協作會議的數位工具：何時使用？如何使用？

經過不斷的嘗試與摸索，協作會議最搭配的數位工具，便是 Miro （心智圖、數位白板功能）以及 Sli.do （可匿名聊天室，線上提問與直播互動）。

在這篇文章裡，我並不是詳細介紹兩個軟體的功能，而是介紹我們如何使用它，以及協作會議的主持團隊在搭配使用時，通常會注意哪些事項。

Image Not Showing Possible Reasons

開放政府第80案協作會議「宅配貨到付款（超商取貨付款）境外詐騙包裹氾濫，受害者求助無門！」連署案當中的直播錄影畫面。

可以看到：左下角是會議現場，左上方是 Sli.do 即時的聊天畫面，右邊則是銀幕投影出 Miro 作為數位白板的功能。

Miro

Miro 可以作為電腦操控、線上的白板。透過投影，讓「白板畫面」擴大，也能夠即時修改，無論現場或直播線上的參與者，都能清楚看到目前的討論狀態。

視議題性質與政策發展狀況，可以事前將資訊「視覺化」。例如透過樹狀圖、心智圖、流程圖等繪製方式，將複雜政策議題的局處立場、利害關係人意見進行整理。

Miro 是一個可以協作、共筆的軟體，有利於主持團隊與 PDIS 工作同仁分工彙整現場的發言，或者即時支援必要的版面調整工作。

協作會議的前期作業，我們會視議題性質，以議題的概念分層、不同立場或者各種角色為單位，製作成一張張的「便利貼」；再以線條拉出彼此的關係，輔以版面配置，製作成一張能夠一眼看出多方意見的分佈「心智圖」。

在事前的籌備作業，或者協作會議當天的即時視覺引導，我們都可能會以 Miro 的即時修正功能，讓受訪者、與會者的意見能夠被涵容到畫面中。

如果遇到議題跨眾多部會，需要進行基本的議題釐清，以免各單位簡報各執己詞，我們也會用 Miro 進行簡單製圖，作為整天討論的梗概。

先把字打上去再說：Miro 的便利貼可以隨時新增，也可以隨時刪除，所以無論是現場或線上的意見，都可以快速摘要成文字，讓與會者感覺被聆聽、受重視。

開新的框架：有別於傳統白板，數位線上的白板可以延展的空間很大，如果版面混亂、難以挽回，也可以開新的版面，舊的仍會被保留在旁邊。

同步協作：由於可以同時多人共編，大場主持人收整某個區塊時，主持團隊可以在其他區塊彙整線上意見、歸納整理，端看會議需要投影出哪一區塊。

Sli.do 是線上聊天室，可以選擇具名或匿名，讓不願意公開自己身份的人、不願意以口語表達貢獻意見的人，以及線上觀看直播參與的人，能有一個方便參與的管道。

公務體系的同仁，有時候不便以自身職位發言，均會強調「個人意見」。而匿名便提供了去識別化的效果，也讓意見能夠平等被展示出來。

在培訓或演講過程中，提問可以被即時看見，若現場的 QA 環節時間不足，主持團隊或培訓者也可以在其他時間以文字回覆，且所有人都能看見。

現場搭配線上，現場與直播畫面都能看得 Sli.do 頁面，主持人、講者及現場參與者可以適度回覆，若問題較多，也可以透過讚數來排序。

Sli.do 同時兼有問答及投票功能，可以視會議場合的需求搭配使用。尤其是 QA 時與會者如果較害羞，可以引導至線上回應。

引導與會者進行線上對話：現場的時空條件有限，除了主辦單位、主持團隊與講者，與會者也可以在 Sli.do 聊天室進行對話。

在會議開始前、以及休息時間，適度在 Sli.do 上展開輕鬆的話題，邀請按讚回覆，讓大家不會對提問、送出意見等動作有太高的心理門檻。

在會議張力較高、衝突性意見出現時，適度找到 Sli.do 上較為中性的發言，或者能夠補充現場不足意見的留言，作為立場調節與共同反思的環節。

有重要的資訊、文件網址等資訊，若來不及補充到與會者的共用資料夾或信件中，也可以放在 Sli.do 上供大家自行下載瀏覽。