# Bewerbungsgespräche per WebEx

Bereits nach wenigen per WebEx-geführten Bewerbungsgesprächen wird deutlich, dass dieses virtuelle Format dringend /zwingend geregelt werden muss (sh. weiter unten das Protokoll der ersten Gespräche in diesem Format).

Wir (PR-TAP; GB) identifizieren insbesondere folgende Aspekte:

#### Technische Rahmenbedingungen
- Verbindung / Bandbreiten müssen ausreichen
- Randzeiten nutzen
- mgl. nicht Di./Mi./Do.
- mgl. nicht zwischen 10-15 Uhr
- alternative Kontaktmöglichkeiten anbieten
- Gespräche via Telephon (als Alternative)
- Prüfung, dass Mikro und Kamera funktionieren, VOR Beginn des offiziellen Gesprächs!
- Bewerber_innen müssen im Bedarfsfall Präsentationen hochladen/teilen/präsentieren können (im Sinne von Befähigung UND technische Voraussetzungen dazu haben)
- für Probleme sollte bereits im Vorfeld Hilfe angeboten werden (Barrierefreiheit).
- während der Verfahren sollte ein Support bereitstehen. Zumindest sollte ein Technik-Support telefonisch erreichbar sein.

##### Offene Fragen
- Was passiert bei technisch bedingtem Abbruch des Gesprächs?
- Mit der Einladung bereits Empfehlungen zur technischen Ausstattung (z.B. Headset, Mikro-Einstellung, Wie lade ich PP hoch?, ...) an Bewerber_innen geben?
- Was passiert, wenn das notwendige Equipemt bei den Bewerber_innen fehlt?
- Wer ist die telefonische Ansprechperson? (vor allem kurz vor und während des Verfahrens)

#### Zeit / Taktung
- zwischen den Gesprächen sind hinreichend Pufferzeiten einzuplanen (jeweils mindestens 15-20 Minuten)
- technische Probleme müssen VOR Beginn des offiziellen Gesprächs gelöst werden
- Zeiträume zwischen den einzelnen Gesprächen zum Austausch innerhalb der Kommission müssen eingeplant werden. Zudem sollte abgestimmt werden, "wo" der Austausch stattfinden soll.

##### Offene Fragen
- Wer organisiert die Termine und Räume?
- Wer lädt zu den Gesprächen ein und ist für die "Gestaltung" der Einladung zuständig? Bislang übernehmen das die inhaltlich Verantwortlichen oder es kommt zu verwirrenden Doppelungen (z.B. Termininierung mit Personalabteilung UND inhaltlich Verantwortlichen).

#### Kommunikative Rahmenbedingungen
- Beteiligte sind im Umgang mit dem Format unterschiedlich versiert/sicher
- Zu Beginn müssen alle relevanten Aspekte adressiert werden
-- Sicherstellung einer ungestörten Gesprächssituation in den nächsten X Minuten.
-- Erklärung, was passiert, wenn Verbindung abreisst.
-- Datenschutz: Kein Mitschnitt!
-- Dokumentation
- Mikro stummschalten, wenn kein Redebeitrag ansteht. Ggf. erteilt Gesprächsleitung das Wort.

##### Offene Fragen
- Wer dokumentiert die Verfahren?

#### rechtliche Aspekte
- Rechtssicherheit der Verfahren
- Schutz vor Konkurrentenklagen qua Dokumentation
- Wann und in welcher Form muss eine Alternative angeboten werden? z.B.
- Wenn aufgrund technischer Störungen ein Gespräch nicht stattfinden kann.
- Wenn keine Barrierefreiheit gewährleistet werden kann
- Wenn auf Seiten der Kommission technische Schwierigkeiten auftauchen

##### offene Fragen
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#### Barrierefreiheit
- Zugang zum System
- Berücksichtigung besonderer Belange
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##### Offene Fragen
- Ist Zugang zum Gespräch unter allen denkbaren Umständen möglich?
- Falls nein: Gibt es Alternativen?

#### Datenschutz
- Kein Mitschnitt, keine Aufzeichnung
-- zu Gesprächsbeginn zusichern und dokumentieren
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##### Offene Fragen
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#### Zuständigkeit
- Zum Verfahren gehören
-- Terminierung der Gespräche
-- Einladungen an Bewerber_innen senden
-- Einrichtung der virtuellen Räume (host)
-- technische Prüfung (insb. Mikro/Kamera) Hinweis: Da für jedes Gespräch ein neuer "Raum" eingerichtet werden muss, könnte der jeweilige technische Check mit Bewerber_innen in der Pause von dem nächsten Gespräch von der zuständigen Abteilung durchgeführt werden.
-- Verfahrensdokumentation (Rechtssicherheit) Hinweis: Diese kann nur durch eine "neutrale" Person erfolgen, nicht durch andere Verfahrensbeteiligte. Zur Dokumentation gehört mindestens die Protokollierung von Begrüßung/Belehrung, Fragen/Antworten und Erläuterungen zum weiteren Verfahren, außerdem eine Aussage über die "technischen Umstände".

##### offene Fragen
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##### Sonstiges
- wie können Testaufgaben gestellt werden?
- wer ist für die Durchführung dieser zuständig?

Unsere dringende Empfehlung:
Personalabteilung ist zuständige Abteilung.
Vorteile:
- Wachsende Expertise
- Beachtung von Standards
- Verfahrensdokumentation durch "neutrale" Stelle

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Thomas:
Dokumentation mehrerer Vorstellungsgespräche im Format eines WebEx-Meetings aus technischer/ organisatorischer Sicht.

Vorgabe für die Durchführung der Vorstellungsgespräche war seitens der Dienststelle, dass die Gespräche in Form eines WebEx-Meetings statt zu finden haben. Der Grund dafür waren die Hygienebestimmungen des Präsidiums im Kontext der Covid19-Pandemie.
- Die Bewerber wurden zunächst zu dem Vorstellungstermin eingeladen, mit dem Hinweis, dass zu dem Ablauf des Verfahrens zu späterer Zeit noch eine Einladung folgt.
- Es wurde für jedes einzelne Vorstellunggespräch zu einem einzelnen Meeting eingeladen.
30 Minuten Meeting, dann 15 Minuten Pause (mittags mehr).
Begründung: Die Bewerber sollen sich nicht begegnen. (wie im Realen, so auch nicht im Meetingroom)
- Die Meeting-Einladung ergeht aus der Planung des Meetings per automatischer Mail an die Bewerber.
- Zu Beginn der Vorstellungsgespräche erfolgte eine persönliche Vorstellungsrunde, weil sie die Virtualität zwar nicht aufhebt, aber das Ganze etwas persönlicher macht.

Zwischen den Meetings wurde nach dem Verlassen der BewerberIn, die Pause in dem aktuellen Meeting zur Aussprache genutzt.
Begründung: Wenn das neue Meeting gestartet ist, kann sich die eingeladene KandidatIn schon anmelden.
Alle Kandidatinnen scheinen Vorerfahrungen mit Webkonferenzen gehabt zu haben, wenn auch nicht mit diesem WebEx System
Kandidatin 1 wurde nur mit einem blauen Bildschirm angezeigt.
Fehler: Sie hatte Ihre Kamera mit einem Aufkleber abgeklebt.
Kandidatin2 keine Einstiegsprobleme.

Kandidatin3 aus H. konnte kein Video übertragen.
Fehler: vermutlich hat sie eine zu schlechte Internet-Verbindung

Kandidatin4 ohne Probleme bei der Anmeldung. Schlechte Sprachqualität.
Fehler: Vermutlich hätte ein Headset Abhilfe geschaffen. Die Bandbreite schien aber auch nicht groß genug zu sein.
Kandidatin5 hatte kurzzeitig Probleme die Kamera zu aktivieren.
Mangelnde Übung/ ungewohnt.

Tag 2

Es gab keine Einwahlprobleme.

Ab ca. 10:30 Uhr wurde die Verbindung deutlich schlechter. Bis auf die 2 Abteilungsvertreterinnen und die jeweilige Kandidatin haben alle anderen ihre Kameras und Mikrofone abgeschaltet um die benötigte Bandbreite zu minimieren.
Ursache war eine deutschlandweit hohe Systemauslastung. Ähnliches ist in den „Hauptarbeitszeiten“ allerorts erkennbar. Es ist angeraten, wenn möglich Zeiten zwischen 10:00 Uhr und 15:00 Uhr zu meiden.

Fragen:
- Wie war es für die Abteilungsleiterin neben der Gesprächsführung auch das Management der Meetings zu übernehmen?

Mehr Zwischenzeit einplanen, Webex Einladung „schöner“ machen, Puffer einplanen, unbedingt Termine mit Inken absprechen (erst einladen wenn Termine klar sind), Für Probleme im Vorfeld Hilfe anbieten (Barrierefreiheit), Plan B (Telefon-Nr.),
Im Meeting die Wortweitergabe aktiv erteilen.

- Waren die KandidatInnen verunsichert durch die Situation?

In diesem Fall war den Kandidatinnen keine Verunsicherung anzumerken, da unterm Strich alles geklappt hat und auch die Kandidatinnen mit der Abteilung bekannt waren. Man kann es sich aber durch aus vorstellen, dass es bei weniger geübten Kandidaten zu Verunsicherungen kommen könnte. Insbesondere wenn es zu keiner Brauchbaren Verbindung kommt.
Um eine Angreifbarkeit des Verfahrens zu minimieren sollte geklärt sein, wie man mit nicht zustande gekommenen Gesprächen verfährt (Verschiebung) etc.. Wie sieht es mit Barrierefreiheit aus?

Max. 6 User ist die Empfehlung
Möglichst Randzeiten auswählen. Vor 11:00 Uhr und ab 15:00 Uhr / nicht Di.Mi.Do..