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title: 2025/5/24 緋桐月同人場 - 檢討大會
tags: 開會紀錄
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# 緋桐月同人場 - 檢討大會
**籌會開始時間** : 2025/05/24 19:00
**會議紀錄**：小朙
> **簽到**: 狸貓、小朙、俗頭、ㄚ毛、阿紅、mio、五棍、小瓜、柴魚、沒梗找梗小子、夏時、冬歲、小翔、颯夜、隕矽、南瓜、SAS、彼特幣、123、730、izumi泉、企鵝、李耘丞、Chuck

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## 活動改善檢討
### 機動組：

1.有簽到簽退會比較好（集合時和排班時都簽一下）：本來有想過，但執行上可能會讓組員覺得很麻煩，但由於實際工作分配上有點問題，下一次還是乾脆點名比較好

2.無法確實掌控組員位置：點名可以解決一部分，但主要還是需要可以即時溝通的方法，對講機或許能解決

3.宣傳海報可以再多貼一些
>確認好廠商的時間後再定下公關給廠商掛名在海報上方案的日期

4.事前有些資訊也可以先共享，被問到寄物組的相關問題但答不出來的狀況，寄物組的尖峰時段有想幫忙但不熟悉運作流程所以有點尷尬：寄物
> 第一天晚上需要機動成員幫忙寄物的尖峰時段

5. 桌椅的擺放感覺也可以事先分配好誰負責哪區
> 機動紀錄請先自己先確認好負責桌子，之後再請更衣幫忙

6. 第二天販賣機幾乎都沒貨了，不確定這是否能在第一天結束時請廠商來補：有攤主打電話去了，但廠商沒來補，下次可能要多公告一下附近有什麼地方有超商之類的
> 安排指示標語引導人到還有貨的販賣機(飲料店代購服務考慮中)

7. 到後面五點多時沒有人員負責管理樓梯門禁，導致有coser換裝完下樓時被困在樓梯間：寄物
> 排班的時間段要與隨舞的時間段安排妥當

8. 撤場的部分感覺需要再詳細分配一下（例如哪些成員負責巡場或收桌椅）而非群組裡說有空的人幫忙一下，這樣可能導致有人重複執行或者無人執行大家不一定當下都會看手機，且並沒有分發使用對講機，因此很難達成有效的溝通：組長有在群組講先集合要分配工作，但就像上述說的，不一定隨時能看手機
> 盡量把下午撤場的極細流在中午前就先在群組公告，且因人力問題機動細流需要再調整

9. 現場收拾順序（椅子、桌子、紅龍、告示板等）也都是臨時才被告知的，而且當時一堆推車擠在樓梯口與電梯口，其實真的挺阻礙行走的：可能更衣那邊和撤場的動線或時間錯開？
> 活動前規劃不夠詳細，之後會再調整
> 優先給工人搭電梯，避免妨礙工作

10. 第一天很早烙幹沒跟組員講：組長在搞，道歉
> 工人群要指派副組長避免組長消失
11. 要集合沒人到：更更更提早規定時間集合，像是下午五點後的行程在中午十二點前就先講，並在中午工人領午餐的時候提醒

12. 工設系館和歷史系館走廊有人搭更衣帳、架燈：公告效果沒到很好，下次機動要分配一定人力專門勸導影響系館的部分
> 公關組之後提醒大家不要在那邊架場地
> 發文提醒架場範圍
> 勸導或請駐警隊驅趕
> 把亂來的人放到群組公審
13. 太晚講要貼的告示，忘記交代收廁所門口告示，成功湖沒告示：組長在搞，道歉
> 盡早與美宣協調
> 成功湖附近有些危險，希望之後可以勸導
14. 立板一直倒：第一天差點被撞到的攤主超級在意，可能需要靠牆或角落放比較安全
> 立板放靠牆或角落
> 告示沒有寫清楚而且要加英文避免誤導民眾

### 更衣組：
1. 更衣帳增加一頂，在表演時間接近時會有表演者需要更衣，同時也有一般民眾更衣需求，當時就出現更衣帳不夠需要排隊的情況。
> 最好有四頂更衣帳

2. 當獸文化社的成員來更衣時提前通知他們的休息區位置（有開放冷氣等等）
> 更衣組可以在四樓標示合作的休息室，工人記得口頭確認身分

3. 可能要增加化妝時間為90分鐘
> 重新制定時間安排方案

4. 作告示牌貼在櫃檯旁邊表示廁所、垃圾桶位置，有需要的話把更衣化妝限制時間標出以免工人忘記口頭提醒。
> 分配機動組的人去一活巡邏

5. 更衣區撤走閒置桌椅以免民眾擅自使用增加逗留時間。
> 額外配置工人勸導民眾去妝容區換假髮
> 把三會桌椅搬到其他會議室

6. 考慮取消更衣寄物服務，行李放更衣區會讓更衣區內混亂。還有民眾以為寄在寄物組的行李要來我們這邊領。
> 1. 分配其他寄務組人員額外在三樓處理寄物
> 寄物可能不足需要招收更多人員或從機動偷人
> 如果人手不夠就要取消更衣服務，目前估計下屆要收更多工人
> 2. 更衣負責換裝寄物並收錢
> 3. 取消寄物，自己打包帶走

7. 有些人會斷斷續續的換裝 > 滑手機 > 換裝 > 吃東西，時間範圍內都默許嗎?
> 超時收錢以及禁止在更衣室裡飲食+錢

8. 活動前沒考慮到參加者有需要把衣服換回以及卸妝的需求，活動當日沒有再次收費。下次需考慮再加收30。
> 換好衣服沒收化妝卷，再進入需買新的化妝卷
> 更衣寄物在賣其他的票卷

9. 但是獸文化社的成員會多次換裝，每次換裝都要收費30可能有些不合理，可以考慮讓獸文化社憑社員身分買多次進出更衣區的票証。
> 訂製證明身分的方式，日後會與獸文化社討論細則

10. 更衣區可考慮區分性別，當天有發現女coser看到更衣區裡男性眾多懷疑是只for男生的更衣間而不敢進去。
> 限定男女帳篷的數量並考慮優先級彈性處理(男女各一)

11. 有些獸裝coser換裝時攜帶很多幫手，但大家一起進去場面會很混亂，考慮限制一名幫手。
> 依照狀況彈性處理，如有緊急狀況優先解決

### 寄物組
1.若有社團表示可以自己搬到五會，需有人隨行監督
有些社團會事先登記、付錢，之後才把貨物送來，要註記清楚
> 請工人去監視各個想自行寄物的攤商

2.本次 D1 第一天有社團未清空桌面，整理清空後將其物品註記社團編號，歸類於隔夜寄物，隔天確認後得知其已有使用過隔夜寄物服務，因此沒有額外收錢（之後可酌收服務費）
> 再招攤時要簽切結書，當天攤商自行放置的東西我們不負責保管且失竊我們不做處理，然後放在我們桌子上的東西會整理後放置在地上 (因桌椅會強制收拾)

3.活動第一天有許多社團於五點前後前來隔夜寄物，和領取臨寄的人潮擠在一起，導致混亂，因此需要請臨寄客人提前領取）
> 安排表單勾選隔夜紀錄並依照勾選數量作彈性處理
> 延長隔夜寄物的時間(約17:30)

4.有社團填表單但未收到貨物，可mail確認
> 補攤時間前推，在前一周的周末就把攤位公布並發送信件

5.隔夜寄物可考慮加錢（50？）
> 以一個推車為單位收費且高度不超過手把(自備推車照常收費)
> 一樣收30為主，50的方案再討論
### 舞台組
＊ 籌備期間
1. 報名表單不用收實體地址，寄件全部用電子化比較方便；表單內應填內容要有表演人數、聯絡資訊、預計的表演內容、團體介紹
> 報名表單：表演者的團體名稱、團體介紹、團照、表演性質、人數、聯絡資訊
> 錄取表單：音檔繳交、器材需求、切結書檔案繳交、表演時段優先度填寫
> 表演證寄信

2. 表演者記得要篩選不要收太多，不然排程會太滿，如果一組表演15-20分鐘的話建議10組就足夠
> 隨舞的時間依照月份安排，四月四點，五月五點

3. 攝影區一開始就決定好要不要留，因為可能會間接影響紅龍柱的位子；官方錄影可以先決定好要不要自己去找設備或是跟專業錄影合作
> 不留攝影區，請他們自行架設
4. 工人SOP記得傳給工人，最好印出來，工人的輪班表、表演時程表、舞台細流都要印出來放在報到櫃檯
> 表演時程表要附註團體的使用器材，表演時程表實體印給音響社
5. 可以做一張工作事項確認表給櫃檯工人，每完成一件事情就打勾，確保要告訴表演者的資訊沒有缺漏
> 請他們到櫃檯報告時依照每一個事項並逐一打勾
6. 音響設備需遵守的規定先寄信通知表演者，可以寫進合約裡面
> 補充 1.
7. 隨舞歌曲可以篩選一下（今年gpt篩選方式為何？），太冷門的歌盡量不要剪到
> 印出每一個歌曲的開始跟結束的時間點然後出現沒有人要的情況再跳到這一首歌的結束時間
8. 不要壓極限死線，要留給別人檢查的時間，至少檢查一次
> 剪出影片至少在一個禮拜前剪完
9. 有任何更新資訊記得提醒，可以在更新消息後請大家閱讀後按表符確認都有接收到
> 任何工人確認資訊要按表情符號，並用表情符號實名制
* 活動期間
1. 隨舞的的歌建議在目標段落前後多剪約5秒或以上的時間（比如要跳副歌就從副歌前5秒左右開始剪），要有讓民眾認出是哪首歌以及跑進場站定位的時間，讓他們跳著或衝刺進場都容易發生危險
> 根據youtube的short做隨舞的參考剪輯
2. 音檔播放出錯次數有點多，最好選定一位全程負責的音控人員（舞監事情很多就不要兼任了），並且確認好播放順序與每組下音樂的時機
> 找一個人專門音控以免音檔出錯
3. 報到跟彩排現場混亂，事前的寄信內容裡面提醒表演者要先完成報到再去找舞監彩排或是前往休息區
> 除了樂團外先到先彩排，彩排時數固定
4. 這次成功廳跟多功能廳都有別的活動，中午的時候有大批民眾從多功能廳出來並靠近後台與音響帳篷附近，雖然當下有工人幫忙引導離場，但應該要在活動前就先確認會有人流的時間並規劃好導引路線
> 舞台架設期間圍紅龍柱，以免民眾跨越舞台之間
5. 表演途中會有賴的訊息聲
> 這個直接斷網
6. 表演者反映說彩排階段想要在舞台上彩排
> 樂團器材等等在舞團彩排完再架
> 鼓組器材因爲樂團自行架設，並且借鼓組的時候還需要跟他們借地墊
## 工人群SOP &　籌備組具體規劃
### 機動組
#### 工作內容
* **巡場及垃圾清潔 :**
1. 主要負責活動場域垃圾桶以及廁所垃圾清潔，排班方面同時段分為兩組人，第一組**負責歷史系館以北至都計系館**，第二組負責**雲平大樓以南至光口旁草地**，上午以一小時為一時段，下午人潮較多垃圾量較大以半小時為一時段，最後排班時段為垃圾清運前一小時。

2. 場佈時依照地圖預定地點放置垃圾桶（盡量廁所外要有垃圾桶才不會一堆人丟在廁所）
排班期間各組和組員會合後一同出發前往巡場，主要前往各負責範圍內的垃圾桶將垃圾用垃圾袋裝回至啞製推車集中，並巡視場中地上是否有其他垃圾或遺失物。

3. 排班時段結束後所有組員分配將各垃圾桶及廁所內垃圾清回

* **其他：支援場佈及撤場**

#### 所需器材及設備

* 大垃圾桶x4
* 垃圾袋
* 對講機（越多越好）
* 鐵夾（在一活尋寶一下就能找到）
* 各種告示（事先委託美宣，包含系館走廊不能架燈、垃圾桶分類、廁所內垃圾桶不得丟垃圾、系館周遭保持安靜）
* 立板（貼告示用）
* 椅子（架設垃圾桶）
* 長夾（固定垃圾袋）
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### 更衣組

* **場地規劃 :**
負責管理一間更衣區、兩件妝容區（第二天改為一間更衣一間妝容）。確認進入更衣、妝容區的民眾是否付費，或為購票者的幫手。

* **櫃台辦理 :**
參加者前來先至櫃檯買票，提供黃色號碼卡，告知更衣區妝容區位置，以及時間限制。詢問是否有寄物需求（更衣寄物是前兩天決定），是：提供綠色寄物卡（編號同黃色號碼卡）；否：不提供綠色寄物卡。領回行李需憑黃色號碼卡對照行李要號碼領回。

* **場地管制 :**
當購票者進入更衣或妝容區時，由管理內場人員在號碼牌上標記使用時間，並由管理內場工人保管。時間快到時要口頭提醒。

活動第二天因爲提供表演者一個會議室當作休息區，妝容區縮減為一個會議室，所以出現桌椅不夠用的情況，所以臨時再擺設兩張桌子。

活動兩天使用更衣帳及化妝區的人數為165人左右而使用寄物服務人數大概有130人。（不包含表演者）

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### 寄物組
•櫃檯事務
* 場前寄物：
製作表單，請有寄物需求的社團填寫，提供貨物照，寄送存局候領至成大郵局（電話留組長的），活動前一天到郵局領回，存放社辦，當天9：00-10：00社團憑社團證領取（若有社團填表單但未收到貨物，可mail確認，避免糾紛）

* 臨時寄物（10：00-17：30）：
寄放：請客人填臨寄表單（姓名、電話），收30元，給號碼牌，告知領取時間（請對方盡量提早），將行李綁上紙環，寫號碼，在表單上註記行李數量，暫放於推車，累積一定數量後搬去五會

領取：收回號碼牌，確認行李數量，避免遺漏，請搬運至五會拿（若中途有其他客人需領取，可用群組聯繫搬運），客人清點無誤後請他於表單上簽名打勾

隔夜寄物：
寄放（10：00-17：00）：請社團填隔夜寄物表單，收30塊，登記行李數量，綁紙環標示社團編號，告知隔天憑社團 證領取

領取（D2 9:00-10:00）：活動第二天，場佈時間可提早搬下來，避免讓社團久候及來回奔波，社團憑社團證領取、請點無誤後，請對方於表單上簽名打勾

準備物品：
號碼牌（影印後包證件套避免客人遺失，證件套可供往後活動使用）
紙環、麥克筆、剪刀、膠帶、垃圾桶、推車、原子筆、立可帶、訂書機、文件夾（夾表單）、告示牌（標示櫃檯服務項目）、學生證（開電梯、樓梯）
臨寄表單、隔夜寄物表單（還有餘量）
零錢（提前通知總務，從社費中換1500零錢，包含百鈔、五十、十元）、零錢盒

排班：
負責人（組長）、櫃員、搬運、電梯守門員（臨時新增）
負責人：固定於櫃檯，可視情況協助各項事務
櫃員：負責請對方簽表單，給號碼牌，收錢
搬運：計算行李數量、綁、拆紙環、搬行李上下五會（需隨時留意群組訊息）
電梯守門員：幫有更衣需求民眾開電梯，若有人需要照鏡子，協助開樓梯，指引至B1

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### 舞台組
* 籌備期
表演場地：
1.準備找場地，多功能廰，成功廰，東面廣場
2.等總召申請場地
3.去測量場地
4.確定舞臺範圍（表演場地深度、寬度），觀衆位置，攝影位置，報道位置，音控位置
5.確定表演者休息室，表演者準備區
音響社：
1.和總召一起去音響社接洽
2.確認好合約再簽名（包含表演者的器材需求）
3.確認好音響社的需求（需要多少份實體細流）
表演者：
1.生出表單，讓公關發文找表演者（表單內容包含：團體名稱、人數、團體介紹約30-50字、聯絡方式包含電子郵件與messenger或電話等等、表演內容大致簡介、器材需求）
2.篩選表演者，一組表演20分鐘，彩排至少要5分鐘，大概收10組上下避免排程過滿
3.選好後就可以開始排細流
4.排好細流后，就可以發給表演者看了（順便公告舞臺注意事項）
5.確定好每個表演者都接受細流時間
6.音響社確定好可以出的設備器材後，需要告知表演者我們可以負擔的器材與數量
工人：
1.排好每個工人的班，不要讓員工曬太久
2.開會讓員工確認，順便通知進度
3.正式活動前一個星期，可以開行前會告訴員工要做什麽
4.準備一份實體細流，表演者注意事項表，表演者報到表給員工使用
* 活動期
(這個人很懶什麽都沒留下)
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### 美宣組
* 工作分配
* 規則漫
1. 場次規則寒假最好就先出來，並非每一屆繪製的速度都如此之快
* 場刊
1. 交給兩人做，從場次地圖切割分為前半與後半，還可避免其中一人連絡不到時進度停擺
* 實體場刊的必要性?
1. 印刷時間與數量
* 每間廠商印刷時間與品質皆不同，最好在印刷前全部問清楚
2. 海報:數量:拉讚店家數量+5~10
* 時間:活動前兩周拿到成品
3. 規則漫:
* 活動前1~2個月完成，可作為宣傳利器(如果有特別玩梗，可刻意單獨po出，作為吸引人們來粉專觀看的誘因)
4. 場服:
* 最好前一個月就已經進入製作環節(要先完成電子檔確認等等開始做試印)，這次是麻煩廠商加班才能提前拿到
5. 當日指示標語:
* 這東西最好一周前都確認好，那些否則地方需要告示以及需要告示甚麼，並非每屆都能當下趕工出來(更衣區、請勿拍攝、攝影區、塗鴉牆、系館門前禁止......)
6. 邀請攤商回饋
1. 邀請這件事不是每屆都可以，但試著做做看，成功了不只是可以吸引當日人群，前期還能藉由對方公布參展資訊來增加流量(就是蹭)
2. 攤位公布:所有邀請攤商都有提到，我們公布攤位只有攤位編號無攤商名稱，理論上這公佈會比較好，能讓攤商知道自己確切的位置，以及讓粉絲知道自己喜歡的攤主有來場次擺攤
3. 攤商相關資訊置頂:粉專置頂可一時期選擇放置重要貼文，避免因為PO其他東西讓重要資訊被洗掉
4. 前置公告:招商時最好註明「風很大」以及場地相關資訊(現場照片之類的)，與攤商聊天意外得知，很多以前沒來過的都以為我們是室內場地。

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### 公關組

1. **拉讚相關事項:**
* 資訊回傳與統整需一致、有現金的記得給收據
* 盡量以金錢贊助為主，卡迪那、富貴春、米樂爆米花等公關品類可慎選(卡迪那運來的時候也蠻麻煩的)，可以多找冰塊、飲料廠商(場次炎熱)、asus
* 定拉讚結束的DDL，並請其他組的資訊提供配合貼文發布時間拉讚期限、影片方案與拉讚金額作修正(企畫書各項目金額可以拉高，尤其是拍攝時間成本高的宣傳影片方案)
*獎勵公關任務的機制多一點，提高大家做公關任務的意願
2. **攤位相關事項:**

* 招攤表單要寫清楚退費機制以及補攤時間(早點補攤)：提倒數三周內不補攤不退費不改攤位資訊，要退自己私下協調
* 可以發攤位編號與社團列表、邀請繪師攤位與介紹等貼文(有額外的表單處理)
3.**貼文:**

* 貼文排程更動性高(盡量排有彈性一點)
* 文案與貼文須盡量及時做完
* 建議統一一人發社群貼文、一人寫文案+貼文圖宣(圖外包美宣也可以，但要協調好)

**4.對於其他組**

* 表演者盡量自備器材，減少需租借的費用和流程
* 舞台組準備表演契約(影像使用許可、舞台注意事項和違約事項)
* 若有金流等交流的校內社團(如熱音社)，需要白紙黑字簽約

**5.SOP**
連結：https://docs.google.com/document/d/1Z1BLikg5S3X3niQtvV5KHoOEHORGe2CrrnVywgnuN2A/edit?usp=sharing

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### 影記組+場記組

1. 影記歸在籌備組，場記為附屬在影記下的工人，影記：處理公關組拍攝需求的業務+IG的reels等宣傳影片。場記：活動當天拍攝，上傳照片。
2. 影記缺人，根據當屆人數與能力做業務範圍評估
3. 場記的拍攝內容：場內工人、攤位、舞台活動、隨舞等（相機佳，手機備案）
4. 公關影片：漲價、拉coser群、拍攝日期底線、給coser的補助、交通費報帳
5. 影片內容格式化：參照今年影片（後續影記組再將紀錄影片內容的sop）

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### 總務
* 申請學校經費
* 收據袋
* 雲端excel確認收支狀況
* 拉讚開收據
* 確認攤位費匯款
* 確認活動前後進出入校園的車輛（去駐警隊申請）[表單](https://css-secr.ncku.edu.tw/app/index.php?Action=downloadfile&file=WVhSMFlXTm9MemMyTDNCMFlWOHhOVE00TWpCZk1URXdNakk1TUY4NE9UTTBNeTV2WkhRPQ==&fname=DGGGVWTSUS4441HHDGLKIGYWVW30WTGGWSJCCCGCVX050040A0A4GHUWWWOOA0OKWW00TX052004FCLOKOOKTSB134B0QLYWCC35QPOOWSB4WXFGGGTSRPUSXS44GGOOWWLKRK34XSMO5035KLEG04WS2135A5A4)
* 活動當天確認更衣寄物收入
* 拿有統編的收據去**活動組核銷經費**

:::success
支出：-68758
收入 : +89256
賺多少 ： +20498
:::

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### 文書
一. 工作內容與流程
| 階段 | 工作內容 | 工具 / 平台 | 注意事項 |
|------|----------|--------------|-----------|
| 會前準備 | 建立會議紀錄模板，準備HackMD頁面 | HackMD | 命名清楚（含日期與主題） |
| 會議當下 | 1. 紀錄討論內容（提案、選項、決議）<br>2. 補充重要連結（如細流Excel、午餐表單）<br>3. 錄音備份 | HackMD、錄音裝置 | 注意標明時間與關鍵字，確保內容完整 |
| 會後彙整 | 與書記組成員共同補充與校對會議紀錄 | HackMD | 根據錄音補足遺漏內容 |
| 資料送審 | 將整理後的會議記錄提交總籌確認 | 私訊 / Mail / Google Drive | 無 |
| 公告分享 | 經總籌確認無誤後，發布至全體群組 | Discord | 提醒各組查閱與回饋意見 |

二. 會議紀錄內容結構
1. 會議基本資訊：日期、時間、地點、與會人員
2. 討論事項：
* 提案內容
* 討論過程摘要
* 各選項與考量點
* 最終決議與負責人

3. 補充資料連結（表單、檔案、照片等）
5. 待辦事項（含負責人與預計完成時間）

三. 注意事項
- 若當下無法完整紀錄，務必錄音備存，會後補齊內容
- 紀錄風格以「條列、簡明、可追溯流程與決議」為原則
- 撰寫時需考量兩種對象：
- 現任組員：能確認過去會議的任務分工與進度
- 未來接班人員：能清楚理解活動流程與時程安排

四. 樣板與資源
- HackMD 會議記錄模板
- Excel：分工進度表（細流）
- 表單範例：午餐調查、場服調查

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### 總籌
* **籌備期**
1. **招募籌備人員** :
* 於 0 籌前漫畫社大群宣布招人並大略說明工作內容和場次福利。
* 最好於 0 籌前就找到活動副招，總副召管理各組流程並提醒總召重要時程
* 整合各組時程，並建立 exel 並由各組組長排定工作內容和截止時間和填入工作相關負責人(方便其他組員聯繫)
* 建立**各組群組**並且**工作指派和叮嚀請組長於群組上說明**(詳細內容私訊以免洗版)，否則總副招難以確認各組情況
* 活動形象圖請美宣負責徵集，但形象圖決定則由組長群票選
* 與其他社團談合作請先告知各組組長後，詳談結束和總務確認金流花費再決定是否合作。
3. **重要籌會** :
* 0籌 (上學期初)
1. 秀出活動企劃書和日後活動規劃
2. 選出美宣、公關、舞台、影記、會議文書、總務 (社團總務直接接任)。
3. 決定活動名稱和看板娘(郎)形象
4. 決定活動日期
:::warning
避開期中考、梅雨季節、特殊節日、和學校是否有於校區停水停電。
:::
* 工人籌會 (下學期初)
1. 選出機動、寄物、更衣、場記、有需要舞台也要補充工人
2. 排定工人訓練時間
3. 擬定班表
* 行前會 (活動前一周)
1. 派發工作證
2. 派發未拿場服
3. 公布活動細流和注意事項
4. 組長重 run 細流
* 檢討大會 (活動結束)
1. 活動改善檢討討論
2. 各組流程整理
3. 臨時動議
4. 其他合作機會討論
5. 決定慶功宴時間和地點
4. **活動企劃書和場地借用** :
* 確立活動範圍和時間、各組工作內容與時程、支出與預期收入和自籌額(包含須借用**場地的所有費用要算進支出**)、和活動所有相關時程表。
* **場地費減免公文建議上學期就送出**，還要先檢查是否有被其他單位借用(成功聽的話就要在行政e化->場地借用檢查)。
5. **社團預算核定** :
* [登入社團 E 化系統](https://sys.activity-osa.ncku.edu.tw/index.php)
* **上學期**
1. 選取社團經費管理->社團活動預算/經費申請。
2. **申請活動預算** 20000 並繳交活動企劃書。
:::info
確認要舉辦同人場後需學期初時社長跟活動長**詳談提高核下來的預算**(最高上限 20000 之前只核下來 12000，最好附上詳細金流)，詳細規範請上學期剛開始就要詳問活動組。
:::
3. 撰寫場地費減免簽呈，否則一天場地費 11 萬。
* **下學期**
1. 活動管理->新增社團資料->新增活動(用來完成經費申請)。
2. 器材管理->器材預約
* 於活動前一天開始借，活動結束隔天還
> 折合長桌 * 78
鐵製折合椅 * 120
滾筒延長線 * 2 (備用)
錏製推車 1 和 2 (分別堆一般和回收)
大聲公 * 2 (機動巡場用)
展示板 * 7 (各式宣傳標語)
無線對講機(含座充) * 5

還要特別借桌椅間的鑰匙 and 電箱鑰匙(看舞台配置)
3. 選取社團經費管理->社團活動預算/經費申請並完成**活動綁定**才完成經費申請。
:::danger
活動時間 3 日前就要完成綁定活動，3日內 -10% 預算, 活動結束後一個月內 -20%，之後直接歸零。
:::
4. 活動結束後 2 周內**上傳成果報告**和請總務將發票和收據繳交給活動組。

5. **場地費減免公文** :
* [登入成大公文系統](https://edoc.ncku.edu.tw/ms/sso.html)
> 帳號 : 088C011
> 密碼 : 12345678 (每半年需更新一次，請交接後更改密碼，更改後密碼相同則會密碼錯誤日後需前往雲平東棟 5F 文書組更改)
* 創稿公文製作->簽 (相關內文請看總籌組資料夾) -> **申請公文編號**
* 借用非活動中心範圍場地(如成功廳東面廣場) 需進[行政e化系統->校外/社團場地借用](https://eadm.ncku.edu.tw/welldoc/default.php)申請場地
> 無須登入行政e化系統
* 流程設定 : 場地費減免公文**需一層決行即校長審核**，其餘則為二層決行，內會由學生活動發展組的學藝性活動負責人、指導老師組成
>承辦單位須先蓋漫畫社章
* 附件明細請附上**活動企劃書**，媒體形式選擇硬式磁碟
* 校長決行後，需於**文稿列印**得到公文文件
* ‼️**重要事項注意**‼️
* 確認公文決行和取得公文 pdf 後，須於待處理夾**完成歸檔**(公文內選結案並傳送)
* 若簽呈內文需修改則需要銷號，再重寫一份
* 詳細內容需多加確認，指導人員請找**活動組學藝性負責人:林慧姿**
* [公文教育訓練講義](https://edoc.ncku.edu.tw/EC/(S(xunk4jr5eafqofztzuekmcmu))/ATTACH.ashx?FileName=MTEzpn6kvaTlqHSyzr3StXvBv7hxKLdztmmkSK37KTA2MTWt1y5wZGY=&cID=11300004)
6. **排攤** :
* 商業攤請獨立一區，其餘按連攤要求和商品性質而定。
* 一桌 2 攤，攤位費與總務評估後續花費後定出。
* **桌子僅能容納 3 個椅子**，加椅部分請謹慎考慮
* 攤商能透過抵押身分證的方式開車進校園卸貨，不須幫忙填寫通行證。
* **活動期**
1. 於場前跟活動組要一活門禁(給總副招、各組組長)，否則要等到 2F 工讀生幫忙開門
2. **備妥醫療用品**和**降溫對策**，有不少受傷與中暑的民眾
:::danger
緋桐月有人中暑並且於榕園暈厥，當天有救護車轉送至成大醫院還好後來人沒事。
:::
4. 於 1F 集合後確認大部分人手到期，請場記先拍攝大合照(趁大家都還有笑容時)再進行場佈
5. 設立 4、5 會為工人休息區，並且活動開始前請工人將背包放置於此
6. 場佈階段總招於 1F 服務台指揮桌椅擺放(活動前於工人群附上桌椅位置尤佳)，副招則是於 3F 確認桌椅數量和人手分配
> 桌子: 20 20 20 17 7 (場復時桌子要有間隔塞人清點。
> 椅子: 20 20 20 20 20 20 15 15
## 未來合作對象討論

1. 紅牛校園大使
2. 森蘿御界 - 找pc哥談
3. 拉庫社 - 怕政治正確和目的性質不合
4. 攝影棚
5. 克麗絲汀宮殿
6. 成大商圈

## 臨時動議

* 針對 Coser 不符規定事項可場後由影記 po 文宣導（不穿打底還漏大尺度）
* 舞台休息區須多借**多功能廳**
* 隨舞可考慮 Kpop
* 供電 - 不可
* 總務建議攤位費 250
* 大掃除領飲料？

## 慶功宴討論
下午一點大掃除並請大家飲料
時間 ： 6/21(六)晚上六點
* 一人補助 300

1.田季發爺燒肉 $680 Ｏ
https://www.google.com/maps/place/701台南市東區中華東路二段101號田季發爺燒肉+台南中華店/data=!4m2!3m1!1s0x346e7730055cb293:0xb89572d2c6244e41?entry=gps&g_ep=CAESCjExLjEwOS4xMDEYACDXggMqEiw5NDIxMjQ5Niw0NzA4NDM5M0ICVFc%3D&skid=357463b2-5ac0-408c-9362-a40f6505d36c

2.饗宴麻辣火鍋 $650 Ｘ
https://www.google.com/maps/place/饗宴麻辣火鍋/@22.9868396,120.2331398,771m/data=!3m2!1e3!4b1!4m6!3m5!1s0x346e76bc8f53bf21:0x9d5a480a2d922e40!8m2!3d22.9868396!4d120.2331398!16s%2Fg%2F1tfn0h1t?entry=ttu&g_ep=EgoyMDI1MDUyMS4wIKXMDSoJLDEwMjExNDU1SAFQAw%3D%3D

## 會議結束時間：2025/05/24/10:30