## Notes au 18 nov 2021

### Préparation

1. [calculer un devis](https://cryptpad.fr/sheet/#/3/sheet/edit/f5df36905508de5ea518ab144bf43892/) et l'éditer selon [un modèle]()

Mise a jour du https://gitlab.com/la_zone/incubateur_dinsic/-/blob/master/scopyleft/Portage_SE_-_Scopyleft.md qui est maintenant sur La Zone (a trouver)

### Accompte

Automatique à l'acceptation du BdC.
Rien à envoyer

### Facturation

entre nous et dinum : MEG + Chorus
factures sous-traitants : Gitlab La Zone + Le Jardin Scopyleft + Documents Achats MEG

### Service fait

PV doit être déposé sur le Trello avec l'ensemble des tâches listées -> 2 documents.
https://pad.incubateur.net/c5lOTTHiStmZXJQun5AFGQ#

[modele de PV](https://gitlab.com/la_zone/incubateur_dinsic/-/blob/master/scopyleft/_datagir/2021-xx-xx-datagir-PV-livraison-mm-x-v.x.doc) -> Mentionner "PV Final".
En cas d'acompte, on la met dans le montant total final -> on additionne l'avance et c'est la DINUM qui l'exclut de son montant total.

## Scénario

1. Contact et échange informel
2. Email formel à La Zone avec une Expression de Besoin
3. Réponse à l'Expression de Besoin
4. Mise en place de l'équipe
5. Réunion mensuelle
6. PV de livraison
7. Factures sous-traitant
8. Facture Chorus Pro
9. Cloturer une Startup

## Expression de Besoin

Elle contient des UO ou un montant, un calendrier, et des compétences à y intégrer répartie.

Le montant/durée est souvent une fraction des 200k€/6mois.

## Réponse à l'Expression de Besoin

La réponse ne doit pas être trop précise sur le démarrage et la fin puisqu'il peut y avoir des délais.

Elle est composée :

- de la description
- du tableau des montants (60K/UO sauf bizdev à 20K/UO)
- une conversion en jours (calcul et répartition approximatifs)

La réponse est renvoyée au demandeur.
On peut faire une 1e passe pour vérifier que cec soit OK.
Cette réponse va dans le [Gitlab de la Zone](https://gitlab.com/la_zone/incubateur_dinsic) dans son format éditable et en PDF.

Quand on fait les arrondis, il est préférable d'**arrondir en dessous du budget** que de passer le budget. On tente au max d'avoir une fraction de l'UO aussi arrondie que possible (max 2 décimales).

Quand c'est validé par l'intra, on envoie à : [e-mail] (=Marielle, Florian…) (cc: la zone, [e-mail], l'intra, coanimateur).
À priori même les autres incubateurs deevraient renvoyer vers ces adresses.

Démarrage, ou pas, de la startup. Il y a peu de risque à commencer sans bon de commande mais il existe. Décision sans garantie.
Il y a eu une convention signée par Beta, d'où le risque minime.
La décision du risque est prise par le sous-traitant, mais on l'informe du risque qu'il prend s'il veut prendre cette direction.

## Mise en place de l'équipe

### cas 1 : une équipe est déjà décidée

Réunion de bienvenue (_onboarding_), explication de comment ça se passe.

3 attributaires dont la Zone. Porté par Scopyleft.

Motiv et étique : rendre confortable, présent sur des questions, service compta à dispo, nous solliciter.
On fait au mieux niveau tréso : Si pépin de trésorerie on tente de faire l'avance.
Si l'interlocuteur ne convient pas on peut changer avec qqu'un d'autre de scopyleft/zone.

## Réunion de budget mensuelle

Chaque mois : réunion de budget (20 min).
Ce qui a été fait, qui facture quoi, météo.

On rergarde le prévisionnel.

## PV de livraison

fréquence : chaque mois.

Ce document devrait être fait par la DINUM à la base.

Reprend :
- le montant de la facturation globale
- montant payé
- ce qui reste

À déposer dans [un Trello BetaGouv](https://trello.com/b/tDDg8cku/betagouvfr-services-faits), dans la colonne "Pour signature". On attache le coanimateur et l'intra pour qu'ils soient prévenus.

Le coanimateur devra le signer de son côté.

Google SpreadSheet pour un

_Avec réserve_ ou _Sans réserve_ : c'est la satisfaction de la livraison. Dans la pratique on est toujours _Sans réserve_.

## Factures sous traitant

À déposer dans le [Gitlab Zone](https://gitlab.com/la_zone/incubateur_dinsic/-/tree/master/scopyleft), dans le [GitLab Jardin Scopyleft](https://gitlab.com/scopyleft/le-jardin/-/tree/master/2021/Depense), et dans [MEP](https://mon-expert-en-gestion.fr/ac/documents).
On actualise le budget (?).

nommage : `ST_<YYYYMMJJ>_<projet>_<nomfamille>.pdf`

## Facture Chorus Pro

Une fois le PV de livraison reçu/validé, on crée la facture Scopyleft dans MEP en dupliquant une facture DINUM existante.
Délai de paiement : 0 jour (TPE = paiement immédiat).

"Déposer une facture", "PDF non signé", "dépot par un fournisseur d'une facture".

Scopyleft, Service vide

_Destinataire = état_ : oui
Toutes les infos demandées sont dans le bon de commande.

Valider et envoyer

### Paiement

Le paiement arrive entre 2 et 10 jours plus tard.
On le sait en allant voir l'état des comptes en banque.

Quand on est payé, on paye les sous-traitants.

Reference virement : `ST <num facture> <nom sous-traitant> <nom projet> <mois concerné>`
trop court ? -> dans Motif du virement

## Cloturer startup

On doit faire un "service fait", l'intégralité de ce qu'on a fait pour une startup.

Ill reprend le livrable et tout ce qui a été livré depuis le début de la startup.