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title: 文件：不怕找不到的 JD 整理術
description: 介紹 Jonny.Decimal 分類系統，避免文件「碎片化」。
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tags: zh, docs, writing, thoughts
date: "2021-08-08"
author: elek
summary: |
找不到文件、文件找很久，這就是文件的「碎片化」，是人類製作跟保存檔案的夢魘，所幸，也有許多檔案規則被發明出來。

這回我們來介紹一種簡單易用的整理術：Johnny.Decimal。
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# 文件：不怕找不到的 JD 整理術

認真作筆記一陣子，你發現筆記愈來愈多、用途不盡相同，找起來很吃力。

團隊順利完成各項專案，但營運過程接到、製作的各種檔案，**慢慢漫**出不同時期、情境下建立的目錄或標籤。每次花在找文件的時間都快要可以重新製作一份了。

找不到文件、文件找很久，這就是文件的「碎片化」。

打從人類開始製作、保存各式各樣的檔案，碎片化的夢魘就一直糾纏不去。所幸，人們也發明了各種整理檔案的規則，才有辦法管理像圖書館或行政機關等龐大的文件庫。

一個簡單的管理規則：「強尼十進位分類法」（[Johnny.Decimal](https://johnnydecimal.com/)，以下簡稱 JD），可以幫助你整理筆記和文件，克服碎片化的夢魘。

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# 最多兩層！

殺雞焉用牛刀，一般人作筆記、團隊管理文件，用上分類人類知識的[杜威十進位分類法](https://en.wikipedia.org/wiki/Dewey_Decimal_Classification)未免太完備了。「==強尼十進位分類法==」（[Johnny.Decimal](https://johnnydecimal.com/)，以下簡稱 ==JD==），這是一個大幅簡化過後，適合個人和團隊的分類方法。

John Noble 先生提出的 JD 分類系統有兩層，也期待使用者**盡量**維持兩層：

- **領域（Area）**：用 `10`～`99` 的二位數字表示，上限十個，所以每個領域會佔用一個十位數。例如「財務」這個領域佔用 `10`～`19`。
- **類別（Category）**：再細分領域，例如領域 `10-19 財務` 就可以再細分 `11 信用卡帳單`、`12 券商對帳單`、`13 貸款`、`14 税單`、`15 保單`，上限一樣是十個。

領域和類別組成一個二位數字，接著將相關的文件歸檔時，就可以給它們一個流水號，例如：

- `12.01 202106 ACME 券商對帳單`：第一碼 `1` 代表財務領域，第二碼 `2` 代表「券商對帳單」這個分類，`01` 是流水號（ID）。
- `14.28 2020 所得稅收執聯`

所以，我們可以將要操心的所有事情，分成至多十種領域，各類再細分至多十種類別，那麼 `12.01`、`14.28` 就代表一份獨一無二的文件——同時也緊扣著一大類我們關注、追蹤的事情。

在 JD 中，我們用 `AC.ID` 表記套用 JD 規則的一組代號。

# 這樣做有什麼好處？

別的不說，超好搜尋的啦！例如我在 HackMD 寫筆記，想起日前聽 podcast 聽到相關內容，但忘記是哪個節目、哪個單集，但我知道我的 podcast 筆記都歸檔在 `37` 底下。

那麼我按 `Ctrl` + `Shift` + `P` 叫出 HackMD 的 Spotlight，鍵入 `37`，馬上就篩選出有作筆記的節目。


我還是想不起來到底在哪個節目聽到的，但沒關係，我是找不到資料的大人了，`Ctrl` + `Enter`（Windows/Linux）或 `CMD` + `Enter` （Mac），在新分頁開啟筆記吧。

如果你用這個方式命名資料夾，例如：

- `80-89 合約`
- `80 經銷`
- `80.01 老王_201607`
- `80.02 小美_201608`
- `80.03 老王_201607_附約`
- `80.04 老王_2018`
- `81 僱傭`
- `82 委任`
- `83 保險`

那麼今天要跟老王續約，想找之前的合約出來看，我們就知道去哪裡找。常用的分類很容易留下印象，所以實際上很有機會直接開啟 `80 經銷` 瀏覽，手甚至不必離開滑鼠。

協作的時候除了傳連結，也可以告知對方：「聖誕節那檔合作的特殊報價，去看 Dropbox 的 `80.03`。」就像去超商買菸的時候，可以告知店員「我要帆船號的茶菸，架上的 64 號。」

# 夠用嗎？

如果一個集合的元素**肯定會超過**十樣，它就**絕對不適合**放在兩層的領域或分類。

不過分店、客戶、經銷商、專案，這些都是預期會超過十樣的東西。該怎麼處理呢？

遇到這類情況，你有三種應對方式：

1. 建立**多個 JD 系統**：連鎖品牌的每家分店都可以有自己的 JD 系統，各自維護。
2. 換個**進位制**：例如 ID 換成十六進位或三十二進位。以十六進位為例，`52.79` 是 `52` 這個分類下的第 121 樣物件。這作法有點瘋，但如果你（和團隊成員）腦筋很靈活，也不失為一種配套。 `只是這就變成 Jonny.Hexadecimal 啦 XD`
3. 在 `AC.ID` 前面再加上三位數的 **「專案」編號**：例如 `102.72.21` 表示專案 102 的 `72.21`。

# 記不起來啦！

`AC.ID` 全部用完會有 100 個項目，別人我不知道，但我鐵定記不起來。定期維護一份索引，有需要的時候開出來查對，然後好好感謝那個高瞻遠矚的自己吧。

`00`～`09` 的領域、以及每個領域下的`00` 分類，可用來存放該領域或分類的詮釋資料（說明該領域或分類的用途等），就像圖書分類裡總論的意思。

此外，索引紀錄歸類資訊的**結構**，不是紀錄事物本身。如果把分類下的東西都放進索引，那就本末倒置了。

# 打破規則，不可恥且有用

John Noble 說明強尼十進位分類法時，提醒我們留意：

- 檔案要歸到一個完整的 Jonny.Decimal 數字對應的目錄下。
- 歸類任何事物的階層深度不超過兩層。

不過 John 自己還是會打破第二條規則——畢竟建立系統的初衷是容易收納、方便取用，不是要刁難自己。有些事務有時間的規律，例如一位接案工作者在 `41 請款憑證` 底下按每年週次建立目錄；有些事務會綁定某個地點，所以總公司的 `38 加盟合約` 下，再按照加盟店別建立目錄。

上述可能都是合理的考量，確實會加速歸檔和提取資料，足以支持我們打破規則。不過打破規則的代價，就是要記憶例外，例外一多起來，我們就無法信任這套分類法，導入它的效益就會遽降。

規則、例外可以靈活切換，重點是龐大的文件量，值得嘗試一種分類方式，擺脫碎片化的夢魘。

# 試試 JD 吧！

如果你還沒有採行某一套分類系統，也常苦惱找不到筆記、檔案等，甚至為此加班重做，那不妨馬上開新筆記，列出你操心、關注的事物，著手把它們分成**不超過**十個領域吧！

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:bulb: 如果你使用 HackMD 來做這件事，一定會不斷用到這組交換上下行的快捷鍵：
- Windows/Linux：`Shift` + `Ctrl` + 方向鍵上下
- Mac：`Cmd` + `Ctrl` + 方向鍵上下
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如果大家喜歡這類內容，可以留言告訴我們，以後會繼續介紹其他分類方法～
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