怦然心動的工作整理術

1hr重點整理(一讀) + 1.5hr(二讀)

為何要整理?

雜亂=浪費

「適合自己」的工作環境
工作表現提高
外在印象變好(畢馬龍效應): 同事對你的第一印象

效率

雜物的惡性循環: 越積越多，越難整理
非實體的數位檔案: 大幅影響工作效率

回顧

找到自己「心動」的目標
打造專心的環境
肯定過去，重新認識自己

如何整理?

一口氣整理法:
一次審視所有物品，並依照用途、需求分門別類
丟掉的標準:
- 是否心動: 以及盡量丟掉「會產生負面情緒」的物品
- 是否實用: 真的會再用到嗎? 像是紀念品可能都沒有用
- 是否有未來的發展性: 留這個對我未來有幫助嗎?
工作空間:
- 書本: 透過整理發現自己的價值，只留下有用的(其餘捐或賣掉)
  - 不特別找時間，「那一天」永遠不會到來!!
  - 感謝書的幫忙，心懷感恩地捐掉吧!
- 文件: 「直立放置」，小心「待掃描｣(越積越多的等待掃描文件)
  - 全部丟掉，有用的先掃描或照相即可；
  - 紙質的文件以直立放置；
  - 待辦的文件另外放好處理
- 名片: 整理你的人際關係
小東西:

依照各種類去分類，例如電子、辦公、工作、護理、零食，
紀念品類沒用的照張相就把它果斷丟了吧!
只留下心動的: 找到自己真正的興趣、重視的東西

辦公室:
- 每樣東西先定位子: 先訂好每個東西的「家」，以後才會容易物歸原位。
- 用盒子(收納盒)整理: 用大創那種盒子放好小東西，不僅好找也整齊。
- 桌上基本上不放東西: 不要再說「創意的人桌上都很亂」這種屁話了，桌上越乾淨越好。

非實體整理

主要有3大類: 檔案、email和手機App

通通刪掉吧!: 總之不要的通通刪掉，可以用以下三點來衡量刪除標準
- 還有用嗎? 這個是否只是臨時檔案，還是早就沒用了?
- 對未來有用嗎? 這個未來的專案會用到嗎?
- 會讓你心動嗎? 你還記得這檔案的用途嗎? 你心中有任何一絲波瀾嗎?
三大資料夾:
將檔案歸類在以下三種資料夾，至於再細分則是依照個人需求
- 目前專案
- 留存紀錄
- 儲存的工作
照片: 依照「用途」做分類，像是工作用、文章用、家庭照…等
email:
- 信越少越好: 善用搜尋，暫時不用的都丟到封存
- 回信時間: 固定的回信時間，對雙方都很好(不被打斷)!
- 只留有用的: 其他的丟到垃圾桶(等30天後自動消除)
- 用資料夾分類剩下的郵件
App:
- 越少越不容易分心(尤其手遊)
- 不用就刪掉吧! 反正隨時可以下載回來
- 將App分門歸類: 像是工具類，通訊類…等

時間整理

行事曆
- 行事曆千萬別把「所有」項目塞進去，每次要看只會消耗自己的專注精神。
- 3大陷阱:
  - 過度贏取: 對於「不重要」或是實質好處的事情，花上太多時間去取得該成果。
  - 「急事」當作「要事」: 緊急事件不代表重要事件，必須先花時間釐清事件的先後和權重順序。
  - 「一心多用」: 一心多用就是在浪費時間。
- 留白: 留時間給自己回顧與反省
工作

先全部「堆在一起」看:
用更宏觀的視野去看待你目前所有的任務，這樣可以更清楚時間的分配，整理你所有工作的優先度、時間長度…等
工作3大類:
- 核心: 發揮你價值所在的主要工作
- 專案: 有始有終的工作
- 發展性工作: 培訓、自我成長、研究…等的未來發展性的工作
評估工作的「心動度」，用「受益測驗」評估:
- 是否令人心動?
- 對此工作的「受益者」(像是部屬、PM)的好處是否足夠?
  如果該工作既不緊急，也不重要，你想不出這個工作項目令人心動的原因，那麼可以先將它排到最後，有空再來處理即可。

決策整理

決策以不超過5個為原則，越多越容易難以抉擇。

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高風險決策:
先整理具有高風險的決策，因為此項的成敗攸關公司和個人。
低風險自動化:
例如影印、收發郵件、簽名檔…等，能夠自動化的工作直接自動化。
堆在一起:
將所有決策攤牌，一次宏觀地看看哪些是要優先地，來做決策的整理。
整理與授權: 最後整理所有的決策，並且看看哪些是可以授權給其他同事、部屬甚至是廠商來處理的。

人脈整理

人脈廣 =/= 客戶多，願意坦誠以對(承認自己的錯誤)

整理高品質人脈:
只留下那些對你工作、個人未來發展「有用」的人脈
找出願意「伸出援手」的:
找出那些能夠情義相挺，困難時可以幫忙的朋友。
自己「心動」的人脈關係:
整理和回顧自己對於哪些人際關係是「心動」的，像是對於心有靈犀，或是純粹運動球友…等。

會議/團隊整理

想像你「理想中」的團隊，打造適合你的團隊(即便你不是leader)。
堆在一起看所有的例行會議，檢查這些是否「必要」、「未來發展」、「心動」嗎?

會議認真參與:
尤其會議上別用3C，且務必打開耳朵認真聆聽
清楚目標，有備而來:
與會人員必須都要知道該會議的目標是什麼，過程才會順利
站著開會:
因為站著會比較累(通常半小時以內)，不像坐著可以待上好幾個小時。
盤點團隊:
思考團隊中的每個成員，整理目前成員對於專案的參與、貢獻…等
小心「大團隊」，尤其私人恩怨:
注意別讓一個團隊成長到超大團隊，盡量維持團隊的精簡；而且團隊內的私人恩怨務必在團隊之外解決，否則將情緒帶到團隊中，只會讓大家難堪且效率低落。
分享成就，享受工作
團隊成員可以互相分享在團隊中擔任職位的「成就感來源」，講出你在團隊中貢獻的工作，哪些是令你心動的，哪些你做得很有成就感，營造大家都滿意的團隊氛圍。

工作中找到心動

整理環境:
透過整理環境，對身邊的物品保持感恩的心。
心動小物:
在桌上放些讓自己心動的小東西，例如家人的照片、小盆栽…等，打造讓你心動的工作空間。
想離職了怎麼辦?
先用以下3項來整理自己的工作

先整理工作各項目的「心動程度」，檢視還有哪些是喜歡的
是否能改變? 是否能改變工作內容、環境?
回顧/整理後的心態: 在檢視完自己的工作後，再看看自己是否真的不再心動了

總結–反省與享受成長

與他人分享並鼓勵他人:
自己的整理方法與結果，可以分享給同事，讓大家都一起進步，並且用鼓勵的方式激勵改變。
珍惜同事:
每次職場上的緣分都得來不易!
放掉過去，享受未來:
透過整理回顧你的過去，將大部分不必要的過去都「斷捨離」，感恩過去但是「不留戀」，只留下經驗朝向未來邁進。
空出時間，自我反省:
一定要有自己的「空白」時間做獨處，好好「整理自己的思緒」，整理自己這段期間的遺憾、失敗和成功，這樣才有辦法真正的進步。
樂在工作，樂在生活:
透過整理將工作變得更加順暢，你的生活也能利用整理「煥然一新」，確實地了解自己有什麼、學會了什麼，讓你對自己更加了解，樂於享受你的「整理生活」!
放手一搏吧!
反正討厭你的還是一樣討厭，為了喜歡你的人還你自己，放手去做吧!

補充–作者的工作整理術

整理現實:
現實中有什麼樣的資源，有哪些專案…等，目前的未來規劃有哪些…。
專案的優先順序、時程:
一次檢視所有的專案(攤牌法)，整理出各專案的優先度，以及安排各項的時程。
專案再細分:
接著到專案的執行細節，一樣是將專案所需的所有KR(關鍵結果)攤開，整理出各個細節所需的資源、時間…等。