文書部指導手冊

--- tags: 學校, HackerSir, 1091-文書部 image: https://i.imgur.com/z83kHke.png description: 「第七屆文書部」製作，內容：著重於文書部工作及文書能力之提升。 title: 文書部指導手冊 --- **文書部指導手冊** [TOC] # \[文書部] Job  ## 社團課程 ### 簽到表 & 設備借用表 [範本 02 - 社團活動簽到表.docx & 範本 03 - 社團活動設備借用表.docx](https://drive.google.com/drive/folders/1NnyC2k-1BmacDtxBz2-p8vOfzNk_W8A5) 至逢大列印，並於首行空格處填寫該**屆數**方可使用。 ### 活動照片與說明 [範本 08 - 逢甲大學學生事務與輔導工作計畫活動照片與說明.docx ](https://drive.google.com/drive/folders/1NnyC2k-1BmacDtxBz2-p8vOfzNk_W8A5) - 將每次**社課的照片**貼到六大空格 - 檔名：**第N屆社課 aa線 xx/xx 學委資料.docx** + N：屆數 e.g. 七 + aa：課程線 e.g. 程式 or 資安 + xx/xx：日期 e.g. 12/11 - 次標題：**xx/xx 社團課活動照片** + xx/xx：日期 e.g. 02/29 - 於每張照片下方的說明欄，**簡述照片** - 填表人姓名：當屆社長 e.g. **鄭O辰** - 至逢大影印，要**掃描成黑白** - 最後將學委資料 **DOCX 版**和**掃描版**，上傳到雲端存檔 - **Deadline：每週社課結束之下週一前** - 參考資料：「[第七屆1092 社課學委資料](https://drive.google.com/drive/folders/1GRMbVTdt4aUYyM7jMBfvOO5BIRWTxRjW)」 ### 課堂紀錄表 [範本 01 - 社團指導老師課堂記錄表.doc](https://drive.google.com/drive/folders/1Okd34fxt8gLwtQRY7bRT4abbHzqzHuM4) - 至逢大列印後，將社課資訊詳列於此 - 於社課結束之後請**講師親自簽名** --- ## 社團護照 Excel - 將每張簽到表的學號輸入進 Excel 的新 Sheet - 「社團課程」幹部和社員**各一份** Excel - 檔案命名依照當天日期，e.g.「04.04」 - 幹部檔案：包含**學號、幹部職位**，e.g.「D0712345 文書部長」 - 社員檔案：只含**學號** - **Deadline**：每週社課結束之下週一前 - 「各式會議」只有**一份**幹部 Excel - 檔案命名依照當天日期，e.g.「08.04」 - 幹部檔案：包含**學號**及**幹部職位**，e.g.「D0712345 文書部長」 - 若社長上傳社團護照時出現無此學號，再退回訂正 - 參考資料：「[第七屆社課社團護照 Excel](https://drive.google.com/drive/folders/10WHbpcflxHKnFKCFwrwQ15b_L5n1yr9q)」 --- ## 行政例會 - 於會議結束之後，做最後的統整，列出結論 - 須包含**人事時地物** ### 會議記錄 HackMD #### Alert 之使用 - 藍色（info）：討論、補充、投票 - 黃色（warning）：休息時間 - 綠色（success）：討論結果 - 紅色（danger）：突發狀況（遲到、中途離開） :::info ==xxx - 討論== > 提出的意見、反饋或是留言（註記誰說的）。[name=Ant] --- ==xxx - 補充== > 關於口述的部分因為前面列點敘述的內容不一定完整。 [name=Ant] --- ==xxx - 投票== - 是否同意 ... | 同意 | 不同意 | | -------- | -------- | | Text | Text | --- - xx 選擇 | 選項一 | 選項二 | ... | | ------ | ------ | --- | | Text | Text | Text | ::: :::warning ==休息 ING== - 開始時間：xx:yy - 結束時間：ww:zz ::: :::success ==xxx== > 結論，條列式說明討論後的重點。 [name=Ant] ::: :::danger ==xxx== > 紀錄突發狀況 > [name=Ant] ::: #### 更多資訊參考「[行政例會會議紀錄（HackMD）](https://hackmd.io/_JwrFX_gSIS6nAik7ZDaGw?view)」 ### 會議記錄 Docx [第六屆行政例會會議記錄](https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1QI_8AtGJTg59eLJAjUVYZJUBI7oOHvfP) [第六屆文書部版型規定](https://hackmd.io/@kbigboss99/rJEyIjXlL) --- ## 社員大會 ### 發佈公告 ```! 【社員大會舉辦通知】 =================================== * 時間：109 年 xx 月 xx 日 (某) 19:00 * 地點：逢甲大學某某館 xxx * 社員大會攸關社員權利，請務必前往 * 請記得攜帶學生證以便查核 ... [附件]社員大會第xx屆開會通知.pdf ``` *Discord* | 實體版 | |:------------------------------------------:| | ![](https://i.imgur.com/wvLBgR5.png =100%x) | --- ### 開會通知 ==社員大會前兩個禮拜公布== [社長簽名 & 社團印鑑](#社團印鑑-amp-指導老師-amp-社團負責人簽名) - X學期第一次 - XXX學年第X學期財產收支報告 - 附件 - 1081 社團費用收入支出表、XXX學年第X學期財產收支報告 - 代墊還款細項表 - 預算案 - 附件 - XXX學年度第X學期預算表 - 經費申請表、經費概算表 - X學期第二次 - XXX學年第X學期財產清算報告 - 附件 - 109 年黑客社財產清算 - 1081 社團費用收入支出表、XXX學年第X學期財產收支報告 - 代墊還款細項表 ### 規章修訂聯署書 & 社團規章修訂表 [第六屆版](https://drive.google.com/drive/folders/1VFDnd5ApBpZXxu2J6M17ax8hUCX9SPGz) ### 現有公版 - [社員大會簽到表範本](https://drive.google.com/drive/folders/1x8KxJ8jBbCJTmnhI7HG69aBPfFpucVLT) - [會議紀錄 DOCX 版範本](https://drive.google.com/drive/folders/1x8KxJ8jBbCJTmnhI7HG69aBPfFpucVLT) - [社團負責人選舉報告書範本](https://drive.google.com/drive/folders/1x8KxJ8jBbCJTmnhI7HG69aBPfFpucVLT) ### 參考資料 [第七屆社員大會](https://drive.google.com/drive/folders/1jbLzJ3-ZPeKSZ12bvDDpM-7vaGIhri9o) ## 其他事項 ### 開會通知單 - [公版 PDF](https://drive.google.com/file/d/1C9iEAo7GMzRJKwN0Ja3KDowSzHyZj2YD/view?usp=sharing) - [公版 DOCX](https://drive.google.com/file/d/1h-4aCXEenegyFaukc7ZcwdkVTIYp-QNU/view?usp=sharing) #### 使用方式 - 受文者：會收到該公告的單位 e.g. 全體幹部、學術部全體部員 - 發文字號 - 字第：讓受文者明瞭該文件是由哪個機關承辦的 - 由 2 ~ 5 字組成 - E.g. 執秘字第、文書字第、社長字第、副社長字第、... - 字號：共 11 碼，前 3 碼為年號，中間 7 碼為流水號，最後 1 碼為支號供作雙稿、多稿公文（詳細見參考資料） - 一文一稿：10900000010 號 - 一文多稿：10900000021 號、10900000022 號、10900000023 號 - PS. 注意上一份開會通知單的字號為何，以此定義該文件字號 - 附件：E.g. 會議議程、預算申請單，若無附件，請填「無」 - 出席者：主要開會的人員 - 列席者：可參與本身所代表單位有關問題之發言與討論，自由選擇是否出席 e.g. 顧問 - 備註：若無備註，請填「無」。e.g. 「防疫期間，請前來與會的幹部戴口罩。」 #### 使用提醒 - 人名表示：O職位OO，e.g. 王社長小明、孫文書部長小美 :::spoiler 第八屆幹部名單 - 顧問 - 鄭顧問羽辰、林顧問庭安 - 社長 - 洪社長群哲 - 副社長 - 羅副社長可晴、何副社長艾蓮 - 學術部 - 陳學術部長為安、宋學術副部長振宇、蘇學術部員家弘、楊學術部員寓傑、蔣學術部員佳韋、周學術部員勇成、劉學術部員嘉瑞、廖學術部員怡晴 - 美宣部 - 胡美宣部員庭語、許美宣副員友齊 - 公關部 - 黃公關部長悅庭、廖公關副部長哲瀚、楊公關部員明軒 - 文書部 - 林文書部長昀德、鄭文書副部長筑云、蔡文書部員庭瑀 - 事務部 - 施事務部長柏安、陳事務副部長琦炘、楊事務部員程惟 - 網管部 - 蕭網管部長文錚、張網管副部長宸 ::: - 字型大小： ![](https://i.imgur.com/F7D2MaP.png =500x) #### 參考資料 - [公文字號 - 夏老師的部落格](http://blog.udn.com/chhsia1113/9229357) - [公文製作 - 夏老師的部落格](http://blog.udn.com/chhsia1113/9195532) - [一文多稿 - 夏老師的部落格](http://blog.udn.com/chhsia1113/9395534) - [[公門好窒息]公文怎麼寫 - 發文篇](https://sureshotshorty.pixnet.net/blog/post/303218921) - [政府文書格式參考規範(105年4月).pdf](https://www.archives.gov.tw/Publish.aspx?cnid=1708&p=3024) - [台北市政府開會通知單.pdf](http://meeting.enable.org.tw:8085/attachments/month_1109/z201198143742.pdf) --- # \[Office] Skill 閱讀這份 [1082 儲備幹部教案 HackMD&Office_20200520.pdf](https://drive.google.com/file/d/12xoa3SK8h2RHWT1YSbpmc-5RaDFJveO8/view?usp=sharing)，裡頭提到的功能都要略懂 ## 文書宗旨 1. 文件裡每個字一視同仁，除特殊情況，請同**字體**。 2. **排版**，**縮排**很重要，就跟你寫程式碼一樣。 3. **標題**永遠比內文大，不然就加粗體、底線。 4. 同類型**圖片大小**請統一，遇到白底請加黑框。 5. 文件內容過多，視情況使用**分頁符號**。 6. 中文、英文、數字三者之間**加空白**，男女授受不親。 7. **功能窗格**隨時看，標題階層不遺漏。 8. 表格內**項目名稱靠左**，**數值靠右**，若影響閱讀，視情況改變。 9. 待更新... --- ## 圖片相關 ### 小黑（圓）幾乎所有**對外的正式文件**，皆用 [圖片連結](https://i.imgur.com/z83kHke.png) 為浮水印。  ### 社團印鑑 & 指導老師 & 社團負責人簽名 [圖片連結](https://drive.google.com/drive/u/0/folders/1-p3R7-PCybmDGILFBlMUsoUSLXKd0Jk_) ps. 非正當用途，請勿取用。 --- ## 學習資源 ### PAPAYA 電腦教室 - [PAPAYA Word](https://www.youtube.com/watch?v=hw61ZRDBWe0&list=PL7enJ2-v6SPlgDsNHXJ1K2RpkZY2b_pm7) - [PAPAYA PowerPoint](https://www.youtube.com/watch?v=XzaYDv48-eE&list=PL7enJ2-v6SPmqEd_I9zQmCd4b6VSJhYqy) - [PAPAYA Excel](https://www.youtube.com/watch?v=wg3R5LdQ56k&list=PL7enJ2-v6SPm-EHMuRMCG7R7C-vXQugNM) - [PAPAYA GoogleForm](https://www.youtube.com/watch?v=P9nWPWushdY) ### 其他資源 - [中文文案排版指北](https://github.com/sparanoid/chinese-copywriting-guidelines) ### 推薦工具 - 設計 - [PicPick](https://picpick.app/zh-tw/) - QR-Code - [QRCode Monkey](https://www.qrcode-monkey.com/) --- # \[逢大店] Photocopy 掃描、影印文件店家首選；和學校社團保有特約關係。 ## 影印 SOP :::spoiler 1. **黑客社**的板板，封面頁已標明記帳注意事項 ![](https://i.imgur.com/nRn2b39.jpg =60%x) ::: :::spoiler 2. 日期、影印規格、數量、紙張材質、黑白／彩色以及自己的簽名 ![](https://i.imgur.com/ECi0MMw.jpg =60%x) ::: # Credit 感謝洪宏儀

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