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# 2024 議程組例會
### 9/7 21:00 議程組回顧會議
主席：MAVINS
簽到：kan, Jeff, 仁美, lele, Joy, peter, Lois, Mac
請假：
遲到：
缺席：
- 一些想要討論的事項：
- [name=catcatcatcat]
-1.
-2.
- [name=Jeff]
- 建議在開始徵集議程軌與攤位的前幾天寄信提醒前幾年合作過的國外社群（以攤位為主），或許可以問問交流組有沒有聯絡方式，也可以考慮問問看行政組能不能建 CRM
- 社群攤位的特殊要求（如什麼攤位要擺在什麼攤位旁邊）還是很容易漏掉，可能要想個方法來避免忘記
- [name=Joy]
- [name=Julia]
- [name=Peter-li]
-0 早鳥稿件的錄取數量以及與社群的轉軌機制
-1 早鳥稿件的不錄取通知應當寄出，而不能直接轉進綜合軌審稿，否則講者不會注意到要修改稿件
-2 一日志工聯絡時間過晚，聯絡時多數不回或婉拒
-3 Pretalx 信件誤寄送問題
- [name=lele]
- 需求流程SOP
- 可以建立一個需求流程SOP，解決講者提出需求但求助無門的問題
- [name=Leon]
- [name=Kan]
- [name=Lois]
- [name=Hitomi]
- 外國參加者仍然多數不熟悉Pretalx系統，常有誤操作狀況發生，並且也不太在上面徵集稿件，需要我們一直去講。當然 Pretalx 不那麼好用也是原因之一。
- 考慮到本土社群也很容易誤操作，我覺得我們可能可以邀請社群負責人一起跑一次使用流程，看看哪裡比較容易踩到坑，然後在之後重點教學/宣傳/fork修改等等。
- 外國人比例變多很棒，但還是偶爾會有外國人小圈圈或被晾在旁邊，這個可以偶爾關心一下。
- [name=Mac]
- 會前籌備
- 可以有一個開頭的發想共識活動，去規劃今年議程組要做哪一些事情，讓大家會有一些想像。
- 稿件審稿流程需要在一開始有內部文件定義出來，至少知道一個稿件從投遞到錄取需要經過哪一些必要的流程。
- 需要設定一些議程組長期的目標並且確定每年都有一些任務在執行這些目標 (例如下)
- 國際化 (英文議程比例、來台外國人比例、雙語能力)
- 開源社群育成 (基於開源的文化培養出社群、或是社群議程軌)
- 專業人物關係發展 (不是只有交流組需要做，這是共同的課題，彼此要面對的課題不同)
- 國際講者交換效益評估
- 核心目的： 推廣 COSCUP 在海外的觸及，並且能夠轉換一些人物來台。
- 附加目的： 拓展建立專業人物關係、海外合作社群關係。 (並非指個體，更多的是拓展群體與群體之間的關聯)
- 評估:
- 日本: 增加群體十分有限，沒有當地的合作伙伴推動，會很難達到我們的核心目的。
- 香港: 新增加的群體是有限的，但是因為初期並沒有與太多人物建立關聯，所以還是能夠強化海外會眾的觸及關係。
- 中國: 有效增加觸及與文化交流，但是人無法過來。
- 年底需要討論一下明年做日本合作的策略
- 需要開發一下不同地區的群體，目前的小圈圈增長雖有但慢。
- 主議程軌
- 觀察
- 主議程軌入選機制及管道需要多元一點
- 今年主議程軌沒有較一致的主題
- 改進
- 可以定義基調主題，然後從社群搜羅符合主題及相關的講者
- 把主題議程跟焦點議程分開來，呈現一個時段都可以看出主題
- 主題定義會是比較大方向，具有一些預測性質、前瞻性質或是台灣會開始流行的開源主題
- 一日志工
- 觀察
- 一堆人報名之後最後一刻取消
- 一日志工信件較為繁複，有中英文版本要寫以及派送任務校對
- 改進
- 可以先寫信件模板，避免到最後一刻花較多時間校閱文字問題
- 需要提早聯絡他們，確保他們有預留時間
- 一次就開好一些中文、英文的一日志工
- 可以向 FOSDEM 學習他們一日志工任務的開法
- 綜合議程軌
- 觀察
- 綜合軌其實還收了許多無法轉軌的 Early Bird，事實上都帶有主題性，並且今年也把主題做了很多分類，應該可以在明年把綜合軌稿件細分，或是直接把綜合軌做細分命名，目的是希望可以透過這個機會吸引到新的議程軌
- 改進
- 議題收納可以做綜合軌子軌拆分
- Early Bird
- 觀察
- 今年被放在不同的活動裡，造成同步問題
- 執行方式有落差，可能需要改進
- 改進
- 早鳥跟主活動開在一起
- 早鳥流程與啟動時間、處理方式要更明確
- 沒有社群收錄的稿件，是否要轉 CFP 繼續進行審稿? 定位為 Early Bird 應該要有社群 (包含主議程、綜合軌等) 收錄才會算是錄取，沒有在第一階段錄取，就會跟 CFP 的時間一樣繼續走。 (增加競爭)
- First Timer Program
- 觀察
- 今年換成社群自行處理，的確降低 effort。
- 社群做法不一定是一致，有增加社群的工作量，但是審稿的內容是社群自己的評斷標準，比起我們自己處理更來得有意義。
- 明年可以改進的方式
- 思考議程組可以在這個流程幫助社群做什麼事，減輕負擔 (審稿還是得由社群自己進行)。
- 活動兩日
- 交換議程軌
- 中國軌併軌效益及優缺點
- 優點
- 併軌比起擁有一個一日軌更有機會被看見
- 可以推薦到各個議程軌分散 Loading
- 缺點
- 中國軌的主題難以被歸類，導致很少社群接收，最後都到綜合軌
- 會增加綜合軌處理的 Loading
- 改進
- 提供去年的社群議程軌到中國軌推廣，增加議程可以被送到各個社群的機會
- 日本軌併軌效益
- 還沒收到回饋。根據TG/Slack來看也沒有特別什麼回饋。可能要特別去問。
- 今年的新面孔比去年多，並且不同領域的日本人自己聊得蠻開心的，觀眾也願意持續坐著。可以持續辦理看看。
- 或許因為主題雜，討論都偏基礎。
- 自辦軌: Open World Tour
- 觀察
- 做了 3 年，已經開始有一些流量自己就會進來，主題也很符合性質，也有外國講者來分享。
- 改進
- 可以嘗試定義更明確招募的對象「國外開源研討會」經驗分享、「國外開源相關社群的文化觀察與分享」、「國外開源社群、開源專案與文化交流分享 (Panel)」。
- 活動場地
- 觀察
- 遠端講者手續越來越簡單
- 改進
- 場務組的場佈需求感覺需要事前知道，向講者群問
- 日程安排
-
- 社群議程軌
- 觀察
- 社群都會按到錯誤的按鈕寄信，然後我們就要去寫信道歉說寫錯了
- 部分社群需要催促才能把東西生出來
- 改進
- 是否要有人統一做寄信管理?
- 社群負責人合作關係
- 觀察
- 今年與社群負責人的合作關係整體而言應該不算好 (有一些距離感)
- 單一負責人可能只會找議程組單一窗口
- 跟負責人的訊息同步機制太散
- 改進
- Google Calendar 要加上所有社群的人!!
- 訊息在哪裡同步、在哪裡驗收結果? 我們需要一個透明跟社群一樣的工作看板
- 除了負責人的 Deadline 時間軸要知道以外，應該也需要知道需要進行哪些 Task，可以嘗試寫出來
- 交流貼紙
- 觀察
- 貼紙的領取熱絡度是高的，但是不確定效果究竟是什麼 (沒有親身經驗或聽到貼紙對交流帶來的影響，可能要問問才知道)
- 語言貼紙確實呈現一些國際參與者友善度
- 社群貼紙參與度低
- 貼紙的性質是中立的，能夠覆蓋包容多元的環境。
- 改進
- 可以早一點讓社群把 Keyword 標籤提供出來，我們選出一些可以涵蓋範圍較廣的 Keyword 拿出來印
- 語言貼紙可以印: 我會說中文
- 可以提供標籤貼紙使用說明及情境讓他賦能，理解貼紙的意義，會讓人更願意領取貼紙及選擇適合的貼紙
- 工作流程自動化
- conf-ops: Mac 沒做完
- 設計你的議程軌 - 流程表
- 一次性統計所有需求
- 場務場佈
- 預計活動形式 workshop, speaker, panel...etc
- 是否參與
- 議程組信箱與信件溝通
- 對外搜集聯絡資料的方法
- User Friendly - Email
- 大人物邀請
- 回應及代理回應人機制
- [name=MAVINS] [COSCUP 2024跨組回顧文件](https://docs.google.com/document/d/1GydU-iTxlt59TXU9GP2tSoigiNQ38-Usk16SzuIBUT4/edit)
-0. 社群招募與議程審稿原則？
-1. 早鳥徵件的效益與影響？何時啟動？需要蒐集的講者資訊：議程軌、發表語言...
-2. 社群參與初心者計畫的做法與效益？
-3. 延遲截稿的考量與影響？以及其他的第一死線、第二死線、最後死線...
-4. 跨組合作彼此的期待落差。
-5. 組員進場與退場機制。
- [name=Yider]
- [name=逸平]
### 7/27 21:00 議程組雙週例會
主席：MAVINS
簽到：Jeff, Mac, Leon, Julia, 仁美, Peter, catcatcatcat, 路人雁, lele, Kan, Joy, 逸平
請假：Yider
遲到：
缺席：
- 快閃專題：[name=MAVINS]
- 8/2 場佈日密笈
- 工作人員登記(抵達時間)：MAVINS(14:30)、cat(14:30)、逸平(14:30)、Kan(14:30)、Joy(14:30)、Mac (14:30)
- [一般教室：製播組議程剪輯規範與OBS操作。](https://hackmd.io/ZTaQDkR9QHGngifqxyJyGA)
- 通知社群負責人熟悉操作
- [BoF TR613場佈與聯絡人資訊。](https://docs.google.com/document/d/1Nn5j549QfJ-QhS2RCje91g5Qt9WVsjxxuFBvb51IpI4/edit?usp=sharing)
- 場佈支援
- [場務組人力需求（搬桌椅、搬各種東西、場佈）](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Xfm2LFD-FjwZFIOVDD-JXmS2KAHsgMhbHeQJaB5GsJE/edit?usp=sharing)
- [場務組現場物資表（桌椅、排插、動力線）](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mhZyMDyTv3ops1cln3ZcXpUzotCbhM-d2fEHybHoWqY/edit#gid=0)
- [COSCUP 2024 OCF 辦公室/倉庫物資取用申請單](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeQlWFADpbeLvmErtb8uzeNBnczXWvZIJHxweornshhPjTBhA/viewform)
- 8/2 前夜派對登記：
時間：2024/08/02 18:15 - 21:30 UTC+8
地點：華山町餐酒館
- 工作人員17:30以前到(先吃便當)：MAVINS、仁美、Mac、Joy、(補填)Leon、四貓
- 交流人員18:15以後到：Julia、Jeff
- 8/3-4活動日密笈
- [自辦軌排班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/12upUb4SOSTKnSeUwWjpLhSNtECrb5d0KbiMCMbEqplE/edit?usp=sharing)
[＞2023有議程軌主持人與議程組負責人雙保險](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1OfpJuu_JKs-T8VGT1x_cKSrz55vHPnbDMdPLf9J8A7k/edit?usp=sharing)
- [COSCUP 2023 議程軌現場負責人準備要點](https://docs.google.com/document/d/1L8F99x_LnL-DG7CPlKk-tgcMjxTChMafv2r8KMU2wHY/edit)
- [教室門口中英文議程表製作範本](https://docs.google.com/document/d/1k4gc9LjUy47cqG-LebDcXtgLqxSuGMLM959kFzRSB8c/edit)
[＞從志工平台列印議程表教學](https://hackmd.io/@coscup/BJtCEwtch)
- [2024現場資訊懶人包—待更新](https://docs.google.com/document/d/1DUT0DuCYKW2P_1ZLqQmpdl45nww0ZVvwlbdVe-xHGT0/edit)
- [name=lele]
- 講者行前通知信:
- Rex & Priya後續跟進:
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 資訊組：
- 贊助組：
- 行政組：
- 行銷組：
- 場務組：
- 紀錄組：
- plan & assign (關注近期事件，預作規畫準備)
- [time=August 2] 前夜派對
- [time=August 3-4] COSCUP 2024!
- [！！！！填寫: 你在哪裡班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1USJUGLMuZWPjFTnUcrc_KglNQxwKESlyPcDkmi9MQ4E/edit?gid=0#gid=0)
- 遠端備案文件
- 便當統計問題
- 過一下目前任務的項目 [name=Mac]
- 場佈日
- 貼教室議程表
- 確認遠端軟體正常 (Google Meet Day 0 / Day 1 / Day 2) ，可接受講者遠端連入配合測試時段
- 各議程軌主持人
- 主持開場、主持 QA、主持結束
- 時間快到要提醒講者 (3 分鐘、15 分鐘)
- 提醒講者要留意台下剩餘時間指示
- https://denny.one/sm#t=%3A-
- 主議程軌
- 主要參與者: Mac, Lois, Peter-Li
- 大人物 Prime Session
- 主要參與者:
- 主要參與者: 4cat, 王博士: mavins
- 綜合軌、贊助議程
- 主要參與者: Peter-Li, Mac
- Open World Tour
- 主要參與者: Mac, Hitomi
- Open Design Workshop
- 主要參與者: Julia
- Open Source Career
- 主要參與者: MAVINS
- 閃電秀
- 主要參與者: Leon, Yider, Lele, Kan
- 需要宣傳 (開幕宣傳、發文宣傳 TG)
- 現場誰要去服務台擺置蒐集箱跟便條紙、筆，交代服務台工作人員
- Day 2 中午 12:00 去現場拿便條紙抽籤
- Telegram / Email 聯絡講者 (13:30 前要回應)
- 15:00-16:30 要求講者提早到 TR105 台前報到
- 主持
- 社群攤位 / 大地遊戲
- 主要參與者: Jeff, Yider(遠端幫忙)
- 剩[寄送社群攤位的大地遊戲通知](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/97)
- 一日志工 / 便當外送
- 主要參與者: Mac, Peter-Li
- 便當統計葷素 (場務組) Justin 便當
- 一日志工獎勵點數表給行政組
- 前夜派對接待 / 發酒卷
- 主要參與者: 議程組支援的夥伴協助
- (根據 google sheet checklist 發酒卷) https://docs.google.com/spreadsheets/d/19l-kpDYpHvskPjxKZznGoFqtIdLRqYCHzhzUTyNo96o/edit?gid=0#gid=0
- 境外議程軌 (香港軌、日本軌、中國講者)
- 主要參與者: Mac (香港), Hitomi (日本)
- 遠端備案工作 (Google Meet Link)
- 主要參與者: Mac, 主持人
- 寄送，開出 Day 0, Day 1, Day 2 所有需要房間的 Link (提早開出)
- Nextcloud (yoyo 可以開 link)
- 主持人要知道哪一場是遠端講者，怎麼聯繫到
- 遠端講者的表 (include link)
- Hacking Room
- 主要參與者: Joy, Mavins
- BoF Room / Document
- 主要參與者: Joy, Mavins
- 佈告欄
- 主要參與者: Julia
- 感謝狀、證明狀
- 主要參與者: -
- 交流貼紙使用及推廣
- 主要參與者:
- 臨時動議
### 7/13 21:00 議程組雙週例會
主席：MAVINS
簽到：Julia, Jeff, Hitomi, Joy, lele, Mac, Peter, catcatcatcat, Kan, Yider
請假：Lois,
遲到：
缺席：Leon, 逸平
- 快閃專題：
- [name=Mac] 擔任議程主持人注意事項
1. 基本注意事項
2. 確認自己的軌及時段
3. (bonus) 先檢閱講者的議題，確認要如何幫他進行介紹 (background introduction)
- 基本要求: 要說講者是誰
- Prime Session: Must / English Must （如果講者是外籍）
4. 場控: 開始、結束 (3/10 時間快到)、意外中斷、設備問題、延遲的應對、講者沒到要到群組說一下，打電話給他、要求講者 10 分鐘前要到
5. 要求移動座位(把聽眾往前面靠)
6. QA 環節: 秩序
* 跟大家推薦一個實用的工具：https://denny.one/sm#t=%3A-) 可以用螢幕打出大字報，例如「5min」提醒講者時間
8. 場間宣布事項
- [認領: 自辦軌排班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/12upUb4SOSTKnSeUwWjpLhSNtECrb5d0KbiMCMbEqplE/edit?usp=sharing)
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 資訊組：
- 提供議程ID給HackMD做共筆links。
- [要給 HackMD 的 json](https://coscup.org/2024/json/session.json)
- Danny[大地遊戲攤位點數設定](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1a7pTgwbZOWzYNLIW_1YPTEPNPtgReREzFD8ibrhuFT4/edit?gid=0#gid=0)。
- 一攤5點，方便找零。
- 一日志工點數，50-80。
- 講者點數，維持400。
- 贊助組：
- 目前只有3個贊助攤位，二樓走廊有機會淨空。
- 行政組：
- 前夜派對贈送社群酒卷數量：250張左右。
- 1 認真負責的議程協調人各一張。
- 2 遠道而來的外籍講者各一張（自辦軌與社群軌的都算）。
- 3 半日議程+1、一日議程+2、兩日議程+4。
- 4 每個攤位+2。
- 5 議程組與議程顧問出席人數?
- [文字標籤交流貼紙表單。](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1QM8hKM8YkNHYBAC_h5kke-qoA6sNMV6uCnPOJNYrVdI/edit?gid=0#gid=0)
- 開放志工交通費補助。議程顧問需獨立編列預算。
- 請善用電子報文宣管道。
- 行銷組：大會議程宣傳、
- 場務組：
- [場務組人力需求（搬桌椅、搬各種東西、場佈）](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Xfm2LFD-FjwZFIOVDD-JXmS2KAHsgMhbHeQJaB5GsJE/edit?usp=sharing)
- [場務組現場物資表（桌椅、排插、動力線）](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mhZyMDyTv3ops1cln3ZcXpUzotCbhM-d2fEHybHoWqY/edit#gid=0)
- [服務台需求](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AhFbX8ZOGCNgTng4Xf_ft3DoXf8FONtshOU9UwFrFrA/edit?usp=sharing)
- [COSCUP 2024 OCF 辦公室/倉庫物資取用申請單](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeQlWFADpbeLvmErtb8uzeNBnczXWvZIJHxweornshhPjTBhA/viewform)
- 紀錄組：[紀錄需求](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ZicVpLa5wTC0pVdf20qgpStYFxWsiJ6v-ZFELIcfdFU/edit)徵稿中。工作坊、BoF拍照。
- plan & assign (關注近期事件，預作規畫準備)
- [time=July 27] 會前議程組例會
- [time=August 2] 前夜派對
- [time=August 3-4] COSCUP 2024!
- [！！！！填寫: 你在哪裡班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1USJUGLMuZWPjFTnUcrc_KglNQxwKESlyPcDkmi9MQ4E/edit?gid=0#gid=0)
- [time=August 5] City Tour萬華路線，時間 15:00 - 17:00
- 拉卡片+review（開出接下來兩週內需要完成的任務)
- 社群合作[name=Julia、Jeff、Yider、Joy]：
- 社群攤位
- [更新大地遊戲攤位資訊](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/95)
- [公告攤位配置圖](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/96)
- [寄送大地遊戲相關通知](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/97)
- [提供英文版的攤位規格書](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/104)
- 社群議程
- BoF/Hacking Room行銷招募：Blog上議程表。
- Fringe 周邊活動頁面。
- 國際交流[name=Mac、仁美]：
- 香港軌交換講者結束 (剩餘照片、結案報告、核銷需處理)
- 簽證處理快告一段落
- 中國軌合作事項
- 交流貼紙
- 自辦議程[name=Lois & lele、Peter-Li]：
- 自辦軌：7/20 之前發送行前通知、前夜派對邀請
- 議程顧問共6名也需要前夜派對酒卷
- 綜合軌應該比照社群會有酒卷？
- 預錄講者有溝通可以搭配線上 QA
- 主議程軌
- 請大家認領卡片。
- 討論事項 (Plz list here before we meet)
- 大人物接待負責人員
- prime session 主持人
- 贊助議程講者接待應告知贊助組
- 議程組場佈日工作清單、遠端講者測試確認、麥克風
- retro
- 臨時動議
### 6/29 21:00 議程組雙週例會
主席：MAVINS
簽到：Kan, Jeff, Julia, lele, catcatcatcat, Mac, Yider, Joy, Leon
請假：peter, 仁美
遲到：Leon
缺席：
- 快閃專題：最後一個月衝刺？加班？如常？
- [name=Mac]
- 可以預排工作班表，以利事前分配
- 哪些稿件還在Submitted? 30篇。
- 一日志工宣傳：只有議程組填單，已申請4人。
- Firmware需要一位2日中文志工
- 自辦軌(負責人)：主持人(邀請進度)
- 開源與職涯(MAVINS)：Leon(OK)
- 綜合議程(Peter)：
- Open Source Design(Bob?)
- Open Source Design Workshop-Julia
- 向社群統計教室佈置需求 (服務台)
- 向社群告知佈告欄可以利用
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 資訊組：[議程表必要資訊-大會版](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1ZpagNHICwfetDsphZlEOW4zbjqEv2b1P-slyuAKxN2c/edit?usp=sharing)7/7以後以此為準。
- 交流組：
- 國內擺攤SITCON Camp 7/20陽明交大、HITCON 8/23-8/24中研院
- City tour，預計會找廠商島內散步做 8/5下午的城市導覽。
- 贊助組：目前旅費贊助2.5位香港講者。另有6位講者申請。
- 行政組：
- 前夜派對(華山町)的社群酒卷數量由議程組統計決定，評估一下贈票配額。
- 社群負責人各給一張，半日議程一張、全日議程兩張、兩日議程四張，其他部分請社群調查出席人數，但需自費
- 海外講者給酒券一張鼓勵參加交流
- 目前沒有官方合作住宿推薦，鯉魚？與四貓在TG有提供建議。
- 華山町客房經理：
- Claire Lin
- T 886-2-2311-8905 分機 3161
- E-mail: claire.lin@cosmos-hotel.com.tw
- 行銷組：
- [當天場佈大圖輸出與印刷品統計](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1w0sIN0k7f2IK791XX4qXZLbd_GNl3vVdPY1h2Ly0WFE/edit?usp=sharing)。
- 議程軌布告欄，需由議程組張貼A4議程。
- [場佈許願專區](https://hackmd.io/@coscup/Hy5c1oY4A)
- 各項宣傳及早填單申請，至少一週前。一週工時可主動確認。
- 場務組：6/30前沒填寫，要有自己處理的準備
- [場務組人力需求（搬桌椅、搬各種東西、場佈）](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Xfm2LFD-FjwZFIOVDD-JXmS2KAHsgMhbHeQJaB5GsJE/edit?usp=sharing)
- [場務組現場物資表（桌椅、排插、動力線）](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mhZyMDyTv3ops1cln3ZcXpUzotCbhM-d2fEHybHoWqY/edit#gid=0)
- [服務台需求](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AhFbX8ZOGCNgTng4Xf_ft3DoXf8FONtshOU9UwFrFrA/edit?usp=sharing)
- [COSCUP 2024 OCF 辦公室/倉庫物資取用申請單](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSeQlWFADpbeLvmErtb8uzeNBnczXWvZIJHxweornshhPjTBhA/viewform)
- 總召組：
- plan & assign (關注近期事件，預作規畫準備)
- [time=Mar 24, July 7] 社群Open Hour(議程組)：下次7/7(日)四貓主持，[排班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Oh6z8KjHht3-b23kyPI5GmFa4RGCK9oVcSHQv9XocNY/edit?usp=sharing)。
- [time=June 10, July 7] BoF/Hacking Room招募
- [time=July 5, July 6] Hong Kong Open Source Conference香港開源年會
- [time=June 30] [議程表必要資訊-社群版](https://docs.google.com/spreadsheets/d/183PoSFUn4kf3ZGAcsCrFcMW1lBACcnJ6kjyyVZkx2GU/edit?usp=sharing)最後確認底限
- [time=July 7] 議程表上架
- 拉卡片+review（開出接下來兩週內需要完成的任務)
- 社群合作[name=Julia、Jeff]：
- 社群攤位
- [排社群攤位](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/67)
- [寫社群攤位清單宣傳文案](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/74)
- 社群議程
- 國際交流[name=Mac、仁美]：
- 中國講者簽證進度
- 今年中國開源年會在北京，需規劃日程安排徵稿
- 香港行前文件
- https://docs.google.com/document/d/13qpVBqfVjG8qrSlqexkXuo044Gr1n-aPksbczgkx-aI/edit
- 國際講者邀請函
- 自辦議程[name=Lois & lele、Peter-Li]：
- 自辦軌：
- 主議程軌
- Prime Session：Anezka Muller邀請進度。
- 主持人：Connie
- Connie 是 Lois 在 PyCon TW 的朋友，主持人經驗豐富，曾擔任 PyCon TW 2023 及 Gopher Day 2024 議程主持人
- 請大家認領卡片。
- 討論事項 (Plz list here before we meet)
- 宣傳事項
- 前夜派對
- 語言貼紙 + 其他貼紙
- 當天排班表
- 一日志工要請行銷宣傳
- retro
- 邀請函(7/10二次死線)與攤位(7/7二次死線)開放延期申請...
- 臨時動議
- 詢問: 議程助理是否能申請補助? [name=Justin]
- 填寫班表: https://docs.google.com/spreadsheets/d/1USJUGLMuZWPjFTnUcrc_KglNQxwKESlyPcDkmi9MQ4E/edit?gid=0#gid=0
### 6/15 21:00 議程組雙週例會
主席：MAVINS
簽到：Leon, Jeff, Yider, catcatcatcat, Lois, Mac, Kan, lele, 逸平
請假：Julia, 小 Peter, Joy, 仁美
遲到：
缺席：
- 快閃專題：[COSCUP 2024 參與者大調查](https://hackmd.io/@coscup/rkbuh0hWC)，6/17修改截止，7/7發佈。
- 議程組需要了解那些參與者資訊。
- CoC原則：提供［不表態］選項。
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 資訊組：[官網工作人員頁面](https://coscup.org/2024/zh-TW/staff)：6/2、7月初、會前三次更新。
- 交流組：議程組City Tour開列之預算，直接轉由交流組使用。
- 贊助組：[海外講者旅遊補助表單](https://forms.gle/ad1XU3rGCvtahiX39)
- 6/9 公布錄取議程後由議程組發申請表給社群協調人
- 6/14~7/5 填寫表單：提供給已經準備好參加（包含住宿機票）COSCUP的講者
- 7/7 通知海外講者旅遊補助審核結果
- 紀錄組：[大會對外形象（氛圍照）相簿範例提供建議](https://docs.google.com/presentation/d/1p4Yb8tkKI6nP2-O_rFwmAx3g11FUGuD9HoKXo04zDsM/edit?usp=sharing)
- 行銷組：
- [當天場佈大圖輸出與印刷品統計](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1w0sIN0k7f2IK791XX4qXZLbd_GNl3vVdPY1h2Ly0WFE/edit?usp=sharing)。
- 議程軌布告欄，需由議程組張貼A4議程。
- [場佈許願專區](https://hackmd.io/@coscup/Hy5c1oY4A)
- 社群、議程宣傳及早填單申請。
- 場務組：
- [場務組人力需求（搬桌椅、搬各種東西、場佈）](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Xfm2LFD-FjwZFIOVDD-JXmS2KAHsgMhbHeQJaB5GsJE/edit?usp=sharing)
- [場務組現場物資表（桌椅、排插、動力線）](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1mhZyMDyTv3ops1cln3ZcXpUzotCbhM-d2fEHybHoWqY/edit#gid=0)
- [服務台需求](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1AhFbX8ZOGCNgTng4Xf_ft3DoXf8FONtshOU9UwFrFrA/edit?usp=sharing)
- [攤位規格書文案](https://docs.google.com/document/d/1mQzQ_h4O0j-3VPXbh_aXcTEADcgOsj_aCYS-47Tqv3E/edit) 是否有需要補充的地方。
- 總召組：
- 工人同樂會：6/29 (六) 14:00-17:00，台大社科院 507 教室
- 各項活動[「交通費補助」](https://volunteer.coscup.org/team/2024/program/form/traffic_fee)參照志工平台標準。
- plan & assign (關注近期事件，預作規畫準備)
- [time=Mar 24, July 7] 社群Open Hour(議程組)：下次6/23(日)四貓主持，[排班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Oh6z8KjHht3-b23kyPI5GmFa4RGCK9oVcSHQv9XocNY/edit?usp=sharing)。
- [time=May 9, June 16] 受理境外講者邀請函(及簽證)
- [time=June 10, July 7] BoF/Hacking Room招募
- [time=July 5, July 6] Hong Kong Open Source Conference香港開源年會
- [time=June 30] 議程表必要資訊最後確認底限
- [time=July 7] 議程表上架
- 拉卡片+review（開出接下來兩週內需要完成的任務)
- 社群合作[name=Julia、Jeff]：
- 社群攤位
- [排社群攤位](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/67)
- [寫社群攤位清單宣傳文案](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/74)
- [確認攤位規格書是否有需要補充的地方](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/77)
- 社群議程
- 國際交流[name=Mac、仁美]：
- 香港 HKOSCon:
- 講者機+酒已完成預訂
- 統計資料已完成，尚有行前文件需要處理
- 中國簽證 [name=總召組、Yider、Mac]
- 補件： 申請已提交
- 中國稿件標題修正建議
- 11 月 2 - 3 日在北京
- International Speaker VISA [name=Julia, Mac]
- 明日截止，今日開始彙整作業
- 自辦議程[name=Lois & lele、Peter-Li]：
- 自辦軌：務必確認場地，規劃人力。
- 稿件審稿完畢，錄取13 篇（錄取率1/3），一篇轉至主議程軌，寄出結果，後續追蹤講者確認狀況
- 完成排稿，將原訂 TR210 第二日Hacking room 改為綜合軌，留作 Buffer 應對稿件超收
- 主議程軌
- 房間時段尚未排列
- 大人物
- 預留第二天早上9:00 prime session給Singing拉數位部贊助，等到6/17邀請交流組推薦的大人物Anezka Muller
- 請大家認領卡片。
- 討論事項 (Plz list here before we meet)
- 宣傳事項 [name=Mac]
- 佈告欄 (社群 + 招募佈告欄)
- 個人專案宣傳
- 社群文獻宣傳
- 需要公告到 Telegram 跟社群說
- 前夜派對
- 貼紙
- 語言貼紙 + 其他貼紙
- 設計
- 服務台需要登記
- 一些有關出國的問題
- 當天排班表
- 一日志工要請行銷宣傳
- retro
- ...
### 6/1 21:00 議程組雙週例會
主席：MAVINS
簽到：Julia, Kan, Jeff, Yider, lele, Yider, Joy, 小 Peter, catcatcatcat, Lois, Mac, 逸平
請假：Hitomi
遲到：Leon
缺席：
- 快閃專題：
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 行政組：
- 交流組：
- 場務組：[教室分配](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GSt87nrnZLGgdXwIWVIjr6Y5nrTaBEFY9V6lQ53re0Y/edit?usp=sharing)
- 總召組：
- 第二次實體會議（onsite:MAVINS, Hitomi, Kan；online: catcatcatcat）
時間：6/2 (日) 14:00-16:00
地點：[澤米芋 805](https://thehapp.com/space/135)
- 工人同樂會
時間：6/29 (六) 14:00-17:00
- plan & assign (關注近期事件，預作規畫準備)
- [time=Mar 24, July 7] 社群Open Hour(議程組)：下次6/9(日)Julia主持，[排班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Oh6z8KjHht3-b23kyPI5GmFa4RGCK9oVcSHQv9XocNY/edit?usp=sharing)。
- [time=May 9, June 9] 審稿與結果通知
- [time=June 3] 社群攤位申請截止
- [time=June 9] BOF & Hacking Room 公告徵件
- [time=June 10]（最晚）社群攤位申請結果公告
- 拉卡片+review（開出接下來兩週內需要完成的任務)
- 社群合作[name=Julia、Jeff]：
- 社群攤位
- [公告最終社群攤位錄取清單](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/18)
- [排社群攤位](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/67)（需與贊助組與場務組協調）
- OCF 用兩張桌子但算一個攤位，盡量排在走廊
- 社群議程
- 國際交流[name=Mac、仁美]：
- 日本 OSC Nagoya：
- 交換講者結束，目前正在準備結案報告及核銷內容
- experience
- 香港 HKOSCon:
- 交換講者名單已提交
- 中國簽證 [name=總召組、Yider、Mac]
- 簽證狀況目前已經送出到海關/移民署，等待回應
- International Speaker VISA [name=Julia, Mac]
- 開始進行簽證申請
- 填寫人數不多，應該要推一下
- 截止就不受理了，社群必續自己選遠端方案 [name=Julia]
- 自辦議程[name=Lois & lele、Peter-Li]：
- 綜合軌
- 主議程軌
- 稿件總數: 5 [name=Mac]
- 大人物
- 預留一個prime session 在第二天早上給贊助組銷售，到6/9未售出會邀請交流組推薦的大人物Anezka Muller
- Day 1
- 王建堯：9:00
- George：16:00
- Day 2
- 贊助組銷售中：9:00
- 請大家認領卡片。
- 討論事項 (Plz list here before we meet)
- Email reply [name=Mac]
- Figma [name=Mac,Peter-Li]
- retro
- ...
### 5/18 21:00 議程組雙週例會
主席：MAVINS
簽到：Jeff, Mac, catcatcatcat, aohitomi, 小Peter, Julia, lois, 逸平, lele, Kan, Yider, Joy
請假：
遲到：
缺席：
- 快閃專題：[name=Julia]
- Open Source Design Update:
Open Shource Design Workshop-Superbloom's new project proposal is here
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1T2MJOkRNCtBqy5ZWuzIXtnH6Who0DupRCgYL5Qszjr8/edit#gid=195851450
Superbloom has got the funding confirmation from OTF, they're coming to COSCUP do another Open Design Workshop in person:)
Proposal Summary:
Goal: Empowering the designers to contribute on OSS projects and successfully shift the mindsets from 'What do you want me to work on?' to 'I noticed this open issue and worked on some solutions to this from my own designer perspective, what do you think?'
Proposal: Little mindset shift, big difference. This year Superbloom is working on existing OSS projects
Co-facts https://github.com/cofacts
Session app https://github.com/oxen-io/session-android
Ceno browser https://github.com/censorship-no/ceno-browser
In this workshop we would introduce basic concepts of design to people who contribute code to OSS while inviting designers to contribute solutions on existing issues for these projects.
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 行政組：6/10前完成社群前夜派對參與人數以及續攤活動調查，@laiyc[調查表單](https://forms.gle/fP7ps4YmPUBa8k7w6 )。
- 交流組：討論City Tour安排[(一日農遊)](https://recreational-agriculture.gov.taipei/cp.aspx?n=C6D1D46270648E43)與費用。
- 場務組：[教室分配](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GSt87nrnZLGgdXwIWVIjr6Y5nrTaBEFY9V6lQ53re0Y/edit?usp=sharing)小知確認中。KCD兩日議程希望安排在同一間教室。
- 總召組：
- 第二次實體會議
時間：6/2 (日) 14:00-16:00
地點：澤米芋 805
- 工人同樂會
時間：6/29 (六) 14:00-17:00
- plan & assign (關注近期事件，預作規畫準備)
- [time=Mar 24, July 7] 社群Open Hour(議程組)：下次5/26(日)Julia主持，[排班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Oh6z8KjHht3-b23kyPI5GmFa4RGCK9oVcSHQv9XocNY/edit?usp=sharing)。
- [time=May 19] COSCUP 2024 CFP截止日
- [time=May 9, June 9] 審稿與結果通知
- [time=June 3] 社群攤位申請截止
- 拉卡片+review（開出接下來兩週內需要完成的任務)
- 社群合作[name=Julia、Jeff]：
- 社群攤位
- [宣傳社群攤位申請倒數](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/58)
- [第二次攤位審核](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/issues/18)
- 社群議程
- 社群議程時間表分配、告知及討論 (尚未定案版)
- 國際交流[name=Mac、仁美]：
- 日本 OSC Nagoya：
- 已取得各類物資，已填行銷組工單，會追一下會前宣傳，5/24出發
- TCA 宣傳物需要 5/29 繳回，但我們都還沒回來，會交由一位講者攜回
- 兩位講者都自行安排行程
- *擺攤活動、詳細日程會在會後討論 (cc: 仁美)
- 香港 HKOSCon:
- 需要進行審稿 Review 會議，預計 5/23 日晚上 9:00 約會議進行討論
- 中國簽證 [name=總召組、Yider、Mac]
- 申請進行中
- International Speaker VISA [name=Julia, Mac]
- 待明日結束後開始會湧入申請者
- 自辦議程[name=Lois & lele、Peter-Li]：
- 所有 Early Bird 稿件錄取都完成 pretalx 上的確認(由已接受變成已確認)
- 綜合軌徵稿進行中，將要進行審稿，會寄發相關通知給議程顧問，房間安排好預計一間兩日
- 各一篇 Early Bird 稿件共兩篇由綜合軌和主議程軌移轉至社群軌，完成講者相關通知
- Open World Tour Review
- Idea: 綜合軌推薦轉介 [name=Mac] + [name=Peter-Li]
- 主議程軌: 只排一天，大約 6 篇稿件，目前已經有 4 篇
- 大人物
- 王建堯老師回覆了偏好時間，但資料尚未提交，會持續追蹤
- Ruby 之父松本行弘已婉拒
- George 由四貓處理
- 有預留一個 prime session 給贊助組銷售，到 6/9 未售出會邀請交流組推薦的大人物 Anezka Muller
- 請大家認領卡片。
- 討論事項 (Plz list here before we meet)
- New review process invitation - [name=Mac]
- Japanese Booth (put them together) / Hongkongese booth split [name=Mac]
- Japan / Hong kong reimbursement increase [name=Mac]
- retro
- Early Bird 不錄取的還是要寄通知信，當初預設直接進入社群徵稿重新審，但感覺大部分投稿者都忘記可以重新投社群徵稿，稿件沒有更新重新審也沒有太大效益。
### 5/4 21:00 議程組雙週例會
主席：MAVINS
簽到：Jeff, Mac, Leon, lele, Julia, Joy, catcatcatcat, 逸平, Kan
請假：小Peter, 仁美, lois(?)
遲到：Kan
缺席：yider
- 快閃專題：
- 一起練習[GitLab](https://gitlab.com/coscup/2024/program/-/boards/7498601)開卡與接任務。
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 總召組：
- [2023年的攤位規格書。](https://drive.google.com/file/d/1saYIk_s5ehjVewr-VPIc6xPFf5xPCxme/view)增列一條「不得為社群以外的贊助商宣傳，內含廠商LOGO的易拉展、壓克力立牌、文宣品均不得擺設。」說明文字。
- 參與者大調查：[Developer Survey 問題 review](https://hackmd.io/@coscup/rkbuh0hWC)
- 工人同樂會：[時間調查](https://framadate.org/coscup-2024-happy-together)，調查到 5/5
- 場務組：[各地區（教室）分配表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1GSt87nrnZLGgdXwIWVIjr6Y5nrTaBEFY9V6lQ53re0Y/edit#gid=1052265467)。議程組已填表[申請23+2間教室](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1TtRJMSqfhwhxcPugPI7JcnDN8LXYjxOCqCJMwlcqIpc/edit?usp=sharing)。
- 交流組：正在規劃交流活動，如City Tour。
- 贊助組：KCD撤下自訂的贊助方案，遵守大會贊助規範。
- KCD Taipei回報：[COSCUP 2024 Call for Participation 議程軌與攤位即日起開放申請](https://blog.coscup.org/2024/02/blog-post.html)。
※6/9才剛公布錄取稿件，需要時間等候講者回覆能否出席？因此「社群提供所配發時段內的完整議程表」建議延後到6/30前完成，社群負責人才有時間確認講者能否出席，進而安排議程。
- 建議社群需在6/6前填寫教室表單，議程組必須在6/9分配好教室。
- 各社群只要先在pretalx完成議程表，6/9後就可以宣傳自己的Agenda，不需等待7/7大會正式議程表公布。
- Topics to raise up
- 給各位夥伴了解的 "國際講者簽證申請" 指引 [name=Mac]
- 誰需要知道這件事?
- 應該怎麼做?
- [Form Link](https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSdBCx8Wlm4a1iMELSi_AQErubmUW59L1ebTaqVAgKeweGZTOA/viewform)
- 目前徵稿狀況 [name=Mac]
- 徵稿狀況與去年相比相差太大，提議延長徵稿時間
- plan & assign (簡述下兩週要完成的任務)
- [time=Mar 24, July 7] 社群Open Hour(議程組)：下次5/12(日)，[排班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Oh6z8KjHht3-b23kyPI5GmFa4RGCK9oVcSHQv9XocNY/edit?usp=sharing)。
- [time=May 9] COSCUP 2024 CFP截止日
- [time=May 9, June 9] 審稿與結果通知
- [time=June 3] 社群攤位申請截止
- 拉卡片+review
- 社群合作[name=Julia、Jeff]：
- ...
- 國際交流[name=Mac、仁美]：
- 日本:
- review: 本次任務計畫
- 會前宣傳、會中宣傳、會後宣傳
- 香港:
- 5/21 截止徵稿
- 本次任務計畫
- Others
- VISA 已經開放申請 [name=Mac]
- 中國講者來台簽證 [name=Yider] [name=Mac]
- 已送件
- 已截止申請
- 自辦議程[name=Lois & lele、Peter-Li]：
- Early Bird / Transfer 轉軌已完成 [name=Peter-Li]
- First Timer 回饋已給到講者本人 [name=Peter-Li]
- 開始尋找主持人 (一日志工、內定邀請人) [name=Mac]
- Open World Tour
- 請大家認領卡片。
- 討論事項 (Plz list here before we meet)
- 是否接受講者只播放錄影檔？實體與線上、國際與本地是否需要優先序？
- NO，希望現場參加 [name=MAVINS]
- 遠距參加必須要 QA 要 Online 參加
- 國際與本土優先序的部分今天沒有討論，再另外找時間討論
- ~~前夜派對活動規劃與代辦事項~~
- ~~議程最早開始時間~~
- ~~語言貼紙的事情~~
- retro
- Early Bird 徵稿
- Early Bird 一定要轉軌，講者可以給予偏好去哪個社群議程，但不能選擇不轉軌，不轉軌就沒有社群軌讓他講
- 要在 Early Bird 投稿階段就給予一個選項詢問「是否同意稿件轉軌」的是非題，預設回答「是」，今年已經補開，明年匯入這個活動的時候就能直接帶入這個問題
- 你會如何參與活動(線上/實體)，預設實體
- 要記得詢問講者目前居留國家（簽證申請用）
- 是否需要申請簽證、邀請函(可以提早問，錄取後再問一次)
- Pretalx 審稿的狀態開關影響有要修改稿件的講者無法修改，及審稿流程問題解釋
- 目前是有講者先看到自己的稿件沒有被接受，但因為時間很趕先到先審，但徵稿尚未截止（還開放投稿），所以有講者覺得不太開心
- 這邊帶出流程上的疏漏跟潛在的公關危機
- 問題：現在的公版流程是什麼
- 1. 要小心的地方是如果不錄取的稿件，在審稿截止前，在 pretalx 上的狀態已經是不錄取的話，講者上 pretalx 先看到狀態，可能會覺得感覺不好
- 2. 下次我們要有地方先講隨到隨審 (以及告知我們隨時會通知不錄取以及錄取通知、以及在稿件收滿時直接關閉投稿表單)
- 3. 社群可以有自己的審稿流程（要統一截稿以後再審或先隨到隨審是他們的決定）
- 4. Mac 去年的做法是收到稿件內 3 天就會通知是否有上
- 要回饋給贊助組，海外講者贊助媒合好像流程上會有幾個問題(已回報)
- 內容：我想請問一下這個海外講者旅費媒合計畫是贊助組提出的對嗎？因為議程組這邊有收到已經錄取的講者詢問，但在這份文件上並沒有寫出詳細流程，也沒有找到文件，這邊有幾個問題想詢問一下：
* 2024/6/14~2024/7/5 填寫表單，審核結果通知：2024/7/10 -> 對於想等補助結果的講者來說，這個之後再進行旅程規劃可能有點太晚，是否有機會可以提早？如果講者需要簽證，這個時間我們會來不及作業，議程組受理境外講者簽證作業的截止日期是 6/16
* 由於議程組這邊從財務組收到的報帳流程是，如果有海外講者補助（目前我們是處理大人物的部分），需要找旅行社做代訂這樣財務才能核銷，請問這個海外講者旅費媒合之後的流程是什麼呢？
* 目前已經有已知的海外講者，例如大人物，是否現在就有機會詢問贊助商是否有興趣贊助呢？雖然我們有編預算，但我個人覺得大人物可能也是滿好的吸引贊助商的亮點？純粹建議，供參考
- 投稿狀況不佳：去年稿件大概有 300 篇，今年到目前只有一百多篇，而且重複投稿比例比往年高，所以：
* 可能會先通知有被重複投稿的社群，以免重複錄取
* 也會先提醒投稿狀況不良的社群大力催稿
### 4/20 21:00 議程組雙週例會
主席：MAVINS
簽到：catcatcatcat, joy, lele, kan, peter-li, Ping, aohitomi,
請假：Julia, Yider, Mac, Jeff, lois
遲到：Leon
缺席：
- 快閃專題：
- Trello >>> GitLab Issue Boards 環境與開卡簡介[name=Leon]
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 總召組：[COSCUP 2024 議程組文件大全](/@coscup/BkWszdVws/%2FNuI18yuGSDuFaV1WTgV4IA)
- 所有組別的文件都要有文件大全，並且往後的文件都要在文件大全中建立索引
- 行銷組：[COSCUP 2024 行銷貼文發布列表](/NdT5WGrqSkK0aJ217Gd7uA?both)
- 如果有請行銷幫忙推廣時，要去貼文發布列表附上參考文件與貼文連結與時間
- 贊助組：最遲5/30前(6/9審稿結果通知)，需要贊助組確認英文大禮包贊助方案。
- 交流組：建議邀請參與社群在社群的活動佈告欄貼文行銷COSCUP 2024。
- KCD Taipei：[COSCUP 2024 Call for Participation 議程軌與攤位即日起開放申請](https://blog.coscup.org/2024/02/blog-post.html)。
「社群提供所配發時段內的完整議程表」建議改在6/30前完成，各社群負責人才有時間確認講者能否出席並安排議程。
- 議程組必須在6/9分配好教室，各社群只要先在pretalx完成議程表，6/9後就可以宣傳自己的Agenda，不需等待7/7大會正式議程表公布。
- plan & assign (簡述下兩週要完成的任務)
- 目前 CFP 可能需要加強推力來推廣投稿，可以想一些辦法開卡來做一些推廣類的任務
- 請「社群議程小隊」、負責有：「主議程軌」、「綜合議程軌」、「自辦軌」、「國際交流」的夥伴記得加入房間分配的任務卡，本期需要進行房間分配事宜討論及資料搜集。 [name=Mac]
- 社群Open Hour(議程組)[time=Mar 24, July 7]：下次4/28(日)，[排班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Oh6z8KjHht3-b23kyPI5GmFa4RGCK9oVcSHQv9XocNY/edit?usp=sharing)。 (請下一次的 Host 記得 Collect 結論寫上去 Google Slide)
- First-timer Program初審開始[time=April 21]
- First-timer Program初審意見通知[time=April 30]
- Early Bird Program結果通知[time=April 30]
- COSCUP 2024 CFP截止日[time=May 9]
- 拉卡片+review
- 社群合作[name=Julia、Jeff]：
- 議程房間分配，詳細已經寫在上面，請有負責到的夥伴記得參與討論及處理房間分配事宜
- 國際交流[name=Mac、仁美]：
- 日本軌宣傳事項
- 香港軌宣傳事項
- 自辦議程[name=Lois & lele、Peter-Li]：
- 特別找主議程軌負責人、綜合議程軌負責人討論轉稿稿件
- 請大家認領卡片。
- 討論事項 (Plz list here before we meet)
- 4/21 議程組團建
- 時間：12:00-14:00
- 地點：杉松 301，臺北市松山區八德路四段709巷2-3號對面3樓-301房
- 出席夥伴：四貓、MAVINS、小Peter、Lois、Leon、逸平、Joy、仁美
- 4/21 COSCUP 2024 第一次實體籌會，[跨組會議資料](/@coscup/COSCUP-2024-006)
- 時間：14:00-16:00
- 地點：杉松 302，臺北市松山區八德路四段709巷2-3號對面3樓-302房
- 會議代表：
- retro
- 檢討事項
### 4/14 22:00 議程組臨時加開 大人物討論
* 目前確認邀請
* 這次對國外交流有遇到的情況：
* 未來我們再給 google form 應該要不用登入 google 也能填寫 google
* 要能寄副本給填寫者
*
### 4/6 21:00 議程組雙週例會
主席：catcatcatcat
簽到：Leon, lele,小 Peter, Julia, Kan, Joy, MAVINS, Ping, 仁美m Mac
請假：Jeff, Yider, Lois
缺席：
- 會前提醒
- Trello 使用方式
- 開卡時 definition of done 要明確
- 快閃專題：
- AI bot 進度
- Online meetup 進度
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 總召組：[COSCUP 2024 議程組文件大全](/@coscup/BkWszdVws/%2FNuI18yuGSDuFaV1WTgV4IA)
- 所有組別的文件都要有文件大全，並且往後的文件都要在文件大全中建立索引
- 行銷組：[COSCUP 2024 行銷貼文發布列表](/NdT5WGrqSkK0aJ217Gd7uA?both)
- 如果有請行銷幫忙推廣時，要去貼文發布列表附上參考文件與貼文連結與時間
- 贊助組：
- [2024 贊助社群客製化方案](https://blog.coscup.org/2024/04/coscup-2024-customized-community.html)
- [海外講者旅費媒合計劃](https://blog.coscup.org/2024/03/overseas-speaker-travel-expense.html)
- 財務組：[2024 預算表]( https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tQ6vTWZm5whZD4xkDNXiY8vGMv3j_1DyTyEH9ysxgDg/edit#gid=461198668 )※國際交流方案香港、日本已確定。
- 交流組：[name=蘇蘇]：想問問看是否也可以申請今年 pretalx 的徵稿 viewer 權限？目的是希望可以看看是不是有擺攤轉換率
<<<[name=MAVINS]：已設定viewer權限，請於申請目的範圍內使用個資。可討論來年更適合的協作方案。
- plan & assign (簡述下兩週要完成的任務)
- 社群Open Hour(議程組)[time=Mar 18, Jun 20]：3/24開始，[排班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Oh6z8KjHht3-b23kyPI5GmFa4RGCK9oVcSHQv9XocNY/edit?usp=sharing)。
- Early Bird Program審稿開始[time=April 1]
- Early Bird Program結果通知[time=April 30]
- 第一批社群攤位名單公布[time=April 17]
- [編寫第一波社群攤位名單公告 social media 文案](https://trello.com/c/B0YMHspb/145-%E7%B7%A8%E5%AF%AB%E7%AC%AC%E4%B8%80%E6%B3%A2%E7%A4%BE%E7%BE%A4%E6%94%A4%E4%BD%8D%E5%90%8D%E5%96%AE%E5%85%AC%E5%91%8A-social-media-%E6%96%87%E6%A1%88)（務必在4/10前完成，最晚4/10要填行銷組工單）
- [確認第一波社群攤位名單並發到部落格上](https://trello.com/c/5ZiUm2t6/113-%E7%A2%BA%E8%AA%8D%E7%AC%AC%E4%B8%80%E6%B3%A2%E7%A4%BE%E7%BE%A4%E6%94%A4%E4%BD%8D%E5%90%8D%E5%96%AE%E4%B8%A6%E7%99%BC%E5%88%B0%E9%83%A8%E8%90%BD%E6%A0%BC%E4%B8%8A)（務必在4/10前完成）
- First-timer Program初審開始[time=April 21]
- First-timer Program初審意見通知[time=April 30]
- 拉卡片+review
- 社群合作[name=Julia、Jeff]：
Julia: 下週期卡片 1.加入社群審稿人名單https://trello.com/c/vY0Bxlaw
- 國際交流[name=Mac、仁美]：
- 這週 Mac/仁美去越南 FOSSASIA 做國際交流出任務，會先 Sync 確認日本的所有準備事項
- 辦法
- CFP
- 流程
- 日本
- 這兩天準備發文宣傳 CFP
- 香港
- 這兩天準備發文宣傳 CFP
- 中國
- (尚在等待講者填寫資料中)
- 自辦議程[name=Lois、Peter-Li]：
- Early Bird + 綜合軌
- 主議程軌
- 請大家確認及承諾接下來兩週的工作
- Trello >>> Focalboard
- 討論事項 (Plz list here before we meet)
- 在 pretalx 系統加上 CoC 的打勾
- 希望我們社群的人一定要讓參加者有看過
- Q: 同不同意跟有沒有看過 or 會不會遵守，這個 context 是什麼
- 糾結點：認不認同 CoC 跟開源是否有關->是不是太複雜化
- 表達大會立場，在 pretalx 投稿頁面加入「我已閱讀社群守則」
- Early bird 適合分給哪些社群
- 大人物王老師已經回覆有意願，希望安排在 8/3
- 4/21 COSCUP 2024 第一次 網友見面會 實體籌會
- 時間：4/21 14:00-16:00
- 地點：杉松 302
- 臺北市松山區八德路四段709巷2-3號對面3樓-302房
- 當天場地從 13:00 借到 18:00 ，歡迎大家提早到場吃東西，或是結束後逗留聊天。
- retro-
- Murmur- 我真心覺得大會在討論一些議題有點too overreaching~~ ex coc(我一定會被罵死，我同意Mavins的說法，真開心我們組長可以在大會施點力)
### 3/23 21:00 議程組雙週例會
主席：MAVINS
簽到：Joy(旁聽), Jeff, lele, 小 Peter, Mac, Kan, 4cat, Ping, Lois, IU
請假：Leon, Julia, 仁美
缺席：
- 緊急討論：
- 與 CoC 有關事項，請大家注意保護當事人（被騷擾者），不要說出是誰受到騷擾
- 如果很容易從加害者中推斷受害者是誰的情況，也請不要提到相關資訊，保護參與者是我們要時刻放在心上的事情
- 與議程組的溝通
* 建議更換社群協調人
* 陳述處理團隊的態度，議程組與處理團隊一起下決策
* 輔導教育：社群 / CoC 小組能量有限，不應將教育視為工作內容
* 「若籌備團隊發現曾有違反上述行為紀錄或法律者，大會得敘明緣由後拒絕合作，如有疑義者，請聯絡籌備團隊了解爭議所在。」
* 與 CoC 有關的事件必須由 CoC 小組介入，小組與議程組共同決議，若沒有共識則納入總召溝通
- 與第一社群聯絡人的溝通
- 跟第一社群聯絡人溝通完再發對外公吿
- 這次的情況是三個社群合辦，那第二個聯絡人要由哪個社群出人，就請第一聯絡人優先協調，若找不到第二協調人，（針對這次的個案）議程組可能可以提供協助
- 被更換的協調人不可私下接觸個資
- 對外公告稿：
- 經許多人反應，<議程軌> 的社群協調人 <暱稱>，有違反 COSCUP CoC 的疑慮，考量到社群協調人會接觸大量投稿者的個資，經大會 CoC 小組與議程組一起決議，請 <議程軌> 替換社群聯絡人。也提醒各位社群協調人遵守 COSCUP 2024 社群合作準則及注意事項 ，一起共同維護良好的社群環境與氛圍。如有疑義者，請聯絡 COSCUP CoC 小組 coc@coscup.org。
- 範圍只有社群協調人的 TG 群組
- 是否要對外公告？
- 雙方論點
- 不公告
- 有謠言的風險
- 有被質疑 COSCUP 作風的風險
- 公告
- 被告的風險
- 有懲罰的感覺
- 結論
- COC & 議程組一起處理
- 先找 Ted 溝通，是要講已經拒絕被通告人擔任協調人，需要另找第二社群協調人
- 公告內容另行討論
- 3/30 前完成
- 快閃專題：
- Bob 跟小畢要試做 ai bot，我們有沒有意願參與？優點是我們以後找文件可能會很簡單，缺點是時間算趕，如果我們有意願，下週三要出十份文件給他們（但我們的優勢是可以用既有的公開文件），希望今天就能決定
```
* COSCUP ai bot 討論速記：
* 文字類為主
* 文件要整理成什麼格式：什麼形式不拘，markdown 或 google drive 就算是 slide 也可以
* 議程組在一定的時間內就要出這些文件（目前是下週三）
* 無論這份文件怎麼被拆解或使用都可以（如果有隱私資料或是不能公開的東西就不能放進來或刪去部分資料）
* 資料要花多少時間清理目前是未知
* 在過程中我們要留意這些人工清理資料的部分是怎麼進行，未來可以按照辦理，或可以自動化
* 參加的好處是未來可以優先享受這個成果，壞處是就是要花時間來做，或最後沒弄出來 -
```
- Kan make noticed : online meetup 的問題，我們的時間要如何安排。
暫定，時間如下。
```
3.23 日期-擬定邀請8位社群名單
3.30 日期-確定meetup 日期時間
4.6 日期-確定meetup 主題(可以廣泛的討論不用太小眾的議題為佳)
4.13 日期-寄出第1批8位邀請email
4.20 日期-擬定邀請另外8位社群名單
4.27 日期-寄出第2批8位邀請email
5.4 日期-meetup行前通知
5.11 日期-meetup行前演練
5.18 日期-meetup 宣傳文案
5.25 日期-meetup 宣傳啟動
https://docs.google.com/spreadsheets/d/1zzdtvXdD4bz4ra_ci85bHPlr9curfq6R9hiBN-RzgvY/edit#gid=61476997
```
- coc meeting recap:
- 1. 先找社群第一負責人說明狀況 [name=4cat]
- 2. 下週六前要完成執行
- CoC 小組和議程組會一起合作執行
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 總召組：
- [違反CoC處理原則](https://hackmd.io/@coscup/cococo-zh?type=view#%E6%88%91%E5%80%91%E7%9A%84%E8%99%95%E7%90%86)。
- [跨組實體籌會調查](https://calendly.com/d/cn6y-hbq-vzs/coscup-2024?month=2024-04)。[name=MAVINS]考慮在實體籌會前，同一天辦理議程組團建。
- 贊助組：[COSCUP Taiwan 2024 贊助方案 (English)](https://docs.google.com/document/d/1sDNDuuWrlwvz4ZlySVpMFIkMml9TuYtI_2a-KUZCtjo/edit?usp=sharing)
- 財務組：[2024預算表]( https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tQ6vTWZm5whZD4xkDNXiY8vGMv3j_1DyTyEH9ysxgDg/edit#gid=461198668 )※國際交流方案與預算尚待確定。
- 行銷組：[盤點模板化的貼文系列與時程](/NdT5WGrqSkK0aJ217Gd7uA?both)
- 資訊組：已將Pretalx的Timeout從30秒提到120秒，應可避免寄送大量信件出現系統錯誤。仍須注意：Pretalx信件會有固定寬度，大量說明文字建議改為連結Google文件或HackMD。
- plan & assign (簡述下兩週要完成的任務)
- 社群議程提供徵稿資訊[time=Mar 17, Mar 24]
- 社群Open Hour(議程組)[time=Mar 18, Jun 20]：3/24開始，[排班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Oh6z8KjHht3-b23kyPI5GmFa4RGCK9oVcSHQv9XocNY/edit?usp=sharing)。
- Early Bird Program投稿截止[time=Mar 31]
- CfP公開徵稿[time=Mar 31, May 9]
- 拉卡片+review
- 社群合作[name=Julia、Jeff]：
- CFP Fields
- CFP Fields
- CFP Tracks / Teams / Approvers
- CFP Times
- 社群攤位 [name=Jeff]
- 4/10 要做好公佈第一波攤位錄取名單的準備（4/17 公告），卡片已開好
- 國際交流[name=Mac、仁美]：
- 國際交流預算開立完成
- 簽證受理計畫準備
- 申請方式、流程討論及準備 (To be)
- 日本軌
- Inbound
- 10 個基礎講者
- 希望再讓他們多帶 2 個講者湊滿一天 (還沒說)
- Outbound
- CFP Plan
- 當地計畫、攤位、曝光、參與介紹議程。
- [name=仁美]已經詢問Ohta san 細節，希望能有正式議程時間，在等回應
- 香港軌
- Inbound
- 會執行做 6 個議程 (一天)
- 講者去香港事宜以及當地計畫、攤位、曝光等。
- Outbound
- CFP Plan
- 最多 4 個講者去演講
- 中國軌
- Inbound
- Process (可能會把大部分的人放到綜合軌)
- 簽證處理計畫執行 [name=Mac]
- Outbound
- 尚未進行
- 赴越南執行任務
- 推廣國際講者參與、TCA Travel Sponsor (基本套餐)
- 國際社群攤位報名 (主力推廣)，推薦報名當講者再用 TCA 計畫作為組合包，CP 最高。
- 詢問 FOSSASIA 關於明年國際交換講者機會
- [name=仁美]會進行社群宣傳物徵集，一起帶往FOSSASIA攤位
- [徵集文(正在寫)](https://hackmd.io/r6NePl31Tuaw1CqWQWgiUw)
- 自辦議程[name=Lois、Peter-Li]：
- Early Bird
- 將於 3/31 截稿前寄送議程顧問審稿說明，提醒議程顧問要審稿。
- 綜合軌
- 與社群議程同步進行，會進行 first timer program
- 主議程軌
- Prime Session
- 請大家確認及承諾接下來兩週的工作
- Trello >>> Focalboard 一週移轉準備。
- 討論事項 (Plz list here before we meet)
- 英文稿件 discuss recap
- 可以把英文議程分散排列，不要集中在一個時間, (proposed by [name=IU])
- 3/24 Next Action
- 溝通內容
- https://docs.google.com/document/d/1IY30Y5X5aEKs_YHa7sqdx7eiik64bmxwYaLh4tKrUZY/edit?usp=sharing
- retro
### 3/9 21:00 議程組雙週例會
主席：MAVINS
簽到：Jeff, Julia, 仁美, joy, Leon, 4cat, Yider, Lois, Ping, lele, Mac, Kan
請假：Peter(可以前面出現一下，但今日身體不適+活動結束)
缺席：夥伴Elaine離隊。[name=MAVINS]
- 快閃專題：[name=Singing：]如何增加英文議程稿量？
- 長期規劃：英文學習是長期規劃、短期的簡報指導效益待評估
- 樓層規劃：國際軌／廊道
- 循序漸進：中文口說英文簡報
- 社群溝通：由主持人／負責人推薦部分講者用英文口說
- 直接邀請國際講者
- 英文議程分散安排
- 如果台下聽眾都是台灣人，是不是就切換回中文，有沒有用勾選或顯示的機會可以視情況調整
- [name=仁美] 都台灣人的話可以中文發表，但外國人進來就改英文？
- 下一期[name=Denny：]FOSDEM 2024 Highlights
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 行銷組：[盤點模板化的貼文系列與時程](/NdT5WGrqSkK0aJ217Gd7uA?both)[name=Joy, Leon]。
- [name=Leon] 這份文件可以再用各個事件去歸類議程組預期需要的行銷貼文
- first timer 投稿
- 要是第一次投，我們才會給初審意見，目前我們會在綜合軌做
- 社群議程的部分，我們會問他們有沒有興趣加入
- 贊助組：
- 英文發表（口說）贊助大禮包方案。
1. 具體的贊助內容？
2. 大禮包需求調查時間與預估數量？
- 社群引介贊助商，補助國外講者訪台方案。
- 社群合作 COC 有明確寫出個別社群不能用 COSCUP 名義收取贊助，但如果社群有能力引介贊助商，COSCUP 可以協調給該社群什麼支援
- 資訊組：pretalx管理員（仁美、MAVINS）權限，可協助移除活動。
- [name=仁美] 我另外跟IU談過，基於個人專業，可以協助機器管理相關事宜，後續再看看 @petercpg 怎安排。
- 總召組：台科軌NFS聯繫中，盡可能促成。2023台科軌稿件流向？
- 5G ORAN軌
- 交流組：擺攤(B2C) vs Meetup(B2B)。
- 交流組幫我們執行長期合作的 promote 可以，但有難度。
- 如果我們議程組自己出去國外參加研討會的時候，是不是可以在當地辦 meetup，或是跟主辦人多社交，媒合我們想接觸的對象
- Julia：那個時候主要想提的是 online meetup，所以這邊希望交流組能做到的事情是要到 email，我們可以自己去聯絡那些人辦 meetup 的部分，只是覺得交流組人在現場，這樣邀請成功的機會更大
- 財務組：[2024預算表]( https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tQ6vTWZm5whZD4xkDNXiY8vGMv3j_1DyTyEH9ysxgDg/edit#gid=461198668 )※國際交流方案與預算尚待確定。
-
- plan & assign (簡述下兩週要完成的任務)
- 社群合作[name=Julia、Jeff]：
Card:
1.[公布錄取社群名單](https://trello.com/c/X2dzlPna)3/16Fri.-Julia
2.[pretalx 上建立已報名的社群資料](https://trello.com/c/znKtLB8S)3.21 Thur.-Julia, Mavins(anyone else is welcome)-Peter
3.[COSCUP 2024 徵稿辦法 / CFP Blog 文](https://trello.com/c/n4OcJFpQ)3.31 Sun.-Someone
- 國際交流[name=Mac、仁美]：
- 2024/03/10 13:00（UTC+8）會跟日本那邊會議討論今年進行方式
- 自辦議程[name=Lois、Peter-Li]：
- Early Bird 目前稿件數：12
- 綜合軌徵稿辦法初稿完成
- Early Bird CfP、綜合 CfP 審稿辦法、First-timer 規劃、First-timer 回饋辦法進行中
- 寄送議程顧問邀請信，確認回信結果
- 設定 Pretalx 審稿欄位
其他
- 大人物文件 Lois 可否幫忙整理 https://trello.com/c/wW6H6uAb
- Online Meet Up 請大家協助提供名單給Lele幫忙聯繫
* 討論
- 四貓想問：如果我在接下來開一個 co-working session 大家一起解任務，大家（特別是新同學）會覺得有幫助嗎？
- 拉卡片+review
- 請大家確認及承諾接下來兩週的工作
- 徵求合作社群截止[time=Mar 17]
- 社群議程提供徵稿資訊[time=Mar 17, Mar 24]
- 社群Open Hour(議程組)[time=Mar 18, Jun 20]
- Early Bird Program投稿截止[time=Mar 31]
- CfP公開徵稿[time=Mar 31, May 9]
- 大人物文件 Lois+Julia Cowork [time=Mar 14]?
- Online Meet Up-Lele[time=Mar 23]前已寄出6～10封邀請信)
- 所有組員請詳讀[合作社群招募說明會簡報](https://docs.google.com/presentation/d/1fCMc9xOQqy9Dw_XaqLH0i-BCiZnEAKcNLWKJ8r5REZk/edit?usp=sharing)，新進夥伴至少認領[社群Open Hour排班表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1Oh6z8KjHht3-b23kyPI5GmFa4RGCK9oVcSHQv9XocNY/edit?usp=sharing)兩個時段。
- Trello >>> Focalboard 一個月移轉準備。
- 討論與檢核 (Plz list here before we meet)
- [name=MAVINS：]
- [育成軌續辦的確認進度](/VhFyEjEwReuYG_2gUvIuoA?both)。
- 2024 First-timer Program
- 社群合作＞初心者投稿，請社群委員提供初審意見，及早修改。
- 贊助方案＞入選者首度使用英文口語報告，COSCUP提供試講大禮包。
- 綜合軌 > 初心者投稿，請議程顧問提供初審回饋意見，並於綜合軌審稿結束後舉辦 Rehearsal，媒合講者、議程顧問與議程組員進行至少一次之試講？
- retro
- [name=MAVINS：]請主線規劃志工回饋前兩週開卡建議，新進志工回饋執行任務的建議。
- 希望大家做事的習慣，是可以在開會前更新卡片進度，然後有想到要做的事情就開成卡片。
### 2/24 21:00 議程組啟動會議
主席：Julia
簽到：MAVINS、仁美、Lois、Leon、Jeff、lele、Kan、小peter、Ping、yanyiyi、4cat
請假：Mac（開場跟大家見面一下）、Elaine、Yider
缺席：joy
- kickoff
- 雙組長：四貓、MAVINS。
-
- 效率優先：一人決策，即可執行。兩人見解不同，除非違反CoC，以先回應的意見為主。儘管後回應的意見或許更好，不用勉強調整，明年再做新的嘗試即可。
- MAVINS的組長哲學：沒有人做組長設法解決，夥伴願意做樂觀其成。組員做法可能違反CoC或者影響主線任務，緩件在例會集體協商，急件請@組長裁決。
- 主線任務負責人：
- 國際交流：Mac
- 社群合作：Julia
- 自辦議程：
- 主議程軌：Lois
- 綜合議程軌：Peter-Li
- Open World Tour: Mac
- Open Design: (Julia ?)
- 議程組夥伴介紹：十位核心志工，五位新進志工。
- 暫停議程組志工招募(一位待審)，開啟一日志工申請。再視現有志工主動參與的狀況進退場。
- 例會預設請開啟視訊，特殊狀況說明原因，讓夥伴理解。
- 一分鐘，請大家簽署[個資使用保護原則](https://volunteer.coscup.org/security_guard)。
- private-program 涉及個資，只保留當年度議程組志工、議程組顧問、總召。<<<此頻道盡量不用。只有在討論有可能會有爭議的事
- program 歷屆志工、顧問、總召...都歡迎加入頻道公開討論，提供建議，工作時都在這裡處理
- review
- 快閃專題：[name=MAVINS：]開源讓世界多一種自由的選擇。
- 原訂[name=Singing：]如何增加英文議程稿量？<<<順延至下次3/9例會。
- 下一期[name=Denny：]FOSDEM 2024 Highlights
- [name=四貓] 寒假作業：閱讀[2024 議程組 onboard 文件](/Xd1muh7bRpq3YoqrEhnfzg)，看完的請在這邊幫我簽到：
四貓、MAVINS、Lois、仁美、Joy、Yider、Jeff、Leon、Julia、Peter-Li、Mac、lele、Kan、Ping
- [name=MAVINS]
- [議程組協作方式與工具](/uR3JmZeFQ326Symz2GBIZA)，常用協作工具已集結在[Mattermost](http://chat.coscup.org) program頻道標題列。
- 全體共同維護[COSCUP 2024議程組文件大全（公開文件）](https://hackmd.io/@coscup/BkWszdVws/%2FNuI18yuGSDuFaV1WTgV4IA)新增今年文件與連結。
- 時程公告或調整，均統一對齊[志工平台議程組—規劃時程](https://volunteer.coscup.org/team/2024/program/plan/edit)。例如，
- [pretalx上的活動截止日](https://pretalx.coscup.org/orga/event/)
- [COSCUP2024大會行事曆](https://calendar.google.com/calendar/embed?src=c_a376ec8beb6ef0ab3acb5fe3213880dfcbba50ce89107532aacbfdda71c6e294@group.calendar.google.com&ctz=Asia%2FTaipei) ※請設定自動於五日前提醒訂閱者。
- [跨組同步會議：](/nyzJgkIIS9C7YVlkwfK6lw)
- 行銷組：
> 1. 盤點模板化的貼文系列與時程。※請主線負責人協助檢核。
> 2. 行銷工單問卷已經開放填寫。
> 3. Blogger上稿由議程組自行處理。※注意文件編排避免直接複製貼上，造成<html>原始碼標籤爆炸。
- 贊助組：
- 社群攤位資訊揭露，制定規範。
- 英文發表（口說）贊助大禮包方案。
> 1. 具體的贊助內容？
> 2. 調查時間與大禮包預估數量？
- 資訊組：pretalx 改版功能測試
> 1. 系統改版說明 [blog](https://pretalx.com/p/news/releasing-pretalx-2023-1-0/)
> 2. 辦理組內pretalx教學。
- 行政組：
- 行政組自辦活動納入社群合作甄選申請。
> 1. 療癒講座、親子工作坊透過社群招募甄選流程提出申請。
> 2. 親子工作坊希望社群協助，沒有社群申請，再由行政組接手舉辦。
- 總召組：
> 1. 已推派Julia、仁美、MAVINS參加3/2-3大團建。
> 2. AU(187人)整修今年無法借用。替代空間：RB-101（50人）、RB-國際演講廳（96人）
- 交流組：
- [COSCUP@SCaLE 21x 3/14-17](https://www.socallinuxexpo.org/scale/21x)
- 延續交流方案：找一些國外的 conf 或 meetup 的主辦人，跟他們線上 pitch 介紹 COSCUP 是什麼活動，希望可以達到以下目標任一（依難度排列）：
> 1. 希望他們的 SNS 轉貼我們的活動（徵稿、or 轉貼跟他們領域有關的議程介紹）
> 2. 希望他們 meetup 的時候，如果有 lightning talk 或什麼時段，給我們 5 分鐘介紹一下 COSCUP（可以是播放預錄影片或我們連進去對話）
> 3. 跟我們交換議程。
> 4. 其他：有也不錯但不是主要目標的事：我們開一個國際社群交流時段，他們可以投稿 5~10 分鐘他們的年會/meetup/社群介紹影片，我們在該時段播放（預設是中午。或者放到Open World Tour軌？）
- 財務組：[2024預算表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tQ6vTWZm5whZD4xkDNXiY8vGMv3j_1DyTyEH9ysxgDg/edit#gid=461198668)
- 今年會繼續用 AoE 時區
plan & assign (下兩週要完成的任務)
- 社群合作[name=Julia]：社群議程截止申請,社群 open hour Start/公布錄取社群名單
- 國際交流[name=Mac]：讓國際社群錄入申請資料 Pretalx、簽證事實及流程確認
- 自辦議程[name=Lois、Peter-Li、Mac]：確認審稿委員、開出自辦軌徵稿辦法
- 跨組協調[name=catcatcatcat、MAVINS]：跨組任務已於review說明。
- 拉卡片+review
- [ ] 請大家確認及承諾接下來週期的工作
- 有 Mac 頭像的卡片都可以直接加入一起弄，後續說明，我只是先掛著 [name=Mac]
- [name=Mac] [name=Julia] [name=Mavins] 社群徵求的 CFP Pretalx 已開出: 已在 private 寫上有哪些人來報名，本期應多 push 社群完成報名登記
- 自辦議程、社群合作、國際合作三大項目交接、討論會議結束 (Beauty, Justin 協助) [name=Mavins] [name=4cat] [name=Peter-Li] [name=Julia] [name=Lois] [name=Mac]
- 與所有海外社群都聯絡過一輪 [name=Mac] 待他們來報名
- anything else？ (Plz list here before we meet)
- [name=MAVINS：]
- 分頭聯繫自辦軌／育成軌負責人，確認是否續辦？以3/17合作社群招募截止前，Pretalx登記為準。
- First-timer Program，討論表決是否續辦？
- [name=Julia：]社群配合事項除Email通知，請在HackMD製作文件索引，方便合作社群集中查閱。
- retro
- [name=Julia：]
- 核心組員啟動會議之後社群招募啟動之前，應至少預留三週以上時間，準備社群招募與新年度分組規劃事項。
- 大會啟動會議及頭幾場跨組會議，應安排在準備社群招募前，才好方便納入年度規劃事項，讓社群在一開始得到的資訊可一致同步。
- [name=Mac]
- 感謝 lele 及時發現 pretalx 有缺失欄位的問題，已補上後 re-open [name=lele:✧*｡٩(ˊᗜˋ*)و✧*｡ ]
### 1/28 21:00 議程組核心組員線上會議
主席：MAVINS
簽到：Julia, hitomi, lele, Yan, Mac, IU, Peter-Li, Lois, 4cat, MAVINS,Yider
> [name=Chun Yan Liu] 好像進不去房間 QQ 再進來一次 OKOK
> 總召組今年會盡量的亂入各組會議，還請多多指教與運用總召們！
請假：Jeff
缺席：
- review
- 目標設定：承先啟後，無為自治
- 任務分組：MAVINS, 四貓
- 社群合作(Jeff, Julia, yider)
- GoV Coding 工作坊、Open Design...
- 社群招募
- 國際交流(Mac, Lele, 仁美)
- (見下 [name=Mac])
- 自辦議程(Lois, peter-li)
- 議程顧問(petertc, Justin, ...)
- 規劃時程：
- [志工平台—議程組](https://volunteer.coscup.org/team/2024/program/plan/edit)
- [COSCUP2024 milestone](https://docs.google.com/spreadsheets/d/11UKxnlA2B9cm3EBY6grL4avpTlems_3V-vILzeyd8Ag/edit?usp=sharing)
- 預算列表：[COSCUP 2024 預算與時程表](https://docs.google.com/spreadsheets/d/1tQ6vTWZm5whZD4xkDNXiY8vGMv3j_1DyTyEH9ysxgDg/edit?usp=sharing)
- [跨組同步會議：](https://hackmd.io/0ubtoaYpSoaJvYvsAyQWRw)
- 議程x資訊：pretalx 改版功能測試
> 附上他們的改版寫的 [blog](https://pretalx.com/p/news/releasing-pretalx-2023-1-0/)
- 行銷x議程：宣傳策略與合作方式，農曆年前約討論
> 希望減少雙方的工！減少壓力。
- 製播x議程：
- 支援錄影以 24 間教室 + RB + AU 共計 26 組為上限。
- 2/11 前可提供自行剪輯影片說明文件。
> 其實是鼓勵自行剪接。
- 總召組：
- COSCUP'24 與 KCD、SITCON 合作模式。
> 國際化目標、符合某種條件給予補助
> \*\*\*\* 社群不可以自己去收贊助 (可以轉介贊助，但不可以用 COSCUP 名義為自己的社群 funding) <----- 社群招募時要說明
- Ruby 社群想把 Ruby 爸爸帶來
- COSCUP'24 大團建日期：3 月 2-3 日
- 交流組：
- [COSCUP@SCaLE 21x 徵求參展志工](https://hackmd.io/@coscup/ByypSooda)
- 確認議程組雙週例會時間：2/24 起每兩週週六 21 點 — 22 點
- retro
- [COSCUP2023檢討文件。](https://docs.google.com/document/d/1r3f5LOVq33OAl5e-lqSpX_i2OsJkNJCG0-GlGgZoy28/edit?usp=sharing)
- 新進組員招募：時間延遲、篩選條件。
- plan & assign (下兩週要完成的任務)
- 分組任務：
- 國際交流 ([name=Mac])
- \* 另外約一個會議討論這個國際交流規劃 (看是否在過前年)
- 週三晚上與開源社進行啟動訪談
- 今年國際交流方式討論 (漸漸讓社群採用自助的方式，減少議程組負擔)
- 各國社群聯繫策略
- HK
- CN
- JP
- DE
- SG/MY
- US 之前聯繫過的社群
- 非洲
- 之前的一面之緣
- 國際事務
- 今年預計的國際講者交換計劃
- 國家
- 預算
- 簽證工作策略
- 國際化
- (國際化) 英語議程推廣計畫
- pretalx 社群招募活動 2/11 啟動：
- 欄位確認、功能測試
- 社群招募文件修訂：
- [Blog文宣](https://blog.coscup.org/2023/02/coscup-2023-call-for-participation-now.html)
- [社群合作準則與注意事項](https://hackmd.io/kujA5q1iTS2HIoCWCvqi2w?both)
- [新進組員面談](https://hackmd.io/xW4GmPAqRlyEipyrmcLmmA)：預定安排在2/3(週六)晚上九點，目前三位申請，預計召募四～七位。
- 大人物邀請暫定名單：
- YOLO—[王建堯](https://www.ithome.com.tw/news/148302)
- Ruby之父—[松本行弘（Matz）](https://zh.wikipedia.org/zh-tw/%E6%9D%BE%E6%9C%AC%E8%A1%8C%E5%BC%98) ...
- 協作工具：
- HackMD(例會紀錄、文件大全), Trello, pretalx, 志工平台, Google Drive
- 工具捷徑已列在Mattermmost的Program頻道標題欄
- anything else？ (Plz list here before we meet)
- 議程組團建活動提案列表：
- 兒童樂園
- 台北大縱走第八段：捷運動物園站→捷運關渡站[河濱自行車道]
- 北投散步＋泡湯 + 桌球賽...
- 石碇拉麵線
- 文山區泡茶
- 議程組行政平台開發 ([name=Mac])
- 要做的功能其實很多，但最優先要實現寄信系統，因為可以提升今年的訊息傳遞品質
- Google Auth 志工系統登入 (行政組)
- 有角色概念 (講者、社群負責人、審稿人、社群協助者、議程組志工)、Simple RBAC
- 收件者群組
- by Pretalx API
- by 自訂 Group、Sub-Group
- 新增寄件樣板
- 新增定時事件，下面可以掛上要寄出的所有信件 (方便讓通知都趕上時程)
- 實體交流標籤貼紙 [name=Mac]
- 標籤可能可以找行銷組討論
- PyCON 世界地圖 [name=4cat]
- [去年各種新聞成果](https://hackmd.io/@coscup/Press) [name= Yan]
- 總召提醒
- 記得 COSCUP 自己的期待與目標是什麼！做每ㄧ個合作！
- 希望大家做的開開心心，需要幫忙都可以說。
### 11/30 議程組長啟動會議
出席：MAVINS, catcatcatcat, yanyiyi
- 2024 總召回應與想法對齊
- 12月底先開人才庫權限給議程組組長連繫
- 1月組長團隊啟動後，開放各組招募人才
- 2024初步想法：
- 議程組國際合作持續穩健推動
- 擺攤組轉型國際交流組
- 雙邊的任務區分與合作方式待確認？
- 跨組會議兩週一次，至少一位組長出席
- 議程組長共識
- 維持三個主軸：國際合作、自辦軌、社群合作，文宣工作回歸各小隊職責。
- 12月確認核心成員的意願與興趣
- 1月初面談新加入成員
- 議程組雙團隊輪值，休憩年的想法待確認：輪轉至國際交流組？
### 例會template
- [例會日期]()
- [會議流程及規範]()
- [會議主席職責]()
主席：
簽到/遲到：
請假/缺席：
- review
- retro
- plan & assign (下兩週要完成的任務)
- anything else？ (Plz list here before we meet)
# 2024 核心團隊與任務規劃
2023團隊動向徵詢
petertc >>> 議程顧問
Jeff >>>
Melissa >>>
小Peter >>>
Julia >>>
MAVINS >>> 雙組長之一
Mac >>>
Beauty >>>
仁美 >>> 國際合作
Shirley >>> 出國深造
Justin >>>
lele >>>
lois >>>
國際合作 **leader** ()
* 國際交換軌 -
* workshop -
自辦軌 **leader** ()
* 主議程軌、綜合軌
* first-timer program
* lightning talk
* 審稿顧問
社群合作 **leader** ()
* 社群議程 -
* 社群育成 -
* 攤位 -
* BoF/hacking room
基礎建設+跨組協調 **MAVINS, catcatcatcat** ()
* 團隊規劃 -
* 志工招募 -
* 協作工具 - Mattermost, HackMD, Trello, pretalx, G Suite
* 跨組會議 -
* 前夜派對 -
* ...
## 預先啟動項目
https://trello.com/b/1l2Npbc6/coscup2024program
* 自辦軌準備(大人物邀請)：王建堯 https://chat.coscup.org/coscup/pl/krauc8wcspfe78j579sysx56fe - lois
* Early bird CfP已開放：一人申請。
* 需要跨組支援項目：志工招募、Pretalx平台整備。
* ...
## Schedule
年度時程暫定規劃
* Early bird CfP已開放
* 2023/11/30 議程組長啟動
* 2023/12/9前 核心團隊召集
* 2024/1/28 核心團隊就位
* 1/13 總統選舉
* 1/20 徵件與協作工具整備
* 2/6前 新進志工招募面談
* 2/8~14 春節假期
* 2/11 徵求合作社群
* 2/24 志工團隊啟動
* 3/9 雙週例會
* 3/17 社群議程截止申請
* 3/23 雙週例會
* 3/31 Early Bird Program投稿截止
* 3/31 開放投稿
* 4/4~8 清明假期
* 4/6 雙週例會
* 4/20 雙週例會
* 4/21 First-timer Program投稿截止
* 5/4 雙週例會
* 5/9 正式投稿截止
* 5/18 雙週例會
* 6/1 雙週例會
* 6/3 社群攤位截止申請
* 6/9 綜合軌結果通知
* 6/9 社群軌結果通知
* 6/15 雙週例會
* 6/29 雙週例會
* 7/7 議程表上架
* 7/13 雙週例會
* (7/20 會前30天視工作進度加開)
* 7/27 雙週例會
* 8/2 會前會 (前夜派對)
* 8/3~4 COSCUP 2024(總召暫定) 🎯
* 8/10 檢討會、安排會後工作
* (Aug - Sep 放暑假～)
* (Oct - Nov 會後工作與交接)
* (Dec 2024 新團隊接手啟動)
### 參考文獻
- [工作大項](https://hackmd.io/_GvWQnoOQMCytxDBAPs1ig?edit)
- [團隊運作](https://hackmd.io/uR3JmZeFQ326Symz2GBIZA)
- [期初分工](https://hackmd.io/@coscup/r1b4xLcRF/%2F1MkLRcOpSCevxhVrdsaLvw#2023-%E6%9C%9F%E5%88%9D%E5%88%86%E5%B7%A5)
- [project lead 職責](/P4bEkra_SxKUjG6gZr504Q)
- call to action
- 各項目 [規劃提案](https://hackmd.io/_GvWQnoOQMCytxDBAPs1ig?edit)
- 先啟動項目
- 決定負責人
- 核心團隊kickoff：Dec 23
- 招募
- 預計招募核心團隊相等人力
- Dec 23~Jan 6 面談 ref [議程組招募指南](/xW4GmPAqRlyEipyrmcLmmA)
- 團隊啟動會議：Feb 24
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