# Reunião Organização Python Brasil 2023

- Data: 12 set. 2022
- Participantes:

Nome e sobrenome | @GitHub ou e-mail (opcional) |
--| --|
Ana Cecília Vieira| @cecivieira|
Felipe de Morais| @lipemorais - [e-mail]|
Adriano Margarin| [e-mail] |
Ana Dulce Padovan| [e-mail]|
Everton Costa| [e-mail] |
Jonny W Deitos| --|
Juliana Barros| --|
Marco Rougeth| --|

## Ata

_Adicione os itens a serem discutidos durante a reunião. Certifique-se de que você estará presente na reunião, pois a ata só pode ser editada por quem a criou_

### Itens a serem debatidos

- [x] Contexto atual
- Mobilização da comunidade - não há estimativa de quantas pessoas permanecem na org, mas pessoas novas já foram contatadas na Python Sul;
- Rever fornecedores, alguns fecharam durante a pandemia
- Irajá é cargo comissionado na prefeitura e será contratada para ajudar a gerenciar o evento e contatar fornecedores;
- Caução R$9.900 pago dos pavilhões (20% do valor total);
-
- [x] Python Sul (2017) - experiências
- Este ano a adesão foi baixa - 115 inscritos;
- Quando o Adriano organizou em 2017, 75% das pessoas efetivamente participaram. Tiveram problemas durante o evento e outras pessoas apareceram para ajudar, e continuaram em eventos posteriores;
- Das pessoas que entraram nesse tempo, cerca de 7 se mantiveram ativas, e organizaram outros eventos juntos;

- [x] Mentoria
### 1. encontro: visão geral
**A ser realizado:** +- 22 meses antes do evento
1. Boas vindas
2. Apresentar agenda
3. O que é Python Brasil desde uma perspectiva de gestão (projeto de código aberto com uma membra fixa: a Gestora de Projeto)
4. Apresentar responsabilidade da APyB, como a associação pode dar suporte e possibilidade de pactuação do modelo de organização ([Como organizar eventos usando a infraestrutura da APyB](https://docs.google.com/document/d/1j0UwPbZrN1E8W3zdclzyIxaFPgztjLAATSdsPAizFX0/))
5. Papel da Big Kahuna (liderança de equipe, gestora de projeto, solicitar ajuda da Apyb, monitorar tamanho da equipe, realização de tarefas, etc.)
6. Linha do tempo:
**1.** Pré-evento (ordem cronológica de atividades):

**1.1.** 2 anos antes
- Idealização do evento;
- Planejar curadoria de conteúdo para o evento;
- Convidar novas voluntárias (formação de equipe);
- Estabelecer fluxo de comunicação e trabalho;
- Escolha do local
- Desenvolvimento de identidade visual;
- Levantamento de custo para viabilização;
- Criação de fluxo de caixa.

7. Ferramentas necessárias e sugestões:
- Gestão de projeto
[descrever o uso]
Sugestão: GitHub
- Comunicação interna
[descrever o uso]
Sugestão: Discord
- Comunicação externa
Sugestão: Freshdesk e Hootsuite
- Inscrição e submissão de atividades
- Emissão e envio de certificados
Sugestão: [Gerador de certificados](https://github.com/gabubellon/certificates-google-sheets-generator) e MailChimp
8. Conselhos finais
- Comunicação:
- Transparência como padrão;
- Estabeleceder uma ótima comunicação assíncrona;
- Estimular o uso das ferramentas de comunicação e gerenciamento estabelecida pela equipe;
- Estimular uma comunicação direta e sincera;
- Haver conversa de entendimento que todas as pessoas estão andando no mesmo sentido, no entanto discordancias acontecerão, cobranças também e isso não quer dizer que é um problema pessoal. As insatisfações precisam ser expostas para que haja a possibilidade de entendimento e resolução;
- Registrar todo o processo de execução da atividade na plataforma escolhida e estimular colaboração de todas nas que demandarem discussão. Um projeto de código aberto sem documentação não serve de muita coisa e dificulta muito a contribuição de outras pessoas.

### Ações para serem realizadas

Atividade| Responsável | Link útil|
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Inserir contrato e recibo de calção do espaço na [pasta PyBr2023](https://drive.google.com/drive/folders/11wEYmnZYqLrcn3zjflO03xedyZtu61G1?usp=sharing)| [e-mail] | [pasta PyBr2023](https://drive.google.com/drive/folders/11wEYmnZYqLrcn3zjflO03xedyZtu61G1?usp=sharing)|
Inserir Manual de Identidade visual na [pasta PyBr2023](https://drive.google.com/drive/folders/11wEYmnZYqLrcn3zjflO03xedyZtu61G1?usp=sharing)| [e-mail] | [pasta PyBr2023](https://drive.google.com/drive/folders/11wEYmnZYqLrcn3zjflO03xedyZtu61G1?usp=sharing)|
Definições datas para 2023| [e-mail] + Irajá | -- |
Criar repositório de organização | @apyb | -- |
Re-organizar atividades github project | [e-mail]` | -- |
Revisar identidade visual | -- | -- |
Enviar arquivos importantes para novo Google Drive da org | -- | [pasta PyBr2023](https://drive.google.com/drive/folders/11wEYmnZYqLrcn3zjflO03xedyZtu61G1?usp=sharing) |
Buscar novos fornecedores | -- | -- |
Revisar plano de patrocínio | -- | -- |
Preparar apresentação para encerramento da PyBR2022 e divulgação da PyBR2023 | -- | -- |
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