# SummerCamp 2022

> A 2 days event mixing outdoor activities and DevOps / SRE conferences.

# MVP

> A 2 days event mixing outdoor activities and DevOps / SRE conferences in Aix-Les-Bains, France.

* language: hybrid

* when ? début Septembre / fin aout

* how many attendees ? 15 / 20 attendees - it's better to start small and to scale.

* how many talks and/or workshops ?
* track workshop
* track talk

* outdoor activities :warning: we should find alternatives to avoid people feeling unconfortable if they don't / can't do an activity:
* hiking
* climbing
* indoor climbing initiation
* canoé on the lake
* paddle on the lake
* via ferrata
* visit of the city
* boardgame outside
* visit of Hautecombe Abbey (accès via ferry)
* ?

* Place ? Aix-Les-Bains could be a good candidate -> Close to Lyon / Paris (via TGV) and there is a tiny airport near Chambéry for English people

* why such an event ?
* after 2 years of covid, people need fresh air (and not being locked in rooms)
* it's covid friendly (being outside is more than recommended)
* tech and outdoor activities are far from being incompatible
* it's fun

* communication assets:
* twitter
* [website](#Event-Website)
* (instagram?)
* charte graphique
* https://github.com/scraly/developers-conferences-agenda

* on eventbrite, we should add a field to select the activity in order to get an estimation of how many ppl by activity

# Detailed schedule

## Day 1

| Slot | Activity | Notes | Place
| -------- | -------- | -------- | -------- |
| 9h-10h | breakfast while waiting for attendes | registration can be done via eventbrite (it's free to use a for a free event) | La Dynamo |
| 10h-10h15 | a quick keynote to introduce the event | | La Dynamo |
| 10h20-12h | CONFERENCES | | La Dynamo |
| 12h-13h30 | lunch | depending of the number of attendees, we can privatise a place | ? |
| 14h-17h30 | activities | 3h30 seems to be a good slot for one "big" activity | ? |
| 19h30 | socialize | 2h after the activity to get time to shower and so on | ? |

## Day 2

| Slot | Activity | Notes | Place
| -------- | -------- | -------- | -------- |
| 9h-10h | breakfast while waiting for attendes | | La Dynamo |
| 10h-10h15 | let's share some highlights of the previous day | | La Dynamo |
| 10h15-12h | CONFERENCES | | La Dynamo |
| 13h | end of the event | let's not end too late to give time for attendees to come back home | ? |

## Conferences

Should we offer one or many track ?

Regarding the content of the talk, they should not be *too* technicals: it's the summer, the event is more a community stuff, full of discussions - so we could talk about:
- retour d'expérience
- overview of a tool

if we want really tech stuffs, we could think about workshops as mentionned earlier.

## Budget organisation estimation

| What | How much | Notes |
| -------- | -------- | -------- |
| venue | 240e | 2 matinées pour 15 personnes (avec petit déjeuner (café) + déjeuner) - prix pour les 2 matinées |
| moniteur escalade | 160e | 2 moniteurs pour 2h -> (25 personnes)
| accès escalade | 300e | 25 personnes / 2h
| repas | 100e |
| total | 2060e

nice to have:
- goodies

## Budget par participant.e estimation

| What | How much | Notes |
| -------- | -------- | -------- |
| Entrée | 20€ | Prix à définir |
| 1x Nuit d'Hôtel | 120€ | TODO: Voir plus de tarifs pour avoir une moyenne |
| Train | 120€ | Aller-retour Paris - Aix-les-Bains (TODO: ajouter des autres villes de départ)|
| **Total** | **260€** |

# Event Website

## Elements à définir

* Un logo SRE France
* Un logo/images pour l'event ([drive](https://drive.google.com/drive/folders/1LMm7rhZJgTSzHw_61fNhIV9LVuC88dDZ?usp=sharing))
* Une description courte de l'event en français (et en anglais ??)
Summer Camp 2022 - une conférence qui place les échanges au centre: deux jours de présentations ponctués d'activités en plein air.
* Une description longue en français (et en anglais ??)
Summer Camp 2022 c'est un événement qui est né d'un constat: lors d'une conférence, les échanges avant et après sont tout aussi importants que les présentations elles-mêmes. L'objectif du Summer Camp, c'est de mettre en avant les discussions sur les sujets DevOps et SRE en proposant un cadre naturel et des activités favorisant le partage.
* Une date/heure de début et fin (même si c'est juste un placeholder): 3/4 Sept. 2022.
* Nom de domaine ou utiliser un répertoire du type https://sre-france.github.io/site-summercamp-2022/
* Une adresse email de contact (en tant qu'association on peut avoir du Google Workspace?)
* Lien eventbrite

## Contenu à créer

* Une page CFP (définir les thématiques)
* Code of conduct
* Liste de l'équipe organisateur (nom et photo mug)
*

# TODO
- [x] define a MVP
- [x] define a schedule hour / hour and day / day (see: "Detailed schedule")
- [ ] estimate the cost of the event in order to have it free for attendees -> do we really want it free ? (see: "Budget estimation")
- [x] find a central venue (a "salle d'escalade" could be great) (@Pablo)
- Technolac juste à côté de lac: ils organisent des évènements d'entreprise. (eg: https://chambery.climb-up.fr/):
- [ ] make a list of hotels/acommodations and access to the venue

In parallel:
- [x] asking for sponsoring: money and / or help on the event (provide trainers and so on.)
- [x] define some communication assets (see: "Communication assets")

# Random Ideas

* Share the event with other similar Meetups (Chaos Engineering Paris, London SRE, Devops, etc)
* each activity should be done in small groups - *quid* of having a sharing session with some "ice-breaking" questions after the activites to talk about the activity you did with other groups: "so with my group, we've been climbing, it was a first time for me, really enjoyed, etc."
* provide a way to record talks
* Event similaire https://www.billetweb.fr/le-camping-des-speakers

# Food for toughts

- demander sponsoring plus tôt
- j'ai eu un feedback sur le fait de ne pas avoir encore les talks d'afficher?
- helloasso pour la billeterie

Pour l'année prochaine:
- planning visible (en amont sur le site) et annoncée pour que ce soit bien clair.
- Peut-être un peu plus de temps pour les talks le matin ? On sentait que c’était le rush sur la fin de la matinée
- Pourquoi pas avoir un format avec un lab à faire et suivre pas à pas. Le nombre de personnes limité s'y prêterait bien.
- réserver un resto + réserver un bar (avec des réducs si possible)

# Activities

## Escalade / Via Ferrata

Dans les 2 cas il faudrait confirmer environ 10 jours avant.

### Takamaka Aix-les-Bains (Via Ferrata)

Pour débutants dans le Roc de Cornillon, lieu de départ https://goo.gl/maps/fbu99QvGc5NRCwZH7 (transport non-inclus)

45€ par personne (même pour des groupes de ~10 personnes) avec acompagnateur

Détails https://aixlesbains.takamaka.fr/fr/produit/details/Via-Ferrata-aix-les-bains/352/3-via-ferrata-decouverte-aix-les-bains

### Climb-Up Chambéry (Escalade)

Pour débutants à partir 8 ans dans Baie de Grésines, lie de départ https://goo.gl/maps/bjKUvg6osnLJEXNx7 (transport non-inclus)

35€ par personnes

Détails https://chambery.climb-up.fr/sorties-exterieures/

# Sync

## 25/03/2022

Attendes: Pablo, Mathieu

Salle d'escalade contactés via les formulaire de devis:
- Technolac juste à côté de lac: ils organisent des évènements d'entreprise. (eg: https://chambery.climb-up.fr/):
- combien de personnes ? 15 pour l'instant
- espace polyvalent ? Pourrait être utilisé pour des présentations
- (Centre d'escalade à Chambéry: plus loin :/ -> déplacement logistique.)
- Boites Technolac https://www.chambery-grandlac.fr/parc-activite/savoie-technolac/

We could answer to the opened questions :ballot_box_with_check:

### Todo

- @pablo voir la liste de toutes les entreprises de technolac pour d'éventuel partenariat
- @pablo demander un devis à l'hotel Best Western Aquacub https://goo.gl/maps/vF66BVHF2Y1xgnA78
- @all budget pour 1 personne: avoir une idée de combien ça me coûte de participer à l'évènement.

## 31/03/2022

Attendes: Pablo, Mathieu

Salle d'escalade à côté du lac [Climb Up](https://chambery.climb-up.fr/):

- 40€/h (en général 2h) -> par moniteur (1 moniteur == 10/12 personnes)
- 6€/person/jour

Hôtel/Hébergement pour séminaires [Best Western Aquakub](http://www.aquakub.com/forfaits-seminaires/):

- espace de séminaire pour les entreprises (salles équipes avec projecteurs, petit déjeuner, etc)
- 2 formules :
- Uniquement l'espace pour les réunions: 2 matinées pour 15 personnes (avec petit déjeuner (café) + déjeuner) -> 800€/jour (1600€/2jours)
- Additionnelement si on veut inclure des chambres d'hôtel pour 15 personnes ça fait -> 122€/personne

Activités :
- office de tourisme contact + activités VTT, Vélo, marche

Entrées payantes :
- proposition d'une offre payante (20 ? 30 ?) définir les offres - juste pour créer un engagement :warning: eventbrite est payant pour un évènement payant

Comm' :
- site web hugo + landing page + template adapté pour ce genre d'event.

- techonolac: conférence de vulgarisation -> prendre contact avec eux pour d'éventuel contact / prise d'information. :tada:

### Todo

- [x] @mathieu: définir les offres payantes.
- [x] @all: DEFINIR LA DATE (sans date: pas de communication, pas de sponsor, pas de partenaires, etc.)
- [x] @all: demander à son service marketing/communication la "bonne date"
- [x] @pablo: demander conseil à une collègue (organisatrice d'un Meetup) et à l'équipe Marketing de ma boîte

## 08/04/2022

Attendes: Pablo, Mathieu

Pablo -> discuté avec le marketing:
* le prix semble peu élevé
* crée une association loi 1901 ? Overkill ? Y penser ? (https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F3109)

- [x] Envoyer un mail à Snowcamp pour avoir un peu leur PoV / feebdack / etc.

## 22/04/2022

Attendes: Pablo, Mathieu

Résumé:
- intégrer le summercamp à la démarche SRE France
- le summercamp est un "meetup décentralisé" un plus gros

TODO:
- [x] lister les éléments requis pour l'association (prix ? cessation ? etc.) (https://www.service-public.fr/associations/vosdroits/F3109)
- [x] Contacter ses entreprise/institutions pour heberger l'event https://www.chambery-grandlac.fr/numerique/
- [x] Checker ISF pour points d'entrés école d'ingénieur pour heberger l'event

## 13/05/2022

Attendes: Async

TODO:

- [x] Review des emails pour l'hébérgement du meetup (Simplon et Université Savoie Mont Blanc)

## 17/05/2022

Pablo, Mathieu, Yannick, Cédric, Ludovic

Première édition Snowcamp 2016 (~80pers.)

Rencontre snowcamp:
* est-ce une asso ? Alpes JUG maintenant asso dédiée.
* quelles relations avec les sponsor ? /
* combien de participants ? Snowcamp 2016 (~80pers.), maintenant ~600

* la plus grosse difficulté ?
* création de l'association avec le compte bancaire peut prendre du temps
* trouver le lieu
* découvrir le lieu et ses subtilités:
* préparer la liste des besoins **précis** (se mettre à la place des speakers, réseau internet, adaptateurs, etc.)
* qu'est ce qui est possible de faire / proposer en terme de nourriture (Technolac en terme de bouffe ?)
* nourriture -> qualité / quantité / budget: POP CORN.

* combien de personnes pour la 1ere edition au niveau:
* 1 par track
* 1 a l'accueil
* 7 / 8 personnes (inscription en tant que bénévoles ?)

* quels supports pour la communication ?
* vos frustrations sur l'évènement (ce que vous auriez aimé faire en plus)
* niveau administratif (activités): secours ? assurances ?

rendez vous des speakers -> camping des speakers: https://camping-speakers.fr/about/
JUG summer camp -> la Rochelle: https://www.jugsummercamp.org/edition/13
calendrier conf agenda: https://github.com/scraly/developers-conferences-agenda

TODO:
- [x] maquette de site pour la communication (avec des placeholders pour la date, etc.)
- [x] faire un slide deck pour les sponsors
- [x] association - faire une simulation de la création sur un Gdoc
- [x] se faire connaitre dans la région AURA (participer à des évènements)

## 15/06/2022

Rym, Mathieu, Pablo

News:
- Bienvenue à Rym ! Bienvenue encore :D
- Camping des speakers c'était la semaine dernière - globalement tres bien accueilli
- Contact "Polytech Annecy-Chambéry" - le directeur attend notre contact !
- Assez efficace

## 23/06/2022

Rym, Mathieu, Pablo

initial version du slide deck pour les sponsors.

Discussion autour du site:

Pablo propose de publier *maintenant* le site - afin de le construire itérativement.
* p-e penser à mettre un disclaimer: attention ce site est en construction
* identifier les sections à remplir

Si qqun a une âme artistique -> génération d'un logo avec la charte graphique.

## 05/07/2022

Rym, Mathieu, Pablo

Présentation des logos (l'inspiration, etc.) - 4 logos produits
- remarque autour de l'acronyme (SRE? L'acronyme n'est pas p-e pas parlant -> le détailler sur le site?)
- est-ce qu'on reste sur "SummerCamp" ? Il semblerait que oui.
- soumettres les 5 logos au votre du groupe Telegram SRE France

## 20/07/2022

TL; DR: La Dynamo semble chaud pour organiser l'événement, ça colle avec ce qu'ils font.

La Dynamo
* la dynamo: service municipale (particularité) -> batiment de la ville.
* Haut de Chambéry (10 min en bus du centre) OU 30min à pieds.
* SRE France, l'événement peut fitter mais entre les deux (numérique + incitation à la formation + formation) / événement lucratif.

Elle m'a évoqué cet endroit:
Le 079 (espace de coworking): https://o79.fr/ (centre ville.)
https://o79.fr/coworking/organiser-un-evenement/: indépendant de la ville

Appel avec le premier lieu:
* nb de places disponibles ? 90 personnes > 110m carré + une petite cour intérieur.
* on peut héberger l'événement pendant le weekend ? Oui, j'ai pre-book le 3/4 Sept.
* est-ce que c'est possible de se restaurer sur place ? Oui, complétement libre + petite cuisine.
* il y a de l'équipement pour streamer (webcam, micro, internet) ? Internet oui (réseau de la ville), vidéo-projecteur. Faudra sûrement se débrouiller pour le reste.
* il y a des salles pour avoir 2 tracks en simultané ? Une grande salle qu'on agence comme on peut.

On peut se donner jusqu'à la semaine prochaine pour réflechir sur le lieux.

Espace de cowork à Grenoble (Coworking Grenoble: https://co-work.fr/)

## 28/07/2022

Pablo, Mathieu

Questions:
* On fait quoi le dimanche aprem? Act jusqu'à 17h30
* Première édition: KISS -> activités: rando (deux groupes), escalades (un groupe) + jeux de plateaux.
* Première comm' à partir du 1aout:
* 7 premiers tweets (https://docs.google.com/document/d/1auNiwq3tK7BYTWD0YoQcQx3rZc1IPn3MtKX4Me_-ESY/edit?usp=sharing)
* Qui suivre sur le compte Twitter?
* région
* tech
*

* Pas mal de petit bug dans le fork du site
* Choix du logo sans Rym ? Pas de SVG -> faire la comm' avec un logo temporaire + une couleur correct
* faire les activités "vide" juste pour avoir un placeholder
* assurance c'est bueno (ajouter dans le fichier excel de l'asso le montant de l'assurance)

## 02/08/2022

Attendes: Pablo, Mathieu

* comment on sélectionne les talks du CFP? Poll sur github discussions? FIFO -> jusqu'au 21 et si pas assez -> 28 deadline Août?
* CFP: ajouter un email (si la personne n'a pas de compte GH)
* ouverture/fermeture de la billeterie? Pas de fermeture, on monitor.

* demande de sponsoring (mathieu)

* se prévoir un moment pour checker les randos (ou allez en faire nous même)
* penser au repas (lunch + petits dejs)

## 09/08/2022

Attendes: Pablo, Mathieu

* point sur les inscriptions / CFP

CFP: FIFO on accepte au fur et à mesure.

Dans la FAQ et dans le CFP:
- ajouter le fait qu'il faut payer en tant que speaker
- ajouter le fait que la sélection se fait au fur et à mesure sur le base de l'ordre d'arrivé - date limite 21 aout.

## 17/08/2022

Attendes: Pablo, Mathieu et Guilhem

* point sur les inscriptions
* création d'un compte sur openagenda pour être référencé: https://www.ftalps.com/agenda-evenement/
* prévoir une journée pour aller faire du repérage de rando
* parler de l'idée de Guilhem autour d'une table ronde / devobs / micro-trottoir

L'idée:
- ne **pas** avoir les talks en podcast
- profiter du format minimaliste -> chacun.e peut intervenir.
- la partie question/réponse -> en format podcast? Pourquoi pas mêler les conférences entre elles ? Briser les silos.
- encourager les réactions et les ouvertures
- pablo: proposer des slots dédiés pour la table ronde? (et ça permet de merger les tracks): 30 minutes
- matériel devrait être bon (enregistreur 3D)
- (p-e préparer quelques questions / fils rouge)

## 24/08/2022

Attendes: Pablo, Rym et Mathieu

Welcome back Rym :D

- point inscriptions
- learnk8s sponsoring
- point escalade: on peut dire qu'on est en 5 le samedi/dimanche.
- préparer le tweet pour le devobs podcast
- trouver deux trépieds pour filmer les sessions (voir avec Pablo et Mathieu)
- faire le point sur le CFP (après avoir mergé ceux de Guilhem | 2x 15min + 1x 45min)
- demander si les photos sont un problèmes
- apporter le vidéo projecteur
- faire le déroulé de la journée + assigner une personne selon les gouts

TODO:
- [x] Mettre à jour le site de la maison des associations pour ajouter l'attestion d'assurance
- [x] ajouter la PR au site pour fill les slots dédiés à la table ronde (30minutes
- [x] renvoyer un mail à la dynamo
- [x] Demande devis escalade
- [x] contacter les anciens speakers de SRE France
- [x] simulation repas (100e)
- [x] rajouter la contribution financiere du speaker
- [x] Activer le compte monasso MAIF

## 30/08/2022

Attendes: Pablo, Rym et Mathieu

A ramener:
- vidéoproj (Mathieu)
- Jeux de plateaux (Rym)
- trépied (Mathieu et Pablo)
- Machine à café (Mathieu)
- checker pour un tableau a la dynamo pour les lighthing talks
- checker micro (Mathieu et Rym)
- checker cables (HDMI, VGA, DisplayPort)
- publier la liste de course
- envoyer un mail aux participants.es avec des details sur l'événmenet:
- organisation
- repas
- transports
- heures
- groupe de discussions (via Telegram?)
- lien pour le carpooling

- [x] intégrer les solutions carpooling (+ faire une simulation + préparer une comm')
- [x] 7/8 prochains tweets pour la semaine qui arrive (resilience care, apero et talk de guilhem)
- [x] louer des jeux de plateaux (démarrer une section pour lister les jeux) (Merci Rym!)

## 08/09/2022

- faire les comptes (cout total de l'event)
- ouvrir le compte en banque de l'asso
- [x] publier le blogpost sur le site d'SRE France
- [x] pousser les bande son
- photos + toutest
- videos / photos drones ([enregistrements vidéo](#Videos))
- comment publier les photos (méthode de publication?) + avoir l'accord des participants sur le groupe telegram

### Mail d'avant week-end

Bonjour à toutes et à tous,

Ce week-end a lieu la **première** édition du SRE SummerCamp 2022 et nous sommes fiers de vous avoir comme premiers partipants.es et speakers. L'équipe souhaite partager avec vous quelques points pratiques afin de profiter au mieux du week-end:
- Malgré notre connaissance du Cloud, nous ne maitrisons pas encore la météo: pour celles et ceux ayant choisis la randonnée, n'oubliez pas d'apporter des vêtements de pluie au cas-où. :rain_cloud:
- Étant donné qu'il y aura trois activités en parallèle, nous avons créé un groupe Telegram (https://t.me/+GZZnbdAHcacxNjEx) pour communiquer tout au long de l'événement (et pourquoi pas partager ses meilleures photos!)
- En parlant de ça, des photos seront prises durant l'événement, merci de nous informer si vous souhaitez flouter votre visage ([e-mail])
- Pour se déplacer aux activités, nous allons y aller en voiture donc si vous souhaitez mettre votre véhicule à disposition c'est par ici -> https://app.caroster.io/e/297644d2-e327-499b-a88a-1f34a630448c

Pour celles et ceux qui ne peuvent attendre et qui seront déjà dans les coins de Chambéry vendredi soir, on peut se retrouver pour un verre - nous partagerons via Twitter et le groupe Telegram l'endroit.

Dans tous les cas, rendez-vous Samedi autour de 9h pour un petit déjeuner à la Dynamo, Chambéry!

L´équipe SummerCamp

PS: des questions? N'hésiter pas à nous contacter directement sur le groupe Telegram, via Twitter (@SREFrance) ou par mail: [e-mail].

# Event

## Matos sur place
Matos ramené par Mathieu ::
* 2 adaptateurs hdmi/dp
* 1 cable hdmi
* 1 video proj
* 1 trépied

Matos ramené par Pablo :

* 1 trépied (appareil photo ou smartphone) (max 70cm)
* 1 Smartphone pour enregistrer vidéo + chargeur USB-C
* 1 Ordinateur portable (sortie HDMI) + chargeur du portable (USB-C)
* 1 Cable HDMI
* 1 Adaptateur display port to HDMI
* 1 Multiprise
* 1 Micro Jabra USB

Matos ramené par Rym:
* 1 appareil photo
* 1 micro sortie USB
* 1 câble HDMI et son adaptateur sortie USB C
* 1 câble display port
* 1 câble VGA et son adaptateur sortie USB C
* 1 multiprise
* Jeux

## Questionnaire de feedback

* Les sujets abordés lors des confs étaient pertinents: oui / non (un champ commentaire)
* La proportion talks / activités: bien équilibré / trop de talks / trop d'activité (un champ commentaire optionel)
* Dernière question un peu "marrante": recommanderiez-vous le SummerCamp à un ami? oui / non
* Qu'est-ce vous avez aimé le plus ? (champ commentaire optionnel)
* Qu'est-ce vous changerez pour une prochaine édition ? (champ commentaire optionnel)
* Est-ce que le format de l'événement était propice aux échanges ?

# Todo Post-Event

* Demander slides aux speakers
* préparer les tweets (en utilisant les thumbnails (ou directement le preview généré par le lien youtube, c'est la même chose))

# Videos

- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220903_085028676.mp4
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220903_095753204.mp4
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220903_103342758.mp4
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220903_110541030.mp4
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220903_112402947.mp4
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220903_114354855.mp4
~~https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220903_121224808.mp4~~
~~https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220903_130110699.mp4~~
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220904_100036100.mp4
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220904_100900858.mp4
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220904_104051411.mp4
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220904_105906795.mp4
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220904_111619121.mp4
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220904_114459727.mp4
- [x] https://storage.googleapis.com/misc-media/VID_20220904_115714619.mp4