# 識別出遠距團隊的 bad smell / 劉艾霖 (A-Lin)

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> 共筆請從這開始

投影片
https://docs.google.com/presentation/d/1wG3DP8YHkxYhfO6YdnsKER3o4AXvHrkVS1aMk2aUIRI/edit?usp=sharing

# 壞味道
## 不適合的工作流程
問題：階段式(waterfall)的開發，出錯延期的機率高
解法：切割工作

## 協作只發生在同步工作時
問題：溝通延遲，且大家彈性工時可能找不到人
解法：改變協作模式

重視文件的價值

## 資源流通仰賴主動詢問

# 改變習慣的三階段
## 改變現有會議流程
- 會議前
- 找適合的會議記錄範本
- 發送會議邀請附上文件連結
- 會議期間
- 邀請參與者協作編輯文件
- 紀錄討論的要點、結論
- 會議結束
- Follow up 轉化為可追蹤的任務
- 透過文件非同步討論未處理的問題
- 避免延長會議或產生新會議

## 第二階段: 縮短會議時間
研究指出線上會議比實際會議更累，大腦要多一層轉換
- 用非同步文字進行事情討論
- 將線上會議時間減半
## 第三階段: 用非同步文字+短影片, 取代一些會議
- 最小化線上會議時間
- 克服彈性工時, 對團隊溝通的影響.

### 解決方案: 可方便檢索的知識庫
動機:
- 轉化碎片訊息
- 提供友善的自主學習工具
做法：
- 選用適合的知識管理平台
- 例如 Notion、Confluence、Dropbox Paper

### 解決方案：預設公開
動機
- 即便有大量文件，你還是可能

案例: 911
權限控管造成更大傷亡

保留權限控管的文件的"入口" , 於預設公開的文件中.
讓人有機會"知道"有這個東西 , 而你沒有權限

案例: 必須打擾人才能知道進度

### 解決方案：任務管理系統
每個人找適合的時間更新資訊 & 查看 避免打斷.

看起來簡單, 但執行很難.
- 因為同仁要提醒後才會上去寫. 變成管理者變成'微管理'
宣導, 要真的打從心理認同, 管理者為的是不想要打擾你.
- 任務切大太

### 解決方案：放聲工作
動機
有些資訊只是瞬間的狀態.
- 不是具體的任務或需要長期保存的資訊
- 如果無法避免同步溝通, 也要可控

作法:
- 公開Calendar
- 更換Emoji (專注/有空..etc.)

## 問題 如果資訊不流通:
非管理者, 會感受不到他人信任.
參考區塊鍊作法
### 解法：有意識的提升透明度
缺乏透明度是'因', 缺乏信任是'果'

真正重要的是..你的同事想要知道你在做什麼. 而不是主管.
不透明的話，可能會懷疑同事在閒你在忙

- 預先給信任
- 透明
- 信任是會動態變化的. (要注意)

同事:
如何用文字的方式, 清楚的表達. 而不是用會議.
記得更新任務狀態
管理者:
- 讓成員了解團隊做事方式跟價值觀.
高層
- 給予支持
- 以身作則

高層如何以身作則.
Paolo Belcastro
如果CEO要求要"立刻"答案的話, 其他人都會照做.
高層要實際要了解"非同步"的必要, 且要真的做到.
重要事用電話, 留訊息不要預期馬上要得到答案.

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> 聊天區

API First，先訂出規格，前端開發、後端開發跟測試團隊都有事情做
[架構師觀點 - API First 的開發策略 — 安德魯的部落格](https://columns.chicken-house.net/2022/10/26/apifirst/)

非同步文字不會更緩慢嗎？不如約個時間直接開個簡短會議（不過就有些偏向沒有議程的會議就是惹）

不過打字還是比口頭來的慢，太多打字、非同步溝通也有點累...
實際表現好像就變成群組對話而已？
感覺很像貼文跟下面的討論？
這種非同步會議感覺要花很久
而且有時候會忘了自己該回哪個貼文？

真的有人線上會議會錄影的嗎@@
> 敝司會
>> 會議一多硬碟不就爆了？
>> > 微軟的服務，過期一年的影片會自動刪掉

> ~~我都用 Whisper API 先轉為文字，再用 ChatGPT 4 摘要~~
>>TEAMS未來也有摘要功能
>>> Teams 那個要另外付費解鎖

可以學 Amazon 的開會方式阿，每一次會議都要先產製文件
[亞馬遜開會禁止條列式簡報、不用PPT 背後思維揭密【書摘】 | 文化 | 中央社 CNA](https://www.cna.com.tw/news/acul/202204095005.aspx)

Ruddy 老師：可以是薄薄一層的 Wiki
> 有一部份跟 Ruddy 講的思想透明化類似

Conf 有夠難用，有沒有推薦的私有雲類wiki？
> 可以先提提難用的點，譬如速度慢、階層複雜
>> 速度慢是最大的痛點，不管是開啟或是編輯都是
>>> 如果是純工程師用，也許可以用 [Build optimized websites quickly, focus on your content | Docusaurus](https://docusaurus.io/)，使用 Git 管理 Markdown 內容，再加上個 CD pipeline 發佈到內部主機
>>>> 謝推薦，晚點研究

感覺主題是如何避免遠距辦公被打擾
因為遠距辦公不等於遠距onCall
>如果無法避免需要同步溝通,至少是在可控的時段進行

為什麼叫"放聲" 工作
> 讓別人知道你正在工作 (calendar)，想成在辦公室跟同事說你要閉關2個小時
> 了解 OK

這代表開始上班的時候要線上打卡嗎？（建立透明度）
> 線上打卡我們有啊，對透明度沒幫助。
> 打完卡回床上繼續睡覺
好像跟交往有點像，到底是不信任才覺得透明度重要，還是不透明才無法產生信任
> 參考系統性思考，我覺得先不要想誰優先，重點是提升一個另一個也能提升 (有因果關係)

> Manager：你怎麼都不回報進度
> Developer：我還在心流狀態，無法分心回報
>> XDD
>> .

> End