# TAK-A&F: Vereinbarungen zur Zusammenarbeit (Themensammlung)

**Zielstellung:** *Diejenigen Aspekte zusammentragen, die für die Arbeit der A&F-Teamenden und den jeweils Beteiligten von Bedeutung sind. Daraus versuchen wir am 14.12. einen ersten Entwurf zu entwickeln. Auf dem Januartreffen werden wir ein begrenztes Zeitfenster haben, diese Vereinbarungen in den Abgleich zu bringen und soweit möglich zu verabreden.*

**Zum Handling**
*Ausgehend von deinen Erfahrungen der Arbeit in der A&F: ergänze bitte die folgenden Aspekte/Fragen, die für die Arbeit in der A&F und in der Zusammenarbeit wichtig erscheinen. Wenn dir eine Kategorie fehlt, so füge diese einfach als Überschrift mit ein (Die Strukturvorschläge hier verstehen sich als Arbeitspapier - einige fallen vielleicht wieder weg oder modifizieren sich).
Setze vor jeden deiner Einträge dein (unverkennbares) Namenskürzel - das ermöglicht Verständnis-(nach-)fragen.*

**Rolle und Funktion des TAK A&F**
* [tk] versteht sich als der Kreis der A&F-Teamenden und der an der A&F beteiligten BiZen, Bildungsträgern und HA (GeBiZ/GPB), der im Rahmen der finanziellen und thematischen Vorgaben das zentrale A&F-Angebot entwickelt, weiterentwickelt und umsetzt.

**Arbeit des TAK A&F / Zusammenarbeit der A&F-Teamenden**
* Wieviele und welche Ressourcen bring ich in die A&F mit ein?
* [tk] neben dem Planungstreffen 1 weiteres Arbeitstreffen pro Jahr zur Themenbearbeitung (ggf. auch Arbeitsgruppen)
* [tk] gemeinsame Vorbereitung und Durchführung von TAK-Treffen (Teamende + HA)
* [al] Rückmeldung zu Terminen

**[al]Verpflichtungen der A+F Teamenden im Zusammenhang mit Seminaren**
* [br] klare Absprachen für Vorbereitungen der Seminare (Voranreisen, Vorbereitungen Q², usw.)
* [al] Wenn sich an der eigenen Verfügbarkeit für einen Teameinsatz etwas ändert, unverzüglich mit ??? Kontakt aufnehmen
* [al] ZIMM und Fotodokumentation erstellen und ??? hinterlegen (Ort siehe Vereinbarung zu Wissenstransfer)
* [al] Sachbericht schreiben ans BiZ, Evaluationsbögen ans BiZ, Rechnung zeitnah [br] und das wenn möglich ohne das die BiZen "hinterherlaufen" müssen

**Zusammenarbeit der Teamenden mit GeBiZ/GPB**
* Welche Schnittstellen haben/brauchen wir? Wie gestalten wir diese?
* [tk] Timur ist in allen Fragen der Programmplanung und Beauftragung für die (Seminar-)Teams verantwortlich, [kl] d.h. im Einzelnen: Teamzusammensetzung, Honorargestaltung inkl. Stornoregelung, ... ???Näheres s.u.
* [br]Zeitplanung / Planungslauf beachten und nicht "auf den letzten Drücker" Termine, Teams usw. an die Häuser melden. In den Häuseren müssen deutlich mehr Programme geplant werden. Heißt auch, ich wünsche mir eine bessere Rückmeldekultur, Termine für Rückmeldungen einhalten und das man nicht ewig hinterher laufen muss.
* Zudem muss geklärt werden, wer kümmert sich um die Ausschreibungstexte? Die Teamenden die das Seminare teamen können / wollen? Auch hier ist eine gute Zuarbeit notwendig. Hier würde ich mir wünschen, dass Terminabsprachen realistisch gemacht werden. Lieber mal einen längeren Zeitraum einfordern, als das Sachen nicht bearbeitet werden bzw. es immer wieder eingefordert werden muss.
* [al] Welche Schritte genau müssen wir Teamenden mit wem gehen? (Wer bestätigt den Auftrag? Wann und von wem erfahren wir von Absage/Stattfinden? Bei wem melden/mit wem klären, wenn mit dem Teameinsatz irgendwas nicht klappt wegen Krankheit oder so? Mit wem ggf. notwendigen Team-Einsatz-Wechsel besprechen? Besondere Anforderungen an die Ausstattung/TN-Zahl/ ... mit wem klären? Von wem bekommen wir die Einladung/ ggf. den Themenplan zugeschickt? an wen geht die Rechnung? usw.) --> ist wohl eine Mischung aus GeBiZ/BiZen, aber bitte detailliert beschreiben

**Zusammenarbeit der Teamenden mit den BiZen**
* Welche Schnittstellen haben/brauchen wir? Wie gestalten wir diese?
* [cm] Wunsch: Während der TAK Treffen Kontakt und Austausch mit den Verantwortlichen aus allen BIZen gewährleisten [br]hier sollte aber die Verhältnismäßigkeit geprüft werden, muss ich das ganze Wochenende dabei sein, wenn ich in dem Bereich nicht selber Seminare gebe? Ist eine Anreise für ein paar Stunden dabei sein wirklich sinnvoll oder geht es hier nicht auch mit einer Telko oder Videokonferenz [al] vielleicht nicht während der Treffen notwendig, wenn da abgeklärt wird, wer mit welchen Verantwortlichen was im Nachgang klärt. zu den meisten der beteiligten BiZen besteht ja ein guter Kontakt.
* → auf gemeinsame Kultur und einheitliche Qualitätsstandards hinwirken
* [tk] Die A&F-Verantwortlichen in den A&F-BiZen sind unterjährig in allen Fragen der Umsetzung der (Seminar-)Angebote vor Ort zuständig (incl. Absicherung von Stornofristen, TN-Verwaltung,...) [br] hier bitte ganauer herausarbeiten für was die Häuser verantwortlich sind. [al]finde ich auch, siehe oben
* Wer sind die jeweiligen Ansprechpartner/-innen und wofür sind sie zuständig?
* Welche Formalien braucht es am Ende eines Seminars ( Seminarbericht, Statistikbögen, Honorarabrechnung,...)?
* [cm] Nach welchen Kriterien werden die A+F Seminare den BIZen zugeteilt? Gibt es thematische Schwerpunkte? Pfadabhängigkeiten? Nach Parität? Wunsch nach Nachvollziehbarkeit.
* [cm] Werden Abläufe und Honorare in allen BIZen vereinheitlicht? Wunsch nach Vereinheitlichung von Prozessen und Vergütungen.[br] das wurde doch in Bielefeld besprochen und es gibt ab 2020 in allen Häusern das gleiche Honorar (oder irre ich mich da?) Bei den Abläufen bin ich ganz dabei, die müssen klar geklärt werden

**[al] Honorar- und Reisekostenvereinbarungen**
*[al]Honorarsatz, wieviel Tage werden für welche Formate abgerechnet, wie ist das mit den Reisekosten und wie ist das bei einer Hospitation. Wer ist Ansprechpartner, wenn was zu klären ist?
(hw) geht es hier auch um die Reisekosten der TN in der A+F? --> da müssen wir auf jeden Fall mal besprechen, wie das mit den Reisekosten der A+F Seminare in Naumburg in Zukunft geregelt werden soll, da es hier für die Jugend einen Unterschied zu den BU Seminaren gibt.

**Rund um die Programmerstellung**
* [tk] Ablaufplanung/Prozessbeschreibung in der A&F dokumentieren und allen Beteiligten bekannt machen
* Wie kommen wir zu Themen, Terminen und (Seminar-)Teams? [kl] vgl. 2019: Themen werden im Januartreffen vom TAK entworfen und festgelegt, Interessent_innen tragen sich ein, Timur koordiniert Termine mit den BIZen und legt Teams fest. [br] Auch hier noch mal der Hinweis auf die Ausschreibungstexte! (hw) welches Format müssen Ausschreibungstexte haben (Wörter, Zeilen, Aufbau, usw)

**Konzeptarbeit / Wissensmanagement**
* Wie kommen wir zu einer Kultur des Teilens?
* [tk] Eine detaillierte Ablaufplanung [kl] (bzw. -doku ggf. inkl. wesentlicher Visualisierungen, bitte mit Quelle) (ZIMM) liegt nach jedem Seminar bei GeBiZ/GPB vor
* [kl] dazu wird eine Datenbank eröffnet, in der alle Konzepte für alle verfügbar sind (oder geht das zu weit?). [br]muss es für alle alles zur Verfügung stehen oder reicht es nicht, dass ich das Material habe / bekommen für die Seminare die ich auch teame? [al]ich fand das System im TAK A+F Gladenbach super: im Mitgliedernetz in der Gruppe zu jedem Seminar ein Ordner, in den ZIMM und Fotodoku und Material hinterlegt war. Da konnte man sich selbst drauf verlassen, dass man alles findet und es war gut für mehrere Leute, die das gleiche Seminar machen. Und man musste nicht immer eine HA fragen, bei der alles geparkt wäre ... --> aber das erfordert natürlich eine Vereinbarung über vertraulichen Umgang damit und wenn andere Dinge benutzen, dass der_die Urheber_in genannt wird

**Anforderungs- und Kompetenzprofil / Teamendengewinnung / Teamendenenticklung in der A&F**
* Welche Anforderungen bestehen an (zukünftig) A&F-Teamende? [kl] s. frühere AuF-Treffen zu Qualität der AuF.
* Wie ist das Entscheidungsprozedere für neue A&F-Teamende? [kl] Anfragen/Empfehlungen durch aktuelle Teamende an Timur, Einladung zu/Mitarbeit im TAK, Timur/Andreas entscheiden
* Bestandsaufnahme - Welche Kompetenzen sind vorhanden bzw. fehlen im TAK A&F? [al] super, auch damit wir mal alle wissen, wer eigentlich alles dazu gehört [kl] Sammlung und Draufschau beim TAKtreffen. Dazu wird eine Datenbank angelegt, die für die Teamenden zugänglich ist. Jede_r pflegt den eigenen Datensatz, Timur überprüft 1x/Jahr, ob sich was tut.
* Wie bilden sich A&F-Teamende weiter? [kl] Weiterbildungen werden in o.g. Datenbank eingetragen. Neue Ideen werden auf den TAKtreffen ausgetauscht, ausprobiert und angeregt.
* [cm] fester TOP auf TAK-Treffen: "Meine letzte Quali": A+F Teamende berichten gegenseitig und empfehlen besuchte Weiterbildungen
* [al]frühzeitig um Nachwuchs kümmern, auch wenn das heißt, dass ich mal ein Seminar weniger mache oder ein Seminar mit einem 3er-Team ausgestattet werden muss: Wissenstransfer ermöglichen
* (hw) Hospitationsgrundsätze in der A+F klären, wann und wie; z.b. wie ist das bei neuen Konzepten, uä.

**(Zukünftige) Arbeitsthemen des TAK A&F**
* (Weiter-)Entwickeln der A&F-Angebote und deren Formen
* Qualitätssicherung in der A&F (Evaluation der Arbeit und der Angbote)
* Wie befördern wir das Weiterbildungsverständnis der Teamenden in ver.di?
* Weiterentwicklung des ver.di Anforderungsprofils für Teamende entwerfen
* [cm] Hat der TAK beratende Funktion zur Vereinheitlichung und Umsetzung des Anforderungsprofils und der Qualität der Bildungsarbeit in allen BIZen?
* [al] wird der TAK auch bekannt gemacht als Ort der Kompetenz, wenn einzelne Gliederungen für ihre Teamenden Fortbildung außerhalb des A+F-Programms auflegen wollen?