建立高效的遠端協作團隊：策略和實踐 - 劉艾霖(AILIN LIOU)

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遠距工作者在台灣 (work remotely in Taiwan)

投影片連結：https://docs.google.com/presentation/d/1bNjm5viq2tBsw4u9kFcX5zlL0B6BymFctU8IeqyW4NM/edit#slide=id.p

四大策略方針

1.善用遠距的彈性與靈活度

  • 遠距或在辦公室有好有壞，我們要善用遠距優勢
    *如果我們沒有用到遠距的好處，就無法了解遠距的好，所以必須了解並且善用
  • 超越時間邊界
    • 利用時差，全天候協作（例如：客服、DevOps）
    • 我的夜晚是你的白天
    • 不用找高成本夜班
  • 超越距離邊界
    • 更彈性的組織編隊：僱人不受地理位置限制
    • 招募人才優勢：雇用各地合適的人，受僱者不用被迫選擇北漂/西進
    • 更好找稀有技能樹的人才
  • 從多元文化背景的員工取得優勢
    • 陌生的市場，低成本的探路
    • 快速地拓展市場
    • 進可攻退可守（不是在地人很難判斷是不是真的好的人才）

2.調整流程

  • 重新調整任務與組別切割方式：重新考慮怎麼切割任務的邊界

    • 因為遠距同步溝通成本高,每個成員分配工作要更獨立（不需要頻繁溝通確認）
    • 建議4-5個人一個團隊
    • 高內聚力、低耦合(和寫程式一樣)

  • 優先採用「文字」，並重視文件化

    • 更容易保存、查看、搜尋
      • 為了克服時差跟彈性工時的問題
      • 工具: e.g. Atlassian
    • BambooHR
    • 建立知識庫

  • 大量的使用線上工具

    • 行政流程管理
    • 過去仰賴紙本的東西，找線上工具取代
    • 權限帳號管理 （減少資安疑慮、尤其跨國大公司
    • 線上員工訓練平台

  • 調整 onboard flow (用更長的時間 onboard，2-4 週)

    • 小天使制度，軟著陸(在你入職的第一個禮拜，會頻繁地跟你 pair programming)
    • 儘早讓新進人員開始實戰
    • 遠距推崇獨立作業，但不適用於剛入職前期。前期還是要保持密切協作：e.g 一起做一個任務之類的
    • pair programing & code review
    • 小天使可以客觀正確評估貢獻、釋放新人壓力，不會卡關很久沒人發現

  • 調整 onboard 流程

    • 有人可能一開始兩三個禮拜沒有進度，或是不適任

3. 建立基本準則

通常一般公司都比較彈性的，同事們自己也有共識
但如果沒有基本的共識，會沒有效率，所以還是要有基本的準則存在
範例：GitLab's Guide to All-Remote
＊＊＊ 準則 !== 規定，保持彈性的優勢

溝通準則

  • 同步：很難克服時差問題，也很難擴散到分布式的團隊中
  • 非同步
  • 管道與使用時機
    • 面對面：Team building or 敏感話題
    • 視訊會議：外部人士、概念發想、全公司
    • 即時語音：非正式短會議
    • 即時通訊平台：沒有明確任務的溝通，不需要追蹤的
    • 任務管理系統：有明確任務的溝通：需要追蹤的
    • 電話:緊急突發事件
    • 如果討論的東西不適合使用文字，就要視訊會議
  • GitLab 選擇優先採用非同步溝通，而不是同步溝通

線上會議準則

  • 短會議優於常會議，不要超過30分
  • 提前寄出資料，並讓與會者有時間做功課
  • 確保會議的即時雙向溝通
  • 不參加非必要的會議，參加了就要全心投入

離線準則

  • 特殊案例：歐洲斷線權
  • 訂共識：一條訊息多久回覆可接受？

移動準則

  • 範例：一年可以待在其他國家 N 個月
  • 特殊案例：
  • 延伸的法律責任：稅法、保險
    • 轉合約工
  • 福利跟保險是屬地主義

休假準則

  • 範例：如果會有超過兩個小時聯繫不上，須請假。
    • 如果會影響到其他人，就要規定
  • 不同職位下規定差異可能很大 （ex:客服部門需要較短的時間回應）

補助準則

  • 工作設備補助
  • 請款準則

資安準則

  • 設備不共用
  • 檔案不能離開公司電腦
  • 禁止連公開 WiFi
  • 特定軟體只能透過VPN使用

4.有意識促進交流

  • 創造偶遇

    • 虛擬茶水間
    • 黑客松
    • 跨組合作

  • 珍惜實體見面機會

    • 遠距就可以做的事不要拿到實體做,會不好養成 member 寫文件的習慣 ex:開會

  • 刻意製造透明度

    • 有機會看到別部門的文件、視野較廣

選擇正確的學習對象

wordpress
ethereum
buffer
gitlab
zapier
slack
trello
atlassian

範例：twitter => x

高層的心態影響遠端的政策成功與否

如何評估你的策略

  • 符合你的公司文化
  • 符合你的商業模式
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