# D-meeting成果発表会カンペ

## イントロ(mingo)
2分20秒

### 1枚目

会場のみなさん、そして、ニコ生、youtube、zoomでご覧のみなさん、こんにちは！
これから、「構造化会議による効果的な会議の実現のためのプラットフォーム開発」、D-Meetingの発表を始めます。
よろしくお願いします。

### 2枚目(自己紹介はマイクの移動含めてひとり10秒想定)

まず初めに自己紹介をします。
主にUIデザインを担当しました、東北大学大学院の横浜希です。

この日本地図を見てもらったら分かると思うますが、私たちは住んでいる場所、そしてや年齢も専攻もバラバラです。
さらにいうと、４人がリアルで会うのも今回が初めてです。

だからこそ、私たちならではの多様性を生かして、このサービスを実現へと導きます。

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最初に、この発表を聞いているあなたにお聞きします。

### 3枚目

「こんな会議の経験はありませんか？」

### 4枚目

忙しすぎて時間がなくて、会議がはじまってから資料を読み込んじゃった。
ついつい話が脱線したり、人によっては無駄話が止まらない。
参加する必要性が低い会議に呼ばれている。

### 5枚目

じつは私たちも先ほどのことが原因で、5h議論したのにも関わらず、結論の出ない無駄な会議をしてしまったことがあります。

### 6枚目

そこで我々は、無駄な会議をなくしたいと強く思うようになり、

### 7枚目

効率的な会議を行えるミーティングアシストサービス
「D-meeting」を開発しました。

### 8枚目

デモに行く前に、D-meetingの３つの特徴を紹介します。
1、たった3ステップで会議の事前準備が可能
２、誰もが同じ品質の会議が実現
３、会議中の脱線にBotが警告

### 9枚目
「デモ流す前に口頭で」
今回のデモ会議では、未踏クリエイターの交流を促進するための方法を探りました。
みなさんも、発表を聞きながら心の中で会議をしてみてください。

「デモ中」
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（早口めに）
それでは実際にD-ｍeetingを使った会議の一連の流れを説明します。
こちらがメイン画面になります。

最初にアジェンダ作成から説明していきます。
会議設計画面では、議題名や会議の種類、日時や場所など基本的な情報を入力していきます。

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続いてゴール設計です。議題とそれに対応する会議の着地点つまりゴールを入力します。
そして、議題のカテゴリー及び、１つの議題にかかるおおよその所要時間を選択します。

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続いて、詳細情報記入画面です。
事前情報では、話し合う上で必要となる情報や数字、これまで話し合われたことなどを記入します。

次に議論の論点を入力していきます。
論点とは、話し合う際に軸となる事項のことです。
結論を出す上で検討する必要のあることを入力していきます。

報告事項とは、とりわけ口頭で伝達する必要のある情報です。

このように「 たった3ステップでアジェンダ作成が完了します！

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最後に確認画面になります。
詳細を見るボタンを押すと

入力内容を確認することができます。

問題がなければ登録ボタンを押し、アジェンダ作成は完了です。

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続いて会議中に使用する画面です。
会議一覧画面から、使用するアジェンダを選択し、会議進行ボタンを押します。

ついに会議がはじまりました！

会議中は各論点に対しての結論を導くように議論が進行していきます。
この形式によって、会議を可視化し、話の脱線をしずらくします。

このように構造化することで「誰もが同じ品質の会議を実現することができます。」

（結論入力まで待つ！）
各論点に答えをだしたら、議題に対しての結論を入力します。
この際に、ゴールで設定した内容に沿た結論になっているかというのを確認しながら記入していきます。

最後に、会議後にやること、つまりネクストアクションを決めれば、
その議題に対する議論は終了です。

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次の議題に進みます。

先ほどと同様に会議を進めていきます。
先ほどから右下に緑色で表示されているダイアログは、Bot機能となっており
会議の状況に応じてメッセージが変わります。

今回のデモは
会議にとても手慣れた開発者がスムーズに（コピペで）会議を進めているので
順調に進んでいますとしか表示されていません（（笑））

実際の会議では、記入の手が止まったり、
次の議題に進まないなど
議論の流れが悪くなったときに
○○の話は進んでいますか？
といった、会議を促進するメッセージが投稿されます。

今回でいえば、「コロナ以前は交流の場があったが、それは何故か」の話は進んでいますか？などです。

まだ会議が続くので、先に宣伝します。
今回のデモ会議の議事録は発表の最後に共有するURLからアクセスできます。
皆さんも是非触ってみてください。
（待つ！）
また、現在、複数人での同時編集に対応できるように開発を進めています。
システムと参加者を大切に会議しましょう！

テロップ（また、同時編集はサポートしていないので一斉に触ると壊れます。
システムと参加者を大切に会議してね！）

そんなことを話しているうちに、結論の入力をしていますね。
今回のデモ会議では、未踏クリエイターの横のつながりを作るために、
交流会の仕組みづくりと、未踏オンラインとして様々なイベントを企画する！という結論になりました。

みなさんの中の心の会議の結論はどうなりましたか？

会議が終わりました！
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この画面はMarkdown形式の議事録を表示しています。
議事録生成ボタンを押すと議事録が自動でダウンロードされます。

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続いて山縣君お願いします。

## 構造化会議とは(hoppy)

### 10枚目

デモ動画で、アプリのイメージがわきましたでしょうか？
ところで皆様、型がない言語は不安になりませんか？
皆様がおそらくプログラムと同じくらい触れる時間が多いであろう、会議でも、型があったほうが安全に進めやすいと思いませんか？

ではここから、構造化会議という概念について説明していきます。

### 11枚目

我々はまず、実際に会社で行われている会議について知識が必要であると考えました。

### 12枚目

そこで、会議について課題を抱えている30社の社会人30人に、ヒアリングを実施しました。
会社で行われている会議の形式を知り、会社で行われている会議の本質的な課題を知ることで我々のプロダクトの方向性が見えてきました。

### 13枚目

ヒアリングの結果から、会社で行われている会議の課題の多くはこの3カテゴリーに分別されることが分かりました。
意思決定に必要な材料が足りないなどの準備不足。
無駄話が始まった時に止めることができないという話の脱線。
会議で何を決めたらよいか分からないというゴールの不明瞭さ。

### 14枚目

ヒアリング結果から、我々は、会議全体の流れと議題ごとの流れを型に落とし込むことでこれらの課題が解決できるのではないかと考えました。
また、議題のカテゴリーごとに、必要な情報を構造化し整理することで議題の進行を効率化できると考えました。

### 15枚目

我々が提唱する構造化会議とは、良い会議となる条件を4つに定め、これらの条件を達成し、また議題から議題へ脱線せずに進む会議です。
この構造化会議を、ソフトウェアで誰でも実現させることが我々のゴールと設定しました。

### 16枚目

従来の会議を車と例えると、我々の構造化会議は電車と例えるとイメージがしやすいと思います
自由度を下げる代わりに、ゴールへ一直線に進む会議を、我々はめざします。

### 17枚目

この構造化会議は全ての会議に使えるとは考えていません。我々はこの構造化会議のターゲットを、話が収束する会議と定義しました。
続いて機能説明です。寺門さん、三宅さんお願いします。

## 機能説明（2分半？）(lock)

### 18枚目
では、ここからは寺門と三宅がD-meetingの機能説明を行っていきます。

### 19枚目

D-Meetingは、会議設計支援、会議進行支援、議事録自動生成の三つのコア機能を持ちます。
この3つの機能について説明していきます。

### 20枚目

最初は会議設計支援機能です。

### 21枚目

1つ目の会議設計支援機能の概要を説明します。
会議設計機能では
・基本情報の入力
・議題とゴールの設定
・詳細情報の入力
の3ステップで簡単に議題を作成することができます。

### 22枚目

ステップ１の基本情報の入力です。
フォームに従って、会議の日時や開催場所、参加者など必須情報を入力します。

### 23枚目

ステップ２の議題とゴールの入力です。
こちらもフォームに従って、議題・ゴール・カテゴリー・時間についての情報を入力します。

### 24枚目

ステップ３の議題の詳細情報の入力です。事前情報や論点、参加者のロールを入力します。
このように構造的に会議設計を行うことで良い会議を設計することが出来ます。

### 25枚目

次に会議進行支援機能の説明をします

### 26枚目

会議支援機能では議題作成機能で
設計した流れ通りに会議が進行していくことを支援します。
具体的には効果的に会議を進めるために

事前に示した各論点に答えをだす
それらを踏まえて議題の結論を考える
そして、今後やるべきことの合意を得る

これらを入力する型を提供することで
ルールベースで効率的な会議を実現します。

## notch_man分（3分10秒）

### 27枚目

会議フレームだけでは議事通りの進行を行うことは困難です。

そこで、会議中の様々な事象に
機応変に軌道修正を行う
会議支援Botの開発を行いました。

Botにはいくつか機能の機能があります。

会議のガイド機能は、現在の議題・論点を表示し
会議の内容を再確認させる機能を提供します。

会議の進行促進機能は、会議中に話が止まりがちなケースにおいて
会議の進行を促すメッセージを表示します。

今回アプリ側で提供しているものは

- 一定時間キー入力がなかった時の議論停滞検知
- 想定時間を過ぎても次に遷移しない時の停滞検知

の2つのユースケースをリリースしています。

この他にも試験機能として

- 発言量から議論の停滞検知
- 発言内容の名詞からNGワードリスト検知による脱線検知

のアルゴリズムの実装を行いました。

### 28枚目

最後に議事録出力機能について説明します。

### 29枚目

議事録は、決定事項・ネクストアクション
などの情報を出力します。

従来、議事録作成の手間であった

- ある程度体裁を整える
- 必須事項のメモ

については、一連のプロセスがルールベースになっているので
全て自動で行うことが出来ます。
そのため、進行支援画面で会議を終えたら
その瞬間に議事録の作成も完了します。

これにより

- デザインを考えず
- 記入漏れを無くし
- 様々な形式に対応した

議事録をワンクリックで作ることができます。
ただ、これらを含めて技術的に多くの苦労がありました。

### 31枚目

では、ここからD-meetingでの技術、主に苦労した点について紹介していきます。

### 32枚目

議事録生成は

- データ集め
- 中間文章ファイルの作成
- 各文章ファイルに変換

の三段構成となっており、文章ファイルの変換処理はライブラリを使用しています。

ただ、アジェンダ・議事メモと格好良く書いていますが
実体はただのJSON!
大量のJSONから文章を組み立てるのはもの凄く大変でした。

さらに、中間データのmarkdown作成は
モデル毎に見出し・本文のルール付けを行って作っていきますが
ルール付けの後は愚直に記号を付けてファイルを作っていきます

ここのルール付けとスタイリングをある程度再利用させる設計が非常に難しかったです

また、ライブラリで文章を作る部分も
動作が重い、不安定という課題があり、ここの解消も大変苦労しました。

### 32-1

Botの中身も少し紹介します。
Botはアジェンダデータと入力中のデータを基に処理を行います。
裏側では、フロントから送られたキーの入力状態や議題進行状況などを処理します
フロントアプリとWebSocketは1会議専用のSocket通信を開通しやり取りをしています。

### 32-2

最後にインフラも紹介しておきます。
ただ、この図を見ても何も分からないと思うので
ざっくり説明するとこのようになっています。

バックエンドは

- Bot
- 議事データの登録・管理
- 議事録作成

のマイクロサービスとなっています
ここまででざっと技術についても触れさせていただきました
最後に効果検証、今後の展望です。山縣さんお願いします

### 33枚目

これらの機能を実装することはできました。
では、これらの機能は果たして世の中の会議で実際に活きるのか？効果検証を行いました。

## 成果検証(0:46)

### 34枚目

そもそも、我々も会議が上手くいかなかった経験があるので、まずは我々の会議が改善されるのか、定例会議で繰り返し使用し検証を行いました。
具体的には、会議が苦手な横浜がファシリテーターとしての役割を充分に果たし、会議に対して苦手意識を減らせたという効果が生まれました。

### 35枚目

実際に外部の組織でも使用してもらいました。
検証の結果、D-meetingを使い構造化会議を行うことで会議のゴールを見失わない、意思決定が円滑に進むという効果が生じることが明らかになりました。

### 36枚目

### 37枚目
D-meetingがこれからどこを目指すのか、今後の展望についてお伝えしたいと思います。

### 38枚目

まずはサービスを世に出す準備を進めたいと考えています。
ヒアリングや検証の中で要望が多かった、参加者がどのような役割なのかを示す、ロール機能の追加、SlackやTeamsとの連携機能の実装を優先して行う予定です。
また、現在意思決定については型化ができていますが、それ以外のカテゴリーにおいては型化ができていません。どのようなカテゴリーがあり、どのような型が必要なのか、ヒアリングを進め考察していきます。
さらに、会議設計を行うのが難しいという声がいくつかあったため、会議設計を行いやすくなるようUIUXの改善、導入用ガイドラインの製作を進める予定です。

### 39枚目

まずはD-meetingの導入企業の意思決定会議において、無駄な時間がなくなることを目標としています。
その後、導入企業の構造化可能な会議のすべてが効率化されていることを目標とし、最終的には必要最低限の会議のみが行われている世界の実現を目指しています。

### 40枚目

D-meetingは構造化会議、D-meetingにより日本の列車のように安心安全な提供を目指し、これからもブラッシュアップを進めていきます。

### 41枚目

最後に、D-meetingの開発・広報に協力してくださったすべての方々に感謝を申し上げ、発表を締めさせていただきます。ご清聴ありがとうございました。

ご清聴ありがとうございました！冒頭のデモで使用した会議・議事録はこちらから確認いただけます。
以下の招待リンクからご参加ください。
https://d-meeting.com/1b55cfde-ed05-4887-a0e7-4d8a2f4e2339/invite