# 第一回 ISAP 2020 オンライン開催 TF 議事録

## オンライン開催 TF の進め方

### 叩き台としてのイメージ
- Virtual Fully Online での実施
- 運営本部に関係者が集まる
- セッション管理ＰＣ
- 表彰式などの舞台
- 開催期間用の会議実施ホームページ
- 各会議室のリンク
- 進行状況の掲示
- ここを見れば迷わないような情報を掲載

## 現状認識の確認

現状タスクとオンライン化に伴い発生・調整する必要があるタスクに対して各委員会の認識を共有した。

- [ ] オンラインでは中止するタスク
- [x] オンラインで実施するタスク
- その他備考

### 展示委員会（現地系）
- [x] バナー広告（展示、プログラム、メイン）
- [x] 企業展示（製品紹介・リクルート：製品追加、動画、展示プレゼン）
- [x] 企業広告
- [x] 企業セミナー
- [x] オンライン展示企業再募集
- 全体ページのアレンジは可能か？
- 会議システムの選択・運用？

タスクの多くはオンライン向けに更新され、再募集のタスクが増加した。

### 登録委員会（現地系）
- [x] 登録ページ
- [x] ホームページの更新
- [x] VIP対応
- [ ] VISA対応
- [ ] 記念品
- [x] 登録マニュアル
- [x] カテゴリー表（オンライン用に調整）
- [x] 登録期限
- [x] 当日作業
- [x] 情報集約 EDAS?, ISAP2020HP?
- [ ] USB Proceeding (Download), Registration Kit もなし
- [x] Receipt, Invoice (電子化？)
- [x] 視聴制限（セッションリストへの認証 Apolon内？EDAS？独自？）
- EDAS は聴講者がハンドリングできない
- 聴講のみもきちんと参加費をいただく
- 展示,SDCの扱い (Apolonでの管理をする) SDC は参加費無料、聴講は可能？
- システムに入り口で認証し入ったら特に認証なし
- [x] ホームページ全体の管理？
- ISAP2020/EDAS 連携

現地配布物やVISA関連のタスクがなくなったものの、オンライン登録、日本旅行との調整作業が増加した。

#### 日本旅行

- 自前システム構築は可能（費用？）
- Zoom, Google の国別問題の調査と提案の依頼（人によってアプリ切り替え可能）

### 催事委員会（現地系）
- [ ] Welcome Reception
- [ ] Buffet Party
- [ ] Technical Tour
- [ ] MU Radar (主力だった)
- [ ] Yamazaki
- [ ] Fugaku Super Computer
- [ ] Cultual Tour
- [ ] Osaka Castle
- [ ] Others
- [x] Virtual Tour のメニュー企画
- 既存のコンテンツを繋ぐ、リンクする（＋α？）
- Fugakuの紹介など
- [x] セレモニー関連？

催事イベントは全て中止するが、バーチャルツアー等のオンライン実施を検討。最小限の手間でコンテンツ制作はしない方向。新規タスクの担当余地あり。

### 会場委員会（現地系）
- [ ] 会場予約
- [ ] 備品手配
- [ ] ケータリング＆弁当（少人数の買い出し程度）
- [ ] 案内看板・装飾手配（表彰式とかの舞台？）
- [ ] アルバイト募集・アサイン（ＰＣ操作などの要員）
- [x] チェアメッセージ、TPC報告、オープニングの舞台になるスタジオが必要？
- オープニングはしっかりやりたい
- 表彰式（TPC,SDC である）
- ISAP2021の紹介は
- 現地ネットワーク（配信に十分であれば良い）

予定していた作業は規模を縮小して実施するが、総務的な作業規模になる。式典向けの現地準備が残る見込み。新規タスク担当の余地あり。

### 論文委員会
- [x] Review
- [x] Technical Program
- [x] Proceeding
- [x] Keynote Session
- [x] Regular Session
- [x] Workshop
- [x] EDAS
- Zoom リンク貼れるが全部は大変
- PCO と TPC との仕事わけ
- [x] IEEE Xplorer
- [x] 会議ソフトの選定（TFでやってほしい）
- 録画配信
- ライブ発表＋補助的にビデオ
- [x] Oral + Poster
- Poster はリアルタイム
- No-show の取り扱い

オンライン開催向けに全ての作業を更新。会議システムの選定、会議進行システムの構築、開催時ホームページの開設運用は別委員会へアウトソースしたい。

### SDC
- [x] オンラインセッション（１セッション）
- [x] 表彰式
- [x] 活性化準備金対策
- Category
- 予定カテゴリは全て開催する
- [x] A. Antenna Design
- [x] B. Localization of RF Sources
- [x] C. Inverse Problem

オンライン開催向けに全ての作業を更新。ＴＰＣ等のシステムをうまく活用する方向で検討。

### 財務委員会
- 財務委員会と執行部で検討する
- 各委員会の予算立案が肝心
- Registration Fee?
- 予算の決まってくる時期？

### 共通で必要なタスク
- [x] 会議システムの選定（日本旅行の提案後議論？）
- 開催の箱、現地系タスク？
- 国別で使える使えない、パラレル開催、聴講人数
- Zoomが問題少ない (ドイツと台湾がダメ？)
- IWEMはZoomであまり問題なかった
- 台湾で使えない人もいる
- Private で繋げればいいのではないか？
- 決めてしまってレジストレーション前に周知してもいい？
- 金額次第の面も大きい
- EDAS にはリンクを貼れば良い？
- Zoom が安定していい。
- [x] ポータルページ
- [x] 終了後のサポートサイト

※ 箱としての役割を考えると現地系にて担当するのが自然。

### 予想できないタスクが発生した場合
- MLで調整、必要に応じてオンライン会議

## タスク割り当て（次回持ち越し）

### 論文関係分担タスク
- オンライン開催のイメージ（催事？ ＆ 論文？）
- 会議ソフトの選定（展示？ or 会場？）
- ポータルページ（？）
- セッション用ホームページ（登録？）
- 運営用ホームページ（担当委員会？）
- 当日の運営（会場？ ＆ 催事？）

### 未分類追加タスク

- （）
- （）

*(Italic) TF判断マター*

## 論文委員会からのリエゾン割り当て（次回持ち越し）

- SDC
- 会場
- 催事
- 登録
- 展示
- 財務

## 結果の報告について

- 日本旅行の見積もりを待って第二回オンライン開催TFにて、追加タスクの検討結果、実施状況を報告する。
- [日程調整フォーム](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1IgEXtRMASUMNT-HzlcHon2AQfxqUr9jIbHKeb50UMI8/edit?usp=sharing)
- 9月末実行委員会にて中間報告。
- 第三回オンライン開催TF(10/初旬)に最終報告案を作成し報告する。