# 資料庫內部教育訓練
v2 written by Lucky, joined by Hanlin, Chia-Ho, Bosco, Summer

0326 第1次教育訓練 [AI逐字稿與摘要](https://drive.google.com/file/d/18SAXEs4m9JGvo5UBK_uBsUffB1l0M-hK/view?usp=drive_link) [音檔](https://drive.google.com/file/d/1ZO-JkiuNrYrRgvbPFka1bOWEwVt3p8mu/view?usp=drive_link)
0408 第2次教育訓練 [AI逐字稿與摘要](https://docs.google.com/document/d/1nGgQFOBtxwDmCGCsHcN3D4O3LTDy9lwB/edit?usp=drive_link&ouid=113246298553173940027&rtpof=true&sd=true) [音檔](https://drive.google.com/file/d/1ZkHkljrR19dSboTRGsYdXqZ8xfymnO_Q/view?usp=drive_link)
0415 第3次教育訓練（互動上機，不需會議記錄）
0501 第4次教育訓練（互動上機，不需會議記錄）
0513 第5次教育訓練 [AI逐字稿與摘要](https://docs.google.com/document/d/1QlDOgjXScuKrTYD3pUo47b8ETvYp5lrt/edit?usp=sharing&ouid=113246298553173940027&rtpof=true&sd=true) [音檔](https://drive.google.com/file/d/1icvENFezLQYtf_g61i3dw4zPMjaYwm2b/view?usp=drive_link)

`截圖自海村洄站「2024年結案報告書」。資料來源：海波浪文化事業有限公司`
`截圖自海村洄站延續青年培力工作站「2025年申請計劃書」。資料來源：海波浪文化事業有限公司`

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### 背景須知
2024年，海波浪文化事業有限公司首度申請「地方青年培力工作站」並獲通過，將工作站命名為「海村洄站」。

截至該年底，專案團隊已完成「里海創生資料庫」中與「[知識管理系統(KMS, Knowledge Management System)](https://www.youtube.com/watch?v=ZB3xTYNkC10)」相關的規劃與製作，並於工作項目之外，初探並建置本站服務族群如團隊、創生人才、關係人口的基礎輪廓，以利於對外活動報名以及社群經營等工作之部署。

雖說一個設計精美的資料庫除了「知識管理系統」外，還需包含「[顧客關係管理（CRM, Customer Relationship Managment）](https://www.youtube.com/watch?v=VRLH3El2TLA)」系統，但由於2025年青培站時間和預算有限，除了考量有限人力資源外，另一方面海波浪如果獲補而購置第三方會員系統（臺北市文創永續補助），關係管理系統勢必要在同一年度被重新設計、整合，工作相關資源都需被重新評估。

在權衡之下，Lucky與Bosco討論後，決定將與本年度數位有關的經費分配在現階段可預見的「**六場次數位課程規劃執行、常態性定期社群小聚並試辦虛實整合、階段性內部數位教育訓練**」等工作項目上，並協助其他各工作項目的資料上傳。換言之，2025年尚不會對資料庫CRM進行精緻的規劃設計。

### 本次內部教育訓練設計方針
由於資料庫概論既廣且深，如行內聖經「[資訊架構學：網站、App與資訊生態系統規劃（第四版）](https://www.books.com.tw/products/0010774361)」即是496頁的入門書籍，線上開源課程「[【杰哥數位教室】資料庫系統管理課程](https://youtube.com/playlist?list=PLpXfHEl2fzl7StyXHRlxB-IYK5waf6y9f&si=rHt1-xKtjbB6KZVo)」合計81堂、超過40個小時，都顯見其完整性難在短短6堂課或內部教育訓練完成。

因此，本次內部教育訓練將以「2025年青培站運作實際需要執行的項目」為重點，以「**說明工作項目的同時，結合資料庫重點觀念與操作方式的示範**」的方式設計與操作，並透過每次教育訓練debug，逐步轉化為開放外部報名的5場線上數位課程，鑲嵌在本文的連結都將另外進行副本或權限的重新設定。

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### 第一節：2024里海創生知識系統與其資料庫資訊架構說明

里海創生知識系統與其詮釋資料框架的設計，為以「地方創生」概念為核心、專案資料共治為需求研發出來的知識系統，在此地方為主體的實踐上，將嘗試結合「政府開放資料(Open Government Data, OGD) [2分鐘版說明](https://www.youtube.com/watch?v=ceYhPm_JGls)／[19分鐘版](https://www.youtube.com/watch?v=qv2UxsjlkGc)／[論文版](https://www.airitilibrary.com/Article/Detail/19945736-N202309070001-00001)」的理念，將資料庫資料逐步對外開放。

`截圖自海村洄站之「里海創生資料庫」。時間：2025年3月24日。資料來源：海波浪文化事業有限公司`

**地方創生** 講究「地方DNA」、「地方發展困境」、「人才發展困境」、「人才培力機制與調查」，並從2025年開始更著重於「創生經濟」。其衍生至知識系統的關聯性，可見於「問題、目標、對策、計畫、行動、行動者、數據」的資料流程設計與相關詮釋資料集的設計

**專案資料共治** 講究「收支」、「專案資料管理」、「專案資源與期程管理」，可見於「收支、資源／故事／通用、行事曆」相關整體設計。

### 第二節：資料庫基礎介面與功能
[](https://gamma.app/docs/I--g2csqcyujadazls?mode=doc)
本處說明，將搭配Lucky以上機解說，搭配實際操作airtable資料庫服務之介面、功能進行演練與說明。

### 第三節：開案前，將新專案的重點資料建置到資料庫
**本次以「114年延續青年培力工作站（資源名稱）海村洄站（計畫名稱）」為例，示範以下資料建置的流程：**
* **行動者資料集**｜確認海村洄站需發薪或保險的人員資料是否已建置於「[行動者資料集 簽領勞報人員view](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/shrFH7YBF07jtmYrR)」當中，如否，請依以下情形辦理：
（1）（視組織需求）請新員工填寫「[海波浪文化事業有限公司 員工資訊表表](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/pags0r4qTuCgMZBBR/form)」，回填後，請至「[勞工名卡印製](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/tbl9KJuNCSKv5HqZf/viwp0Bv9lhimUl8mh?blocks=bliv4q6gfaAiQdmp1)」中點擊「Go to record」，搜尋員工姓名、將名卡印出或轉存pdf檔並請對方確認資訊、回簽，回簽後掃描建檔於[e-mail]共同雲端和資料庫的「[行動者資料集 勞工名卡view 勞工名卡回簽field](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/shr5y4yPwGUJhk0Dr)」
（2）（視組織需求）如為僅需填寫勞報單的人員，請該名人員填寫「[海波浪文化事業有限公司 首次簽領勞報必填](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/pagJ57wgUaZIqaeYK/form)」表單即可
* **資源資料集**｜建置「114年延續青年培力工作站」相關資訊
* **計畫資料集**｜建置「海村洄站」相關資訊，將此計畫名稱連結到「114年延續青年培力工作站」，並登錄與其相關的已確認／待確認資料
* **行動資料集**｜建置與「海村洄站」有關的行動及其相關資料，並將各別行動連結到「海村洄站」
* **數據資料集**｜建置個別行動預期完成的可量化成果（如活動數、製作物）或指標（如人數），並將個別數據連結到相關的「行動」
* **目標資料集**｜點擊資料庫介面左上的「views」按鈕，切換到「儀表板用」視角，並將18項SDGs目標連結（標籤）到與該專案有關的「問題、行動、數據」資料欄位上
> 註：2025年起，目標資料集內的目標records將於下半年度除去計劃書一般會撰寫的專案目標，而改為SDGs永續發展目標與Upstart Co-Lab 創意經濟影響力投資指標
* **對策資料集**｜更新、維護與該專案有關的「關聯問題、關聯目標、關聯行動」資料欄位
* **問題資料集**｜更新、維護與該專案有關的「關聯目標、關聯計劃」資料欄位

最後，回到第一步：
* **行動者資料集**｜回到「行動者」資料集，確認與該專案有關的所有團隊成員，在與「計劃、行動、數據」有關的資料欄位是否都下好標籤

<font color=#ff0000>重要提醒：上述初始建置的資料將隨著計畫進行動態新增、調整，請PM有意識地於不同階段增補內容，並提醒協作者資訊的更新。</font>

### 第四節：活動辦理前、中、後的資料管理SOP
**協作守則**
* 先準備會議要討論的資料（以海村洄站為例，可統整於[google共筆文件](https://docs.google.com/document/d/1h3uN0DbbOmjRDAeQLWdB4bMdvMSg3HoRFGs4WmK866s/edit?pli=1&tab=t.0)），如有會議後需約協作夥伴時間會議與工作前兩週前先約，不要當週約，避免時間安排上的不便。**每次會議後，需將資料update到資料庫的「[Onboarding interface 的行事曆中](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/pagpWMDmPmqPxczbO/edit)」。**
* 針對手上的工作，先預排相關的時間節點，會議確認後就填在行事曆。
* 如果有家務、或是承接外部計畫影響所負責的計劃，而內容無法如期產出，或質量不佳提前告知協調，避免後續專案推進風險。
* 如有已確定行程，如出國，或一週不在，會議告知，行事曆註記，便於團隊工作相關安排。
* 先在雲端文件紀錄已完成的進度和待討論內容。可透過其他雲端文件，便於在會議中說明。
* 善用會議時間，減少會議後協調的行政成本。
### <font color=#ff6600>Lucky（虛實整合coach）
> 目標
進行示範並傳承，後續於每場活動前確認資料建置的完整性，並於PM執行期間確認虛實整合是否落實與適時提醒。

### <font color=#ff6600>瀚臨（專案助理暨攝影）
> 目標
協助與活動有關的人員聯繫，活動相關圖像素材的設計與資料建置。

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### <font color=#ff6600>佳和（專案管理, PM）
> 目標
**(1) 建置、管理、廣宣活動相關的資料**
＊由於本年度青培站並無行銷專員，因此將由具海波浪官方帳號發文權限的PM主責廣宣。
**(2) 掌握各項資源的分配與靈活調度，並按期程推動進度**
＊同上，由於人力有限（本年度海村洄站並無正職行銷與外包攝影、活動主持人、活動工讀等），有需要分工時，請PM主動召集會議，在期程內有效溝通並推動專案進度。

### **活動前 PM CHECKLIST**
- [ ] 如本場次活動如有資訊需留存（有值得被記錄的分享內容），請
- [x] 登入[e-mail]共同帳號
- [x] 在[ HackMD ](https://hackmd.io/)設定一個可供所有人共筆的公開連結，共筆內容大綱請參考 [共筆：逐海洋而居的人生—住在黑潮町的台灣人](https://hackmd.io/@KDTQvcEERU2ZF0qVQE1klw/rkoL0uni1g/edit) 的格式進行設定
- [x] 設定完成後，將HackMD共筆連結其轉為短網址（轉為 [lihi短網址](https://lihi.io/)，提醒lihi也須用[e-mail]共同帳號登入，附上官方[教學影片](https://www.youtube.com/watch?v=2GADlrjKFV4&list=PLIWUZ-F-XqblTbu7kQSy3ZNGHlo4XjqYB))，並主動提供給活動現場主持人。
- [ ] 將共筆連結新增到「[活動行事曆page](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/pag1lD9tOjvG3RTXe?9lulz=sfsQ9WLR2q34oVRZz)」該場次活動中的 共筆連結資料欄位」

附上[HackMD完整教學影片](https://www.youtube.com/watch?v=8ZlzUqXf6_4)
＊HackMD 為可供多人markdown共筆、通用於程式語言標寫的雲端連結，[為g0v社群慣用的開源工具之一](https://g0v.tw/tool/)
*共筆HackMD的內文格式請參考

- [ ] **（本場次如需報名）活動兩週前（預期每場活動的預熱廣宣期為2週），確認活動報名表、活動回饋表的短網址連結及連結內的內容皆正確，可用於廣宣**
- [ ] 確認[ 活動報名表 ](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/pagWQAJk8T3Hy3fic/form)、「[活動回饋表（如本場次活動有需要）](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/pagYw2obn3UJft3R0/form)」上的「哪種活動」、「這次您參加的是哪一場活動？」欄位內已有正確活動可供外界勾選報名。如活動尚未出現在下拉式選單中，代表該場次活動的「開始與截止日期尚未下標籤」而且「報名表顯示」、「回饋表顯示」並未被勾選，因此該場活動無法自動被顯示在選單中。請到「[行動資料集 開活動用view](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/tblzfjyHQmWDB2eBE/viwsVdsDdWXnYyKU6?blocks=hide)」進行相關編輯
- [ ] 將完成的活動報名表、活動回饋表連結轉為 [lihi短網址](https://lihi.io/) ，提醒務必要用[e-mail]共同帳號登入，附上官方[教學影片](https://www.youtube.com/watch?v=2GADlrjKFV4&list=PLIWUZ-F-XqblTbu7kQSy3ZNGHlo4XjqYB)

- [x] **活動宣傳前，備妥所有可供FB與IG宣傳用的「廣宣圖像素材」，並建立FB活動頁**
- [x] 兩週前確認所有將被宣傳人員的名單與聯繫方式
> [name=Chia-ho Chan]目前以重複性活動的方式設定，共有兩個活動(5/17、5/27)未發生，要記得改封面照片。需常更新資訊。
- [x] 統一聯繫（建議與助理協作），並索取經對方授權的圖片與文字
> [name=Chia-ho Chan]先確認圖片版權，再確認是否能公開授權(授權方式為CC3)
- [x] 兩週前製作成符合FB與IG發文的「廣宣圖像素材」（建議與助理協作）(一週前發簡單的提醒信)
[FB canva貼文範本](https://www.canva.com/design/DAGhN-2MtnU/2xSU1mCwbqfQft4HYVANZQ/edit?utm_content=DAGhN-2MtnU&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=sharebutton)／[IG貼文範本]
> [name=Chia-ho Chan]暫時改成以重要圖文放正方形
(https://www.canva.com/design/DAGhbmjL2kg/QyFprGipGfIRTMiD0UhkmQ/edit?utm_content=DAGhbmjL2kg&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=sharebutton) ／[FB/IG限動範本](https://www.canva.com/design/DAGixWLdO7c/Z5BbI8HdeyX4Y4DbCJhd9A/edit?utm_content=DAGixWLdO7c&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=sharebutton)
- [x] 在「[故事資料集 社群平台故事view](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/tbl8G5e0CVqiFCxWH/viwiJ1Oi6kx7zFFB0?blocks=hide)」各欄位撰寫並管理搭配圖像素材的文案（參考「內文」欄位的範例，發揮創意）
- [x] 文案經過主編確認後，在[ FB 活動頁面 ](https://www.facebook.com/seabelongings/events)建立活動，並在活動頁中編輯FB的發文排程
- [x] 同上，可透過「[Meta Business Suite](https://business.facebook.com/latest/home/?asset_id=108532239848914&nav_ref=manage_page_ap_plus_left_nav_mbs_button)」進行FB限動、IG貼文與限動的發文排程，在slack上請大家檢查。
＊由於人力有限（本年度海村洄站並無正職行銷與外包攝影、活動主持人、活動工讀等），有需要分工時，請PM主動召集會議，在期程內有效溝通並推動專案進度。如主編可邀請Bosco確認，但2025年與海村洄站有關的FB與IG發文內容及平台留言管理都請PM主責
> [name=Chia-ho Chan]正常情況下是半天到一天內有自然觸及，隔一天下廣宣，再隔一天才有效應出現。大活動抓三週是一週後檢視，看是不是需要更多。

- [x] **活動一週前，準備活動現場需用到的製作物**
- [x] 微調「[海嗨用簡報](https://www.canva.com/design/DAGh0CW7fRM/zALOm0q0T8A6rsBIIUBF6Q/edit?utm_content=DAGh0CW7fRM&utm_campaign=designshare&utm_medium=link2&utm_source=sharebutton)」圖面上的資訊，包括更新封面資訊、流程描述、空間、本日共筆QR code與活動回饋QR code等
- [x] 跟summer確認帶空白的「[講師勞報單](https://docs.google.com/document/d/1oAS82A024fDiW_XWmzh0mWFB18JAhJRE/edit?usp=sharing&ouid=113246298553173940027&rtpof=true&sd=true)」
- [x] 請確認活動現場有足夠份數的空白「[活動簽到表](https://docs.google.com/document/d/1DKGOfouf576aJLwSSX9cfTFlZKCsDCYmxoAmXn-KgOY/edit?usp=sharing)」，如果不夠的話，請先列印並帶到活動現場

- [ ] **活動宣傳**
- [x] 於廣宣時間自動發文後，請即時到FB活動頁、IG頁面、廣告頁面進行圖文內容的勘誤
- [ ] （本場次如需報名）設置「活動報名表追蹤短網址」
＊報名表不打在內文內，是為了避免內文含外部網址會降觸及率
（1）FB的部分，請在活動頁內宣傳文底下留言「報名本場活動：短網址」，並設定為置頂
（2）IG無法直接點連結，因此請PM先將短網址傳送給具有IG po文權限的管理者請他將短網址設置在首頁的link in bio，然後在活動貼文下方留言「請至IG首頁link in bio點擊報名」
（3）FB與IG限動，務必把短網址設定為「連結」並且取名為「點我報名」，將連結覆蓋於「圖像素材」中的「用IG連結蓋住我」的圖像上
- [ ] 在FB該貼文的留言區，另外留言貼入以下資訊：
🐳社群成員清單>> https://lihi.cc/TRaLK
🎉加入海村社群>> https://lihi.cc/f2Epn
🗓社群行事曆>> https://lihi.cc/ElPQa
- [ ] 同步將FB貼文資訊加一段短文字並tag @channel，分享到 g0v #re-place 的頻道
- [ ] 同步透過email（於email收件者欄位輸入「開放海村社群」即可將所有email一次加入）將FB貼文資訊分享給「[開放海村社群](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/shrCvZzC861w7w6WA)」。[[e-mail]共同帳號聯絡人更新](https://contacts.google.com/)
> [name=Lucky Chen]待討論海嗨系列活動統一版本的發信主旨。提醒：必須用附件副本寄送喔！
> [name=chia ho]發一封包含「為什麼會收到這個信＋海嗨活動介紹＋最近一次活動時間」的會員邀請信。如果不想收到這個信請回信告訴我們。從開放海村社群青聚活動報名表找一些人進來，建一個名單。（在5/13發出）

- [x] FB與IG發文72小時後(每月月初、月底於airtable建檔)，維護並更新「[故事資料集 社群平台故事view](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/tbl8G5e0CVqiFCxWH/viwiJ1Oi6kx7zFFB0?blocks=hide)」活動相關資訊
（1）將所有圖像素材建置到「封面」欄位
（2）將發文連結建置到「網址」欄位，短網址各別填入「報名短網址」、「共筆短網址」欄位
（3）更新維護各欄位的資訊或狀態，包括觀看、觸及(付費觸及)、追蹤比率、填入讚、留言、分享、是否下廣告...等廣宣成效
- [ ] （本場次如需報名）行動者資料集 報名與回饋用view](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/shrDjL10jCCdU7yl2)」確認活動報名狀況，視需求回覆民眾的留言、私訊、給予幫助或主動聯繫

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### **活動現場 PM CHECKLIST**
* **提早進行資訊確認並提前至少1小時抵達，進行空間場佈、軟硬體設置與技術測試**
- [x] 確認「投影機與充電線、HDMI與簡報筆轉接頭、喇叭、2隻麥克風、簡報筆電池、相機、動態攝影機、備用3號與4號電池、逐字稿機與兩條線、延長線」已定位＆電量充足
- [x] （如有錄影或直播需求）確認FB或YT直播連結設定、google meet連結/授權/錄影設定、逐字稿機都已設定完成（建議配置在主持人與講者附近），並確認對外溝通（社群平台、社群）都已告知直播或meet連結
- [x] 確認投影電腦、投影機與投影面向，進行簡報檔案播放與播音測試，以及簡報筆的操作測試
- [x] 確認攝錄影人員已準備好，針對活動需求溝通需被記錄的畫面
- [x] 確認人數與活動形式，進行桌椅佈置調整與燈光調配，並定點設置麥克風與講師水杯
- [x] 確認活動簽到表已印出，與簽字筆併置於二樓工作空間桌面上
- [x] 確認簡報投影資訊無誤，並確認簡報上以及現場印出的所有QR code皆可被有效掃描、資訊正確

* **活動現場主持**
- [x] 開場並發「簽到表」，說明活動由國發會支持，也介紹[活動行事曆](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/shrw1FaUWBsh51NV0)以及內含的資訊。
- [ ] 示範共筆文件掃描與協作方式，有必要時請專案助理協助參與者排除技術困難
- [x] 活動告一段落後(開場結束後)，期間確認工作人員外的人員皆完成簽到
- [ ] 期間確認各合作夥伴（攝影與行政）的工作需求，與現場參與者們動態溝通流程的調整
- [ ] 講座活動到適合的段落(剛開場後)，視需求進行「大合照」、或邀請填寫「回饋表」
- [x] 如果有摸魚坑，活動結束前將有代客料理的魚可供現場參與者一起享用，並請參與者一起分工洗碗盤。如果沒有摸魚坑，主持人可邀請海波浪團隊成員與有意願用餐的參與者，一起到周邊友好餐廳用膳

* **活動結束場復與收尾**
- [x] 所有桌椅與電器用品歸位、電池充電
- [x] 提醒summer回收「簽到表」，掃描建檔於資料庫「行動資料集 Grid view」的「[活動簽到表](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/shr79wYqY8adG1r8R)」欄位，以及[e-mail]共同雲端「[簽到表上傳區](https://drive.google.com/drive/folders/1RUVQd1oIdU84VqK85ymkHxb5P90Pi4tW?usp=drive_link)」
- [x] 協助財務回收「[講師勞報單](https://drive.google.com/file/d/13m6ziQre3YMkG6V437SivcPkC-5Kj2IZ/view?usp=drive_link)、本場次活動相關代墊單據」（如有），需確認回收原始單據的資訊（如統編）皆為正確，並將財務將所有單據統一收集於實體資料夾
- [x] 提醒攝錄影人員將照片建置在 [e-mail] 共同雲端「[01_照片&影片](https://drive.google.com/drive/folders/1rLxGfIPM4-77KmVyYL7X9id1ZHiPmiQO?usp=drive_link，資料夾名稱)」 資料夾內，依照過格式對資料夾進行命名並開設項下的流程子資料夾們
- [x] 如當日現場有講者分享簡報，需與講者確認是否願意授權簡報讓海波浪能分享給社群成員交流，如有意願則雙方留聯繫方式。PM取得檔案後，將檔案建置在資料庫「[資源資料集 講者授權簡報view](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/shrB4GgQlSNNuZOnw)」內

### **活動結束一週內 PM CHECKLIST**
* 廣宣
- [x] 在FB、IG頁面發活動回顧文，同樣在「[故事資料集 社群平台故事view](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/tbl8G5e0CVqiFCxWH/viwiJ1Oi6kx7zFFB0?blocks=hide)」各欄位編輯好要發的圖文素材後，再分別上傳到FB與IG。提醒FB發文時的credit註記為「照片來源：海波浪文化事業有限公司；攝影 by 胡瀚臨 🤓」
- [x] 每次留一點短回顧文字，也當作期中報告可用的素材。也累積一些海村洄站相關文章的觸及資訊。
- [x] 將以上所有完整資料，建檔於「[活動行事曆page](https://airtable.com/appdUNiTkZMuA7ixr/pag1lD9tOjvG3RTXe?9lulz=allRecords)」展開頁面中的對應欄位，並下正確標籤，讓未來資料的累積更確認，AI更易理解資料脈絡
> [name=Chia-ho Chan]約每個月初將上個月分的活動相關資料，在airtable完成回顧建檔