les réponses à leurs attentes et à leurs problématiques.
* Choisir les bons moyens de communication numériques comme les réseaux sociaux, les médias sociaux, les blogs, les forums, les chats, les mondes virtuels ou encore communiquer à travers des influenceurs.
* Et finalement bien communiquer sur ces derniers, c’est-à-dire le message doit être clair et univoque, il doit s’ancrer dans les préoccupations de la cible, pour lui apporter une valeur ajoutée. Il doit exprimer un attribut, une promesse ou une vision de l’organisation. La forme va dépendre des médias utilisés.

Comme l'a expliqué une manager offre et expertise marketing, "Une stratégie de communication définit la vision et les orientations générales en amont du plan de communication." (Van Laethem, 2017, p.7).

Ensuite, nous devons nous rappeler que ces derniers temps la communication se base beaucoup sur les réseaux sociaux.

C’est en postant régulièrement sur ceux-ci qu’une clientèle et qu’une communauté se crée. C’est également en étant créatif, en postant des visuels ou des jeux par exemple. Les clients/internautes cherchent à se divertir malgré tout, donc beaucoup font des lives par exemple ou des stories au cours de leurs journées afin d’alimenter ces réseaux et divertir la communauté, c’est ce qui l’a fait rester. Nous pouvons vraiment voir un déplacement de communication à l’information-communication puisque toutes les informations seront mises sur un profil ou sur un post, sur le web.
Les questions ou échanges avec les clients se feront dans les commentaires des posts, par message privé ou encore par mail. Parfois les entreprises répondent même plus rapidement par message privé sur un réseau social que par mail, ce qui pourrait surprendre, le mail étant plus “formel”. Mais aujourd’hui c’est là que se trouvent les futurs clients donc c’est pourquoi l’émergence des entreprises en événementiel (ou pas) vers le numérique et vers les outils de l’information-communication est réelle.

C’est en effet là que nous voyons une émergence des pratiques de l’information-communication avec l'analyse et la compréhension des nouvelles technologies de la communication. Car tout va se transmettre sur un profil ou sur un post sur un réseau social, chaque information sera alors publiée à tous et c’est également avec la même émergence que nous allons comprendre l’importance de la protection des données et de la vie privée. Avec la loi de RGPD (Le règlement général de protection des données) en 2018 nous avions déjà connu une émergence des pratiques de l'information-communication et aujourd’hui nous ne faisons que l’approfondir.

La stratégie de communication comporte aussi la gestion de la communication en temps de crise.
Dans notre cas nous pouvons mentionner la Covid-19 en expliquant comment les entreprises ont dû gérer tout ça et prendre la parole auprès de leur communauté afin de garder la situation sous contrôle. Il existe plusieurs types de crise à laquelle une entreprise peut faire face:
* accident interne ou externe,
* crise sanitaire,
* grève,
* performances sauvages – avec des impacts plus ou moins graves, pouvant s’inscrire dans le long terme ou remettre en cause l’entreprise.

La gestion de l’information dans ce cas est aussi cruciale que la crise elle-même (une mauvaise information au mauvais moment que mettre le feu aux poudres et rendre la crise difficile à gérer). Le chargé de communication a alors un rôle déterminant. Et comme nous l’avons vu, l’émergence du numérique n’a pas aidé. Avec le Web 2.0, les crises deviennent digitales, avec un taux de viralité redoutable. Néanmoins, il faut parvenir à distinguer les petites crises (ou petit bad buzz), fragmentées et éphémères, des crises profondes où les réseaux relaient, amplifient et génèrent les crises. Il est nécessaire de connaître les différentes formes de crise, ainsi que les moyens de prévention et de gestion.
Dans le cas de la Covid-19 il était important pour les entreprises d’en parler, de sensibiliser, de relayer les gestes barrières et de faire de la prévention afin de garder une éthique irréprochable. Il ne fallait pas paniquer les gens plus qu'ils ne l'étaient, c'est pourquoi il est compliqué dans ce genre de situation de garder son calme afin de ne pas transmettre le stress aux clients et/ou aux abonnés. Ici l’utilisation de hashtags peut être intéressante car cela permet soit de lancer un mouvement avec un public qui reprend ce hashtag, soit de reprendre un hashtag très partagé pour faire partie du mouvement.

"Une bonne communication face à cette crise sanitaire majeure nécessite de trouver un équilibre délicat entre la diffusion rapide d’informations pertinentes et l’absence d’exacerbation du stress de vos cibles nécessairement inquiète face à l’incertitude du moment que nous vivons collectivement." (Silnicki, 2021, p.7)

J’ai également retrouvé des pratiques de l’information-communication et plus précisément de mes cours dans la création de visuels et de montage vidéo et photo. Je me suis régulièrement servi d’IMovie, de Canva et de Photoshop, des logiciels et sites dont j’avais appris l’utilisation durant mes années à l’IUT.
Tous ces outils d’information-communication sont très souvent utilisés aujourd’hui par les entreprises, qu'elles soient dans l'événementiel ou pas. C’est devenue fondamentale et c’est pourquoi lors de mon stage j’ai retrouvé, plusieurs fois, certaines pratiques que j’avais apprises en cours de manière théorique et j’ai alors pu les appliquer dans une vraie situation. Que ce soit dans la veille comme je l’ai dit plus haut, la rédaction de mail envers des prestataires, la communication numérique, le bon usage des réseaux sociaux, la réalisation de visuels ou encore la recherche d’information.