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title: 0618 RD會議記錄
tags: 賽車隊
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# 流程一：總務組報告
(E、F組報告)

資金來源：
收入最大的問題：沒有好的贊助產商，大部分的廠商通常只願意提供物資，很少人想要給錢，這樣子的情況之下現金流就會不夠。必須要找到爸把
必須要先審核預算，支出的方面必須要很好的被管控(如審核表單等等)
plus: 資金的行政程序需要時間(ex. 從學校管控的基金裡面提領出來)

## 跑一次正式的流程
例子(已提供)
1. 斯洛維尼亞：外國
2. 4165歐元：10萬元以上，需要跑採購流程
3. 空運，在4/15送達桃園國際機場(3/1訂購，共一個半月)
4. 癥結點：一個半月可能不夠跑所有的流程。

## 解答
### 流程
1. 填寫審核表單->
2. **通知教授**(教授很辛苦，一定要記得她) ->
3. (訂金匯款)(**為了保障出貨不會出事**) ->
4. 辦理採購 ==(超過**十萬元**的購買)== (原因：避免貪汙、公平競爭，需要進行招標的動作) ->
5. 申請免稅另(關稅、營業稅等等)(抵免原因：基於教育研究) ->
6. 要求廠商出貨 ->
7. 報關 ->
8. 到貨驗收 ->
9. 報帳 ->
10. 列管財產==(超過**六千塊**的採買)==、貼標籤

### 文件
1. 報價單(大量需要)，串起採購流程的核心文件。核心：寄出時間一定要等於文件時間，==**注意日期**==
2. PI (proforma invoice)：價格證明，不是正式的發票，但是有發票上的各種資訊，invoice = 外國廠商
3. (廠商匯款帳戶資料)、設計圖檔、市場行情報告、廠商聲明書、公司設立登記文件、貨物簽收單、驗收紀錄(十萬元以上需要) -> 不要沒事買十萬元，很累
4. 物品實務照片
5. 其他資料：預計道觀時間、進口口岸，限制型招標申請理由。

## 總務的工作
### 1.帳務管理
* 帳戶資料統整(daiy update)、四表(B/S, CFS, C/I) but nobody know B/S, so sad
* account payable, receivable, current asset/ current libility, (total equity)
* **視覺化處理**
* 資金 / 現金之流量管控
* 華南 零錢 基金 郵局 四個資金存放位置
### 2.財產管理
* 廣義：all thing
* 狹義：在名冊上(貼標)、不可以讓這些六千塊以上的財產出事(列管財產)
* 財務整理 / 維護 aka管倉庫watchdog

### 3. 學校行政流程
報帳 / 實務捐贈 / 免稅令 / others(refers to 報帳流程) / 跑各種公文

### 4. 其他
匯款 / 表單製作及維護 / 常用文件模板 / **組織法規修正**

## 金流循環
**收入** -> 匯入基金(社團(major)、計畫(minor) -> 跑行政流程 -> 匯入郵局(在台大裡面開設的專案，若要使用裡面的金錢都必須要臨櫃處理) -> 領出零錢 -> 存入華南(因為華南在學校有分行，順便來看看管院)(存入華南比較好自由運用) -> 支出
**支出** -> 發票 -> 報帳(需要7~10天) -> 再基金裡面扣除(需要7~14天)

## 需要時間(單位：工作天)
* 捐款：7~10
* 報帳： 7~14
* 匯款：國內一天、國外三天~五天
* 免稅令：at least 14 days
* 備妥資料 -> 提出申請 -> 送件 -> 海關核准 -> 回學校 -> 取回免稅另 ->提供給報關行 -> 報關提貨
* 十萬塊以上： 超過兩個月

## 採購前需要確認：
1. 向小組確認
2. 填寫審帳表單
3. 6000元要列管財產，100000要辦採購(通常會被發現)，可以利用拆款和時間差來迴避查核
4. 跑流程，收到實務之後要回來報告

## 回饋、問題討論
1. 總務參與研發？ 我真的不懂的話 要學習還是就放掉?
2. 研發總務參與真正的總務事項?
3. 「常見說明」是否真的常見？
4. 章程修改想法

a. 存貨管理建議：ex. 要補貨的時機 預警系統
* 消耗品補充需要有預警系統，否則會有空缺期？
* reply：實行上有困難，耗材目前很多，而工具有表單
* ==**要回復原位！！！！**== 螺絲螺帽墊片一路過去bad
* 清理good

b. 總務參與：再10分鐘之內講好總務組要知道的事情，然後總務就可以高歌離席。

c. 研發總務負責總務事項：摸索中學習，怎麼要跟學校溝通，理解
把這些事情傳承給下一屆總務
但是可能需要讓其他研發總務了解總務處理的詳細的事項

### 研發總務事項
* 各組把錢生出來的工具人，提供總務資料(ex.發票資料，物品照片，廠商資訊、進口口岸等等)
* 可愛的小messenger
* 意見：目前都只是小問題 就是一個窗口這樣
* 各組預算概念：總務和研發總務傳達預算運用模式，預算表的詳細介紹會對於各組的資金運用狀況更有效率

### 常見問題說明
* 一堆人參加大會，但是都沒有認真聽，所以不知道有常見問題說明這個酷東西
* 提供所有和總務接洽時需要具備的知識以及文件

### 章程修改問題
a. 章程太難懂：要簡單一點點(對內溝通)，同時也要嚴謹(對外溝通)
把他修的白話一點讓大家更清楚的明白。
* 拉長修改流程
* 不應該上對下only
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## 討論時間
1. 總務定位？(廠商：學校) 一個統整財政資訊給其他組做決策的資訊提供者
* 可能的面向：資訊提供者 / 執行者 / 決策者 / others?
2. 研發總務的定位？

執行：跑流程
決策：決定事務流程致行 ex. 預算 決定是否要給錢 審核預算

### 討論內容
* 預算分配的優先順序：研發總務會議，決定錢的使用狀況
* 預算審核
* 總務自己應該就要想要別人要幹嘛，而不是被動地等待任務
* 要說提供服務的range

### 報告的內容、建議
* 其他組應該要向總務主動說幾月幾號要做好甚麼東西(反之亦然)
* 研發總務的功能：向總務報帳 、橋梁、補足知識落差(by會議)
* 總務組想要學習東西的話，可以混入每一組的「總務十分鐘」 要學、和自己問問題
* E組：決策者的話 要知道這些是不是有必要 知道更多東西 多多了解現在再幹嘛 這樣才不會讓總務僅僅是無情的審帳機器

# 行政介紹
## F組反饋
不用自貶 多開幾次會就好
要有buffer版本
Case3設計圖出錯很重要
解決方案：偏理想 人與人之間的問題會更為重要
## E組
東西比較少 不予置評

(E、F組發表他們的意見)
==**行政部不研發，研發部不行政。**==
感謝郭哲銘的表演

目前還沒有找到一個好的平衡
要再多想想每一組的流程 不要答非所問

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## 公關總結的內容
### 組織管理學
1. 組織架構
* 修章程
* 組織管理學 修改行政規劃後希望可以讓組織管理更加地有效率。
* 朝一間「小型公司」進行思考，目標除了FSAE競賽外，更是要達到FSAE的目標：「培養相關產業人才ELITE」
2. 資料紀錄：傳承用
3. 非物質財產 實際財產 都很重要 要好好規劃傳承
(知識is power) 資本的累積
4. 公約、共識，人才管理方式，提升士氣，汰除不是任人員
5. 倉庫物資列表
6. 預算：300萬 要有資金 -> 合作夥伴關係
7. 考量所有東西的成本
8. 增進連結：各種連結BRIDGE 找到新廠商 進行深層技術交流。
* 廠商不希望我們每年只來一次，然後都是來要錢的
9. 未來：新倉庫 去爭取我們ㄉ權益。目前系上還沒有確切的答案 說不定到水源。

### 行政部
1. 行政長，原則上由副隊長兼任，打雜得
2. 交接問題 -> 資料傳承
3. 任務分配
4. 時程規劃
all in all: 希望可以設立總體架構

### 預算分配：請大家好好寫詳細規畫項目給總務知道
* 預算和決算不同，預算確立後不可更改
* 預算表要越詳細越好

### 最後的發展目標：
1. 不要做了長期計劃表不看
2. 風險管理(如設定備案等)
3. 人才招募(6/25)
4. 社團對社會的貢獻
5. 不只是一群玩咖 要玩賽車 而是要打造品牌，找出讓大家願意花錢支持賽車社的原因(不只是熱血)

## 選舉注意事項
6/19提名
6/20公布候選人
6/22公布選舉人人數
6/25選舉RD

目前空缺很多
請大家提名
不要白來RD
趕快來提名