# PILO Schulung - Abrechnung - 14.06.21 13:00
###### tags: `PILO` `Abrechnung` `Impfzentren`

## Einleitung
Inhalt dieser Schulung ist es, Teilnehmern der BHs den Ablauf der Abrechnung im PILO näher zu bringen.
Am Ende der Schulung sollen Teilnehmer der BH bereit sein, die Dienstpläne für Juni selbstständig und pro Bezirk abrechnen zu können.

Aufgabe für jede IZ-Leitung ist es, von den Mitarbeitern eine Bestätigung der geleisteten Stunden einzuholen und die IST-Dienstpläne bis zum 5. des Folgemonats freizugeben. (Freigabe sollte erst nach Unterschrift aller Personen erfolgen)
Durch wen die 1. bzw. 2. Freigabe zu erfolgen hat, kann zwischen BH und Impfzentrumsleitung abgestimmt werden (z.B. 1. Freigabe durch IZ-Leitung, 2. Freigabe durch BH ODER Beide durch IZ-Leitung.)

## Ausdruck Monatsjournal
Bevor eine Abrechnung gestartet werden kann, muss von allen Mitarbeitern, die im letzten Monat einen Dienst geleistet haben, eine Bestätigung (=Unterschrift) eingeholt werden, mit der diese ihre Stunden bestätigen. Diese Bestätigung kann per Unterschrift auf dem ausgedruckten Monatsjournal erfolgen.
> HINWEIS:
> Es empfiehlt sich Personen direkt nach dem letzten Dienst im Monat diese Bestätigung unterschreiben zu lassen.
> Alternativ besteht die Möglichkeit, das Monatsjournal per Mail an die Personen zu versenden und dieses gescannt zurück zu schicken

Die Auswertungen der von Mitarbeitern geleisteten Stunden, kann über den Menüpunkt "Dienstplan" gestartet werden.

### 1. Dienstplan wählen
Im dadurch geöffneten Fenster ist am ersten Tab folgendes auszuwählen
* Berichtsvorlage "Stundenlsite"
* Ersteller "PDV"
* der gewüschte Berichtszeitraum
* Als Dienstplanart "Ist-Dienstplan"
* Auswahl eines Dienstplanes eines Zentrums


### 2. Personen wählen
Am zweiten Tab ist auszwählen, für welche Personen eine Auswertung durchgeführt werden soll. Dabei besteht die Möglichkeit, sich zwischen einer, zwei, X oder aller Personen des zuvor gewählten Dienstplanes zu entscheiden.

> HINWEIS:
> Auch wenn alle Personen ausgewählt werden, erhält man als Ergebnis ein Monatsjournal pro Person

### 3. Druckeinstellungen setzen
Am dritten Tab sind die Einstellungen für den Ausdruck wie folgt zu setzen:

> HINWEIS:
> Unter den 3 Punkten neben "Einzeldienstplan" können die Salden gewählt werden die am Ausdruck angeführt werden sollen - Dies kann als Ersatz für das "Saldenblat" dienen.

Anschließend kann der Ausdruck mit dem Button "Drucken" gestartet werden.
Das Ergebnis stellt sich optisch wie foglt dar:

> ACHTUNG:
> Um dem Datenschutz genüge zu tragen, dürfen von den Mitarbeitern KEINE Gesamtlisten unterschrieben werden, aus denen die geleisteten Stunden anderer Personen ersichtlich sind.
> Kurz gesagt: Eine Person darf nur die selbst geleisteten Stunden vorgelegt bekommen.

## Abrechnung
### Voraussetzungen für eine Abrechnung

Um mit der Abrechnung eines Dienstplanes starten zu können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
* Unterschrift/Bestätigung aller Mitarbeiter über ihre geleisteten Stunden ist vorhanden.
* Die erste Freigabe des IST-Dienstplanes ist gesetzt
* Die zweite Freigabe des IST-Dienstplanes ist gesetzt

### 1. Aufruf Dienstplan-Abrechnung

Mit dem Menüpunkt Abrechnen, ist anschließend der Eintrag „Abrechnen“ auszuwählen

Im dadurch geöffneten Dialogfenster Monat/Jahr das gewünschte Datum eintragen und den entsprechenden Dienstplan auswählen.
Im unteren Bereich des Fensters werden die Mitarbeiter sichtbar.

* Ein grüner Punkt am Zeilenanfang weist darauf hin, dass die Person abgerechnet werden kann.
* Ein blauer Punkt zeigt an, dass die Person bereits abgerechnet wurde.
* Ein roter Punkt zeit an, dass die Person noch NICHT abgerechnet werden kann (weil die Person eventuell an einem 2. Zentrum tätig ist).

> HINWEIS:
> Sollte für eine Person ein Roter Punkt angezeigt werden, obwohl bis zu diesem Punkt alles korrekt befolgt wurde, kann dies daran liegen, dass der Dienstantritt dieser Person nicht der 1. eines Monats ist.
> In diesem Fall ist eine Einzelabrechnung notwendig, bei der das Beginndatum in diesem Fenster angepasst werden muss. Danach kann wie beschrieben fortgefahren werden

#### Abrechnung starten
Mit dem Button "Alle auswählen" werden alle Personen selektiert, die abgerechnet sollen. Mit dem Button "OK" kann anschließend die Übertragung für die Abrechnung gestartet werden.


> !!! ACHTUNG !!!
> Die Abrechnung muss für alle 4 Dienstpläne einzeln gestartet werden.

### 2. Druck der Abrechnung
Ebenfalls im Modul "DP-Verwaltung/Fehlzeiten" kann der Druck von Abrechnungen gestartet werden, wie am Screenshot abgebildet.

Hier sind dann die abgerechneten Dienstpläne Ihres Impfzentrums sichtbar und "müssen" gedruckt werden. (Bildschirmausdruck ist ausreichend).

Das gewünschte Monat kann ausgewählt werden.
Es besteht die Möglichkeit alle verfügbaren Abrechnungsprotkolle zu markieren und mit "OK" deren Druck zu starten.
Nach der Durchführung wird der Status auf „Gedruckt“ gesetzt.

#### Beispiel Ergebnis für Druck:
Das danach dadurch geöffnete Fenster, kann mit Hilfe des Menüeintrages "Seitenansicht schließen" geschlossen werden.

### 3. Freigabe der Abrechnung
Für die Freigabe der Abrechnung, ist im Modul "DP-Verwaltung/Fehlzeiten" der Eintrag "Abrechnung freigeben" auszuwählen.

Auch in dem dadurch geöffneten Fenster, ist wieder der gewünschte Monat auswählen, alle Dienstpläne zu markieren und mit "OK" zu bestätigen.

Nach der Durchführung ist der Status auf „Freigabe“ gesetzt.

### 4. Überleitung Lohn
Die Überleitung Lohn, kann über den gleich benannten Menüpunkt geöffnet werden.

Im dadurch geöffneten Fenster sind wieder der gewünschte Monat und die Dienstpläne auszuwählen und mit OK zu bestätigen.


#### Beispiel für das Ergebnis einer Überleitung

### 5. Schnittstellen
Die Schnittstellen sind bis spätestens 10. des Folgemonats zu befüllen.
Mit diesem Schritt, werden alle davor erstellten Abrechnungsdaten an die Personalabteilung übermittelt. Erst danach kann die Personalabteilung mit der Lohnverrechnung beginnen.

Die Schnittstellen können über den Menüpunkt "Schnittstellen" gewählt und abgearbeitet werden:
Die 4 verfügbaren Schnittstellen müssen NACHEINANDER (von oben nach unten) abgearbeitet werden.

#### Beispiel für die Schnittstelle "Pendlerpauschale"
Im Feld Modus ist „Überleitung“ auszuwählen.
Ebenso ist die Abrechnungsperiode und die Kostenstelle einzutragen. Bei Ausgabeart kann „Bildschirm“ gewählt werden.
Danach muss nur noch mit OK bestätigt werden.

> HINWEIS:
> Im Feld Modus kann „Protokoll“ ausgewählt werden, wodurch auch eine "Überleitungs-ID" notwendig ist. Dadurch kann nachträglich z.B. das Überstundenprotokoll gedruckt werden.

#### Beispiel für ein Protokoll
Nachfolgend ist als Beispiel für das anschließend generierte Protokoll, jenes für die Schnittstelle "Zulagen" ersichtlich:

## Kontrollmöglichkeit für Honorarnote
Neben der zu Beginn angeführten Möglichkeit, ein Monatsjournal pro Person auszudrucken, besteht für einen Abgleich der von Ärzten vorgelegten Honorarnoten im PILO die Möglichkeit, sich die erbrachten Stunden über den Menüpunkt "Dienstplan-Ausw. Excel" auswerten lassen.

Im anschließend geöffneten Fenster ist folgende Auswahl zu treffen:
* bei Berichtsvorlage „Stundenliste“
* gewünschter Zeitraum
* als Dienstplanart "Ist-Dienstpläne"
* gewünschter Dienstplan (z.B. "Ärztliches Personal")


Durch Bestätigung mittels "OK", wird das Ergebnis in einer Excel Tabelle ausgegeben:

In der Excel Tabelle werden die geleisteten Stunden pro Personen und pro Tag angeführt.

## Checkliste Abrechnung
Folgend Punkte sind pro Dienstplan durchzuführen (=4 mal)

- [ ] 1. und 2. Freigabe der IST DP setzen
- [ ] Wechseln in "DP-Verwaltung/Fehlzeiten"
- [ ] Menüpunkt "Abrechnen"
- [ ] Unterpunkt "Abrechnen"
- [ ] gewünschten Dienstplane auswählen
- [ ] Alle verfügbaren Mitarbeiter auswählen
- [ ] mit "OK" bestätigten - Abrechnung startet
- [ ] Menpüpunkt "Abrechnung drucken" auswählen
- [ ] gewünschte Dienstpläne markieren (auch alle 4 möglich)
- [ ] mit "OK" bestätigen
- [ ] Menüpunkt "Abrechnung Freigabe" klicken
- [ ] mit "OK" bestätigen
- [ ] Menüpunkt "Überleitung Lohn"
- [ ] Fertig
- [ ] Fortfahren mit Schnittstellen

## Checkliste Schnittstellen
Die Schnittstellen sind bis spätestens 10. des Folgemonats zu befüllen.
Alle der 4 verfügbaren Schnittstellen sind der Reihe nach, von oben nach unten, durchzuführen.

- [ ] Menüpunkt "Schnittstellen" wählen
- [ ] Auswahl "Schnittstelle Pendlerpauschael Land NÖ"
- [ ] Als Modus "Überleitung" auswählen
- [ ] für die Abrechnungsperiode den gewünschten Monat eintragen
- [ ] Der BH-Kreis sollte bereits vorausgefüllt sein
- [ ] Das Verzeichnis ist vorgegeben und kann übernommen werden
- [ ] Als Ausgabeart "Bildschirm" wählen
- [ ] mit OK bestätigen
- [ ] Ausgabeprotokoll kontrollieren

Analog dazu sind auch 3 weiteren Schnittstellen anzustoßen (Zulagen, Fehlzeiten, fallsweise Beschäftige)

## Kontrolle der ärztl. Honorarnoten
Für den Abgleich der ärztlichen Honorarnoten, sind folgende Schritte einzuhalten.

1. Menüpunkt "Dienstplanauswertung Excel" auswählen
2. Berichtsvorlage "Stundenliste" wählen
3. Als Ersteller ist "PDV" ausgewählt
4. "OK" klicken
5. warten auf Abschluss der Auswertung
6. Abrechnungsperiode eingeben
7. ärztlichen DP auswhählen
9. "OK" klicken
10. Ergebnis wird in Excel ausgegeben

Mit dem Excel können die Dienste aller Ärzte eines Dienstplans auf einmal in einem Dokument ausgegeben werden. Weiter (statistische) Auswertungen können anschließend händisch durchgeführt werden (z.B. Summen bilden, Tätigkeitstage auswerten, ...)

Als (ev. aufwändigere) Alternative, kann auch das zu Beginn angeführte Montasjournal verwendet werden

## Fragen
**1. [Pechhacker] Wie erkennt man Zentren auf denen ein Arzt weitere Dienste verrichtet?**
Der Hersteller konnte mittlerweile eine Lösung dafür umsetzen.
Die Zugehörigkeit von Personen zu den einzelnen BHs ist nun an den Bezirkskennzeichen zu erkennen.

**2. [Koller] Sind Urlaube ebenfalls Fehlzeiten?**
Als Fehlzeiten gelten z.B. Krankenstände, Pflegeurlaub/Pflegefreistellung

**3. [Strebl] Was wenn bei der Abrechnung der falsche Buchhaltungskreis gewählt wird?**
Dann würde die Abrechnung für die falsche BH durchgeführt werden.
Grundsätzlich sollte nur der eigene Kreis sichtbar/auswählbar sein.
==> Vom Lieferanten (Fa. Perfekt) wird zugesichert, dass bis Ende des Monats eine Prüfung ergänzt wird, die hierbei einen Fehler verhindert.

**4. [Nigitz] Wie werden Minderstunden bei Monatsabrechnung angezeigt / berechnet??**
Mehr und Minderstunden sind sowohl am Druck des Monatsjournals als auch auf den Dienstplänen in den Salden-Spalten ersichtlich
Diese Stunden werden bei Voll und Teilzeitkräften ins nächste Monat übertragen (Minus- bzw. Plusstunden).
Minusstunden können im nächsten Monat NICHT verplant werden, sollen aber von den Personen als Mehrarbeit erbracht werden.

**5. [Rauscher] Wo und wie ist ersichtlich ob eine Persone Plus- oder Minus-Stunden hat?**
Schidl: Da ist am IST-Dienstplan tagesaktuell ersichtlich. Die Saldenliste am rechten Rand ändert sich sofort nach Eintragung eines Dienstes.
Zusätzlich besteht die zu Beginn dieses Dokuments angeführte Möglichkeit, die Saldenliste auszudrucken.

**6. [?] Kann das Stundenausmaß von Personen untermonatig geändert werden?**
In PILO ist das nicht möglich!

## Teilnehmer 14.06.2021
| | Teilnehmer | Rolle | Bemerkung |
| --- | ------------------------- | ------------------------- | ------------------- |
| X | Bauer Patrick | IZ-Leiter Lilienfeld |
| X | Beck-Hafner Susanne | BH Gänserndorf | |
| X | Becker Gerlinde | BH KR | |
| X | Berger Martin | BH WB | |
| X | Biswanger Maria | BH MI | |
| X | Bleidt Sabine | BH GF | |
| X | Dobrani Leumira | BH Baden | |
| X | Dorn Regina | BH TU | |
| X | Dworak Harald | IZ Leiter HO | |
| X | Ettenauer Stefan | IZ Leiter KS | |
| X | Freisinger Erich | Fa. Perfekt | Hersteller von PILO |
| X | Frey Fiona | BH Hollabrunn | |
| X | Fritz Michaela | BH GD | |
| X | Froschmayer Evelyn | BH Korneuburg | |
| X | Fürtig Anita | BH Baden | |
| X | Goldschmidt Barbara | BH HO | |
| X | Graf AleXander | Stv. IZ Leiter Hollabrunn | |
| X | Gros Corinna | BH GF | |
| X | Gundacker-Cirelli Andreas | IZ Leiter TU | |
| X | Heider Walter | BH ZT, IT-Koord. | |
| X | Heindl-Stift Sophie | BH KR | |
| X | Hollendohner Peter | BH Neunkirchen | |
| X | Hrobar Markus | BH Gänserndorf | |
| X | Huber Magdalena | BH St. Pölten | |
| X | Huschka Philipp | PILO Clearingstelle | |
| X | Hörndl Daniel | IZ Leiter ZT | |
| X | Ifkovits Matthias | IZ Leiter Baden | |
| X | Kager Christian | BH MD | |
| X | Kainrath Helga | BH MI | |
| X | Katzenschlager Gerald | IZ GD, Stv | |
| X | Kirchhofer Stefan | IZ Amstetten | |
| X | Kolar Chantal | BH TU | |
| X | Kolar Chantal | BH Tulln | |
| X | Koller Irmgard | PILO Clearingstelle | |
| X | Krenn Isabella | BH Scheibbs | |
| X | Kugler Gabriele | SBZ Allentsteig | |
| X | Liewald Florian | IZ-Leiter WT | |
| X | Maier-Fuchs Manuel | BH LF | |
| X | Mayer Anita | BH WB | |
| X | Mayer Gudrun | BH AM | |
| X | Meisel Elisabeth | BH Waidhofen/Thaya | |
| X | Mittheiss Stephanie | BH Bruck/Leitha | |
| X | Nemeth Erik | BH HO | |
| X | Niedermeyer Celine | BH HL | |
| X | Nigitz Erwin | BH KO | |
| X | Nöbauer Christian | BH GD | |
| X | Panzenböck Hannelore | BH Lilienfeld | |
| X | Pechhacker Stefan | LAD1-IT | |
| X | Planner Daniel | BH Bruck/Leitha | |
| X | Pollak Daniela | BH Gmünd | |
| X | Postl Andreas | BH LF | |
| X | Prominzer Tobias | IZ LaXenburg | |
| X | Puschacher Florian | IZ Melk | |
| X | Putz Christoph | IZ Leiter ZT STV | |
| X | Rauscher Othmar | BH Baden | |
| X | Reiter Claudia | BH Zwettl | |
| X | Reiter Rosmarie | IZ MI | |
| X | Riebenbauer Marco | BH Baden | |
| X | Riedel Lisa | BH AM | |
| X | Riegler Elisabeth | BH Bruck an der Leitha | |
| X | Riegler Reinhard | BH Scheibbs | |
| X | Rockenbauer Claudia | BH Hollabrunn | |
| X | Schaupp Engelbert | BH AM | |
| X | Scheiblauer Hermann | IZL Wieselburg | |
| X | Schidl Leopold | SBZ Allentsteig | |
| X | Schnabl Melitta | BH Zwettl | |
| X | Schöller Bianca | BH GF | |
| X | Seeliger Johanna | BH St. Pölten | |
| X | Skorsch Jasmin | BH PL | |
| X | Skutan Thomas | PBZ Tulln | |
| X | Stadlbacher Martin | IZ Leiter-Stv GF/HS | |
| X | Stattler Rosa | BH Melk | |
| X | Steiger Hanna | BH WB | |
| X | Strebl Silvia | BH Mödling | |
| X | Ujhazy Robert | BH ME | |
| X | Umgeher Andreas | IZ St. Pölten | |
| X | Waser Julian | BH AM | |
| X | Weichselbaum Anneliese | BH WB | |
| X | Weichselbaumer Anneliese | BH WB | |
| X | Weinberger Christa | BH Waidhofen/Thaya |
| X | Weismayer Heinz | BH MI | |
| X | Weiß Bettina | | |
| X | Weißenböck Patrick | Fa. Perfekt | Hersteller von PILO |
| X | Wieseneder Bernhard | BH Melk | |
| X | Winkler Raphael | BH PL | |
| X | Woch Helmut | BH Mödling | |
| X | Wolf Alina | BH TU | |
| X | Wolf Alina | BH Tulln | |
| X | Zeilinger Heidemarie | BH Melk | |

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## Clearingstelle
Bei Fragen zur Bedienung der PILO Anwendung stehen Ihnen folgende Möglichkeiten zur Verfügung:

Vorrangig empfehlen wir eine Kontaktaufnahme per E-Mail an folgende Adresse, mit einer möglichst detailierten Problembeschreibung (und ev. Screenshots):
**[e-mail]**

Folgende Personen stehen Ihnen als Ansprechpartner zur Seite:
(Bitte haben Sie Verständnis, dass es bei erhöhtem Betreuungsaufwand zu einem Rückruf kommen kann)

| Name | Rolle | E-Mail | Telefon |
| --------------- | ----- | ------ | ------- |
| Koller Irmgard | WST1 | [e-mail] | 0676 812 15219 |
| Huschka Philipp | ITK WST8 | [e-mail] | 0676/812 16035 |
| Schidl Leopold | SBZ Allentsteig | [e-mail] | 0676/812 771 101 |
| Kugler Gabriele | SBZ Allentsteig | [e-mail] | 0676/812 771 103 |
| Skutan Thomas | PBZ Tulln | [e-mail] | 0699/171 61 263 |
| Pfister Katharina | PBZ Wiener-Neustadt | [e-mail] | 02622 278 95 754 103 |
| Zeller Michael | LGA | [e-mail] | 0676/858 70 32333 |
| Postrihac Alexandra | PBZ St. Pölten | [e-mail] | 02742 22666 740 105 |
| Wimmer Maria | LGA | [e-mail] | 02742/9009 10215 |