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# System prepended metadata

title: Restructuration AV

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# Restructuration AV

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# 2ème réunion - 4 décembre 2020

*Présents: Alice, Guillaume, Franck, Massimo, Pierre, Sébastien*

*Excusés: Gabriel*

## Liste de rôles par personnes

Guillaume:

- Facilitation
- ~~Pérénnité économique~~
- ~~Régulation~~
- Animation communautaire
- ~~Locaux~~
- Refonte (Raison d'être / Code social)
- ~~Admin / gestion / compta~~
- ~~Système d'information~~
- ~~Relations partenariales (y compris commerciales)~~

Alice:

- ~~Infoculteur~~
- ~~Responsable communication~~
- Responsable site Internet
- ~~Allégeur administratif et comptable~~
- ~~Référent campagne de dons~~
- Référent Trancheur
- Référent embarquement
- ~~Référent Interopérabilité~~
- ~~Référent valorisateur~~

Pierre : 
- Tous les rôles cités sont nécessaires ; l'enjeu est de définir des missions couvrant l'ensemble des rôles sur l'ensemble des personnes effectivement disponibles et impliquées

Massimo:

- Inclusion / accueil / onboarding
- Coordination
- Animation communautaire
- Code social
- ~~Administration / gestion compta~~
- ~~Animation local / tiers lieux~~
- Systèmes d'informations (intéroperabilité)
- ~~Médiation~~
- ~~Communication~~
- ~~Financement~~
- Facilitation
- ~~Structure commerciale~~

Sébastien
- Facilitation
- Animation communautaire
- ~~Communication~~ + événement
- ~~Administration / légal / comptabilité~~
- ~~Finances~~
- ~~Régulation / médiation~~
- ~~Infoculteur~~
- ~~Tiers-lieux ?~~

Franck
- Préparateur de rêve / rêveur au sens de Rêv'Alteur
- ~~Prospecteur de pépites (en lien avec la communication)en vue de la production webtv~~

## Rôles qui font consensus

### Infoculteur

- Relie au système d'information, lieu où on mets en commun des expériences avec une description intelligible à chacun
- Identifier les articulation critique d'inforramtion au sein de l'asso
- Observer les pratiques
- Détecter les décalages info vs cible
- Proposer des améliorations dans notre circuit
- Travailler persona - communauta
- Optimiser les échanges
- Guillaume: trouver les bons outils numériques

**Questions non résolues **
Quel différence entr infoculteur et archiviste ?

### Allégeur administratif et comptable

- Rôle n'est pas de se substituer au conseil d'administration
- Mettre en place des processus pour que le poids du rôle soit bien fait par un maximum de personnes
- Attention : il faut quand même des référents dans l'idée lanceur d'alerte si rien ne se passe.

### Régulation / médiation

- Rôle utile dans SemApps, pas besoin d'être beaucoup énergisé
- Alice: ne pas créer des rôles qui sont hors sol. A Happy Dev, c'est un rôle qu'on aimerait financer, car c'est un rôle que personne ne veut.
- C'est mieux si c'est un médiateur tiers. On pourrait sous-traiter ce rôle en dehors du CA et de l'AV.
- Badge "vieux sage"
- Par exemple : sensibiliser le "valorisateur" a aller chercher des canaux plus "féminisé" ou plus populaire. Organiser des rencontre entre gens de la tech pour parler de ce problème..  (ou mettre ça dans rôle inclusion ?)

> #### Exemple d'intitulés en teur.trices
> - Infoculteur
> - Valorisateur
> - Evangélisateur
> - Inclusoteur
> - Diversificateur
> - Faiseur de société inclusive multidimensionnelle

### Locaux

- Recherche de locaux
- Alice le fait déjà pour le chatêau
- Peut être qu'on devrait faire appel à la communauté et créer des roles ephémères selon les opportunités ?
- Problème: où vont travailler les services civiques? Enjeu important pour l'asso.
- Est-ce que l'organisation de résidence peut faire partie de ça ?
- Ancelin ? Cercle tiers-lieux est plutôt un projet. Outiller les dynamiques de tiers-lieux. Balader les services civiques de locaux en locaux, afin qu'elles puissent travailler ensemble.
ok alors ancelin pourrait être référent "balade" des services civiques ?

### Financement / Recherche financement

- Alice: miser sur les donations.
- Externaliser les financements pour les projets.
- Sébastien: créer un lien avec la SCIC
- Aussi les subventions
- La recherche de don n'est pas séparé de la gestion des flux financiers. Aller chercher des liens financiers avec la scic fait partie du role.
- Aller chercher des veilleurs de sub, d'appel à projet qui font déjà ca. Ceux qui font de la rechrche de don sont aussi en charge d'aller chercher des veilleurs et de veilleur aux redevabilités promises au donateurs ?

=> Trouver de l'argent. 

### Interopérabilité / Relations partenariales

- Un role pour s'assurer qu'on travaille AVEC l'écosystème. Organiser des rencontres. Est ce que cela ne devrait pas faire partie de la raison d'être de l'AV ?
- Guillaume: relations partenariales
- Fusionner avec SemApps ?
- Important dans le cadre de la refonte de l'AV

### Valorisateur / Prospecteur de pépites

- Valoriser ce qui se passe chez nous
- Frank : propecteur de pépite : c'est subjectif. Donner du sens à nos actions.
- Est ce que c'est pas notre role "communication" sur lequel on arrive pas à se mettre d'accord ?

## Rôles qui n'ont pas encore fait consensus

### Communication (*PAS DE CONSENSUS*)

- Newsletter, être régulier
- S'assurer que la communication extérieure est maintenue
- Très lié au rôle 
- Pourrait s'intégrer avec animation communautaire
    - Alice : non! Peut être que ce rôle est celui de "valorisateur" ?

## Rôles à voir lors d'une prochaine réunion

- Facilitation
- Animation communautaire
- Inclusion / accueil / embarquement
- Coordination (?)
- Refonte (Raison d'être / Code social)
- Responsable site Internet
- Référent Trancheur
- Préparateur de rêve / rêveur (au sens de Rêv'Alteur)


# 1ère réunion
 
## Premier tour de parole

Pierre:
- Importance de ne pas multiplier les cercles.
- Clarifier les rôles et responsabilités de chacun
- Utiliser des média qui disent immédiatement les membres de groupe, les rôles et les objets en jeu ;
- Identifier les outils et les espaces pour l'ensemble de la communauté.

Massimo:
- Retour d'expérience de ?
- Il faut un outil qui rend visible l'interaction entre cercles
- Chaque cercle est représenté par un référent ou un binôme
- Utiliser un tableau Github
- 10 cercles ça risque de faire trop, rassembler les cercles.

Alice:
- Accepter de perdre le contrôle.
- "Apprendre à danser avec la complexité"
- Développer un outil de visualisation inter-cercles sémantique ?
- Expliciter systématique leur raison d'être ([Exemple HD](https://docs.google.com/document/d/1NZB9woGKDc_kqv5k7QFNOF3akot6yDEw2ypLZNZjAWo/edit?usp=sharing ))
- Importance du welcome kit

Guillaume:
- Travail de 2018: super déclaration d'intentions
- Pas de dynamique sur le long terme.
    - Alice : chez HD, on veut initier des "animateurs" dans chaque club. Animer les animateurs.
- Plutôt que: c'est quoi les bons cercles, qui se motive ?
- Il faut des gens et des redevabilités explicites
- Outils: SemApps pourrait être un super outil (groupes de travail, tâches, etc.)

Gabriel:
- Intéressé par le réalisme, ce qui marche.
- Quels sont les besoins ? Où sont les personnes qui veulent s'investir ?
- Créer un groupe de travail seulement si nécessaire, les autres sujets sont traités en CA/CC.
- Groupe de travail sur:
    - le fonctionnement
    - le code social
    - le financement
    - Communication ?

Sébastien:
- Un seul cercle (coordination), avec des rôles / référents.
- Groupes de travail informels lorsqu'il y a besoin d'être plusieurs

Alice : 
- Pour moi c'est surtout une question de méthode. Faudrait fixer des process simplissime, précis et efficace.

Gabriel : 
- Attention accepter la complexité ok mais attention on a peut être pas les ressources. On a eu des expériences et ils faut en tirer des lecons.

Franck:
- Le moins possible d'administration: ce qui est nécessaire.
- Relation avec administration peut être "dangereuse".
- Laisser une grande liberté
- AGP si jamais il y a des débordements.
- **Attention les règlements ne sont pas lus.**
- Faut que ce soit léger, pertinent, transparent, relié.
- Niveau philosophique ca a l'air sérieux, difficile exercice à communiquer.
    - Alice : et si on ne se prenait pas trop au sérieux, ca nous relaxerait ? 
- Comment garder une cohérence dans les cercles avec toutes cette liberté ?

Sébastien : 
- Descendre sur des cas concrets pour avoir des réponses pertinentes.
 

# Discussions autour de la structuration de 2018

## R&D & Animation tech
https://pad.lescommuns.org/9PiwzJm8T8yik6MBZ4Lltw#

Guillaume:
- Ne semble plus trop pertinent actuellement
- Pourrait avoir du sens dans le futur dans le cadre de la refonte.

Sébastien:
- D'accord avec Guillaume

Alice:
- Animation tech hyper pertinente, mais R&D ?
- Garder animation tech dans cercle Communauté
- Un cercle ne vit que s'il y a quelqu'un pour l'animer. Former des animateurs.

Guillaume : 
- R&D parce qu'on voulais mutualiser l'effort R&D et qu'il fallait l'animer.


## R&D & Animation Inno Sociale
https://pad.lescommuns.org/xzfLNZQPRPis1pJg0N34Rg#

Sébastien : 
- Parler de R&D c'est peut être un peu prématuré. 
- C'était davantage pour cultiver des bonnes pratiques chez nous.


## Communauté / RH

Sébastien:
- Orienté vers l'accueil
- Gestion services civiques

Alice:
- En quoi est-il différent du cercle précédent ?

## Code Social
https://pad.lescommuns.org/Gf6xArH8QV-kLX-gmaSTpg#

Role de faire évoluer le code social et alerter quand on s'en écarte.
Alice : vous avez des instances de médiation ?
Les autres : non, y a pas de conflit ^^
- Lien avec médiation ?

Pierre:
- Rôle du CA de veiller sur le code social ?

Guillaume:
- Ce cercle va prendre tout son sens avec la refonte

Alice : 
- N'est ce pas plutot un projet qu'un cercle ?

Gabriel : 
- On sépare le code sociale des status ?
Alice : 
- ca serait super d'allier les deux je trouve! Si on arrive a faire un code social créative qui fasse office de status. Ca serait une belle jurisprudence.

Guillaume : 
- c'est possible et ca le rend même opposable

## Admin, Gestion, Compta
https://pad.lescommuns.org/N1t3KldIRTipkZRG4BOF2A#

Sébastien : 
- J'ai l'impression que c'est le CA.
    - Le légal et le compta, c'est pertinent ensemble ?

Alice:
- Alléger au maximum ces process (SiB) -> Raison d'être
- Outils en cours de construction / de financement. Pour l'instant Google sheet
- But: trouver le moyen de simplifier au maximum ces process. Ca rendrait ce cercle plus sexy. 

## Recherche de financements
https://pad.lescommuns.org/CKgkrbyBRY2ywEgf6dPhkg

Sébastien : 
- Est ce que c'est important ? Est ce que c'est par projet ? Est ce que ca a du sens de centraliser cette fonction.
- Fusionner avec SemApps ? (mais il y a pas ce rôle dans SemApps)

Gabriel:
- Pas sûr de la pertinence.
- ... Mais **l'argent c'est le nerf de la guerre** ! :-)

Alice:
- A HappyDev, chaque projet est responsable de son financement
- **Il faudrait vraiment mettre de l'énergie dans les dons**

Guillaume:
- Déployer des instances SemApps pour gagner de l'argent ???!
- C'est trop cool la recherche de financement, mais il faut les personnes ?
- Décision AGP: ceux qui lèvent des sous ont une commission. Mais cela pose d'autres problèmes.

Pierre:
- Problème de la structure commerciale. Association n'est pas un centre de profit, et elle ne peut donc pas reverser à ses membres.
- La SCIC serait associée à l'AV et reverserait de l'argent à l'AV
- Financement et structure commerciales sont liés !

Sébastien:
- Gérer ça au niveau de la SCIC ? C'est peut-être pour ça que 

## Local (vie et confort du)
https://pad.lescommuns.org/UrbxyqDdRZeOWdcozweDIQ#

- Plus de sens actuellement
- Lié au rôle "Tiers Lieux" energisé par Ancelin ?


## Système d’information
https://pad.lescommuns.org/aPaRj6JPQGqKkoL_0fT1aw#

Guillaume : 
- Attention au purisme et attenion aux overdoses des réunions qui mène nulle part. 
- Jonas a été traumatisé. C'est pour ca qu'on a des si nul ici.

Gabriel:
- Problème est révélée, qu'est-ce qu'on veut faire ensemble ?

Sébastien : 
- Faut trouver des logiciel simples. On a besoin de bonheur et de légerté pour manipuler nos SI.

## Communication
https://pad.lescommuns.org/dAYnT3klSQKpdbJ4hvwzbQ#

Sébastien:
- Communication interne plutôt lié au rôle Communauté?
- A SemApps on a séparé communication interne et externe

Alice:
- Réseaux sociaux ?
- Quelques référents
    - Sébastien : Créer des évenements
- Organiser des événements plutôt dans rôle Communauté ?

Guillaume : 
- C'est pas à inclure dans l'animation communautaire ?

Alice : 
- Animation et com c'est deux trucs trés différents qui doivent travailler ensemble


## Structure commerciale
https://pad.lescommuns.org/CWLuIcy2RXGK8h9ySbEpCA#

Sébastien:
- Rôle important maintenant (phase de création de SCIC) et dans le futur


# Autres rôles possibles

## Tiers lieux ?

## Mediation ?

- Fusionner avec rôle de SemApps ?

## Définition "Virtuel" 
Qui est à l'état de simple possibilité ; qui a en soi toutes les conditions essentielles à sa réalisation.
LOL


## TODO
**Alice** : 
- [x] Trouver les référents des cercles actifs
- [x] Leur créer un mail ?

=> https://github.com/assemblee-virtuelle/Community-Animation/issues/1
- [x] Formaliser une proposition d'update pour le site

=> https://github.com/assemblee-virtuelle/vie-asso-av/issues/47

- [x] Faire des spec pour un popock +++ (Visibilité interaction cercle) => Appel à projet

=> https://github.com/assemblee-virtuelle/Community-Animation/issues/3

- [x] Démarrer la nouvelle version du welcome kit
=> https://docs.google.com/document/d/1R1YMwVWCY-_CtIFdvuS-_Ww1s4jYA8P04_JOhF9AYNU/edit?usp=sharing

- [ ] Faire une proposition pour le cercle communauté
=>https://github.com/assemblee-virtuelle/Community-Animation/blob/main/README.md
- [ ] Suivre l'affaire du code social et des status

=> Qui travaille dessus ?
- [ ] Essayer de faire une note d'inspi pour le cercle compta et SI.
- [ ] Aller récupérer le témoignage de Jonas.