# HZDR Technikerakademie Workshop 20.5.

- backup is hier: https://hackmd.io/@Z3k-IRVbRJuDU-0M-Yfqzw/Hy7GtLMK_/edit

## Sinn dieses Dokuments

Wir (FWCC) wollen einen Beitrag in der Technikerakademie leisten. Es soll konkret um Werkzeuge für die Arbeit im HomeOffice gehen. Dieses Dokument soll den Workshop vorbereiten.

## Workshop-Titel

"Werkzeuge für die Telearbeit am HZDR"

## Abstract

Dieser Halbtags-Workshop soll Teilnehmern eine Auswahl digitaler Werkzeuge für die Arbeit im HomeOffice vorstellen. Im besonderen werden wir uns auf Methoden für Videokonferenzen, verteilte Dokumente, der Nutzung der Dienstnummer daheim sowie dem HZDR-Chatclient widmen. Der Workshop wird virtuell statt finden.

Details zu den einzelnen Modulen:

1. Allgemeine Informationen zur Telearbeit (noch nicht bestätigt, Steffen Seiffert?)
2. Videokonferenzen: ein 1x1
In diesem Abschnitt werden wir uns mit den verfügbaren Werkzeugen für Videokonferenzen befassen. Wir werden am Beispiel von Zoom Möglichkeiten der Werkzeuge ausloten. Desweiteren werden wir uns mit Aspekten der Organisation von Videokonferenzen beschäftigen sowie Aspekte der Interaktion aller Beteiligter ansprechen.
3. Verteilte Dokumente auf cloud.hzdr.de
Auch das Teilen von Dokumenten innerhalb des HZDR aber auch mit Externen soll anhand der Platform cloud.hzdr.de vorgestellt werden. Hierbei wird es darum gehen, das Konzept von Cloud-Diensten zu diskutieren und zu besprechen , wie das Teilen von Dokumenten funktionieren kann.
4. Telefon und Chat (noch nicht bestätigt, Olaf Schletting?)
Zum Abschluss werden im Workshop noch Möglichkeiten zur Kommunikation abseits von E-Mails angesprochen. Hierfür sollen Möglichkeiten zur Nutzung der Dienstnummer außerhalb des Büros sowie Chatmöglichkeiten gezeigt werden.

## Kontext

- https://www.hzdr.de/db/Cms?pOid=45351&pNid=99
- Teilnehmer der Technikerakademie: nicht-akademische Mitarbeiter des HZDR (Verwaltung, technische Assistenten, Werkstatt-Mitarbeiten, ...)

## Agenda

Folgendes ist ein Vorschlag, der sich ggflls. im Detail ändern kann.

- Technik-Check (8:45h)
- Begrüßung (9 Uhr, 5 min)
- slides: https://codimd.desy.de/gwfbu0oATDeWuUIUzbFYGg# (view: https://codimd.desy.de/p/pLNCbOxxZ#/)
- backup: https://codimd.desy.de/p/pLNCbOxxZ#/
- Icebreaker (10 min)
- break-out rooms, je 4 Teilnehmende
- sequentiell versus parallele interaktivität
- Fragen: (Antworten auf Pen & Paper)
- Wieviele Tage Telearbeit machst du gerade?
- Hast du bereits an Videokonferenzen teilgenommen?
- Nimmst du vielleicht regelmäßig an VK teil?
- Was ist Dein persönlicher Eindruck von Telearbeit im Beruf und speziell am HZDR?
- Gruppen-Zusammenfassung Icebreaker (10-15')
- Telearbeit und Arbeitsschutz: Was zu beachten ist. (9:15h, Betriebsrat?, 10+5 min)
- kurze Zsf. von Peter
- slides: https://codimd.desy.de/JbxtFx2mQ16iSSau37l7Bw?edit
- view: https://codimd.desy.de/p/vTUjV_6A9#/
- Foliensatz an Teilnehmende verteilen
- Arbeitsschutz daheim -> Ergnomie vs. Bewegung
- Zeitinvest daheim -> Arbeitszeitkontrolle (nicht immer online sein, Wochenarbeitszeit einhalten)
- Pause (5 min)
- Videokonferenzen: ein 1x1 (10:00h, FWCC, 30+10 Minuten)
- Technisches am HZDR (bbb, zoom, ...) -> Rene Kaulfuss (15 Minuten)
- Datenschutzaspekte bbb vs. zoom?
- Kernfrage: wie setze ich eine VK am HZDR auf? Wie nehme ich an einer VK teil?
- Technisches zu Zoom -> Helene (15-20 Minuten)
- https://codimd.desy.de/p/QjXfHioJR#/
- Soziales bei Meetings in der Telearbeit in Break-out rooms, 10 Minuten
- eine Frage: Jedes Meeting hat einen Zweck und Menschen, die Teil nehmen. Identifiziert welche Unterschiede eine Remote Meeting mit sich bringt im Vergleich zu einem physischen Meeting, um ein Meeting remote auch produktiv zu machen.
- Antworten sammeln -> hackmd pad öffnen und teilen
- Wrap-up: Verhalten/Motivation in einer VC -> Peter/Helene (raise hand, Sprechbeiträge)
- Pause (5 min)
- Verteilte Dokumente auf cloud.hzdr.de (11:00h, FWC?, 20+10 Minuten) -> Oliver Urban (Support FWCC?)
- WebGUI (Ordner, Dateien, ...)
- physischer Ablauf (lokaler Rechner vs. "cloud") ? irrelevant, außer bei Clientnutzung
- Teilen von Dokumenten mit anderen HZDR-Mitarbeitern (bekannten HZDR Accounts)
- Teilen von Dokumenten mit Externen (anonymes teilen)
- gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten (Collabora)
- Synchronisation von WebShares aus anderen Nextclouds (@Peter sowas gibt es nicht)
- Pause (5 min)
- Telefon und Chat (11:30h, FWC?+FWCC, 20+10 Minuten)
- Diensttelefon daheim (OpenScape) - 10' (Guido)
- mattermost - 15' (Fredo Erxleben -> Folien)
- → [Slides](https://codimd.desy.de/p/FjFtdnwR0#/)
- Chat vs. Email
- Struktur
- Chatgruppen
- Mentions und Reaktionen
- Feedback und Abschied (11:50/12h) -> hackmd pad

- alle Folien werden auf cloud.hzdr.de gesammelt https://cloud.hzdr.de/s/ASPrY6XX8fctAJM (`telearbeit2021`)

## Anforderungen

Dieser Workshop wird komplett online mit der Videokonferenzsoftware Zoom veranstaltet. Teilnehmern werden die Verbindungsdetails eine Woche vor dem Workshop erhalten. Neben einem internetfähigen Laptop oder Desktop-PC, brauchen Lernende Lautsprecher, ein Mikrofon, (optional) eine Kamera sowie eine sichere Internetverbindung.

Auf dem Computer für den Workshop sollte eine aktuelle Version der Videokonferenzsoftware Zoom (https://zoom.us) sowie ein aktueller Web-Browser (z.B. https://www.mozilla.org/de/firefox/new/?redirect_source=firefox-com) installiert sein.

# Themen/Diskussion

**NB**: Sollten wir die Beiträge mit HZDR-Bezug (BBB, Mattermost, cloud.hzdr.de, Telefon) per Video aufnehmen und dann mit dem gesamten HZDR teilen? (Mit Sprechenden andiskutieren)

## Telearbeit und Arbeitsschutz: Was zu beachten ist. (9:15h, Betriebsrat?, 10+5 min)

## Videokonferenzen: ein 1x1 (9:30h, FWCC, 30+10 Minuten)

### Technisches am HZDR

### Folien

https://codimd.desy.de/02WZdfLoScGs3Ggdq6sebQ?edit

### Verhalten in einer VC

- alles direkt selber ausprobieren lassen
- Mikrofon: immer ausschalten, wenn du etwas sagen willst: Hand heben (erklären wie) und dann Mikrofon an
- Unterschied zoom/bbb: hand heben (Ersatz durch Chat und/oder Video)
- Kamera: wenn Folien im Mittelpunkt stehen: ausschalten, wenn Gespräch im Mittelpunkt steht: anschalten, wenn du redest: anschalten
- Bildschirm teilen: z.B. Vortragsfolien, Fenster/Bildschirm teilen (nur Fenster ist oft besser), Ton übertragen, annotation tool:
- Whiteboard: bei bbb und Zoom, Möglichkeit z.B. Meinungen oder Erfahrungen abzufragen, auch bei vielen TeilnehmerInnen
- Gemeinsamkeit zoom/bbb: polls (schlecht zu üben)
- Breakout Rooms: Gespräche miteinander schwer möglich bei großen Gruppen, BR ermöglichen in Beziehung zu gehen und sich intesiv zu einer bestimmten Fragestellung auszutauschen, maximal 2-4 Leute pro Raum für Gespräche
- externe notepads: codimd, gdoc, ...
- Aktivitäten parallelisieren
- bbb: interne Notizen / shared notes -> plain text/HTML
- positives an VC: Minutes können Gold wert sein, kognitiver Aufwand lohnt und macht Meeting nachhaltig
- Gruppendynamik:
- Funktionstests
- Redeanteile
- Icebreaker
- TODO PS blog post: why VC suck

## Verteilte Dokumente auf cloud.hzdr.de (10:40h, FWC?, 30+10 Minuten) -> Oliver Urban (Support FWCC?)

- Oliver Urban: Wir betreiben die HZDRcloud, gerade damit kein Cloud-Dienst verwendet wird. Der Dienst hat gerade recht wenig mit einem Cloud-Dienst zu tun. Cloud steht hier wie so oft nur für einen Webdienst eines Anwenders - Im Kontext der HZDR Nutzung bieten wir hier einen Sync- and Share Dienst an.
- Peter: Ich denke, solche Begrifflichkeiten müssen anschaulich in dem Workshop vermittelt werden. Für mich ist Cloud-Dienst synonym mit Webdienst.
- vgl. Email von Oliver, Klärung/Diskussion zum Scope des Beitrags notwendig

## Telefon und Chat (11:15/20h, FWC?+FWCC, 20+10 Minuten)

- Telefon:
- Umleiten des Telefons
- per app von außen anrufen
- mehr Tricks mit Fritz.Box und Co? (bei Fragen ansprechen/verweisen)

- Chat:
- Grundfunktionen zeigen (Teams vs. Channel)
- direkte Kommunikation etablieren
- Bilder teilen
- Externer Zugang
- Gefahren im Chat (Code of Conduct, Nutzer blocken?)

## Zoom URL

Peter Steinbach is inviting you to a scheduled Zoom meeting.

Topic: Technikerakademie-Workshop Telearbeit
Time: May 20, 2021 09:00 AM Amsterdam, Berlin, Rome, Stockholm, Vienna

Join Zoom Meeting
https://zoom.us/j/97083970963?pwd=UUVqcmF6OVFyM3E1WnZJekcxYW9jQT09

Meeting ID: 970 8397 0963
Passcode: 481503
One tap mobile
[phone],,97083970963#,,,,*481503# Germany
[phone],,97083970963#,,,,*481503# Germany

Dial by your location
[phone] Germany
[phone] Germany
[phone] Germany
[phone] Germany
[phone] US (San Jose)
[phone] US (Tacoma)
[phone] US (Washington DC)
[phone] US (Chicago)
[phone] US (Houston)
[phone] US (New York)
Meeting ID: 970 8397 0963
Passcode: 481503
Find your local number: https://zoom.us/u/acAUveM2gI