---
tags: forum ouvert
---

-------

# bilan séminaire Grand R 18 janvier 2023

## ordre du jour
- bilan / retrospective 9h45>10h30 ==45min==
- proposition d'évolution du groupe 10h30>11H ==30min==
- pause 11h>11h15 ==15min==
- blason organisation du groupe (finalité, règles, outils / rencontres...) 11h15-12h ==45min==
- clôture / célébration 12h-12h30 ==30min==

## prépa

### bilan 9h45 > 10h30

> **Les temps de rencontre du projet**
>- COPIL 6 juillet
>- COPIL 7 septembre
>- COPIL 3 octobre
>- journées Grand R 25 et 26 octobre
>- COPIL 9 décembre
>- COPIL du 18 janvier
>==5 COPIL + 1 séminaire==

- intro faire réécouter les mots de bilan du séminaire (mp3)
- rappel des rendez-vous réalisés (3 copil de prépa / journées / 2 COPIL debrief / bilan)
- petit mot d'intention (Bérengère): moment charnière (fin du projet "séminaire Grand R, début d'une nouvelle organisation ?")
- exercice de retrospective sur le groupe COPIL (Maëlle) (30min)
- modèle A3 bateau) processus 1,2,4,8 > écrire directement sur le modèle les idées clés sans omettre les émotions (principe du tête -coeur- jambes ou encore le j'ai compris, je ressens et je vais faire)

### proposition d'évolution du groupe 10h30 à 11H00

9 décembre nouvelle proposition qui a émergé, l'idée c'est de la valider ensemble aujourd'hui et de travailler pour les membres, sur le groupe, son fonctionnement...et pas les actions ! (On prend de la hauteur pour s'organiser pour la suite)
* Compte-rendu des quelques points émis en COPIL du 09 décembre (passage de la parole à qui était présent comme Jean-Mark ou Sylvie)
* Compte-rendu d'une réunion avec SRFD pour la commande qui est pasée au COPIL (ouvrir Résana et présentation des documents déjà rédigés):
:::success
Commande du SRFD au COPIL : visibilité des actions et livrables, valorisations ?
Parce que le SRFD a un besoin de voir clair dans les actions et de formaliser les actions pour l’ensemble du plan d’action
:::

- temps dédié sur "consentement" à continuer à oeuvre dans le groupe :
- j'en suis
- j'en suis pas mais je vous soutiens !

### pause 11h>11h15
### organisation du groupe 11h15 à 12h00
Et si on créait notre arboretum ?

**1ère infos clés du groupe**
- sa mission = quel est l'objectif commun ?
- son nom
- ses racines
-

**devise**
- les principes (convivialité ? confiance ? franchise ?...)
- les ingrédients du copil jusqu'ici qui sont à conserver (les "pépites")

**les ressources**
- sur quel volume de temps je m'engage pour l'année à venir? (préparation + temps de réunion + éventuellement d'autres tâches liées aux projets)
- quels moyens ?
:::info
Déjà évoqués
:::
- Mise à disposition d'un espace Résana, Tchap,...
- mobilisation possible de formation(s), mise à dispo de ressources, propositions (CODEV par ex.)
- Avoir un temps dédié lors de certaines réunions mensuelles pour faire que le COPIL ait la parole.

**motivations**
- quel(s) intérêt(s) pour chacun·e d'y participer ? (les personnes s'expriment + propositions Bérengère: idée CODEV par ex.)

**modalités de fonctionnement**

- qui est dans le groupe (composition et taille)? entrées / sorties ? (cooptation ? 1 personne sort et trouve la personne remplaçante ?)
- la durée de cette "version" du groupe (proposition 1 an - nouveau point sur le groupe en lui-même en janvier 2024)
- modalités de prise de décision (quelle méthode ?)
- qui coordonne (rôle tournant ? modalités?)

-L'orga
- rencontres (rythme ? lieux ?)
- partage d'informations dans le groupe
- prise de notes collaborative et CR des réunions (fiche compte rendu modèle) ?
- document type tableur "relevé des décisions"?
- comment le groupe visualise l'avancée des tâches ? (tableau de suivi ?)

**infos accessibles depuis l'extérieur**
- stocke et met à disposition / rend visible les informations auprès des personnes qui sont / qui ne sont pas dans le groupe ?

**tâches de coordination du groupe**
- Définir les objectifs
- Rappeler les objectifs (être la mémoire)
- Répartir les tâches
- Assurer la cohérence des actions
- Réaliser les tâches critiques (celles qui n’ont pas le droit d’échouer)
- Identifier les tâches non réalisées
- Vérifier la réponse aux objectifs
- Faire la synthèse des actions et des échanges
- Valoriser les actions à l’extérieur
- Faire converger les intérêts des membres
- Faciliter l’implication des membres
- Définir qui coordonne

### clôture / célébration

==todo Bérengère penser à réserver chez Honoré==

---------------------------------------------------------------
# Préparation Séminaire Grand R

:::success
- les jardins de l'anjou: https://www.jardinsdelanjou.fr/seminaires/

- Prépa jour 1:https://app.sessionlab.com/sessions/ndwFJr?tab=notes

- Prépa jour 2:https://app.sessionlab.com/sessions/QXPaPr?tab=notes

- [Lien dossier avec les documents pour le forum ouvert](https://cloud.ouvre-boites44.coop/index.php/s/jLTtSMLHXndnn2z)
- [Lien dossier IMPRESSION DES DOCS](https://cloud.ouvre-boites44.coop/index.php/s/9K395GLDDRR9rY4)
- [Lien pad co-écriture discours ouverture](https://hackmd.io/@maellevb/redac_discours_intro)

- [ressource colibri fiche pratique forum ouvert](https://www.colibris-lemouvement.org/sites/default/files/content/forumouvert_fiche_pratique_19052017_1.pdf)
:::
# Prépa vendredi 09 décembre:
Commener par recueillir pépite/ caillou des membres présents (qui seront affichées en réunion mensuelle juste ensuite)
- [ ] Faire tableau récap des Ateliers pour plsu de lisibilté
- [ ] Faire bilan financier
- [ ] Faire point sur actions PREA avec David Marchegay Prévu le 08/ 12

# prépa mercredi 12 octobre

- inscriptions en cours: : pour l'instant 40 personnes inscrites + lycée du Mans à venir
- invitation en cours équipes
- lieu
- déroulé détaillé + matériel
- prépa des supports et rédac du discours d'intro

## todo en fin de journée et après
- envoyer un mail au COPIL pour :
- les inviter à commencer à réfléchir à des idées d'ateliers / discussions
- faire un rappel sur chacun amène quelque chose pour l'apéro https://resana.numerique.gouv.fr/public/document/consulter/3658077
- préparer kahoot / klaxoon "Qu'attendez-vous de ces journées" (Bérengère)
- échange AGNES LENNE pour porter atelier causerie et lui expliquer comment mener le truc (discussion à 2, point de rdv sur l'espace de discussion etc., compte rendu du moment)
- vendredi Maëlle: préparation des affiches / supports avec logo (dont une affiche "murs des sujets" Maëlle) + 2ème asse sur le discours

## à noter sur le lieu
- sur les murs patafix
- un micro à disposition + vidéoproj
- tables / chaises à dispo pour 80 pers.
- la salle fait 160m2
-

## liste de courses
- patafix
- paperboards mobiles "tableaux ardoise office dépôt ou top office:
- https://www.top-office.com/chevalet-de-table-20-feuilles-unies-95-recycle-bi-office.html?msclkid=13901e7afe3c1649a7b27d3c748518ed&utm_source=bing&utm_medium=cpc&utm_campaign=Shopping-BA-Catalogue&utm_term=4576029959685188&utm_content=Tous%20les%20produits&addnowh=15772
- https://www.officedepot.fr/tableaux-ardoises/6351-post-it-3m-chevalet-transportable-58x50cm-post-it.html
- https://www.officedepot.fr/tableaux-ardoises/11590-bi-office-tableau-chevalet-d-appoint.html
- crayons cire
- étiquettes pour les prénoms noms en tissu
- 2 ramettes
- post-it 3 couleurs différentes

## à emporter avec nous

### Bérengère
- Bérengère: 2 ordis DRAAF
- 1 prise multiple
- 2 ramettes de papier imprimante
- stylos bille (Bérengère)
- les documents du forum ouvert imprimés
- les mots clés et captures des travaux du copil (convivialité et photo du copil 3)
- une agrafeuse pour la salle des nouvelles

### Maëlle
x une imprimante
~~1 ordi linux~~ Fabien en ramène 2
x 1 prise multiple + 1 rallonge
x 5 clés USB
x une agrafeuse pour la salle des nouvelles

### Fabien
- une enceinte portable (Fabien ?)
- 1 ordi avec une session temporaire forum ouvert avec seulement libre office + 1 fichier

### liste

- prints forum ouvert:
- banderole "Comment mettre en action et faire vivre Grand R"
- lois & principes en plusieurs exemplaires pour en disséminer dans l'espace
- les affiches d'espaces : place du marché, salle des nouvelles, le journal, 8 espaces de discussion numérotés
- kits "responsable d'atelier" (rôle / consignes + compte-rendu)
- conducteur Maëlle + Bérengère

## déroulé en vrac
- 8 espaces de discussions l'après-midi
- 4 espaces le lendemain (à revoir le soir)
- Prévoir un temps de négociation pourle planning

# COPIL DU 03/10 : 14h>16h45

## prépa du COPIL

3 vidéos de présentation du forum ouvert, choisir une ou deux vendredi lors échange tél

{%youtube xZHfoVs5CUA %}
> vidéo ci-dessus explique les principes et les lois en détail

{%youtube zVMorHNFs-o %}
> vidéo ci-dessus explique le principe global (avec une phase divergence et une phase convergence) + 4 facteurs clés de succès...mais c'est un peu une pub pour les artisans du changement.

{%youtube F8KQ7ABJbjA %}
> la vidéo ci-dessus présente les principes + un exemple avec des retours d'expériences des participants au sein d'un contexte collectivité / agents publics...

## programme

### temps d'accueil 14h>14h15
- présenter le déroulé

### 14h15>14h45 / 1ère partie : lever les freins, les inquiétudes, répondre aux questions qui piquent

#### 15min> débat mouvant: convocation ou invitation ?
:::warning
- :timer_clock: 15min
- :warning:rappeler que fin septembre il faut qu'une convoc ou invit soit envoyée, Bérengère prend en charge la rédac.
:::

- 1: poser la question: convocation ou invitation?
- 2: les gens se placent d'un côté CONVOC ou d'un côté INVITATION
- 3: rappeler les règles du débat:
- tout le monde peut s'exprimer pour exposer les arguments de chaque camp, on s'écoute (on ne se coupe pas la parole), on a le droit de changer d'avis (et donc de bouger d'un camp à un autre). A la fin du temps donné (10min), on va prendre une décision.
- 4: ding dong 10min: on repose la question: cette fois-ci c'est la prise de décision, chaque personne se positionne définitivement. Le camp où il y a le plus de personnes l'emporte.

- nouveau temps fin de session pour présenter le flyer + des consignes pour partager l'info

#### 15min > débat mouvant : Présence ou non Bérengère et Maëlle le soir ?

débat mouvant même topo !

### 14h45 - 15h45 atelier: les liens hiérarchiques en présence durant ces 2 journées ?

:::info
méthodo
[wHAT I NEED ](https://www.liberatingstructures.fr/what-i-need-from-you-winfy/)
+ [now what](https://www.liberatingstructures.fr/what-so-what-now-what-w3/)

:::

méthodo WINFY puis Pour finir avec **le now what** sur les besoins exprimés qui si accord du groupe serviront de principes affichés dès le départ du séminaire...
"En fait ce que vous venez de vivre permet de commencer à définir le cadre de travail"

- 3 groupes:
- Autorité académique: DRAAF SRFD (4 personnes)
- Directeurs epl(3)
- Directeurs de centres (5)

:::warning
**consignes**
- poser le contexte: les liens hiérarchiques en présence pour le séminaire peuvent agir comme des freins ou des leviers pour collaborer ensemble pendant le séminaire. L'idée c'est de travailler ensemble à exprimer et prendre en compte les besoins de chaque "groupe" pour progresser ensemble à travers les silos fonctionnels (lien avec l'objectif "Partager les réalités et besoins de chacun").
- Établir 2+2 besoins prioritaires (posture, attitude) que vous souhaitez que les autres groupes prennent en compte :
- 2 besoins à prendre en compte par le groupe XX
- 2 besoins à prendre en compte par le groupe XY. Pensez posture, attitude,... Les besoins doivent être exprimés avec tact par des phrases qui commencent par : **« Ce dont j’ai besoin en priorité de la part du groupe [....] pour assurer collectivement un cadre de travail serein pendant le séminaire c'est…........ »**
- :warning: formuler les besoins de sorte que les seules réponses possibles soient OUI ou NON ou JE VAIS ESSAYER
- choisir un porte-parole pour présenter les 2+2 besoins aux autres porte-paroles.
- On se place en 2 cercles, les portes paroles cercle central


- Chaque porte parole présente les besoins du groupe aux autres portes paroles. Pendant ce temps on écoute, personne n'intervient ni n'argumente. Les groupes prennent en note les besoins exprimés. (laisser la place à possible échange pour reformulation si manque de clarté)
5 à 10 minutes
- Les groupes DRAAF, D1 et DR centres se reforment pour envisager comment prendre en compte les besoins et **formuler une réponse qui ne peut être que OUI/ NON ou Je vais essayer**
- Retour en configuration porte-parole pour apporter la réponse :
- S'adresser à un seul porte-parole à la fois, chaque porte-parole répète les deux demandes qu’il leur ont été adressées puis partagent leur réponses (Oui, Non, Je vais essayer). Pas de discussion, pas de blablab. ! 10 minutes
- Débriefing : Now What? Est-ce qu'on est ok pour afficher ces besoins et leurs réponses commes principes partagés par le groupe d'organisation pendant le séminaire 15 minutes.
:::

### Pause 15min 15h45>16h

### 16h>16h30: le cadre de travail: forum ouvert / méthodos

:::info
**to do**
- imprimer :
- vidéo forum ouvert
- flyer
- planning prévisionnel des journées grand R

:::

- présentation du format d'animation des journées grand R : le forum ouvert :
- c'est quoi ? (visuels, vidéo...)
- comment ça se déroule ?
- les principes (visuels, vidéos)

- déterminer 3 ateliers du début de l'aprèm J 1
**- J1**:(carto, WINFY, Heard seen respect/écoute active avec partage de moments plutôt difficiles....):
- 2 créneaux de discussion de 2 x 30 minutes de 16 à 17h avec des sujets proposés en début d'après-midi
- 17 à 17h30 on finit les compte-rendu, on affiche dans le journal
- 17h30 - 18 retour en collectif pour choisir les coups de coeur pour les 10 sujets à creuser le lendemain. Il n'y a rien d'exclus
- **J2**: Reprise à 9H
- 2 slots d'1h15 puis journal
- Reprise en collectif avec clôture sur le plan d'action
- imprimer les recettes
- définir 3 binômes en charge d'organiser et animer les ateliers du début J1 et mot de la fin COPIL + Facilitatrices

### 16h30 >16h45 clôture : atelier/ comment donner envie de participer / voir méthodo > le flyer
- 5 clôture (5min max): la suite ? brainstorming: papier post it: vos idées pour donner envie aux autres collègues des équipes de direction de participer !

----

# Débriefing COPIL 7 sept.
2 objectifs clairs :

- partager les réalités et les besoins de chacun et favoriser une meilleure transversalité
- Comment faire fonctionner le réseau EAP Grand'R ?
- Quel modus vivendi ?
- Les objectifs prioritaires

Opportunité de faire du lien et de se connaître avec importance de fabriquer de la confiance

Proposition : cartographie de mon EPL !
carte régionale au final

# copil du mercredi 7 septembre 13h45 à 16h

### 13h45 - INTRO
:::warning
:timer_clock: 15min
:::
:::info
mémo: utiliser le bateau pour remetrre en mémoire le travail réalisé lors 1ère séquence.
:::
:::success
répartition rôles:
- Prise de parole intro Bérengère
- puis Maëlle se présente
:::

- mot du DRAAF ?
- inquiétudes exprimées la dernière fois notamment sur les objectifs: c'est la première chose sur laquelle on va travailler.
- rapide prés du déroulé de l'après-midi
- place / posture de Bérengère: facilitation
- présentation Maëlle

### 14h - Atelier : définir les objectifs
:::warning
- :timer_clock: 1 heure
- méthodo: 1,2,4 tous + vote par gommettes pour définir et formuler 3 objectifs (max)
- ressources méthodo: [liberating structure 1,2,4 tous](https://www.liberatingstructures.fr/1-2-4-tous/)
:::

:::info
matos à prévoir:
- [Bérengère] feutres, post-its, gommettes, grandes feuilles paperboard, scotch, cibles et consignes imprimées
- [Maelle] ~~consignes sur un A3 > fichier à envoyer à Bérengère pour impression~~ ok
:::
:::success
répartition rôles:
- Maëlle : prés rapide de l'atelier:finalité, méthodo, déroulé puis dire les consignes et gérer le timing pour chaque phase
- Bérengère : install de l'espace, gestion du matériel, naviguer dans les groupes pendant la phase 2 pour soutenir, débloquer, aide à la formulation si besoin... puis facilitation des échanges phase 3 collective (synthèse et regroupement des idées, aide à la formulation...)
:::

### déroulé
**O- Présentation atelier**
> méthode d'intelligence collective pour formuler les objectifs à partir des idées et propositions individuelles

**1 - Phase 1 réflexion personnelle**
La question : **"Selon vous quels sont les objectifs de ces 2 jounées Grand R ?"**
- réflexion personnelle: 2/3 min noter vos idées sur une feuille / post-it

**2 - Phase 2 - mise en commun et formulation en groupes**
3 groupes de 4 : 15min (5min de rab possible pour synthétiser) pour définir 3 objectifs

**3 - Phase 3 - convergence et prise de décision**
- chaque groupe présente ses idées tour à tour, 1 personne porte parole, déposer leurs post it sur un tableau (une idée par post it): 5min/max par groupe
- échange / synthèse: est-ce qu'il y a des similitudes ? ...identifier les propositions similaires, grouper et reformuler si besoin - 10min

- choix / vote du groupe par gommettes - 5min
- 3 gommettes par personne, à disposer sur un ou plusieurs objectifs qui pour vous, semblent les plus importants pour ce séminaire.
- Les objectifs retenus sont ceux qui recueillent le plus de gommettes.
- On place les objectifs sur les feuilles cibles, ...et on se félicite d’avoir réalisé ce travail ensemble !

### 15h - pause 10min

### 15h10 - 2ème partie: lever les freins, les inquiétudes, répondre aux questions qui piquent

:::warning
- :timer_clock: 30min
- méthodos: débat mouvant
:::

:::info
matos à prévoir:
- [Bérengère] prévoir dans l'install de la place pour débat mouvant, ficelle pour démarquer les 2 groupes, post-it + feuilles pour le brainstorm de clôture convoc/invit
- [Maelle] pad de prise de notes
:::

:::info
matos à prévoir:

:::
:::success
répartition rôles:
- Bérengère : install de l'espace, consignes et facilitation
- Maëlle: gestion du timing et prise de notes des arguments exprimés par les 2 camps pour mémoire collective (pourquoi on a pris cette décision)
:::

**à dire dans les consignes du débat mouvant**
les ingrédients pour que ça fonctionne bien ensemble: écoute, confiance au collectif et respect de la décision prise ensemble

#### round 1: convocation ou invitation ?
:::warning
- :timer_clock: 15min
- :warning:rappeler que fin septembre il faut qu'une convoc ou invit soit envoyée, Bérengère prend en charge la rédac.
:::

- 1: poser la question: convocation ou invitation?
- 2: les gens se placent d'un côté CONVOC ou d'un côté INVITATION
- 3: rappeler les règles du débat:
- tout le monde peut s'exprimer pour exposer les arguments de chaque camp, on s'écoute (on ne se coupe pas la parole), on a le droit de changer d'avis (et donc de bouger d'un camp à un autre). A la fin du temps donné (10min), on va prendre une décision.
- 4: ding dong 10min: on repose la question: cette fois-ci c'est la prise de décision, chaque personne se positionne définitivement. Le camp où il y a le plus de personnes l'emporte.

- 5 clôture (5min max): la suite ? brainstorming: papier post it: vos idées pour donner envie aux autres collègues des équipes de direction de participer !

#### round 2: les liens hiérarchiques en présence durant ces 2 journées ?

:::warning
- :timer_clock: 30 min
:::
- méthodos: brainstorming

- 1: Temps de réflexion individuelle : quels avantages et quelles difficultés ?
- 2: Tour de table pour mise en commun

- 3 clôture (5min max): la suite ? décider qui lui annonce et comment: poser la question au groupe. (si personne ne se positionne on passe et on repose la question en fin de session)

### 15h45- 3ème partie: clôture et planif
:::warning
- :timer_clock: 15min
:::
:::info
matos à prévoir:
post-it 2 couleurs : pépites / cailloux, feutres, feuille paperboard, agendas
:::
:::success
répartition des rôles
- Prise de parole Bérengère rappel objectifs retenus + décisions choisies + proposition prochaine date et planif
- Maëlle : consignes + anim pépites cailloux
:::
- Rappel objectifs retenus (cibles)
- Rappel sur les décisions choisies(chemin)

- Pépites/ cailloux: valorisation du travail réalisé par le COPIL

- proposition de prochaine rencontre sur définir cadre de travail pendant le séminaire + planification

____
# ressources

formats / méthodos intéressantes liberating structures:
- [what so what now what](https://www.liberatingstructures.fr/what-so-what-now-what-w3/)
- [1,2,4 tous](https://www.liberatingstructures.fr/1-2-4-tous/)

# irritants / échanges avec Mr Jacquemin 20/09

> liens hiérarchiques
> convocation / invitation
> liens liés à l'event en lui-même (période de congés)
> le fait que ce soit en plus du travail habituel notamment pour les directions d'EPL (pas sûr que tout le monde puisse participer période chargée)et d'exploitation
> le fait qu'ils ont pas trop le temps déjà de réfléchir au sein de leur établissement, pas très utile de le faire en région ??

> irritants EPL / direction académique : le fait que chaque EPL reparte de son côté sans voir quel enjeu pour l'EA....un peu dans le chacun pour soi.
> Flagrant en matière de comm, chacun communique de son côté (les outils nationaux ou mutualisés ne sont pas utilisés)
> sur la carte de formation aussi, chacun se regarde en chien de faillance, discussion difficile entre certains établissements

- on ne ressent pas la synergie entre les EPL , différents centres. Exploitation agricoles sous exploités de façon pédagogique - trop de contraintes perçues par les enseignants dans les exploitations.
- refus de mixité dans les classes scolaires + apprentis...dommage qu'il n'y ai pas d'échange entre les lycées et les CFA sur ce point. Echange de pratique serait super pour permettre à toustes de s'enrichir
- ateliers technos
- lien entre Secrétariat général et exploitations (cantines etc.), SG peut être aussi ressources pour optimisation de l'occupation des locaux par exemple

- la question des moyens surgira (pour les lycées, cela pourra être par exemple la DGH, moyens matériels, injonctions contrats niveaux national sans priorisation > une attente pour aider à prioriser les sujets ?)
- autorité académique VS établissements : enseigner à produire autrement, intégrer les orientations inéluctables, numérique / changement climatique etc. réponse mécanique à minima Les éts ne priorisent pas ces sujets et ne sont pas force de proposition. Indicateur sur le sujet : réunion sur ce sujet, 1 tiers des établissements ont répondu présents seulement.
Pas de communication sur des sujets pourtant porteurs

- période covid va ressortir sur le fait que les consignes changeaient d'une semaine sur l'autre, pas en cohérence avec les consignes régionales...ce serait bien que si ça sort ce soit de aussi de la reconnaissance de "on en est sortis...et bien"

- la RH et le manque de répondant du niveau national sur des situations problématiques (retard de prise en compte d'un avancement, heures pour la mobilisation des examens, dossiers individuels qui trainent...qui surchargent le travail des directeurices adjoint·es)