# Sistema de administración y procesos objetivos empresarial

## Requisitos

## 1. Almacén

El **encargado de almacén** deberá realizar las siguientes funciones:

* Manejo de stock (repuestos e insumos) por marca, categoría, tipo, costo, etc.
* Deberá registrar el ingreso y egreso de repuestos e insumos, así mismo deberá tener conocimiento de; en que vehículo o maquinaria ese repuesto va a ser usado. Previa solicitud de logística.
* Deberá registrar la solicitud de despacho del pedido (por campamento e internamente).
* Deberá tener acceso al inventario de maquinaria y movilidades (por campamento, depósito y oficina central).
* Deberá tener acceso al informe del material enviado a cada campamento.
* Deberá realizar el control de los equipos de protección del personal.

### 1.1. Tipos de almacén
* Bienes de la empresa:
* La empresa posee bienes propios, bienes muebles, bienes inmuebles, bienes moviles
* Bienes Rodados:
* Maquinaria pesada, vagonetas, camionetas y otros.
* Bienes Generales:
* Repuestos de maquinarias, repuestos de camiones, repuestos de camionetas (filtrado por origen, marca, costo)
* Se debe manejar un tiempo de vida de los recursos para poder realizar un cálculo de uso.

## 2. Recursos humanos

El **encargado de recursos humanos** deberá realizar las siguientes acciones.
* Elaborar los contratos.
* Deberá registrar y modificar el personal de la empresa.
* Deberá gestionar el registro de afiliación a la caja de salud.
* Cálculo de AFP
* Deberá realizar el registro de contrato de tiempo y forma con cada empleado.
* Deberá realizar la selección de personal
* Deberá gestionar los contratos de servicios de terceros.
* Deberá elaborar los contratos de trabajo con los empleados.
* Deberá realizar el control del personal empleado en cada proyecto.
* Control de personal de cada proyecto previa asignación al mismo.

## 3. Control de ejecución proyecto en tiempo y forma

El **encargado de proyecto** podrá realizar las siguientes acciones.

* Deberá realizar el seguimiento al proyecto general con todo el personal preparado y capacitado técnicamente para cada tarea que se presente en cada emprendimiento.
* Deberá hacer seguimiento a la cantidad de horas que trabaja el personal diariamente.
* Deberá hacer seguimiento a la cantidad de horas que trabaja la maquinaria diariamente.
* Deberá hacer seguimiento a las reparaciones y los repuestos empleados en las mismas. Tomar en cuenta el tipo de mantenimiento que se realice; los tipos de mantenimiento pueden ser correctivos y preventivos.
* Deberá hacer seguimiento a las tareas que tienen que ser realizadas, es necesario ver si se están cumpliendo los objetivos diarios de acuerdo a la planificación del presupuesto en tiempo y forma.
* El encargado de campo se encargará de controlar el progreso y proceso de la obra.
* El procesista se encargará de enviar la información del progreso que se tiene en campamento a casa central. Entre la información enviada se incluirá la justificación (cuando sea necesario) del porque el trabajo en la obra está paralizado.
* Deberá realizar el seguimiento a los repuestos e insumos en depósito y empleados.
* Deberá realizar el seguimiento de las tareas a ser realizadas en cada ítem del proyecto.
* Deberá conocer a detalle y en extenso si se están cumpliendo los objetivos del avance del proyecto comprometido.

### 3.1. Oficina central

El **superintendente general de obra** deberá realizar las siguientes acciones.

* Deberá hacer las gestiones técnicas para la estimación y seguimiento en tiempo y forma de cada proyecto. Una vez hecha la estimación esta será registrada en el sistema para su seguimiento.
* Deberá hacer la petición de los informes de obra y hacer un seguimiento de todos los recursos asignados (humanos, mecánicos e insumos) y tiempo de ejecución de la obra.
* Deberá controlar el progreso y proceso de la obra en ejecución con una valoración general.
* Deberá trabajar en estrecha relación con la parte contable y financiera.
* Deberá fiscalizar la obra en sitio en un momento oportuno.
* Deberá controlar todo sobre la seguridad industrial de ejecución en obras.
* Deberá controlar todo sobre la seguridad interna (Sereno), repuestos e insumos en campamento.
* Deberá informar al superior inmediato.

## 4. Logística

El **encargado de logística** deberá realizar las siguientes acciones.

* Deberá gestionar permanentemente el deposito central de máquinas para poder tener el control y la información de donde se encuentra la máquina (interno, externo u obra).
* Deberá gestionar las solicitudes de pedido y compra de repuestos.
* Deberá rendir informe (apoyado por mecánica) de stock, estado inicial y final de maquinarias y movilidades.
* Deberá controlar si la maquinaria (camionetas, camiones y vehículos en general) se encuentran en óptimas condiciones físicas y mecánicas. Este control debe ser realizado constantemente para evitar contratiempos a futuro.
* Deberá trabajar en estrecha relación con servicio técnico-mecánico.
* Deberá mover la maquinaria a cada proyecto de acuerdo a las necesidades que se presenten.
* Deberá gestionar la compra de repuestos parte y pieza.
* Deberá revisar los gastos concernientes a la maquinaria.
* Deberá procesar la información por cada bien que tiene la empresa.
* Deberá tener acceso al historial de cada máquina.
* Deberá tener actualizado la lista de clientes.

### 4.1. Proveedores

* Se debe hacer petición de productos.
* Se debe categorizar por tipo, origen y marca.
* Cuando corresponda se debe gestionar la devolución.
* Registrar el tipo de pago por las compras realizadas (el pago puede ser al crédito y al contado) además del tiempo en el que la deuda debe ser cancelada y el tipo de crédito.

### 4.2. Proveedores de terceros

* Deberá gestionar la compra de servicios e insumos.
* Registrar los servicios industriales.
* registrar los servicios de alquiler de maquinarias, camionetas, vagonetas, camiones, lowboy.

## 5. Comercial de servicios de desarrollo

El **encargado de comercial de servicios de desarrollo** deberá realizar las siguientes acciones.

* Deberá gestionar los clientes y tener registro en caso de que este sea empresarial, corporativo, vip, sociedad civil, sociedad colectiva o ente público.
* Deberá realizar el presupuesto de servicio y revisión de factibilidad de proyecto.

## 6. Contabilidad

El **encargado de contabilidad** deberá realizar las siguientes acciones.

* Deberá de informar permanentemente los ingresos y egresos por pagar a pedidos.
* Deberá delegar una suma de dinero a caja chica.
* Deberá llevar el control de la contabilidad general de la empresa.
* Deberá informar los ingresos y los egresos de las cuentas por pagar a pedidos.
* Deberá realizar informes diarios, semanales, quincenales, y mensuales.
* Deberá registrar los detalles del rembolso de gastos.
* Deberá registrar el ingreso y egreso.
* Lleva el informe financiero de cada proyecto informando al directorio de gerencia general.

### 6.1. Asistente de contabilidad (Cuentas por cobrar)

* Comunicarse con los clientes que presenten mora en los pagos.
* Hacer seguimiento al compromiso adquirido por los clientes.
* Controlar el ingreso de cheques recibidos y comunicarse con el cliente antes de la fecha del vencimiento de la garantía.
* Actualizar la lista de clientes en mora y agenda de cobros.
* Realizar las planillas y boletas de pagos de sueldos.
* Realizar planillas del personal de apoyo y servicios de alquiler de las máquinas y equipos.
* Efectuar liquidaciones de trabajadores, autorizados por el jefe de contabilidad.
* Deberá informar a gerencia general.

### 6.2. Asistente de contabilidad (Cuentas por pagar)

* Tener una lista completa de los proveedores.
* Actualizar diariamente el listado de cuentas por pagar.
* Hacer seguimiento de la cancelación de deudas adquiridas de la empresa con los distintos proveedores.
* Actualizar la planilla de cuentas por pagar.
* Deberá realizar la planilla de pago por campamento.
* Deberá presentar informes a contabilidad.

### 6.3. Caja chica

El **encargado de caja chica** deberá realizar las siguientes acciones.

* Existe un monto que es designado para cada unidad de proyecto.
* Rinde informes diarios, semanales, quincenales y mensuales.
* Rendición de cuentas por proyecto.
* Solicita recursos económicos previa necesidad y previa revisión de cuenta. En caso de que no se rinda cuentas de los gastos (dinero entregado anteriormente) no se podrá solicitar un nuevo monto para caja chica.
* Para cada campamento se tendrá una asignación previa de gastos.

## Roles

Los usuarios que formarán parte del sistema para su gestión y administración serán los siguientes.

* Encargado de almacén.
* Encargado de recursos humanos.
* Encargado de proyecto.
* Procesista
* Superintendente de obra.
* Encargado de logística.
* Encargado de contabilidad.
* Asistente de contabilidad (Cuentas por cobrar)
* Asistente de contabilidad (Cuentas por pagar)
* Encargado de caja chica.