# 建立高效的遠端協作團隊：策略和實踐 - 劉艾霖(AILIN LIOU)

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###### ▼▼▼ 開始筆記 ▼▼▼

[遠距工作者在台灣 (work remotely in Taiwan)](https://www.facebook.com/groups/1190343134374259/)

投影片連結：https://docs.google.com/presentation/d/1bNjm5viq2tBsw4u9kFcX5zlL0B6BymFctU8IeqyW4NM/edit#slide=id.p

## 四大策略方針
### 1.善用遠距的彈性與靈活度
- 遠距或在辦公室有好有壞，我們要善用遠距優勢
*如果我們沒有用到遠距的好處，就無法了解遠距的好，所以必須了解並且善用
- 超越時間邊界
- 利用時差，全天候協作（例如：客服、DevOps）
- 我的夜晚是你的白天
- 不用找高成本夜班
- 超越距離邊界
- 更彈性的組織編隊：僱人不受地理位置限制
- 招募人才優勢：雇用各地合適的人，受僱者不用被迫選擇北漂/西進
- 更好找稀有技能樹的人才
- 從多元文化背景的員工取得優勢
- 陌生的市場，低成本的探路
- 快速地拓展市場
- 進可攻退可守（不是在地人很難判斷是不是真的好的人才）

### 2.調整流程
- 重新調整任務與組別切割方式：重新考慮怎麼切割任務的邊界
- 因為遠距同步溝通成本高,每個成員分配工作要更獨立（不需要頻繁溝通確認）
- 建議4-5個人一個團隊
- 高內聚力、低耦合(和寫程式一樣)
- 優先採用「文字」，並重視文件化
- 更容易保存、查看、搜尋
- 為了克服時差跟彈性工時的問題
- 工具: e.g. Atlassian
- BambooHR
- 建立知識庫
- 大量的使用線上工具
- 行政流程管理
- 過去仰賴紙本的東西，找線上工具取代
- 權限帳號管理 （減少資安疑慮、尤其跨國大公司
- 線上員工訓練平台
- 調整 onboard flow (用更長的時間 onboard，2-4 週)
- 小天使制度，軟著陸(在你入職的第一個禮拜，會頻繁地跟你 [pair programming](https://code.visualstudio.com/learn/collaboration/live-share))
- 儘早讓新進人員開始實戰
- 遠距推崇獨立作業，但不適用於剛入職前期。前期還是要保持密切協作：e.g 一起做一個任務之類的
- pair programing & code review
- 小天使可以客觀正確評估貢獻、釋放新人壓力，不會卡關很久沒人發現

- 調整 onboard 流程
- 有人可能一開始兩三個禮拜沒有進度，或是不適任
### 3. 建立基本準則
通常一般公司都比較彈性的，同事們自己也有共識
但如果沒有基本的共識，會沒有效率，所以還是要有基本的準則存在
範例：[GitLab's Guide to All-Remote](https://about.gitlab.com/company/culture/all-remote/guide/)
＊＊＊ 準則 !== 規定，保持彈性的優勢

#### 溝通準則
- 同步：很難克服時差問題，也很難擴散到分布式的團隊中
- 非同步
- 管道與使用時機
- 面對面：Team building or 敏感話題
- 視訊會議：外部人士、概念發想、全公司
- 即時語音：非正式短會議
- 即時通訊平台：沒有明確任務的溝通，不需要追蹤的
- 任務管理系統：有明確任務的溝通：需要追蹤的
- 電話:緊急突發事件
- 如果討論的東西不適合使用文字，就要視訊會議
- GitLab 選擇優先採用非同步溝通，而不是同步溝通

#### 線上會議準則
- 短會議優於常會議，不要超過30分
- 提前寄出資料，並讓與會者有時間做功課
- 確保會議的即時雙向溝通
- 不參加非必要的會議，參加了就要全心投入

#### 離線準則
- 特殊案例：歐洲斷線權
- 訂共識：一條訊息多久回覆可接受？

#### 移動準則
- 範例：一年可以待在其他國家 N 個月
- 特殊案例：
- 延伸的法律責任：稅法、保險
- 轉合約工
- 福利跟保險是屬地主義

#### 休假準則
- 範例：如果會有超過兩個小時聯繫不上，須請假。
- 如果會影響到其他人，就要規定
- 不同職位下規定差異可能很大 （ex:客服部門需要較短的時間回應）

#### 補助準則
- 工作設備補助
- 請款準則

#### 資安準則
- 設備不共用
- 檔案不能離開公司電腦
- 禁止連公開 WiFi
- 特定軟體只能透過VPN使用

### 4.有意識促進交流
- 創造偶遇
- 虛擬茶水間
- 黑客松
- 跨組合作

- 珍惜實體見面機會
- 遠距就可以做的事不要拿到實體做,會不好養成 member 寫文件的習慣 ex:開會

- 刻意製造透明度
- 有機會看到別部門的文件、視野較廣

### 選擇正確的學習對象

wordpress
ethereum
buffer
gitlab
zapier
slack
trello
atlassian

### 範例：twitter => x
高層的心態影響遠端的政策成功與否

### 如何評估你的策略
- 符合你的公司文化
- 符合你的商業模式