**Zotero à l'EPFL**

https://hackmd.io/@railyards/SkEczEMD5/edit

# Version 2.0

L’EPFL (Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne) est une université technique suisse qui accueille des étudiant·es, professeur·es et collaborateur·trices de plus de 120 nationalités. A vocation à la fois suisse et internationale, l’EPFL est centrée sur trois missions : l’enseignement, la recherche et l’innovation. Selon les statistiques 2021, la communauté EPFL est composée de plus de 6000 employé·es (https://www.epfl.ch/about/overview/fr/statistiques-institutionnelles/statistiques-personnel/) et presque 13000 étudiant·es (https://www.epfl.ch/about/overview/fr/statistiques-institutionnelles/statistiques-education/).

La Bibliothèque de l’EPFL a souhaité encourager l’utilisation de Zotero en rendant accessible une offre de stockage institutionnel. D’après une enquête réalisée en 2018 par la Bibliothèque auprès des chercheur·euses, Zotero est le logiciel de gestion de références bibliographiques le plus utilisé par le public sondé. Plus précisément, 125 des 146 participants à l’enquête (85%) utilisaient un logiciel de gestion bibliographique ; parmi ces 125 utilisateurs, 73 utilisaient déjà Zotero, 55 Mendeley, 5 d’autres outils. Lors des formations aux usager·ères données par la Bibliothèque, ainsi qu’à travers le service de support, le besoin d’avoir une plus grande capacité de stockage a pu être clairement identifié. Des besoins plus spécifiques, pour gérer des bibliothèques de références de groupe dans un laboratoire ont aussi émergé.

Une fois l’intérêt pour cet outil démontré, et dans le but de promouvoir ce logiciel libre et d’encourager son adoption, la Bibliothèque a obtenu que cette licence puisse être prise en charge en centrale par les systèmes d’information de l’École afin de mettre Zotero à disposition de toute la communauté EPFL. Cet investissement peut faire la différence car, d’après notre enquête, la question du coût de stockage (120 USD par année pour un abonnement personnel) est contraignante pour une partie des répondant-es. L’abonnement institutionnel avec stockage illimité pour l’EPFL, dont le coût annuel d’environ 6000 USD est calculé fonction de la taille de l’institution (nombre de collaborateur·trices et d’étudiant-es), est très avantageux par rapport à la souscription à de multiples abonnements personnels. En effet à ce jour sont comptabilisés plus de 4450 comptes Zotero enregistrés avec une adresse @epfl., ce qui engendrerait un coût de plus de 500000 USD si chaque utilisateur·trice avait souscrit individuellement à l’abonnement.

Lors de la mise à disposition du stockage avec l’abonnement institutionnel à la fin de l’année 2020, il y a eu une communication accrue et ciblée auprès des utilisateur·trices Zotero déjà identifié·es et de l’ensemble des publics de la Bibliothèque. Les activités de formation liées à l’utilisation de Zotero ont été adaptées pour communiquer aux participants la possibilité d’obtenir gratuitement le stockage illimité. Toutes les personnes ayant un compte bénéficient donc du stockage illimité. Toutefois, nous n’avons pas pu obtenir des informations plus précises de la part de Zotero, notamment sur le nombre de comptes qui utilisent plus de 300 MB (taille du stockage fourni avec la version gratuite de Zotero). Pour obtenir des données plus fines sur l’utilisation de ce service, une enquête auprès des utilisateur·trices devrait être menée. Néanmoins, des données quelque peu anecdotiques ont pu être obtenues grâce à un incident survenu fin 2021, quand le service a été indisponible quelques jours, à cause d’un renouvellement automatique manqué. A ce moment, la Bibliothèque a reçu de nombreux messages de la part des utilisateurs·trices, ce qui indique que l’outil est utilisé régulièrement et quotidiennement.

En conclusion, l’abonnement bénéficie potentiellement à 4450 membres de la communauté EPFL (nombre de comptes créés), ce qui revient à un coût individuel d’un peu plus d’un USD par personne et par année.

# Version 1.0

L'EPFL (Ecole Polytechnique Fédérale de Lausanne) est une haute école suisse qui accueille des étudiants, professeurs et collaborateurs de plus de 120 nationalités. Ses points forts sont la science et la technologie. Selon les statistiques 2021, la communauté EPFL est composée de plus de 6000 employé-e-s (https://www.epfl.ch/about/overview/fr/statistiques-institutionnelles/statistiques-personnel/) et presque 13000 étudiant-e-s (https://www.epfl.ch/about/overview/fr/statistiques-institutionnelles/statistiques-education/).

La Bibliothèque de l'EPFL a souhaité encourager l'utilisation de Zotero en rendant accessible un storage institutionnel. D'après une enquête réalisée en 2018, Zotero est le logiciel de gestion références bibliographiques le plus utilisé par nos publics. Plus précisément, près des chercheurs montre comme 125 des 146 participants (85%) à l’enquête utilisaient un logiciel de gestion bibliographique; parmi ceux 125 utilisateurs, 73 utilisaient déjà Zotero, 55 Mendeley, 5 d'autres outils.

Dans les formations et à travers notre service de support, certains usagers demandaient comment obtenir une plus grande capacité de stockage. D'autres avaient des besoins plus spécifiques, pour gérer des bibliothèques de groupe dans un laboratoire. Dans le but de promouvoir ce logiciel libre et d'encourager son adoption, la Bibliothèque a entrepris de convaincre la vice-présidence des systèmes d'information d'engager le budget nécessaire à cet achat. Cet investissement peut faire la différence car, d'après notre enquête, la question du prix est essentielle pour une partie des répondant-es. Zotero étant certes gratuit, la question du prix du stockage peut préoccuper. Pour l'EPFL, en lien avec le nombre de personnels et d'étudiant-es, l'abonnement annuel au stockage illimité pour toute la communauté coûte 6'212,80 USD.

Lors de la mise à disposition du stockage avec l'abonnement institutionnel à la fin de l'année 2020, il y a eu une communication accrue : de manière ciblée auprès des utilisateur-triices Zotero déjà idenitifi-ées et à l'ensemble de notre public. Les informations disponibles, les supports de cours ainsi que les formations ont été adaptés.

A fin mai 2022, il y a plus de 4450 comptes Zotero enregistrés avec une adresse @epfl.ch. Toutes ces personnes bénéficient donc du stockage illimité. Toutefois, nous n'avons pas eu obtenir des informations plus précises de la part de Zotero, notamment sur le nombre de comptes qui utilisent plus de 300 MB (taille du stockage fournit gratuitement par Zotero). Pour obtenir des données plus fines sur l'utilisation de ce service, nous devrions sonder nos publics. Toutefois, nous avons pu obtenir des données anecdotiques: fin 2021, le service a été indisponible quelques jours, pour des raisons de non-renouvellement automatique de l'abonnement: la Bibliothèque a reçu de nombreux messages à cette occasion. Heureusement, la situation a été réglée très rapidement, notamment grâce à la réactivité du support Zotero.

En conclusion, l'abonnement bénéficie potentiellement à 4450 membres de la communauté EPFL, ce qui revient à un coût individuel d'un peu plus d'1 dollar par personne, par année.

____

• Pourquoi choisir un abonnement institutionnel? Est-ce en réponse à une demande des utilisateurs ou s’agit-il d’une offre de votre part?
- Souhait de la part de la Bibliothèque de l'EPFL d'encourager l'utilisation de ce logiciel car libre et pertinent
- Souhaits des utilisateurs d'augmenter leur capacité de storage, surtout pour la fonctionnalité des groupes,
- L'abonnement institutionnel a un coût de 6'212,80 USD par année (À verifier si nous pouvons partager ce chiffre). Avec des abonnements de storage individuels souscris par tous nos utilisateurs, le coût total serait de 535'560,00 USD.
> [name=Frédérique Flamerie]Là je ne comprends pas très bien, on dirait que l'abonnement institutionnel coûte plus cher.
> Pour avoir un peu de contexte, est-ce que vous pourriez ajouter qqs éléments concernant le nbre d'étudiants et de personnels? Un chiffre global suffirait

• Avez-vous une approximation de la part des membres de votre institution ou de votre équipe qui utilisent un logiciel de gestion bibliographique? Et parmi ceux-là Zotero?
- Un sondage realisé en juillet 2018 près des chercheurs montre comme 125 des 146 participants (85%) à l’enquête utilisaient un logiciel de gestion bibliographique; parmi ceux 125 utilisateurs, 73 utilisaient déjà Zotero, 55 Mendeley, 5 autres outils.
- Au 19 mai 2022, il y a 4463 comptes Zotero enregistrés avec un adresse @epfl.ch.

• La souscription de cet abonnement va-t-elle de pair avec un renforcement des services bibliographiques que vous proposez à vos utilisateurs? Lesquels et comment?

- Non, pas d'offre supplémentaire car il y avait déjà des formations régulières mais une communication accrue.

• Avez-vous prévu une forme de suivi de l’utilisation de cet abonnement? Comment? Avez-vous déjà de premiers retours de la part des utilisateurs?

- Non
- Mais quand le service a été interrompu quelques jours pour cause de retard dans le renouvellement de l'abonnement, il y a eu des réactions de nombreux utilisateur-rices
-