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# sciwork@nycu preparation meeting 20211130

## Contents
- [Meeting Time](#Meeting-Time)
- [Team Member](#Contents)
- [Event Planning](#Event-Plainning)
- [講者邀請](#講者邀請-Johnny)
- [活動場地](#活動場地-Jenny)
- [企劃書](#企劃書-Ting-Yu)
- [活動內容](#活動內容-All)
- [Task Assignment](#Task-Assignment)

## Meeting Time
- Date: 2021/11/30 (二)
- Time: 19:15 - 20:45
- Place: [Gather Town](https://gather.town/app/Ah2W9miIObkT3FQ3/sciwok%20at%20ccca%20venue)
- Last Meeting: [sciwork@nycu preparation meeting 20211123](https://hackmd.io/eisVcRdDQ0KpAzYlU-SInQ)

## Team Member

### Consultant
- [ ] Yung-Yu Chen (@yyc ; intro: https://yyc.solvcon.net/)
- [ ] Sophi
- [ ] JoJo (urban design and regional planning. interest in GIS. Podcast: https://linktr.ee/utopiataiwan)

### Student
- [ ] Jenny Pei-Chen Yen (CS student in NYCU, interest in web/software engineering. Love outdoor event, especially hiking )
- [ ] Ting-Yu Chuang (grad student in NYCU, major in CS. Currently working on music visualization & IoT)
- [ ] Johnny
- [ ] Yuko
- [ ] Ben
- [ ] Po-Yu Liu
- [ ] Terry.Chan

## Event Plainning

### 討論項目

- [講者邀請](#講者邀請-Johnny)進度確認
- 了解[活動場地](#活動場地-Jenny)借用結果 (需要黃老師的名義申請)
- 確認[企劃書](#企劃書-Ting-Yu)最終版本
- 確認[活動內容](#活動內容-All)中三項目的修改結果

### 講者邀請 (Johnny)
- 與講者建立聊天群組，討論講者的講稿
- 形式
- 內容
- 確認講者可以的時段（優先詢問）

### 活動場地 (Jenny)
- 實際預約創創基地
- 詢問工三 329 & 330 申請方式 (先問韋詠祥)

### 企劃書 (Ting-Yu)
- 活動預期效益
- 申請金額方案怎麼寫

### 活動內容 (All)
:::info
- 開場
- 開場講稿修改 [name=Johnny]
- 與黃老師了解 CCCA 歷史 [name=Ting-Yu]
- 破冰 [name=Ting-Yu、Po-Yu]
- 話題
- 分享時間
- 問卷修改 [name=Jenny]
- 學業程度改為選擇題(大一、大二、...)
- 對領域感興趣的程度(1-5)
- 對活動形式感興趣的程度(1-5)
- email 放到最後面
:::

- 活動內容規劃 （完成度以能進行彩排預演為目標 => 實際講稿，講稿須符合該項目的預估時間）
- 開場 [name=Johnny & Max] [[Google Docs](https://docs.google.com/document/d/1MbLp8TypeC4TQyBiNqPrqqqb3JoLxA1dEOpnGhYkxvU/edit?usp=sharing)]
- 破冰 [name=Ting-Yu & Po-Yu]
- 活動開始前 (15-20 min 與報到時間重疊)
- 可以準備一些小點心/飲料
- 準備一些話題和已經報到的人聊天
- 準備話題小卡或任務小卡給已經報到的人
- *可以做名牌、姓名貼紙
- *分組坐，大家交流聊天
- 活動中 (開場結束後 10-15 min)
- 分組坐，每桌約 5-6 人
- 每桌應找 1-2 人帶領各組組內自我介紹/聊天
- 關鍵字任務(先講到的可以拿到小獎品?)
- 講者介紹 [name=Yuko & Po-Yu]
- 講師時間 [name=Yuko & Terry]
- 問答時間 [name=Johnny & Max]
- 分享時間 [name=Jenny & All]
- 社團活動問卷
- 滿意度調查
- 行銷效果
- 活動未來走向調查
- 網羅人才
- 問卷初稿 [[Form](https://forms.gle/7D2FwuqmVorLmRGeA)]

## Task Assignment
- 場地 [name=Jenny]
- 工程一館共創基地借用人須為學校教師
- 詢問黃老師
- 學聯會補助 [name=yuko29]
- 活動報銷統編
- 12/3 18:00前提交企劃書 [name=yuko29]
- 問卷 [name=Jenny]
- 個人資料/問題分開
- 活動形式可以新增休閒的活動
- 活動時間 [name=Johnny]
- 1/12(三) 19:00-20:00
- 正式的演講邀約信件
- 提醒可以提早到場地測試 (18:30)
- 講者演講內容 [name=Johnny,Ting-Yu,All]
- 確定要講哪些問題
- 講稿雛形
- 食物 [name=Terry]
- 飲料：目前暫定麥香紅茶
- 餅乾種類
- 義美小泡芙, etc.
- 防疫 [name=yuko29]
- 耳溫槍、酒精（衛保組）
- 宣傳(前2週或3週或20天) [name=Po-Yu]
- 宣傳文案
- 社團/粉專
- 報名：google 表單
- 報名實際會到的人數大約是60%
- 表單先不設定報名上線，觀察報名人數，若超過再關閉表單即可

- 海報
- 海報設計(詢問應藝所學長能不能幫忙)(大小:B4) [name=Jenny]
- 海報列印 [name=Terry]
- 直接去系辦/宿舍詢問是否能張貼海報
- 可以提前3週就開始張貼 (12/20（一）那個禮拜)

- 活動前提醒信
- 活動前1~2日送出提醒信