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# L’archiviste, gardien de l’information et passeur de flambeau de documents pérennes.

Selon Couture & Rousseau[^6],
> “ce n’est pas une fin en soi d’acquérir, de traiter et de conserver des archives. L’objectif ultime de l’archiviste est de rendre accessible et de préparer à une diffusion les informations qu’elles renferment”.

A l’ère du numérique, les archivistes sont confrontés à des problématiques complexes pour parvenir à pérenniser l’information. Les archivistes doivent s’assurer de se positionner pour les bons sujets aux moments adéquats.

## L’archiviste, un acteur indispensable dans le processus de création de SI et/ou SAE.
La dématérialisation et l’arrivée de documents numériques amènent la question du traitement et du stockage des documents produits. Cet enjeu reconnu par les professionnels du métier de l’information et par les chercheurs a fait émerger une norme internationale : Modèle de référence pour un système ouvert d’archivage, appelée plus simplement modèle O.A.I.S . Cette norme est maintenant enregistrée sous ISO 14721. Claude Huc indique dans le papier [Archivage numérique](http://www.universalis-edu.com.ezproxy.u-bordeaux-montaigne.fr/encyclopedie/archivage-numerique/) que dans le cadre d’un SI vu comme un système, l’Archive est définit comme
> “une organisation dont la vocation est de préserver l’information pour permettre à une communauté d’utilisateurs cible d’y accéder et de l’utiliser”.

L’archivage dit numérique s’inscrit donc, selon lui, dans les principes fondamentaux du métier d’archiviste.
Ce modèle O.A.I.S n’est pas le système d'accueil de stockage de documents, ni un outil de gestion documentaire. Cette norme vise à tracer les grands points de la mise en place d’un système afin de déterminer ses fonctions, ses responsabilités et son organisation.
L’archivage numérique s’effectue de manière fonctionnelle en mettant en place un système d’information (SI) pouvant être un système d'archivage électronique (SAE)[^7].

L’archivage numérique ne peut fonctionner sans l’expertise et le savoir de l’archiviste, qui sera un des futurs utilisateurs du système. L’archiviste possède une réflexion et une méthode spécifique à la collecte et conservation des documents. Stéphanie Roussel, ancien cheffe du bureau de l'archivage numérique, des normes et référentiel; fait part à travers son [élocution pour la journée professionnelle de la conservation-restauration](https://www.culture.gouv.fr/Sites-thematiques/Conservation-restauration/Journees-professionnelles/conserver-et-restaurer-le-patrimoine-culturel-des-pratiques-et-des-metiers-en-evolution-videos-2018/Session-2-Evolution-des-metiers/Quand-l-evolution-de-l-objet-patrimonial-transforme-le-metier-les-archivistes-et-les-archives-numeriques) en 2018; de la nécessité qu’un archiviste soit présent au moment de la conception du système d’information, spécialement pour la notion de collecte. L’archivage numérique ne peut fonctionner sans l’expertise et le savoir de l’archiviste, qui sera un des futurs utilisateurs du système. L’archiviste possède une réflexion et une méthode spécifique à la collecte et conservation des documents. Stéphanie Roussel, ancien cheffe du bureau de l'archivage numérique, des normes et référentiel; fait part à travers son [élocution pour la journée professionnelle de la conservation-restauration](https://www.culture.gouv.fr/Sites-thematiques/Conservation-restauration/Journees-professionnelles/conserver-et-restaurer-le-patrimoine-culturel-des-pratiques-et-des-metiers-en-evolution-videos-2018/Session-2-Evolution-des-metiers/Quand-l-evolution-de-l-objet-patrimonial-transforme-le-metier-les-archivistes-et-les-archives-numeriques) en 2018; de la nécessité qu’un archiviste soit présent au moment de la conception du système d’information, spécialement pour la notion de collecte.
> “Par exemple, là où l’archiviste était le petit bout de la chaîne à la fin, qui allait voir le service producteur en disant : “Au fait où sont vos archives? et qu'est-ce que je peux récupérer?”, Aujourd’hui si l’archiviste n’est pas là au moment de la conception du système d’information - donc vous imaginez le renversement, on est passé tout à l’autre bout de la chaîne de production de l’information - il est assez vraisemblable qu’on ne collectera rien ou en tout cas des choses de pas très bonnes qualités.”

Il est donc important que les archivistes soient présents pour s’assurer d’une collecte normée et simplifiée, avec toute la complexité qu’engendre la gestion d’information numérique.

Stéphanie Roussel fait aussi part de la nécessité d’adopter une vue d’ensemble sur un document, c’est à dire ce qui permet de l’identifier et de le contextualiser. L’archiviste, habitué à adopter une vision large de ce qui constitue un document et donc indispensable dans la mise en place d’un SI.

>“On parlait de la documentation des oeuvres du patrimoine contemporain, c’est la même chose pour les archives numériques. Autant dans les archives papier, si on a pas beaucoup de contexte, on peut toujours s’en sortir. Dans le numérique, si vous n’aviez pas collecté un tas d’informations sur les formats, la façon/ l’application qui a produit des documents, le producteur - qui est souvent dans un référentiel externe, que vous n’avez pas trouvé en dur dans les métadonnées- etc, etc. On ne pourra pas faire grands chose en matière d’exploitation et de conservation de ces documents là.”

De manière plus générale, l’archiviste a donc un rôle aussi, voir même plus important dans la sélection, collecte de documents numériques, que pour des documents papier.

Il se doit de prendre part à ce nouveau processus d’archivage, en essayant d’adapter les normes et typologies importantes amenées par son coeur de métier. Yves Sarazin, interrogé par Maud Lasterre dans un article de la gazette des archives en 2015[^8], conseille
>“d’avoir une vision d’ensemble des typologies documentaires et des processus métiers (même si on ne met pas en route tous les flux d’un coup) ; d’accompagner au changement (ce qui passe notamment par la communication sur le projet et la formation) ; de s’appuyer sur les normes d’archivage existantes”.

L’archiviste est nécessaire à la création, bonne utilisation et voir à l’efficacité d’un système d’information. Il est important qu’il effectue le lien entre archivage “traditionnellement papier” et archivage numérique, pour ainsi mieux harmoniser les SI et permettre la mise en place d’outils ou méthodes de conservation sur le long terme, afin d’amorcer la pérennisation de l’information.

## Un rôle déterminant dans la pérennisation de l’information numérique.

Des archives numérisées aux documents natifs numériques, ces documents sont confrontés aux mêmes problématiques : Obsolescence du numérique, authenticité et interprétabilité.

Une des inquiétudes émergentes concernant le numérique est son obsolescence. Même si l’arrivée du numérique dans le domaine des archives a permis une large diffusion et vision des documents, il n’en reste pas moins que pour maintenir un document sur le long terme, plusieurs facteurs sont à surveiller et à modifier.
La technologie du support de stockage utilisée et le stockage en lui-même, sont un premier facteur de cette obsolescence du numérique et de son danger pour la pérennisation de l’information. Claude Huc, dans son article sur l'[Archivage numérique](http://archives.paris.fr/a/531/archivage-numerique/)[^9], nous explique que :
> “La courte durée de vie des supports de stockage n'est pas la seule cause de la vulnérabilité des documents numériques. Un support de données peut être en excellent état mais, si la technologie utilisée est en voie de disparition, il devient nécessaire de changer de support de stockage.”

De plus, les progrès de la technologie ont fait émerger de nouveaux formats, versions de logiciels, système d'exploitation et appareils correspondants. Claude Huc les évoque et soulève le problème de temporalité.
> “Tout aussi problématique est l'obsolescence des logiciels et des systèmes d'exploitation, ces deux outils évoluant à des rythmes différents. Les systèmes d'exploitation les plus anciens disparaissent du marché et sont remplacés. Les logiciels d'application qui fonctionnaient avec les anciens systèmes d'exploitation ne fonctionnement plus avec les nouveaux. De plus, ils ont évolué au cours du temps et sont souvent incapables de relire les documents créés avec les versions anciennes de ces mêmes logiciels.”

Il est donc nécessaire que les connaissances et la documentation dans ces systèmes d’exploitation et logiciels perdurent afin de pérenniser l’information. Il serait sûrement intéressant de créer un répertoire des services détenant les anciens outils d’exploitations disparus, présents dans l’ensemble des services d’archives, afin de relire un document inexploitables par le manque d’un outil. Cette idée pourrait s’appliquer aussi pour des outils de lecture analogiques.

Dans une politique de pérennisation de l’information, les services d’archives devraient s’adapter aux nouvelles technologies. Cependant, il n’est pas intéressant et intelligent de courir après la nouveauté mais plutôt après des nouveautés qui vont s'inscrire dans le temps. De plus, les services sont vite rattrapés par la réalité, le coût du matériel (logiciel, système d'exploitation) et les heures de travail nécessaire à la mise en place et formation de ce changement. Cette gestion stratégique des nouvelles technologies et usages amène un nouveau poids sur les épaules des archivistes, qui auparavant ne devait pas se soucier de l’évolution technique du papier. L’archiviste doit se munir des meilleurs atouts numérique pour mener cette quête de l’information pérenne. Il est donc nécessaire que les archivistes réfléchissent aux choix en terme de numérique et aux possibles impacts sur le document.

La deuxième inquiétude concernant le numérique sort d’une étude effectuée par Bruno Bachimont, sur [l'authenticité et l’interprétabilité de l’archive numérique](http://www.archivistes.qc.ca/revuearchives/vol32_1/32-1-bachimont.pdf)[^10].
Dans cette étude complète, Bruno Bachimont va analyser l’impact de la numérisation sur un document papier. Tout archiviste évoquera que toutes informations en reliefs ou annotations ne peuvent ressortir de la même manière sous forme numérique, et que cela peut erroner une recherche par manque de visibilité et lisibilité. Bruno Bachimont affirme explicitement que
> “Le numérique ne permet pas de voir autrement la même chose, mais de voir autre chose”.

Cette phrase n’est que l’avant propos d’une réflexion sur le document numérisé. Cette transition vers le numérique nécessite des normes et des techniques spécifiques afin de capturer chaque once d’informations visibles à l’oeil nu. Il est aussi important de noter la notion d’intégration documentaire :
> "Le numérique apporte donc une intégration, non plus à l’intérieur de la dimension temporelle du cycle de vie des documents, mais à l’intérieur de l’ensemble d’un même fonds documentaire où un document est considéré à travers l’ensemble auquel il appartient. Appelons cette intégration «intégration documentaire»."

Ce point est important à l’heure ou le site web fait office d’instrument de recherche, où l'utilisateur peut passer à côté d’un document d’un fonds à cause de la recherche qu’il a effectué.
Bruno Bachimont ira même plus loin que cette vision en surface du changement du document :
> “L’archive numérique est un oxymore. Alors que toute archive prétend à l’authenticité, le numérique bouleverse le fondement de cette authenticité.”

Le document en étant numérisé devient finalement une suite de chiffres interprétés ainsi que des métadonnées. Pour lui, cette action remet en question l'authenticité du document et son interprétabilité. Il n’est plus seulement une source d’informations brutes mais un ensemble de processus de langage spécifique à une technologie.

> "Tout comme l’écrit, le numérique devra apprendre à constituer ses propres instruments critiques, à proposer ses propres règles d’authenticité et de probité. En effet, l’authenticité repose toujours sur la croyance en l’authenticité. Le numérique, par le principe de manipulation et donc de falsification qu’il contient, bouleverse nos croyances en l’authenticité, jusqu’à ce que de nouvelles normes sociales et culturelles viennent codifier la manière de produire des documents numériques, de les transmettre, et de les lire et de leur faire confiance, tout comme l’écrit repose sur des normes faisant la part entre les décrets de gouvernement et les libellés anonymes."

Le document numérique doit, comme le document papier, être encadré par des normes, par des systèmes de vérifications et d’authentification. La démocratisation du numérique, et l’arrivée de celui-ci dans l’ensemble des foyers a changé les opinions ou visions préétablies et a créé une confiance envers les services verseurs. Ainsi les archivistes ont aussi une place dans la réflexion de cette authenticité.
> “Les institutions d’archives ont un rôle évident à jouer dans ce domaine, dans la mesure où leur mission de préservation de l’intelligibilité des documents doit rencontrer la nécessaire adaptation de leur système technique au numérique, ne serait-ce que pour préserver leur fonds d’une corruption physique inéluctable ou le rendre accessible au plus grand nombre. Ces institutions ont par conséquent la mission de proposer de nouvelles manières de consulter les contenus tout en maintenant une fidélité indéfectible au contenu. Tâche où la réflexion théorique doit s’accompagner tant d’expérimentations que de confrontations entre les différents acteurs.”

Après avoir observé les questions d’obsolescence du numérique, authenticité et interprétabilité il est aussi à noter, comme le soulève brillamment Pierre Couchet dans un article du blog *[Archives Angines](https://archivengines.wordpress.com/2013/08/19/archives-traditionnelles-numeriques/)*, que le facteur de durée de vie n’est pas équivalent à tous les composants utiles à une numérisation.
> “Le respect de normes rend possible l’échange de documents et de métadonnées entre logiciels distants. L’intérêt est d’autant plus grand que la durée de vie des objets et des métadonnées dépassent la durée de vie des logiciels et des technologies employées.”

Ainsi toutes ces problématiques relèvent seulement la complexité et pluralité du numérique. Les archivistes doivent donc s’investir dans le travail de numérisation ou de traitement de documents natifs numériques afin de pouvoir acquérir les connaissances et la documentation adéquates. En disposant de ces outils et d’une bonne communication avec ses compères, l’archiviste sera apte à choisir ces outils et supports de travail afin d’obtenir une démarche de pérennisation de l’information.

## À la recherche des formats oubliés.

Stéphanie Roussel, conservatrice du patrimoine, ancien-chef du bureau de l’Archivage numérique, des Normes et des Référentiels au service interministériel des Archives de France, déclare dans une journée professionnelle de son état des lieux sur le manque d’informations et personnes compétentes sur la gestion et l’utilisation de formats antérieurs.
En effet, elle précise que
> “La norme fondamentale en terme d’archivage numérique, qu’est la norme OAIS, peu importe, prévoit explicitement une fonction qui s’appelle planification de la préservation, autrement dit comment on fait pour conserver des fichiers numériques sur le long terme, alors même que toutes les conditions de création de ces fichiers là ne sont pas pérennes. Y’a rien de moins pérenne qu’un format de fichier.”

Pour accompagner ces propos, elle souligne une situation que toutes personnes parcourant des fichiers numériques, archivistes ou non, a pu rencontrer :

>“Je pense que vous avez tous eu un jour la mauvaise surprise d’essayer d’ouvrir un vieux fichier et que vous rendre compte que le format n’était plus bon, qu’ils y avaient des erreurs dans le format et que vous ne pouviez plus rien faire de ce document.”

La répétition de telles situations montre un réel fléau du numérique, causant un danger pour la conservation de l’information. Il est donc nécessaire que de nouvelles compétences prennent place dans nos sociétés, afin de résoudre, espérons entièrement ce manque crucial. Stéphanie Roussel, évoque ce besoin grandissant et indispensable dans cette ère du numérique :

>“De quoi allons-nous avoir besoin demain? On va avoir besoin de gens qui soient spécialistes de formats, mais qui soient aussi restaurateurs de ces formats, qui soient capables de faire en sorte de créer les lecteurs qui soient capables quand même d’ouvrir ces documents, même s’ils ont des erreurs, même s’ils ont été dégradés, même si c’est un format qu’on ne connaît plus.”

Même si cette idéal est facile à énoncer, il est nécessaire que les archivistes puissent dans leurs cursus effectuer des formations de sensibilisations sur le travail de formats, afin si possible d’accomplir des tâches, et ainsi apporter leur pierre à l’édifice. Cet enjeu est un point majeur dans la pérennisation de l’information comme on peut le voir dans *le [cadre stratégique commun de modernisation des archives pour 2020-2024](https://www.gouvernement.fr/cadre-strategique-commun-de-modernisation-des-archives-3042)* :
>“Renforcer la pérennisation des archives numériques, notamment par la maîtrise d’un plus grand nombre de formats”.

Le document numérique, doit être abordé avec la même réflexion et vision que le document papier. Lui aussi a besoin d’être relié à son support de création, sa datation, son langage,etc. Lui aussi a besoin d’être mieux documenté et normalisé pour être pérenne. Pour cela, il est nécessaire de garder un oeil sur les nouveaux métiers du numérique, au delà du domaine des SIC (Sciences de l’information et de la communication) et des Archives.
Stéphanie Roussel finit cette partie sur les formats en disant :
> “Et ça aujourd’hui, clairement on est à l’aube de tout ce qui va falloir faire et ce sont des nouveaux métiers qui va falloir inventer.”

L’archiviste en s'investissant dans la mise en place de SI, en réfléchissant au question d'obsolescence, authenticité et interprétabilité et en cherchant à restaurer les formats oubliés, s’inscrit dans une démarche réfléchie de la gestion d’information sous numérique. Ces 3 exemples de problématiques spécifiques au numérique montrent l’importance d’avoir un archiviste dans son équipe de A à Z, de la construction du système d’information au traitement des fichiers plus opérationnels quelques années après. L’archiviste apporte ses connaissances en terme de typologies, de normes juridiques et professionnelles, sa vision globale du document et tant d’autres afin d’amener les documents et l’information le plus loin possible. Cette expertise du document est le fil conducteur de la pérennisation de l’information.

[^6]: Yvon Lemay, Anne Klein, *La diffusion des archives ou les 12 travaux des archivistes à l’ère du numérique*, 2012.
[^7]:Archives de Paris, *Archivage numérique*.
[^8]: Maud Lasterre, *L’archiviste est-il soluble dans le numérique ?*, 2015, Persée.
[^9]:Claude Huc, *Archivage numérique*, Encyclopoedia Universalis.
[^10]:Bruno Bachimont,*L'archive numérique : entre authenticité et interprétabilité*, 2000-2001.